NOUSIAISTEN SEURAKUNNAN ARKISTON JÄRJESTÄMINEN

Transkriptio

1 Opinnäytetyö AMK Liiketaou Juridiikka 2012 Annariina Soini NOUSIAISTEN SEURAKUNNAN ARKISTON JÄRJESTÄMINEN - Arkitonmuodotuuunniteman aatimiproei

2 OPINNÄYTETYÖ (AMK) TIIVISTELMÄ Turun ammattikorkeakouu Liiketaou Juridiikka Kaia Sora Annariina Soini NOUSIAISTEN SEURAKUNNAN ARKISTON JÄRJESTÄMINEN - Arkitonmuodotuuunniteman aatimiproei Tämä opinnäytetyö tehtiin Nouiaiten eurakunnan toimekiantona. Päätavoitteeki aetettiin Nouiaiten eurakunnan arkiton järjetäminen ja arkitonmuodotuuunniteman aatiminen. Nouiaiten eurakunnaa pidettiin piipantarkatu, joka oi tämän projektin auepaneva voima. Arkitonmuodotuuunniteman perutehtävä on arkitonmuodotuken ohjaaminen organiaatioa. Arkitonmuodotuuunnitema on reaitinen kuvau organiaation tehtävitä, niiden käitteyn yhteydeä yntyvitä aiakirjoita, vatuuhenkiöitä, aiakirjojen äiytyajoita, -paikoita, -tavoita ja -muodoita. Arkitonmuodotuuunnitema iätää aiakirjarekiterit, mahdoiet aiakirjojen uojeuuokat ja aaapitomääräyket. Arkitonmuodotuuunnitema on tarkoitettu paveemaan organiaatiota iäieti ekä toteuttamaan jukiuuperiaatetta hainnoa. Arkitonmuodotuuunniteman avua tehotetaan muun muaa organiaation tietopaveua ja työajan haintaa. Arkitonmuodotuuunnitema on aadittu Kirkkohaituken maiarkitonmuodotuuunnitemaa apuna käyttäen, Nouiaiten eurakunnan työntekijöitä haatatteemaa ekä perehtymää arkitonmuodotajan aiakirjoihin ja toimintaproeeihin. Tämä toiminnainen opinnäytetyö muodotuu kahdeta oata, kirjaieta raportita ja produktita. Opinnäytetyöraportti on arkitonmuodotuuunniteman ei produktin proeikuvau, jonka teoreettiena viitekehykenä on aiakirjahainto ja arkitotoimi ekä tyypiiet arkitotoimea ja aiakirjoja äänteevät ait ja muut normit. Kekeiiki ähteiki muodotuivat verkota adattava aiakirjahainnon ja arkitotoimen oppikirja Arkitot yhteikunnan toimiva muiti ekä Arkitokepoinen Seurakunnan arkito-opa. Opinnäytetyön tuokena toimekiantajae aaditaan Nouiaiten eurakunnan arkitonmuodotuuunnitema ohjaamaan kaikkien eurakunnan työntekijöiden aiakirjojen käitteemitä arkitoinnin oata päivittäieä työä. Arkitonmuodotuuunnitema toimitetaan toimekiantajae myö ähköienä veriona jonka käyttäminen ja päivittäminen on heppoa. ASIASANAT: Aiakirjahainto, arkitotoimi, arkitonmuodotuuunnitema, Nouiaiten eurakunta.

3 BACHELOR S THESIS ABSTRACT TURKU UNIVERSITY OF APPLIED SCIENCES Buine economic Law Kaia Sora Annariina Soini ORGANIZING NOUSIAINEN PARISH ARCHIVE A record management panning proce Thi thei wa made a an aignment from the Nouiainen Parih. The primary aim wa to organize the archive and make a record management pan. A viitation wa made to Nouiainen Parih on 23 September 2011, which wa the driving force behind thi project. The baic tak of a record management pan i to teer archive formation in an organiation.the record management pan i a reaitic decription of the organiation tak and the proceing of the document generated by the peron reponibe, document retention period and pace of way and form. Record management pan incude regiter, document and the protection of the categorie of confidentiaity caue. Record management pan i intended to erve the organiation internay and to impement the principe of tranparency in adminitration. The record management pan acceerate the improvement of the organization, incuding information ervice, and the management of the working time. Record management pan ha been drawn up with hep of the Church Counci mode record management pan, interview of Nouiainen parih worker and reearch of their document and procee. Thi functiona tudy conit of two part, a written report and a product. The thei report i a proce dicription of the record management pan. The theoretica framework of the report i a document management and archiva work, a we a the typica action and archive document of the aw and other norm. A eentia ource become the ony onine downoadabe document textbook Arkitot yhteikunnan toimiva muiti a we a Arkitokepoinen, eurakunnan arkito-opa. The reut of the thei were the Nouiainen Parih record management pan to direct a worker on document in the daiy work. Record management pan wi be ubmitted to the principa ue a an eectronica verion for eay updating. KEYWORDS: Document management, archiva work, record management pan, Nouiainen Parih

4 SISÄLTÖ KÄYTETYT LYHENTEET 1 JOHDANTO ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI Aiakirjahainto ja arkitotoimi Suomea Aiakirjahainnon teoria Kekeiet käitteet Aiakirjahainnon normiympäritö ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA (AMS) Suunnitteun periaatteet AMS ja en tehtävät Arkitonmuodotuuunniteman aatiminen ARKISTONMUODOSTUKSEN TOTEUTTAMINEN Toimekiantaja Nouiaiten eurakunta Arkiton järjetäminen ja AMS:n aatiminen POHDINTOJA Haateet arkitonmuodotuuunniteman aatimiea Tavoitteet ja niiden aavuttaminen Jatkotoimenpiteet...40 LÄHTEET...41 LIITTEET Liite 1. Nouiaiten eurakunnan arkitonmuodotuuunnitema AMS.

5 KUVAT Kuva 1. Aiakirjahainnon ja arkitotoimen uhde (Lybeck et a 2006, 20). 10 Kuva 2. Aiakirjahainnon teoriapohja (Arkitoaito 2012) eittämää kuvioa (k. Yuof & Che 2002, 55-64). 13

6 KÄYTETYT LYHENTEET voa Voimaaooajan äiytettävät aiakirjat. Aiakirjoia on merkitytä vain en ajan kuin ne ovat voimaa (Sakati 2012). poa Paveukeaooajan äiytettävät aiakirjat (Sakati 2012). hm Harkinnan mukaan äiytettävät aiakirjat. (Sakati 2012). oma tarve p Oman tarpeen mukaan äiytettävien aiakirjojen äiytytarve on yhytinen. Pyyväti äiytettävät aiakirjat, ei voida kokaan hävittää (Sakati 2012) määräajan äiytettävät aiakirjat Määräajan äiytettäviä aiakirjoja ei tarvite äiyttää pyyväti (Sakati 2012). kh Kirkkoherra. Taoupääikkö.

7 7 1 JOHDANTO Aiakirjoia ja arkitoia on vuoituhantinen hitoria. Kehittyneet yhteikunnat eivät voi tua toimeen iman niitä. Hainto, oikeukien ja vevotteiden todentaminen ekä demokratian toimivuu edeyttävät aiakirjoja ja arkitoja. Niiä on myö uuri kutuuriin ja tieteeieen tutkimukeen iittyvä merkity. Aiakirjojen tuottamien, jakeun ja äiyttämien tekniikat ovat muuttuneet, mutta niiden tehtävät ovat pyyneet amoina. (Lybeck et a 2006, 10.) Suomen hitorian enimmäiet arkitot yntyivät kekiajaa Katoien kirkon piiriä (Arkitoaito 2009). Suomen evankeiuteriaien kirkon vanhimmat arkitot ovat 1600-uvuta. Kirkon väetörekiteriarkitot muodotavat Suomen vanhimman yhä kertyvän arkitokokonaiuuden. Kirkonarkiton aiakirjojen avua voidaan tutkia muun muaa pita päätökentekoa ennen kunnaihainnon kehittymitä tai kirkkojen ja niiden eineitön hitoriaa. (Meikämmen & Siivonen 2007, 6.) Teen tämän opinnäytetyön Nouiaiten eurakunnan toimekiantona. Päätävoite on Nouiaiten eurakunnan arkiton järjetäminen ja Kirkkohaituken ohjeituken mukaien arkitonmuodotuuunniteman aatiminen. Opinnäytetyö rajataan kokemaan vuoia ekä tukitoimintoja: yeihainto, henkiötö- ja pakkahainto, uottamuhenkiöt ja vapaaehtoiet ekä taou-, kiinteitö- ja materiaaihainto. Lähtöaukaukena täe projektie oi Nouiaiten eurakunnaa pidetty piipantarkatu. Edeinen piipantarkatu pidettiin vuonna 1999, joten opinnäytetyön rajaaminen edeä mainittuihin vuoiin on mieetäni ooginen. Toiminnainen opinnäytetyöni muodotuu kahdeta oata, kirjaieta raportita ja produktita ei arkitonmuodotuuunnitemata (AMS). Raportti on arkitonmuodotuuunniteman proeikuvau, jonka viitekehy muodotuu aiakirjahainnota ja arkitotoimeta, aiakirjoja ja arkitotoimea ääteevitä aeita, normeita ja muita ohjeita. Opinnäytetyö etenee johdannota teoreettieen viitekehykeen, joka käittää uvut 2-3. Nejänneä

