ROVASTIKUNTA-ARKISTON ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA

Transkriptio

1 1 ROVASTIKUNTA-ARKISTON ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA Tämä arkistonmuodostussuunnitema on käytössä jokaisessa rovastikunnassa vuoden 01 austa ähtien. Arkistonmuodostussuunnitema perustuu ääninrovastin kirkkoaissa ja kirkkojärjestyksessä määritetyihin tehtäviin. Kukin äänirovasti voi yhdessä tuomiokapituin kanssa isätä tarvittaessa tehtäviä arkistonmuodostussuunnitemaan. Ne asiakirjat, jotka säiyvät pysyvästi seurakunnan tai tuomiokapituin arkistossa voidaan hävittää ääninrovasti arkistosta. Kunkin rovastikunnan asiakirjat arkistoidaan omana kokonaisuutenaan tuomiokapituin arkistoon. Arkistotunnukset annetaan vain pysyvästi säiytettävie asiakirjoie. Seuonnan hepottamiseksi asiakirjojen säiytysajat on pyritty pitämään yhtenäisinä, pysyvä säiytys () tai 5. ROVASTIKUNTA-ARKISTO 0.1. Rovastikunnainen toiminta Päätöksenteko ja uetteoiden yäpitäminen Pappeinkokousten kooekutsuminen Virkaan asettaminen, vihkiminen ja siunaaminen 0.. Kirkon tehtävien toteutumisen edistäminen ja vavonta Rovastikuntapäivien/ rovastikunnaisten neuvotteupäivien tai vastaavien kouutusten järjestäminen Muiden tiaisuuksien järjestäminen Yhteydenpito seurakunnan jäseniin ja yhteisöihin 0.3. Rovastikunnainen yhteistyö Rovastikuntakokouksen korvaavan toimieimen toiminta Rovastikunnaisen yhteistyön toiminnan suunnitteu ja raportointi Rovastikunnaisten toimikuntien toiminta Vaokuvat, ehtieikkeet ja muu erityisaineistot

2 TEHTÄVÄT JA NIISTÄ SYNTYVÄT ASIAKIRJA- saapunut (s) arkistoi ntitapa säiytys arkistotunnus HUOMAUTUKSIA KOKONAISUUDET / aadittu ja säiytys () -muoto 0.1. Rovastikunnainen toiminta Päätöksenteko ja uetteoiden yäpitäminen viranhatijapäätökset/ päätööytäkirjat - kirkkoherrojen vapaasuunnitemat s Lääninrovasti vahvistaa kirkkoherrojen vapaa-suunnitemat. Tuomiokapitui merkitsee tiedoksi seurakunnan pappien omasuunnitemat ja vapaasuunnitemat. - tiedoksi tueet rovastikunnan seurakuntien pappien vapaa-suunnitemat ja pappien virkavapaudet s Kirkkoherra vahvistaa seurakunnan pappien vapaa-ajat ja omasuunnitemat. Kirkkoherraa on oikeus myöntää seurakunnan muun papinviran hatijae enintään kuukauden pituinen virkavapaus. Vuosiomaa ja virkavapautta koskevasta kirkkoherran päätöksestä tuee ähettää imoitus ääninrovastie ja tuomiokapituiin. Tuomiokapitui vahvistaa kirkkoherrojen omasuunnitemat ja ääninrovastin vapaa-suunnitemat.

3 3 Asiakirjat voidaan hävittää, kun niitä ei enää tarvita. - rovastikuntakokouks en korvaavan toimieimen asettaminen Päätös dokumentoituu äänirovastin uetteoon virkatoimista. - rovastikunnaisten yhteistyöeinten asettaminen Päätös dokumentoituu äänirovastin uetteoon virkatoimista. Asettamiäätökseen iittyvät sopimukset ja säännöt ks Rovastikunnaisen yhteistyön toiminnan suunnitteu ja raportointi uetteo ääninrovastin virkatoimista KJ 19:8. Lääninrovasti pitää uetteoa päätöksistään ja muista virkatoimistaan kuten esim. kappaaisen virkaanasettamisista, seurakunnan tiojen vihkimisistä ja siunaamisista. Luetteo virkatoimista säiytetään pysyvästi ääninrovastin arkistossa. Määräykset virkatoimista ja pyynnöt seurakunnista säiyvät tuomiokapituin ja/tai seurakunnan arkistossa. Näihin virkatoimiin iittyvät asiakirjat arkistoidaan seurakunnassa ja/tai tuomiokapituissa pysyvästi: - virkaanasettamiöytäkirja t (tuomiokapitui ja ko. - tehtävään siunaamiset (ko. - piiantarkastuksen jäkitarkastukset (tuomiokapitui ja ko.

4 4 - ääninrovastin suorittamat yimääräiset tarkastukset (tuomiokapitui ja ko. - kappeeiden ja seurakuntataojen vihkimiset, jos niissä pidetään seurakunnan yhteisiä jumaanpaveuksia (tuomiokapitui ja ko. - muiden seurakunnan toimitiojen siunaamiset (ko. - hautausmaiden ja siunauskappeeiden vihkimiset (tuomiokapitui ja ko. arkistontoimi - arkistonmuodostus Arkistonmuodostussuunnitema, arkistouetteot ja sopimukset suunnitema - arkistouetteot arkiston uovuttamisesta säiytetään rovastikunta-arkiston - sopimukset arkiston uovuttamisesta yhteydessä tuomiokapituissa. Lääninrovasti säiyttää käsiarkistossaan käyttökopiot näistä asiakirjoista ja uovuttaa ne seuraajaeen Pappeinkokousten kooe kutsuminen - kokouskutsut / Tää tunnuksea arkistoidaan seaiset pappeinkokoukset, joissa ei oe pidetty vaaeja. esitysistat - pöytäkirjat Vaaikokousten Vaaikokousten pöytäkirjat kooekutsuminen - kokouskutsut arkistoidaan pysyvästi tuomikapituin arkistossa. - pöytäkirjat - vaaiiput Virkaan asettaminen, Virkaan asettamisen, vihkimisen ja

