ICT-muutostuki: seutujen verkostoseminaari Säätytalo, HKI

Transkriptio

1

2 KOKEMUKSIA KUNTALIITOKSISTA JA KUNTALIITOSSELVITYKSISTÄ TIETOHALLINNOLLINEN NÄKÖKULMA KUOPION KAUPUNKI ICT-muutostuki: seutujen verkostoseminaari Säätytao, HKI Jorma Haonen tietohaintopääikkö Kuopion kaupunki

3 ESITYKSEN SISÄLTÖ Tietohainto Kuopion kaupungin ICT-paveujen järjestäjänä Kuntaiitos- ja muista kuntahankkeista Projektien organisointi ja vastuut Kustannusten jakamisperiaatteet Havaitut ongemat ja riskit Miten varaudumme riskeihin? Kuopion kaupunki Tietohainto Jorma Haonen

4 TIETOHALLINTO KUOPION KAUPUNGIN ICT-PALVELUJEN JÄRJESTÄJÄNÄ Kuopion kaupungin tietohainnon vastuua on järjestää ICT-paveut Kuopion kaupungie Tietohainto vastaa myös mm. ict-arkkitehtuurista ja tietoturvasta sekä ict-paveujen aadunvavonnasta Tietohainto hankkii pääosan ict-paveuista Kuopion kaupungin ja Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin yhdessä omistamata in-house-paveuntuottajayhtiötä Istekki Oy. Istekiä on myös muita jukishainnon vähemmistöomistajia. Tietohaintojohtaja kaupunki, konserni ja Pohjois-Savo Tietohaintopääiköt vastaavat paveuaueiden ja iikeaitosten ict-paveujen järjestämisestä: Keskushainto (=konsernipaveu ja vetovoimaisuuden paveuaue) Kouutuspaveut ja kuttuuri (Kasvun ja oppimisen sekä hyvinvoinnin paveuaueet) Sosiaai- ja terveyspaveut (Perusturvan ja terveydenhuoon paveuaueet) Tekninen toimi ja ympäristökeskus (Kaupunkiympäristön paveuaue), tiakeskus, Kuopion Vesi, Peastusaitos, kunnaistekniikka Servica (Itä-Suomen huotopaveut iikeaitoskuntayhtymä) Tietohainnon edustajat osaistuvat paveuaueiden johtoryhmien työhön, mikä mahdoistaa tietohainnon varautumisen toiminnan kehittämishaasteisiin Kuopion kaupunki Tietohainto Jorma Haonen

5 KUNTALIITOS- JA MUISTA KUNTA- HANKKEISTA Kuntaiitossevityksiä ja -toteutuksia Kuopion kaupungin kanssa: Kuntaiitos: Vehmersamen kunta iittyi Kuntaiitos: Karttuan kunta iittyi Esisevitys: Nisiän ja Kuopion kuntaiitoksesta Maaningan kunnan perusturvan ja terveydenhuoon järjestämien Kuopion kaupungia vastuukuntapaveuna: sevitys ja toteutus ähtien Kuntaiitos: Nisiän kaupunki iittyi Perusturvan ja terveydenhuoon vastuukuntapaveun järjestäminen Maaningan kunnae ähtien Esisevitys: Maaningan ja Kuopion kuntaiitoksesta Tuossa kuntaiitos: Maaningan kunta iittyy Esisevitys: Tuusniemen kunnan ja Kuopion iitos (iitos 2017?) Esisevitys: Juankosken kaupungin ja Kuopion iitos (iitos 2017?) Tuossa yhteinen esisevitys Suonenjoen, Siiinjärven ja Kuopion mahdoisesta kuntaiitoksesta. Vetäjät nimeää VM (Eero Laesterä, Timo Säkkinen). Sevitys toteutettava 08/ /2014. Tarkempi organisointi on vieä auki. Tietohainnoinen sevitysosuus ja/tai toteutus varsinaisen kuntaiitos- tai sevityshankkeen aa eriisenä ict-projektina. Mai on jo pitkäti vakiintunut. Projektipääikkönä Jorma Haonen vuodesta 2010 ähtien Kuopion kaupunki Tietohainto Jorma Haonen

6 PROJEKTIEN ORGANISOINTI JA VASTUUT (1) Tyypiisesti kuntaiitosta edetää sevityshanke, johon on nimetty vetäjä Kuopion kaupungita. Sevitys: Organisointi sektoreittain sevitysryhminä (paveuaueittain Kuopion kaupungin organisaation mukaan ja erikseen tukipaveut). Sektoreie on nimetty vetäjät Kuopion kaupungin puoeta. Sevitysryhmissä on aina sekä Kuopion että yhteistyökunnan nimeämät edustajat. Kaikkiin ryhmiin on nimetty on aina myös henkiöstön edustajat moemmista kunnista. Tietohainnon osuus on sevitetty tukipaveuryhmän yhteydessä Tietohainto on toteuttanut oman osuutensa projektimuotoisena Kuntaiitos: Varsinaista kuntaiitosta ei oe toteutettu projektina, vaan paveuaueiden on edeytetty ottavan suautumisen huomioon suunnitemissaan Kuitenkin tietohainnoinen osuus on aina toteutettu projektimuotoisesti, koska se on vaativa ja monitahoinen Projektipääikkö tietohainnosta Istekki Oy:stä tekninen projektipääikkö, joka koordinoi käytännön työtä Vastuu myös tietohaintopääiköiä omia sektoreiaan Kuopion kaupunki Tietohainto Jorma Haonen