8 8 uvua kuvataan Nouiaiten eurakunnan AMS:n muodotumiproeia. Viide ja viimeinen uku iätää havaintoja ja huomioita proeita. Liitteenä opinnäytetyöä on Nouiaiten eurakunnan arkitonmuodotuuunniteman oa, joka käittää yei-, henkiötö- ja pakkahainnon ekä taou-, kiinteitöja materiaaihainnon ouudet. Lähteinä opinnäytetyöä ovat toimineet Kirkkohaituken ja Arkitoaitoken internetivut. Nouiaiten hitoria I, Nouiaiten eurakunnan taekirja ja toimintakertomu 2011 ja työntekijöiden haatatteut. Aiakirjahainnon normiympäritöä ovat vaottaneet Kirkkoain ja -järjetyken iäki arkitointiin iittyvät ait, normit, aetuket ja eriaiet ohjeet. Kekeiiki ähteiki muodotuivat aiakirjahainnon ja arkitotoimen oppikirja Arkitot yhteikunnan toimiva muiti (Lybeck et a 2006) ja Arkitokepoinen Seurakunnan arkitoopa (Meikämmen & Siivonen 2007). Liävirikkeitä oen hakenut aiheeeen iittyvitä muita opinnäytetöitä ekä aiakirjahainnon ja arkitotoimen kurija opintomateriaaeita. Ammattikorkeakouua annetun kouutuken tavoitteena on, että opikeija vamituttuaan toimii aana aiantuntijatehtäviä ja ekä tietää että taitaa iihen iittyvät kehittämien ja tutkimuken peruteet (Airakinen & Vikka 2003, 10). Toiminnaien opinnäytetyön tavoitteeki aetin iteeni tietojen iäämien aiakirjahainnon teoriata ja arkitonmuodotuuunniteman aatimiproeita. Hauin myö evittää arkitonmuodotuuunniteman tuomat edut toimekiantajaeni ekä tehdä koko henkiökunnae toimivan ja heppokäyttöien AMS:n Aihe on minue henkiökohtaieti mieenkiintoinen. Oen vuonna 2009 uorittanut Turun maakunta-arkitoa aiakirjahainnon ja arkitotoimen perukurin ja vuonna 2011 aiakirjahainnon ja arkitotoimen perututkinnon. Monivuotien työkokemukeni aniota eri eurakuntien organiaatioia ja arkitoia minua on vankka kokemu eurakuntien aiakirjoita ja organiaatiota. Opinnäytetyöäni pääen yhditämään moempien tutkintojen oppeja mieekkäää tavaa.

9 9 2 ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTOTOIMI Aiakirjahainto (eng. record management) on ähtöiin Yhdyvaoita. Teoreettiena tautana on aiakirjojen jako kahteen ryhmään record- ja archive -jaotteun pohjata. Amerikkaainen aiakirjahainto kekittyy pääaiaa ajankohtaiiin aiakirjoihin (record), hitoriaiet aiakirjat (archive) ovat arkitonhoitajan auetta. (Lybeck et a 2006, 19.) Kanainväieti tarkatetuna arkitotoimen käite on ainutaatuinen, e iätää ekä aiakirjahainnon että arkitotoimen eementtejä. Arkitotoimen tehtävät määriteään arkitoain 7 :ä. (Lybeck et a 2006, 19.) Arkitotoimen tehtävänä on varmitaa aiakirjojen käytettävyy ja äiyminen, huoehtia aiakirjoihin iittyvätä tietopaveuta, määriteä aiakirjojen äiytyarvo ja hävittää tarpeeton aineito (Arkitoaki /831). Aiakirjahainto puoetaan on oa yeihaintoa ja tavoitteee taoudeiuutta ja tehokkuutta aiakirjojen aatimiea, äiyttämieä, käytöä ja hävittämieä koko niiden einkaaren ajan (Lybeck e a 2006, 19). 2.1 Aiakirjahainto ja arkitotoimi Suomea Suomea termit aiakirjahainto ja arkitotoimi ovat uhteeien uuia. Ne korvaavat iempaa arkitonhoito -anaa. Arkitotoimi tui ainäädäntöön 1981 arkitoain uuimien yhteydeä toiin kuin aiakirjahainto, jota vataavaa määritemää ei aia oe. Kanainväietä ISO tandardita öytyy aiakirjahainnon määritemä. (Lybeck et a 2006, 19.) Suomea aiakirjahaintoa ja arkitotointa pidetään äheieti toiiina iittyvinä ja oittain amaniätöiinä toimintoina. Arkitotoimea on evä aiakirjahainnoinen uottuvuu. Arkitotoimi on mukana aiakirjojen käitteyn ohjaamiea niiden koko einkaaren ajan, eikä rajoitu vain päätearkitoon. (Lybeck et a 2006, 19.) Suomaaien aiakirjahainnon ja arkitotoimen uhdetta havainnoitetaan kuvaa 1.

10 10 Kuva 1. Aiakirjahainnon ja arkitotoimen uhde (Lybeck et a 2006, 20). Arkitokepoiuukyymyket, rekiteröinti, arkitointi, aiakirjojen ja tietojen arvonmäärity ekä hävittäminen ovat niiden yhteiiä toimintoja. Aiakirjahainnon erityiauetta on tietojen aatavuu ja käytettävyy niiden aktiivien käytön na. Arkitotoimen näkökuma iittyy järjetemäe aetettuihin reunaehtoihin, jotta tietojen aatavuu, käytettävyy ja ehey oii pitkää väiä varmitettu. (Arkitoaito 2012.) Arkitoaitoken mukaan aiakirjahainnon ja arkitotoimen uunnitteu edeyttää kokonainäkemytä organiaatiota, en tehtävitä ja niihin iittyvitä

11 11 aiakirjoita ja muita tietoaineitoita. Yki henkiö ei voi uunnitea ja ohjeitaa aiakirjahaintoa ykin vaan aihe vaatii eri aan aiantuntijoiden jouhevaa ryhmätyökenteyä. Aiakirjahainnon ja arkitotoimen tavoitteiden toteuttaminen edeyttää ennen kaikkea yimmän johdon itoutumita. (Siivonen 2007, 16.) Suunnitteun ytimenä on arkitonmuodotuken uunnitteu. Arkitonmuodotu on ajaa tapahtuva proei, jonka uunnitteun onnitumieta riippuu muodotuvan arkiton aajuu, rakenne ja käytettävyy. Proein äpäieviä aiakirjoia on einkaari, jonka na niie tehdään toimenpiteitä: niitä rekiteröidään, arkitoidaan ja euotaan. Toimenpiteiden järjety tuee uunnitea etukäteen. Suunnitteun väineenä ja en dokumentaationa käytetään arkitonmuodotuuunnitemaa. (Arkitoaito 2009.) 2.2 Aiakirjahainnon teoria Aiakirjahainnon teorian kehittäminen ei oe out yeitä Suomea eikä muuaakaan. Amerikkaainen informaatiotieteen tutkija Michae Buckand on yki harvoita aiakirjahainnon teoriaa pohtineita tutkijoita. Lähtökohtana häneä on teorian määritemä. Buckand määritteee teorian näkemykeki aioiden uonteeta. Buckandin mukaan teorian ei pidä oa ekaktimpi tai formaaimpi kuin e imiö, jota e pyrkii kuvaamaan. Kun aiakirjahainnoa haitaan organiaation ajankohtaiten aiakirja-aineitojen aatavuutta ja käytettävyyttä, ovat eiin nouevat näkökohdat monimutkaiempia. Tarkatetaea muun muaa tiedonhakua, aiakirjojen einkaaren uunnitteua ekä organiaation yeitä informaatiopoitiikkaa tarvitaan teoreettita ähetymitapaa. Buckandin mukaan aiakirjahainnoa on avea, toimirajat yittävä teoreettinen pohja, jota hän pitää hyvänä aiana. Hänen mukaan e avaa mahdoiuuden profeioiden väiee vuorovaikutukee. Buckandin nimeää kome kekeitä kontektia aiakirjahainnon teorian tarkateua. Buckandin mukaan funktionaainen kontekti iittyy iihen, että aiakirjahainto paveee jotakin organiaatiota ja aiakirjahainnon tavoitteiden tuee oa yhteenopivia organiaation yeiten tavoitteiden kana.

12 12 Aiakirjahainto on uhteutettava organiaation toimihenkiöiden tiedon tarpeiiin ja organiaation muihin toimintoihin, jotka iittyvät informaation tuottamieen, jakeuun ja äiyttämieen. Aiakirjahainnoa täytyy oa näkemy iitä, miten e voi tukea ja tehotaa organiaation toimintaa. Profeionaaiea kontektia Buckand viittaa iihen, että aiakirjahainto voidaan nähdä oana hakupohjaiten informaatioyteemien (retrieva-baed information ytem) perhettä. Näkemy aiakirjahainnota oana hakupohjaiia informaatioyteemejä ei oe uui. Begiaainen Pau Otet eitti en 1900-uvun aua nimeä hainnoinen dokumentaatio (documentation adminitrative) nykyiin aiakirjahainto. Otet näki arkitojen, kirjatojen, mueoiden ja aiakirjahainnon muodotavan oan toimintakentätä, jota hän kutui dokumentaatioki tai yeieki dokumentaatioki. Inteektuaaiea kontektia Buckand tarkoittaa aiakirjahainnon hitoriaita ja vertaievaa tutkimuta. Arkitotiede on out imeinen vaikutteiden antaja. Hitoriaien ähetymitavan edutajia ovat Ernt Poner ja Luciana Duranti, jotka ovat ooittaneet, että aiakirjahainnon juuret uottuvat muinaiiin korkeakuttuureihin. (Arkitoaito 2012, Buckand 1994, mukaan.) Maeiaainen Zawiyah M. Yuof ja brittiäinen Robert W. Ce näkevät aiakirjahainnon käytännönäheienä toimintana, jonka teoriapohja kootuu kuten kuvaa 2 eri oita euraavati:

13 13 Kuva 2. Aiakirjahainnon teoriapohja (Arkitoaito 2012) eittämää kuvioa (k. Yuof & Che 2002, 55-64). Tutkijoiden mukaan aiakirjahainto on etääntynyt juuritaan, o. arkitotoimeta (archive adminitration) ja aemoitunut tiiviimmin hainnon aueee (management area). Aiakirjojen arvonmäärity on kuitenkin proei, joka pitää arkitoiet periaatteet edeeen tärkeinä aiakirjahainnoa. He korotavat jatkumokäitteen merkitytä nykyiena aiakirjahainnon ajatukeiena kehykenä. Paperimaaimaa aiakirjoja voi tarkatea eriiten einkaaren vaiheiden kautta, mutta tietoteknieä ympäritöä jatkumon näkökuma on vättämätön, muuten aiakirjojen äiyminen ei oe taattu. Suomea jatkumo-ajatteua on oveettu myö paperiaiakirjoihin ainakin jo 1980-uvun akupuoeta ähtien. (Arkitoaito 2012, Yuof & Che 2002 mukaan) 2.3 Kekeiet käitteet Arkitoa tarkoitetaan tää opinnäytetyöä yhteiön tehtävien hoitamieta tai henkiön toiminnata kertyneiden aiakirjojen tai aiakirjaiten tietojen kokonaiuutta. Arkitoa on tämän iäki kaki muuta perumerkitytä arkitohuone tai aito, joka äiyttää arkitoa. (Arkitoaito 2012.) Arkitonmuodotaja on yhteiö tai ykityinen henkiö, jonka toiminnan pohjata arkito yntyy (Meikämmen & Siivonen 2007, 117). Tää opinnäytetyöä Nouiaiten eurakunta on arkitonmuodotaja, joa on oma arkito ja arkitonmuodotuuunnitema. Arkitonmuodotuuunnitema (AMS) on tehtäväpohjainen uunnitema, joka ohjaa aiakirjojen ja aiakirjaien tiedon käitteyä niiden koko einkaaren ajan (Arkitoaito 2012). Arvonmäärityken avua tiedot jaetaan pyyväti äiytettäviin ja määräieti äiytettäviin. Tietojen äiyttämieen vaikuttavat niiden merkity yhteiön toiminnaa, oikeudeiet ja taoudeiet eikat ekä niiden

14 14 tutkimuarvo. Arvonmäärityken yhteydeä erotetaan tärkeät tiedot vähemmän merkitykeiitä tiedoita ja päätetään tietojen äiytytapa ja -muoto. (Meikämmen & Siivonen 2007, 117.) Aiakirja määriteään arkitoaia kirjaieki tai kuvaieki eitykeki tai ähköieti tai muua tavaa anaaduki eitykeki, joka on uettavia, kuunnetavia tai muutoin ymmärrettäviä tekniin apuväinein (Arkitoaki /831). Einkaari pitää iäään aiakirjan vaiheet aatimieta hävitykeen tai pyyvään äiytykeen (Arkitoaito 2012). Einkaari jaetaan komeen vaiheeeen. 1. Aktiivivaiheea aiakirjaa tai tietoa käytetään en akuperäieä tehtävää ja aiakirjoja äiytetään työykiköä tai aktiivikannaa korkeintaan viii vuotta. 2. Paiivivaiheea tietoa ei enää käytetä en akuperäieä tehtävää vaan tietoa tarvitaan juridieen tarkoitukeen tai muiden tehtävien hoidon yhteydeä. Aiakirjoja äiytetään ähi- tai päätearkitoa vuotta. Suuri oa aineitota hävitetään tää vaiheea. 3. Hitoriaiea vaiheea tietoja tarvitaan tutkimukeen ja kuttuuritarpeiiin, tietoja äiytetään pyyväti päätearkitoa. Määräieti tietoja äiytetään kekimäärin vain % aiakirjojen vuoikavuta (Arkitoaito 2009). Hävityuetteo on uetteo, johon merkitään, mitä aiakirjoja tai aiakirjaarjoja on hävitetty, mioin, miten ja kuka on toimeenpannut hävittämien ekä mihin hävittämipäätökiin hävittäminen perutuu (Arkitoaito 2012). Hävityuetteo aaditaan tiiaiakirjoita ja tiitoitteita. Arkitonmuodotuuunnitema toimii määräieti äiytettävien aiakirjojen hävityuetteona eikä eriitä hävityuetteoa tarvita. (Arkitoaito 2012.) Arkitoääntö on arkitotoimen ohje, jonka mukaan organiaation aiakirjoja ja aiakirjaiia tietoja käiteään ja äiytetään. Arkitoääntö iätää muun

15 15 muaa AMS:n rakenteen, ohjeet euonnata ja hävittämietä, aiakirjojen iirtämietä ekä tietojen uovuttamieta. (Meikämmen & Siivonen 2007, 117.) Kontekti on ympäritö, joa tieto on tuotettu ja joa itä käiteään (Arkitoaito 2012). Käiarkito on yhden työntekijän tai työryhmän haua oevat aiakirjat, joita työntekijät äiyttävät työtioia (Arkitoaito 2012). Lähiarkito on arkitotia, joka on uean työntekijän tai työryhmän yhteieä käytöä ja ijaitee toimitiojen äheiyydeä (Arkitoaito 2012). Piipantarkatuketa äädetään kirkkojärjetykeä (KJ 18: 4-8 ). Säädöken mukaan piipan tuee äännöiin väiajoin toimittaa tarkatukia hiippakuntana eurakunnia. Piipa on aiaa aoitteeinen. Piipantarkatu on piipan vieraiu eurakunnaa. Seurakunnaa on mahdoiuu arvioida yhdeä piipan ja tarkatukea avutavien henkiöiden kana eurakunnan tiannetta, haateita, vahvuukia ja kehittämitarpeita. Tarkatuken painopite on kekuteuia, konutoinnia ja neuvotteuia. Erityitä huomiota kiinnitetään muun muaa henkiökuntaan ekä yhteityöverkotoihin paikkakunnaa. (Turun arkkihiippakunta 2012.) Provenieniperiaatteen mukaan aiakirjat kuuuvat en yhteiön tai henkiön arkitoon, jonka hatuun ne ovat aian käitteyn yhteydeä päätyneet. Periaate jaetaan: 1. Ukoieen provenieniperiaatteeeen joka tarkoittaa itä, että eri arkitonmuodotajien arkitokokonaiuukia ei aa ekoittaa kekenään. Tätä periaatetta on noudatettu järkkymättä kaikkiaa runaat ata vuotta. 2. Akuperäien järjetyken periaate ei iäinen provenieni tarkoittaa itä, että arkitonmuodotajan aiakirjoieen antamaa järjetytä ei aa muuttaa jäkikäteen. Suomea myö tätä periaatetta on tiukati pyritty noudattamaan. (Arkitoaito 2012.)