7 PROJEKTIEN ORGANISOINTI JA VASTUUT (2) Esimerkki: ICT-Maaninka 2 projektin ( ) organisointi: Kuntaiitosta koskeva yhteydenpito poiittisiin ryhmiin: kehitysjohtaja Heikki Heve. Vastuuaueie on nimetty johtajat, joiden on otettava tarvittaessa substanssin puoeta kantaa projektin esittämiin kysymyksiin. Henkiöstön siirtymisasioita koordinoi erityinen yhteyshenkiö työnantajapaveussa ja toinen iittyvässä kunnassa. Kuopion kaupunki Tietohainto Jorma Haonen

8 KUSTANNUSTEN JAKAMISPERIAATTEET Kuntaiitoksen ICT-projektissa syntyviä kustannuksia Jako- ja kohdistusperiaatteista on sovittu etukäteen eri osapuoten kanssa Kunnan asiantuntijoiden oma työ projektie Tätä ei askuteta mistään Suunnitteun, ohjauksen ja toteutuksen asiantuntijatyö meiä yeensä ICTtoimittajakumppanimme Istekki Oy:n työtä. Voi oa myös komannen osapuoen asiantuntijatyötä, kuten kouutusta tai konsutointia. Yeensä tuntityötä, jonka askutus kuukausittain toteutuneen mukaan. Projektipääikkö tarkastaa tuntiraportin ennen kuin toimittaja saa askuttaa Jaetaan kuntaiitosta edetävänä vuonna 50% / 50% Kuopion ja iittyvän kunnan kesken. Kuntaiitoksen jäkeen (n. 3 kk) kohdistetaan Kuopion kaupungin paveuaueie ICT-hankinnat Jos Istekin paveuun sisätyviä, niin Istekki hankkii ja askuttaa paveuna (aitteet, isenssit) Jos kaupungin omistama soveus, hankitaan tietohainnon investointimäärärahaa Kuntaiitosta edetävä jatkuvan paveun kustannus Liittyvä kunta maksaa kustannukset, jotka toteutuvat ennen iitoksen voimaantuoa Esimerkkinä aikaistettu sähköpostin, haintoverkkotunnuksen tai työaseman käyttöönotto Kuopion kaupunki Tietohainto Jorma Haonen

9 HAVAITUT ONGELMAT JA RISKIT (1) Epäsevät vastuut esie tuee asioita, joihin organisaatioyksikön johdon tuisi ottaa kantaa, mutta vastausta ei saada toivotussa ajassa, jooin toteutuksee suunnitetu aikatauu saattaa pettää (2) Liittyvästä kunnasta siirtyvän henkiöstön asema ja tarpeet Mioin siirtyvän henkiöstön istaus on vahvistettu ja minne henkiöt siirtyvät Väittyvätkö tiedot ja niissä vamisteuvuoden aikana tapahtuvat muutokset kaikie niie osapuoie, jotka tietoja tarvitsevat: ICT-paveuntuottaja Istekki Oy (uusie työntekijöie tarvittavat työasemat ja niiden sijainti, käyttäjätunnukset, käyttöoikeudet, asennettavat ohjemat, tarvittavat isenssit jne) Vastaanottava organisaatio (kuka esimiehenä ja muut asiat) Pakka- ja henkiöstöpaveua tuottava paveukeskus Kuhias Oy (henkiön perustaminen, paveusuhteen tiedot, työsuhteen historia) Henkiöstöä voi siirtyä myös esimerkiksi osakeyhtiöihin tai sairaanhoitopiiriin Tiedottaminen siirtyväe henkiöstöe (mm. ajankohtaiset kuntaiitosasiat, taousasiointi, henkiöstöasiointi, tietohainnon ja Istekin asiointiohjeet) Henkiöstön kouuttaminen uusiin työväineisiin ja ohjemiin: kouutustarve (3) Mitä tehdään asioie, jotka ovat kesken kun projekti päättyy (meiä projekti päättyy kuntaiitoksen toteuduttua, huhtikuun aussa) Kuopion kaupunki Tietohainto Jorma Haonen

10 MITEN VARAUDUMME RISKEIHIN (1) Varautumien epäseviin vastuisiin Nimetyt vastuuhenkiöt: Kaupungin johto on vevoittanut paveuaueet ja iikeaitokset sekä konserniyhtiöt nimeämään vastuuhenkiöt, joiden tehtävänä on substanssin puoeta vastata tai hankkia vastaukset ja injaukset projektin esie nostamiin kysymyksiin. Nämä henkiöt ovat mukana projektiryhmän tiedotuksessa ja voivat niin hautessaan osaistua projektiryhmän kokouksiin. (2) Siirtyvä henkiöstö: Henkiöstökoordinaattorit: Sekä iittyvä kunta että Kuopio on nimennyt vastuuisen koordinoijan henkiöstösiirtoihin. Liittyvän kunnan koordinaattori pitää Kuopion puoea oevan koordinaattorin ajan tasaa siirtoistassa tapahtuvista muutoksista. Kuopion puoen koordinaattori (työnantajapaveusta) väittää tiedot edeeen Istekkiin, Kuhias oy:hyn (pakkapaveu) sekä vastaanottaviin organisaatioyksikköihin. Lista on määrämuotoinen exce-tauukko, jossa on mm. henkiötunnus, nimi, asema, tarvittavat ohjemat jne. (3) Projektin päättyessä keskeneräisten asioiden oppuun saattaminen Ennen kuin projekti päättyy, kootaan ista asioista ( projektin hännät ), joiden toteutus on vieä kesken. Listan perusteea tehtävien toteutus aikatauutetaan ja vastuutetaan ja vasta sitten projekti voidaan päättää. Tämä suunnitema on osa projektin oppuraporttia. Kuopion kaupunki Tietohainto Jorma Haonen

11 Kiitos! Jorma Haonen Tietohaintopääikkö Kuopion kaupunki, konsernipaveu, tietohainto jorma.haonen(at)kuopio.fi Kuopion kaupunki Tietohainto Jorma Haonen