16 16 Päätearkito on pitkään tai pyyväti äiytettävien aiakirjojen arkitotia, joka täyttää tietyt rakenteeiet vaatimuket ja jonka oouhteet (ämpötia, imanpuhtau ja uhteeinen koteu) ovat aiakirjoie opivat (Lybeck et a 2006, 263). Rekiterinpitäjä on yki tai ueampi henkiö, yhteiö, aito tai äätiö, jonka käyttöä varten henkiörekiteri perutetaan ja joa on oikeu määrätä henkiörekiterin käytötä tai jonka tehtäväki rekiterinpito on aia äädetty (Henkiötietoaki /523). Laki vataa iitä, että henkiötietoja käiteään ain vaatimuten mukaieti. Rekiterieote. Rekiterinpitäjän on aadittava henkiörekitereitä rekiterieote, joa on rekiterinpitäjän nimi ja yhteytiedot. Rekiterieote iätää tiedot käitteyn tarkoituketa, kuvauken rekiteröityjen ryhmätä tai ryhmitä ja näihin iittyvitä tiedoita tai tietoryhmitä. Rekiteritä on evittävä, mihin tietoja äännönmukaieti uovutetaan ja iirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan taouaueen ukopuoee. Liäki e iätää kuvauken uojauken periaatteita. Rekiterin pitäjän on pidettävä rekiterineote jokaien aatavia. (Henkiötietoaki /523.) Suojeuuokia tarkoitetaan komea uokkaa joihin aiakirjaiet tiedot ijoitetaan uojeuuunnitemaa aadittaea. Suojeuuokkaan I kuuuvat aiakirjat, jotka ovat vättämättömiä toiminnan jatkumiee erityiiä ooia. II uokkaan kuuuvat tutkimukeiita, juridiita tai taoudeiita yitä uojetavat aiakirjat. Loput aiakirjat kuuuvat III uokkaan. (Meikämmen & Siivonen 2007, 119.) Sähköinen arkitointi tarkoittaa pyyväti tai pitkään äiytettävän tiedon arkitoimita ainoataan ähköieti (Meikämmen & Siivonen 2007, 119).

17 Aiakirjahainnon normiympäritö Arkitot iittyvät kiinteäti haintoon, kanaaiten oikeuturvaan ja demokratian toteutumieen (viranomaiten toiminnan vavonta, vapaa mieipiteenmuodotu), minkä vuoki niiden muodotumita, äiyttämitä ja käyttöä ohjaa ainäädäntö (Lybeck et a 2006, 25). Evankeiuteriaiten eurakuntien arkitoita äädetään kirkkoaia (1054/1993, 16:3) ja kirkkojärjetykeä (1055/1993, 16:4-5). Koka Kirkkoaki on niukkaanainen arkitojen uhteen ovat piipainkokou ja myöhemmin Kirkkohaitu antaneet eriaiia kirkonarkitoa kokevia äiyttämi- ja järjetämiohjeita. (Meikämmen & Siivonen 2007, 6.) Kirkonarkitojen ohjeääntö vuodeta 1966 nojaa vahvati arkitoakiin, arkitoaetukeen ja yeiarkitoia noudatettuihin vakiintuneiiin periaatteiiin. Seurakuntien arkitoääntö vuodeta 1985 kootuu arkitoäännötä, järjetämiohjeita, arkitokaavata ja euontauunnitemata. Kirjanen on huomattavati ykityikohtaiempi kuin edetäjänä ja iätää uutta arkitoterminoogiaa, arkitonmuodotuken uunnitteua ja ennakkoeuontaa, jotka näkyvät myö vuoden 1984 arkitoaia. Vuoden 1981 arkitoaki määräi yeiarkitoia yäpidettäväki arkitonmuodotuuunnitemaa. Myö Seurakuntien arkitoääntö kehottaa uuria eurakuntia aatimaan ykityikohtaien arkitonmuodotuuunniteman inventiointiomaketta apuna käyttäen. (Meikämmen & Siivonen 2007, 7.) Vuonna 2000 Kirkkohaitu antoi eurakunnie uudentyyppien tehtäväpohjaien arkitonmuodotuuunniteman main nimeä Seurakuntien arkitöääntö ja arkitonmuodotuuunnitema (Meikämmen & Siivonen 2007, 7). Vuonna 2007 Kirkkohaitu jukaii iitä päivitetyn verion. Ueimmia eurakunnia arkitonmuodotuuunniteman aatiminen on kiivaan työtahdin ja reurivajeen vuoki jäänyt 2000-uvun puoiväiin tai kuten Nouiaiten eurakunnaa kokonaan aatimatta. Käytännöä arkitotoimentehtäviä hoidetaan ovetuvin oin myö arkitoain /831 määräyten mukaieti. Arkitoain 7 iätää joukon

18 18 arkitotoimen tehtäviä ja tavoitteita kuten aiakirjojen käytettävyyden ja äiymien varmitaminen, aiakirjoihin iittyvätä tietopaveuta huoehtiminen, aiakirjojen äiytyaikojen määrittäminen ja tarpeettoman aineiton hävittäminen. (Arkitoaki /831.) Henkiötietoaki /523 on henkiötietojen käitteyn yeiaki, joka on äädetty toteuttamaan ykityieämän uojaa ekä muita ykityiyyden uojaa turvaavia peruoikeukia henkiötietoja käitetäeä ekä editämään hyvän tietojenkäitteytavan kehittämitä ja noudattamita. Henkiötietoainäädännön täytäntöönpanoa ohjaa ja vavoo tietouojavatuutettu. (Tietouojavatuutetun toimito 2012.) Laki ykityiyyden uojata työeämää (759/2004) ja Sähköien vietinnän tietouojaaki (516/2004) ovat erityiakeja joita oveetaan eniijaieti henkiötietoakiin nähden. Väetötietoaki / a kokee tietojen uovuttamita ukontokunnie. Evankeiuteriaiee kirkoe, ortodokiee kirkkokunnae ja rekiteröidyie ukonnoiie yhdykunnie uovutetaan väetötietojärjetemätä jäenrekiterin tietojen päivittämieä tarvittavat tiedot. Liäki niie uovutetaan väetötietojärjetemätä niie äädettyjen tehtävien hoitamieki tarvittavat tiedot. Väetötietoaki on eniijainen jukiuu- ja henkiötietoakeihin nähden. (Väetötietoaki /615.) Laki viranomaien toiminnan jukiuudeta, Jukiuuaki 621/1999 ekä aetu viranomaien toiminnan jukiuudeta ja hyvätä tiedonhaintatavata (1030/1999) joka on jukiuuakia täydentävä aetu. Jukiuuperiaatteen mukaan viranomaien aiakirjat ovat jukiia, joei aia erikeen toiin äädetä. Lakia noudatetaan evankeiuteriaiea kirkoa, eei e oe Kirkkoain 5. uvun 2 :n, 6. uvun 3 tai 12 tai 24. uvun vatainen. (Jukiuuaki /621.) Saaapito. Saaapidoe on otava aina peruteet aia. Jukiuuain 24 iätää 32-kohtaien uetteon aaa pidettäväki äädetyitä aioita. Saaapidonperuteet voidaan jakaa komeen pääryhmään :

19 19 1. Jukiuuoettama, aiakirjan aaapito määräytyy aiakirjan antamieta johtuvien haitaiten vaikututen peruteea. 2. Saaapito-oettama, aiakirjan jukiuu mahdoinen vain, jo tiedon antamieta ei imeieti aiheudu haitaiia vaikutteita. 3. Ehdoton (vahinkoedeytyauekkeeton) aaapito, aiakirjan aaapito riippumaton aiakirjan tapaukohtaiita vaikutukita. Jukiuuoettama. Viranomaien aiakirjan aaapito on 25 vuotta, ykityieämän uojaamieki aaapito on 50 vuotta henkiön kuoemata tai jo iitä ei oe tietoa 100 vuotta kertoo Turun maakunta-arkiton Kritiina Laine pitämäään aiakirjahainnon ja arkitotoimen perukuria. (Arkitoaito 2009). Viranomaien tuee huoehtia aiakirjojen ja tietojärjetemien ekä niihin iätyvien tietojen aianmukaieta aatavuudeta, käytettävyydetä, uojaamieta ja eheydetä (Arkitoaito 2009). Haintoain tarkoitukena on toteuttaa ja editää hyvää haintoa ekä oikeuturvaa haintoaioia. Lain tarkoitukena on myö editää paveujen aatua ja tuokeiuutta. Haintoaki on toiijainen kirkkoakiin nähden. Haintoaiaa noudatettavata menetteytä Suomen evankeiuteriaiea kirkoa äädetään kirkkoaia (1054/1993). (Haintoaki /434.) Laki ähköietä aioinnita viranoimaitoiminnaa 13/2003. Lain tarkoitukena on iätä aioinnin ujuvuutta ja joutuiuutta amoin kuin tietoturvaiuutta hainnoa, tuomioituimia ja muia ainkäyttöeimiä ekä uootoa editämää ähköiten tiedoniirtomenetemien käyttöä. Liäki aia äädetään viranomaiten ja näiden aiakkaiden oikeukita, vevoiuukita ja vatuita ähköieä aioinnia. (Laki ähköietä aioinnita viranoimaitoiminnaa /13.) Kirkkohaitu on aettanut vuonna 2011 työryhmän aatimaan eurakunnie ja eurakuntayhtymie yhteitä tehtäväuokituta ja ähköitä arkitonmuodotuuunnitemaa (eams) (Suomen evankeiuteriainen kirkko 2012). Sähköieen

20 20 aiointiin iirtyminen on tuevaiuuden tavoite, johon on yytä pyrkiä. Tää hetkeä eurakunnia voidaan äiyttää aiakirjoja ähköieti mutta arkitoida manuaaieti. Pyyväti äiytettävien tietojen arkitoiminen vain ähköieti edeyttää aina arkitoaitoken myöntämää upaa (Meikämmen & Siivonen 2007, 43). Kirkkohaitu määrää pyyväti äiytettävät aiakirjat.

21 21 3 ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA (AMS) 3.1 Suunnitteun periaatteet Aiakirjahainnon ja arkitotoimen uunnitteu edeyttää kokonainäkemytä organiaatiota, en tehtävitä ja niihin iittyvitä aiakirjoita ja muita tietoaineitoita. Arkito-, jukiuu- ja henkiötietoakien, muun reevantin ainäädännön ekä arkitoaitoken ohjeiden ja määräyten tuntemu on peruedeyty viranomaien aiakirjahainnon ja arkitotoimen uunnitteue. Suunnitteun pohjaki tarvitaan myö aiakirjojen rekiteröinti- ja arkitointijärjetemien, euonnan ekä uetteoinnin ja kuvaiun periaatteiden haintaa. Aiakirjahainnon ja arkitotoimen uunnitteua ja ohjeitukea on kyymy ryhmätyötä. Aiakirjahainnon ja arkitotoimen tavoitteiden toteutuminen edeyttää organiaation yimmän johdon itoutumita. (Lybeck et a 2006, 78.) Suunnitteun ytimenä on arkiton muodotuken uunnitteu. Arkitonmuodotu on proei, jonka uunnitteun onnitumieta riippuu muodotuvan arkiton aajuu, rakenne ja käytettävyy. Arkitonmuodotu on ajaa tapahtuva proei. Proein äpäieviä aiakirjoia on einkaari, jonka na niie tehdään eriaiia toimenpiteitä: niitä rekiteröidään, arkitoidaan ja euotaan. Joidenkin aiakirjojen tai tietojen äiytymuoto voi muuttua einkaaren na. Toimenpiteet ja niiden järjety tuee uunnitea etukäteen. Suunnitteun väineenä ja en tuoten dokumentaationa käytetään arkitonmuodotuuunnitemaa. (Lybeck et a 2006, 78.) Arkitonmuodotuken tuee täyttää myö aian iäönkäitteyn ohea aiakirjojen/tietojen käitteyn aadue aetetut vaatimuket. Toiminnan aatu on toiminnan kyky täyttää euraavan toiminnon odotuket ja vaatimuket tehokkaati. Laatuketjun tuee kukea äpi koko organiaation: työvaiheentyöntekijä on edeien työvaiheen aiaka, joa on oikeu oa tyytymätön aamaana tuotteeeen tai paveuun (iäinen aiakkuu). Laatu

22 22 on yhdeä ovittujen ohjeiden ja toimintatapojen noudattamita toiminnaa, toteaa Pirkko Haario Turun maakunta-arkitota pitämäään uennoa. Laaduka arkitonmuodotu edeyttää uunnitteua, ohjeituta, kouututa ja vavontaa. Suunnitteun tärkein työväine on arkitonmuodotuuunnitema, joka toimii myö uunnitteun dokumentaationa ja arkitonmuodotuken tärkeimpänä ohjeena. (Lybeck et a 2006, 168.) 3. 2 AMS ja en tehtävät Arkitonmuodotuuunnitema tui Suomen haintoon vuoden 1981 arkitoain edeyttämänä. Tämänkatainen aiakirjahainnon työkau on kanainväieti harvinainen. Vataavia uunnitemia on jonkin verran out käytöä Ruotia 1960-uvuta ähtien, mutta ne eivät oe viranomaiie pakoiia. (Lybeck et a 2006, 79.) Myö nykyinen arkitoaki edeyttää arkitonmuodotuuunniteman yäpitämitä (Arkitoaki /831). Arkitonmuodotuuunnitema on jukinen aiakirja, joka tuee pitää yeiön aatavia eurakunnan kirkkoherranviratoa, eurakuntayhtymän kirjaamoa tai vataavaa aiakapaveupiteeä. (Meikämmen & Siivonen 2007, 11.) Suunniteman iäötä äädetään niukati. Minimivaatimuten ei aiakirjojen ja niiden äiytyaikojen ja -tapojen iäki uunnitemaan on hyödyitä merkitä aiakirjojen ja tietojen äiytykeen, käitteyyn ja käyttöön iittyvää informaatiota. Tiedon tarpeen määrä uunnitemaa riippuu arkitonmuodotajan tarpeita. (Lybeck et a 2006, 79.) Arkitonmuodotuuunnitemaa on ueita tehtäviä. Sen tärkein perutehtävä on ohjata arkitonmuodotuta ei aiakirjojen rekiteröintiä, arkitointia ja euontaa. Kaikia tai ähe kaikia arkitonmuodotuuunnitemia eitetään aiakirjojen tai -ryhmien iäki aiakirjojen rekiteröintitapa, arkitointijärjety ja äiytyajat. Arkitonmuodotuuunniteman tuee ohjata arkitonmuodotuta niin, että arkito on mahdoiimman käyttökepoinen ekä arkitonmuodotajan että myöhemmän tutkimuken kannata. (Lybeck et a 2006, 79.)

23 23 Arkitonmuodotuuunniteman toinen tehtävä on toteuttaa jukiuuperiaatetta ja tietouojaa ekä pavea tutkimuken tarpeita. Jukiuuperiaatteen totuttamieki tuee noudattaa hyvää tiedonhaintatapaa. Hyvä tiedonhaintatapa edeyttää, että huoehditaan aiakirjojen ja tietojärjetemien aianmukaieta aatavuudeta, käytettävyydetä, uojaamieta ja eheydetä. (Meikämmen & Siivonen 2007, 12.) AMS voi oa uppea tai kattava aiakirjahainnon ohjekirja arkitonmuodotajan omien tarpeiden ja käytäntöjen mukaan. Suppea AMS iätää ainakin tehtävät, joiden tuokena aiakirja yntyy, aiakirjaarjan nimen, rekiterin ja rekiterieoteen, merkinnät äiytytavata, -pta ja -ajata. Täöin tarkemmat ohjeet muita arkitointiin vaikuttavita eikoita voidaan antaa eriiinä ohjeina. Kattavaan arkitonmuodotuuunnitemaan voidaan iätä tieto vatuuhenkiötä, aiakirjan ijainnita ja äiytymuodota en einkaaren eri vaiheia käiarkitoa, ähiarkitoa ja päätearkitoa. AMS voi iäki iätää tiedot aiakirjan uojeuuokata ekä muita tietoja poikkeuooihin vamitautumien varata, aaapidota ekä evityket akipykäitä, joihin aaapito- ja äiytyajat perutuvat. (Meikämmen & Siivonen 2007, 12.) Nejänneki AMS on kekeinen tietopaveun apuväine. Se kertoo, mitä tehtäviä viratoa on ja mitä aiakirjoja niihin iittyy. Uein uunnitemaan on merkitty, miä aineito fyyieti ijaitee (kenen vatuua, ijainti työhuoneea/ähiarkitooa/päätearkitoa). Tämä parantaa aineiton aatavuutta. AMS paveee ennen kaikkea arkitonmuodotajan omaa tietopaveua. Kun AMS:n mukaieti yntynyttä aineitoa naan iirretään arkitoaitokeen, uunnitemaa voidaan hyödyntää myö arkitoaitoken tietopaveua. (Lybeck et a 2006, 80.) Arkitonmuodotuken rooi uunnitteun apuväineenä on kahtaainen. Suunnitema paveee uonnoieti arkitonmuodotuken uunnitteua. Arkitonmuodotuta on kuitenkin vaikeaa tai ähe mahdotonta kehittää tyhjiöä, irraaan organiaation varinaiia toimintaproeeita. Jo kyeieä proeia on tarpeettomia vaiheita, pääekkäiyykiä tai muita epätarkoitukenmukaiia piirteitä, proeien tuottama aineito on

24 24 todennäköieti käytettävyydetään ongemaita. Jo varinaita toimintaa virtaviivaitetaan, koituu e myö arkitonmuodotuken hyödyki. AMS äpivaaiee organiaation rakenteet, toimintaproeit ja niihin iittyvät tietoaineitot, mitä euraa, että uunnitema on käyttökepoinen työväine proeeja kehitettäeä. (Lybeck et a 2006, 80.) Arkitonmuodotuuunnitema iätää määräajan äiytettävien aiakirjojen äiytyajat ja korvaa entiet määräajan äiytettävien aiakirjojen uetteot ja hävityuetteot. Taouaiakirjojen hävittämietä aaditaan hävityuetteo. Pyyväti äiytettävien aiakirjojen arkitotunnukita muodotetaan arkitokaava, joka toimii pyyväti äiytettävien aiakirjojen iäyuetteona. (Meikämmen & Sivonen 2007, 13.) AMS:n tehtävä euontaeitykenä vakiintui heti niiden käyttöönoton yhteydeä 1980-uvun akupuoea (Lybeck et a 2006, 81). Arkitonmuodotuuunnitemaa voidaan hyödyntää arkitonmuodotajan iäieä tuokakouutukea perehdyttämioppaana. Suunnitemata aa tiiviin yeikuvan organiaatiota, en tehtävitä ja niiden yhteydeä yntyvitä tietoaineitoita. (Lybeck et a 2006, 81.) AMS:n tehtävät yhdeä imäykeä. 1) ohjaa organiaation arkitonmuodotuta ei aiakirjojen rekiteröintiä, arkitointia ja euontaa 2) toteuttaa jukiuuperiaatetta ja tietouojaa, 3) tukee poikkeukeiiin ooihin vamitautumita, 4) toimii tietopaveun apuväineenä, 5) toimii uunnitteun apuväineenä, 6) toimii arkitoaitokee tehtävänä euontaeitykenä, 7) toimii uuien työntekijöiden perehdyttämiaineitona.

25 Arkitonmuodotuuunniteman aatiminen Enimmäinen tehtävä on organiaation tehtävien ja toimintaproeien kartoitu. AMS:n aatijan on tutututtava organiaatiota kokevaan ainäädäntöön ja iäiiin toimintaohjeiiin. Organiaation tehtävät jaetaan tukitehtäviin ja varinaiiin akiääteiiin tehtäviin. Ryhmitteyn toimivuuden kannata tuee pyrkiä iihen, että päätehtäviä on ae kymmenen. Päätehtävät jakautuvat puoetaan aatehtäviin. Tehtävä- ja proeikartoitu ekä työnkukujen evittäminen edeyttää tehtäviä hoitavan henkiön, arkitonhoitajan, kirjaajan ekä tietojärjetemäaiantuntijoiden aumatonta ja itoutunutta yhteityötä. Myö muu henkiökunta kommentoi kartoituta ennen viimeiteyä. Työn tuokena yntyy arkitonmuodotuuunniteman tehtäväryhmity (päätehtävät, aatehtävät), joa on otettu huomioon aioiden käitteyvaiheet. Proeikuvauken periaatteita öytyy iää tietoa JHS 152 Proeien kuvauket: yeinen rakenne, eitymuoto ja käitteet. (Lybeck et a 2006, 81, 82.) Proein toinen vaihe on aiakirjojen ja aiakirjaien tiedon inventointi. Se on oa jukiuuainäädännön edeyttämää hyvää tiedonhaintatapaa. Inventointi kattaa kaikki aiakirjaryhmät, ähköiet tietoaineitot, vaokuvat, videot ja äänitteet. Aiakirjoita ja muita aineitoita evitetään niiden nimikkeet ekä niiden einkaareen ja käitteyyn vaikuttavat tekijät kuten, mitä tietoja aiakirjat iätävät, henkiötiedot, aaa pidettävät tiedot, aiakirjojen vuoikavu, aiakirjojen akuperäiyy, rekiteröiminen, eriaiet hakemitot, aiakirjojen äiytyjärjety, vatuuhenkiöt, äiytyajat, äiytyarvo/tarve, arvio myöhemmätä tutkimuarvota. (Lybeck et a 2006, 82.) Tarvittavat tiedot voidaan evittää henkiökunnae jaettavaa erityieä inventointiomakkeea. On tärkeää, että inventoinnin tarkoituketa tiedotetaan organiaatioa riittäväti. Sähköiten tietojärjetemien inventoinnia voidaan käyttää apuna jukiuu- ja henkiötietoakien edeyttämiä tietojärjetemä- ja henkiörekiterieoteita. Inventoinnin yhteydeä aaditaan puuttuvat tietojärjetemäeoteet tai ajantaaitetaan nykyiet. Aiakirjoita evitetään ja merkitään muitiin äädöket, joihin ao. aiakirjojen aadinta mahdoieti

26 26 perutuu. Organiaation toimintaproeien rationaioiminen on mahdoita tehtävien, toimintojen ja aiakirjojen inventoinnin yhteydeä. (Lybeck et a 2006, 82.) Komanneki evitetään aiakirjoihin iittyvät jukiuu- ja henkiötietonäkökohdat (Meikämmen & Siivonen 2007, 13). Arkitonmuodotuuunnitemaan merkitään aiakirjojen/tietojen aaapito ja aaapidon perute. Organiaatioa ovitaan myö iitä, että kuka vataa aaa pidettävien aiakirjojen käitteytä ja äiyttämietä ekä päättää aaa pidettävien tietojen antamieta. Rekiterien ja tietojärjetemien kohdae arkitonmuodotuuunnitemaan merkitään tieto iitä, iätävätkö ne henkiötietoja ja ovatko tiedot aaa pidettäviä. Samaa aaditaan henkiötietoain edeyttämät rekiterieoteet, mikäi niitä ei oe tai ajantaaitetaan jo oemaa oevat eoteet. (Lybeck et a 2006, 84.) Nejä ja kekeinen tehtävä AMS:n aadintaa on arvonmäärity ei aiakirjojen äiytyarvon määritteeminen ja äiytyaikojen antaminen arkitonmuodotuuunnitemaan. Aiakirjojen ja muiden aiakirjaiten tietojen äiytytarve määräytyy komen kriteerin mukaan: 1. tarve organiaation omaa toiminnaa 2. oikeukiin, etuukiin, vevoitteiiin ja oikeuturvaan iittyvät näkökohdat ainäädäntö: yeiainäädäntö, erityiainäädäntö, aetuket, EU-neuvoto, muut määräyket ja ohjeet oikeuturva: pakkau, työuhde, omitu, muutokenhaku euranta ja vavonta 3. kuttuuri ja tieteeinen tutkimu Enimmäieen ja toieen ryhmään iätyvät tiedot ovat määräajan äiytettäviä. Säiyty voi vaihdea hyvin yhyetä hyvinkin pitkään äiytyan. Komannea kohdaa äiyty vaihteee pitkätä äiytyketä pyyvään äiytykeen. (Meikämmen & Siivonen 2007, 14,

27 27 15.) Arkitonmuodotuuunnitemaa on hyödyitä imoittaa aiakirjojen äiytyajat käiarkitoa, ähiarkitoa ekä päätearkitoa. Jo aiakirjaarjan tai -ryhmän muodotuminen perutuu tiettyyn äädökeen tai määräykeen, tieto iitä tuee merkitä uunnitemaan. Säiytyajat on hyvä tarkituttaa akimieheä. (Lybeck et a 2006, 84.) Viide tehtävä on rekiteröinti. Rekiteröinniä tarkoitetaan organiaation käitteemien aioiden ja niihin iittyvien aiakirjojen/tietojen ekä näiden käitteyvaiheiden merkitemitä rekiteriin, diaariin tai erityirekiteriin (Arkitoaito 2009). Arkitonmuodotuuunnitemaan merkitään jokaien aiakirjaarjan tai ykittäien aiakirjaien tiedon kohdae, mihin rekiteriin aiakirja tai tieto rekiteröidään. Diaariin tai aiankäitteyjärjetemään rekiteröitävien aiakirjojen kohdae merkitään myö aiaryhmän tunnu. Aiakarekiterien käyttö- ja käitteyoikeudet on hyvä määriteä, koka rekitereihin aattaa iätyä aaa pidettävää tietoa. Aiakirjarekiterin on toimittava iihen merkittyjen aiakirjaiten tietojen hakemitona niiden koko einkaaren ajan. (Lybeck et a 2006, 85.) Kuudenneki arkitonmuodotuuunnitemaan merkitään äiytyjärjety turvaamaan paperiaiakirjojen ja muiden fyyiten aiakirjojen ja tietojen aatavuu ja käytettävyy. Se on hyvän tiedonhaintatavan kekeinen vaatimu. Arkitonmuodotuuunnitemaan merkitään, mitkä aiakirjat arkitoidaan amaan arjaan ja miaieen kekinäieen järjetykeen ne aitetaan. Aiakirjojen äiytyajat ja mahdoinen aaapito vaikuttavat äiytyjärjetyken vaintaan. Säiytyjärjetykeä mahdoitetaan myö aiakirjojen/tietojen vaivaton öytyminen. Sähköiten tietojärjetemien kohdae voidaan merkitä, miä hakuperuteia tietoja tavaieti järjetemätä haetaan. Mikäi ähköietä järjetemätä otetaan tuoteita pyyvää äiytytä varten, tuotu- ja äiytyjärjety ekä tuotuajankohta on määritetävä, amoin vatuu tuotuketa. (Lybeck et a 2006, 85.) Aiakirjaien tiedon einkaari akaa tiedon aatimieta tai vataanottamieta ja päättyy joko tiedon hävittämieen ie vahvitetun

28 28 äiytyajan umpeuduttua tai tiedon pyyvään äiyttämieen (Lybeck et a 2006, 85). Käytännöä tiedon einkaari käitteyvaiheineen määritetään proei- ja tehtävänkuvauten na. Aiakirjaien tiedon einkaari jaetaan aktiivivaiheeeen, paiivivaiheeeen ja hitoriaieen vaiheeeen, Hitoriaieen vaiheeeen päätyvät pyyväti äiytettävät tiedot. Aiakirjaien tiedon äiytymuoto voi muuttua einkaaren na: ähköiiin tietojärjetemiin tai rekitereihin iätyvät tiedot tuotetaan uein pitkäiäiytytä varten paperie tai mikrofimie. Säiytymuotojen uunnitteua on otettava huomioon, että rekiterit toimivat iihen merkittyjen aiakirjaiten tietojen hakemitona koko niiden einkaaren ajan. Aiakirjaien tiedon äiytymuodot, niiden muutoket einkaaren eri vaiheia ja muutoajankohdat merkitään arkitonmuodotuuunnitemaan. Tämä on arkitonmuodotuuunniteman aadinnan eitemä vaihe. (Arkitoaito 2012.) Kahdeka tehtävä on aiakirja-aineitojen aktiiviien äiyttämien vatuuhenkiöiden ja äiytypaikkojen määrittäminen. Hyvään tiedonhaintatapaan kuuuu aiakirjojen aatavuudeta huoehtiminen. Arkitonmuodotuuunnitemaan merkitään tieto aiakirjojen fyyietä ijainnita ekä niiden aktiiviien äiyttämien vatuuhenkiöitä. Vatuuhenkiön tehtäviin voi myö kuuua tietojen antamieta ja antamitavata päättäminen. (Lybeck et a 2006, 86.) Hyvä tiedonhaintatapa edeyttää, että aiakirjaiten tietojen käytettävyy ja äiyminen on turvattu kriiitianteia ja poikkeukeiia oouhteia. Tämä on arkitonmuodotuuunniteman yhdekä tehtävä. Tätä tarkoituta varten määriteään tiedon uojeuuokat ja ne merkitään arkitonmuodotuuunnitemaan. Aiakirjat jaetaan käyttötarvetta ja turvaiuunäkökohdat huomioiden komeen uokkaan: 1. toiminnan jatkumien kannata vättmättömiin aiakirjoihin 2. tutkimukeiita, juridiita tai taoudeiita yitä uojetaviin aiakirjoihin ja

29 29 3. muihin aiakirjoihin. Toiminnan jatkumien kannata vättämättömät aiakirjat määräytyvät organiaation toimintaa ääteevitä aeita, äädökitä ja hainnoiita ohjeita. (Arkitoaito 2012.) Enimmäieen uokkaan kuuuvia aiakirjoia turvataan perutoiminnot poikkeukeiia ooia. Poikkeukeiia ooia aiakirjat iirretään toimitotioita turvaan ja evakuointivaiheea aiakirjat evakuoidaan enimmäiinä. Mikäi toieen uokkaan kuuuvat aiakirjat ovat ohjeiden mukaieti päätearkitoa, ne eivät poikkeukeiia ooia vaadi toimenpiteitä, eei niitä eimerkiki odan takia jouduta iirtämään muuae. Komanteen uokkaan kuuuvien aiakirjojen turvaaminen ei edeytä erikoitoimenpiteitä poikkeukeiia ooia. Aiakirjojen paikka edeä mainituia uokia vaihteee niiden iän ja voimaaooajan vuoki. Tätä yytä arkitonmuodotuuunnitemaan merkitään vain uojeuuokka kaki ja kome iä jokainen aiakirja kuuuu uokkaan yki einkaarena akuvaiheea. (Arkitoaito 2012.) Arkitonmuodotuuunnitematyön oppuvaiheea aaditaan arkitokaava pyyväti ja pitkään äiytettäviä aiakirjoja varten. Arkitokaava paveee aiakirjojen ja tietojen aatavuutta ja käytettävyyttä ekä hepottaa päätearkiton haintaa. Arkitonmuodotuuunniteman tehtäväryhmitykeen perutuvat kaavaratkaiut ovat yeityneet 1980-uvun oputa ähtien. Täainen ryhmity heijateee arkitonmuodotajan tehtäviä ja toimintaa ja on iki uoitetava. Vanhaa arkitoa järjetettäeä on perutetua käyttää n. ABCkaavaa. Arkitonmuodotuuunnitemaan merkitään arkitokaavaan iätyvien aiakirjaryhmien ja tietoaineitojen kohdae arkitokaavan mukainen tunnu. (Lybeck et a 2006, 87.) Vamitunut arkitonmuodotuuunnitema hyväkytään organiaation omien hyväkymikäytäntöjen mukaieti. Suunnitema ähetetään äiytyeitykenä arkitoaitokeen, joka päättää organiaation pyyväti äiytettävitä aiakirjoita ja niiden opuiita äiytymuodoita.

30 30 Arkitoaitoken euontapäätöken ooittamat äiyty- ja äiytymuotomuutoket merkitään arkitonmuodotuuunnitemaan. Arkitonmuodotuuunnitemata tiedotetaan organiaatioa tehokkaati ja järjetetään käyttöönottokouutu. Kouutukea käydään tarkati äpi vatuiden jako ja arkitonmuodotuuunnitemaan iittyvä ohjeitu. Jokainen organiaation työntekijä noudattaa arkitonmuodotuuunnitemaa omien tehtävienä oata. (Arkitoaito 2012.) Lopputuokena organiaatioa on päivittäienä työväineenä toimiva, organiaation kaikki aiakirjaiet tietoaineitot iätävä arkitonmuodotuuunnitema, jonka henkiötö tuntee ja jota e oaa ovetaa. Pyyväti äiytettävitä aiakirjoita on käytöä voimaa oeva arkitoaitoken päätö ja arkiton jäkikäteietä järjetämietä vätytään. Tarpeeton aineito voidaan euoa ja hävittää tehokkaati ja oikea-ieti. (Lybeck et a 2006, 87.) Arkitonmuodotuuunnitema on pyyväti äiytettävä aiakirja. Akuperäien uunniteman iäki tuee äiyttää tiedot uunnitemaan tehdyitä muutokita. Mikäi arkitonmuodotuuunnitemaa yäpidetään ähköieti eaiea oveukea, joka ei mahdoita muutotietojen äiyttämitä, otetaan iitä paperituote pyyvään äiytykeen muutoten yhteydeä, muutoajankohta dokumentoidaan. AMS voidaan aittaa organiaation intranetiin, joa e on kaikkien työntekijöiden eattavia. AMS:n päivity- ja muokkauoikeudet ovat ainoataan tähän tehtävään määrätyä henkiöä. Mikäi AMS:n tietoiätö on taennettu tietojärjetemään, voidaan tietoja tätä oin äiyttää ainakin aktiivina oana ähköitä tietokokonaiuutta. (Lybeck et a 2006, 87.) Edeytykenä hyväe arkitonhoidoe on arkitonmuodotuuunnitema pidettävä ajan taaa. AMS:n yäpito on vatuutettava ja otettava oaki organiaation jatkuvaa toimintaa. Jo näin ei meneteä aattaa oa aiakirjaieta tiedota jäädä tietojen haintaväineiden ukopuoee ja tiedon hainnata tuee attumanvaraita. Jokaien aiakirjaita tietoa käitteevän proein tuii pitää huota iitä, että tiedot ja niihin iittyvät käitteyt otetaan huomioon arkitonmuodotuuunnitemaa. Näin varmitetaan, että

31 31 aiakirjahainto kattaa organiaation koko aiakirjaien pääoman ja itä haitaan ketävää ja uunnitemaiea tavaa. Lopputuokena on hyvä tiedonhaintatapa. (Arkitoaito 2012.)

32 32 4 ARKISTONMUODOSTUKSEN TOTEUTTAMINEN Idean arkitonmuodotuuunniteman tekemieen opinnäytetyönäni ain työkenneeäni oa-iena tuntityöntekijänä (noin 50 %) Nouiaiten eurakunnan arkitoa väienä na. Ehdotin aiaa taoupääikkö Eija Heikkiäe järjetäeäni Nouiaiten eurakunnan arkitoa pidettävää piipantarkatuta varten. Taoupääikkö Heikkiä pyrkii toimekiannoaan vataamaan Kirkkohaituken jukaiemaan Seurakuntien arkitoääntö ja arkitonmuodotuuunnitema aettamaan vaatimukeen. AMS:n avua eurakunnat aativat iteeen oman arkitoäännön ja arkitonmuodotuuunniteman jota noudatetaan takautuvati vuodeta 2000 ähtien 4.1 Toimekiantaja Nouiaiten eurakunta Kirkon jäenet kuuuvat eurakuntiin, joia kuakin on määrätty aueena. Kieeieä peruteea voi amaa aueea oa ueampia eurakuntia. Näiä anoia kirkkoaki määritteee kirkon organiaation peruykikön, eurakunnan. (Kirkkoaki /1054.) Nouiainen oi Suomen enimmäinen piipanituimen paikka, joka tiedetään varmuudea (Oja 1977, 48, 49). Nouiaiten eurakunta on Suomen vanhin eurakunta. Päätövataa Nouiaiten eurakunnaa käyttää kirkkovatuuto. Siihen kuuuu 19 kirkoiia vaaeia vaittua edutajaa, joiki ovat kepoiia kritiietä vakaumuketa tunnetut, konfirmoidut ja 18 vuotta täyttäneet eurakunnan jäenet. Seurakunnan työntekijät eivät voi tua vaituki jäeniki. Vatuutettujen toimikaui ketää nejä vuotta. Kirkkoneuvoto on kirkkovatuuton aainen haintoein. Siihen kuuuvat tuomiokapituin määräämä puheenjohtaja, kirkkovatuuton vaitema varapuheenjohtaja ekä yhdekän muuta jäentä. Tämän iäki Nouiaiten eurakunnaa toimii kome työryhmää: Juituken työryhmä, Kavatuken työryhmä ja Paveun työryhmä. Vuonna 2011 Nouiaiten eurakunnaa toimitettiin 509 eriaita kirkoita tiaiuutta. Seurakunnan taoudeinen kehity myötäii yeitä kehitytä.

33 33 Seurakunnan taou on vakaa. Kirkoiveroja kertyi ,84 e on ,12 uurempi kuin vuoden 2010 verokertymä ja ,84 uurempi kuin vuoden 2011 taouarvio. Toimintatuotot yhdeä verotuojen kana ovat riittäneet kattamaan henkiötömenot ja muut toimintakuut. (Nouiaiten eurakunnan taekirja 2011.) Nykyään Nouiaiten eurakuntaan kuuuu noin 4218 jäentä. Virkauhteiia työntekijöitä eurakunnaa on kuui ja työopimuuhteiia työntekijöitä ykitoita. 4.2 Arkiton järjetäminen ja AMS:n aatiminen Aoitin työkenteyn Nouiaiten eurakunnan arkitoa työni Nouiaiia päättyi Sain toimekiantajata vapaat kädet arkiton järjetämieen ja arkitonmuodotuuunniteman tekemieen. Emme opineet etukäteen arkitonmuodotuuunniteman vamitumipäivätä. Arkiton järjetämien toivon oevan vami eokuun oppuun menneä tai viimeitään , jooin Nouiaiten eurakunnaa pidettiin arkkipiipa Kari Mäkien toimeta piipantarkatu. Tein opinnäytetyöni kahdea oaa. Työkenteyvaiheen uoritin vuonna 2011 huhtikuuta eokuun oppuun Nouiaiten eurakunnaa ja raportin kirjoittamien iittyvät tautatyöt ja materiaain uunnitteun ja keräämien aoitin vuoden 2011 opua. Ite raportin kirjoittaminen käynnityi huhtikuua Työkenteyvaihe: huhtikuu 2011 eokuu 2011 eurakunnan tehtävien ja aiakirjojen kartoittaminen pöytäkirjojen järjetäminen vuoita , iäyuetteojen aatiminen ja pöytäkirjojen itominen kirjoiki aiakirjojen euominen ja järjetäminen arkitoon työntekijöiden haatatteeminen idean kypyminen opinnäytetyön toimekiantoopimuken aekirjoittaminen

34 34 arkitonmuodotuuunniteman aatiminen Aoitin arkiton järjetämien tututumaa eurakunnan tehtäviin ja aiakirjoihin. Tututuminen ujui jouhevati järjetäeäni Nouiaiten eurakunnan pöytäkirjat ja aatieani niihin iäyuetteot. Pöytäkirjat päätökineen kymmenetä vuodeta, auttoivat minua nopeati muodotamaan kuvan eurakunnan tehtävitä ekä kertyvitä aiakirjoita. Samaa muodotin iteeni kuvan muun muaa eurakunnan hainnota ja henkiötöpoitiikata. Työpiteeni ijaiti kirkkoherranviratoa toimitoihteerin työhuoneea, joten ain näin ähietäiyydeä työkenneeäni myö kattavan ja reaitien kuvan eurakunnan päivittäietä toiminnata. Järjetetyt pöytäkirjat iäyuetteoineen ekä eurakunnan tae-kirjat idottiin Pahvivamite-nimieä kirjaitomoa Kirkkohaituken ohjeituken mukaieti kirjoiki. Kirkkohaituken maiarkitonmuodotuuunnitemaa apuna käyttäen euoin päätearkitota määräajan äiytettävät aiakirjat ekä aiakirjat, joiden äiyty oi päättynyt. Säiytyan vaikuttavat voimaaoevat ait ja äädöket ekä organiaation oma tarve että tieteen ja tutkimuken tarpeet. Sen jäkeen järjetin pyyväti äiytettävät aiakirjat arkitoon arkitokepoiia äiytymateriaaeja, -tapoja ja -väineitä käyttäen. Kirkkohaitu määrää pyyväti äiytettävät aiakirjat. Muun muaa pöytäkirjat ja viranhatijapäätöket äiytetään pyyväti. Pyyväti aiakirjoita äiytetään vain %. Seurakuntien pyyväti äiytettävä aiakirja-aineito on paperimuodoa, ukuun ottamatta jäentietojärjetemää ja hautakirjanpitoohjemaa, joiden tiedot yäpidetään toitaieki ähköiinä. Aiakirjan äiytyarvo määräytyy tietoiäön mukaan eikä tiedon äiytymuoto vaikuta äiytyarvoon. Kirkoa ei oe kirkkohaituken upaa ähköieen arkitointiin (Sakati.fi 2012). Arkitoaitoken määräy pyyväti äiytettävien aiakirjojen vamitukea käytettävitä materiaaeita ja menetemitä on uettavia Arkitoaitoken kotiivuia Haatatteemaa kirkkoherra Timo Kähkötä yeihaintoon iittyviä tehtäviä ja tututumaa hänen käiarkitoa oeviin aiakirjoihin ain iää tietoa kirkkoherran tehtävitä ja niihin iittyvitä aiakirjoita. Sioieta toimitoihteeri