5 5 vihkiminen ja siunaaminen - tiaisuuden yhteydessä pidetyt puheet, saarnat ja esitemät siunaamisen yhteydessä syntyneet asiakirjat säiytetään pysyvästi joko tuomiokapituin ja/tai ko. seurakunnan arkistossa riippuen siitä onko kyseessä tuomiokapituin vai seurakunnan toimintaprosessi. Tekijänoikeus säiyy ääninrovastia. 0.. Kirkon tehtävien toteutumisen edistäminen ja vavonta Rovastikuntapäivien / rovastikunnaisten Yhtä rovastikuntapäivää, neuvotteupäivää tai vastaavaa neuvotteupäivien tai vastaavien kouutusta koskevat asiakirjat kootaan yhteen ja järjestetään kouutusten järjestäminen asia- asia-aktiksi. - ohjemat - aineistot s / akti asia- Aktit säiytetään järjestyksessä. - raportit ja paautteet s / akti asia- akti 0... Vieraiujen, juhien ja muiden 0... Yhtä tapahtumaa koskevat asiakirjat kootaan yhteen ja tiaisuuksien järjestäminen - kutsut ja asia- järjestetään asia-aktiksi. Aktit säiytetään järjestyksessä kutsuvierasistat - ohjemat akti - saarnat, puheet, esitemät asiaakti asiaakti Yhteydenpito ks Muihin ääninrovastin tehtäviin seurakunnan jäseniin ja huom. iittyvä kirjeenvaihto ja yhteydenpito arkistoidaan ko.

6 6 yhteisöihin tehtävän yhteyteen. - saapuneet kirjeet - ähteneet kirjeet s asiaakti Yhteydenpidossa seurakunnan jäseniin, yhteisöihin ja vastaaviin syntyneet pysyvästi säiytettävät saapuneet ja ähteneet kirjeet ja tuostetut sähköpostit kootaan asia-aktiksi. Kirjeiden säiytysarvo määräytyy niiden tietosisäön perusteea, riippumatta siitä onko kirje ähetetty postissa, sähköpostia tai faxia. - Tavanomaiset käytännön toimiin iittyvät yhteydenotot voidaan hävittää kun asiat on hoidettu ja tehtävät suoritettu. - Historiaisesti merkittävä rovastikunnan toimintaa aajemmin iittyvä kirjeenvaihto tai siihen iittyvät tiedotteet ja vastineet säiytetään pysyvästi - Sieunhoitoon ja rippiin iittyvät asiakirjat säiytetään ja hävitetään tietosuoja huomioiden. - Lääninrovastin henkiökohtainen kirjeenvaihto kuuuu ääninrovastie. - Kirjeenvaihto saattaa sisätää saaista tai arkauonteista tietoa (JukL 4 ), mikä on huomioitava asiakirjojen arkistoinnissa ja hävittämisessä Rovastikunnainen yhteistyö Kirkkohaituksen yeiskirje /005 KJ 17:8

7 7 Rovastikuntakokouksen korvaavan toimieimen Päätös yhteistyöeimen asettamisesta säiyy asettaminen viranhatijapäätösuetteossa Rovastikuntakokouk -sen korvaava Käsiteyistä asioista yäpidetään pöytäkirjahakemistoa, joka voi toimiein - kokouskutsut ja muodostua myös esitys- /asiaistoista. esitysistat - pöytäkirjat Jos asiaista toimii - muistiot ja mietinnöt pöytäkirjahakemistona, ei iitteitä tue arkistoida kahteen kertaan. Pöytäkirjan iitteeksi merkitään ja otetaan vain seaiset pysyvästi säiytettävät asiakirjat, jotka eivät säiy muuaa pysyvästi. Vähämerkitykseiset tiedoksi tueet asiakirjat tai pyytämättä tueet tarjoukset ja vastaavat voidaan hävittää heti kun kokous on pidetty. Rovastikunnaisten Päätös yhteistyöeimen yhteistyöeinten asettaminen asettamisesta säiyy viranhatijapäätösuetteossa Rovastikunnaisen Käytön hepottamiseksi kaikki yhteistyön toiminnan suunnitteu ja yhteistyösopimukset ja säännöt kootaan yhden vaippaehden väiin sarjoiksi. raportointi - yhteistyösopimukset voa+v Samoin kaikki äänirovastin - säännöt - toimintasuunnitem toiminnasta ja ääninrovastin asettamien yhteistyöeinten at ja taousarviot - toimintakertomukse toiminnasta kertyvät toimintakertomukset, taousarviot t ja vastaavat asiakirjat kootaan yhden vaippaehden väiin kokonaisuudeksi, eikä niitä iitetä pöytäkirjoihin.

8 Rovastikunnaiset toimikunnat, Jokaisen toimikunnan asiakirjat arkistoidaan kokonaisuudeksi ja se työryhmät ja vastaavat ks. huom. saa oman tunnuksen esimerkiksi: Nuorisotyön toimikunta - kokouskutsut ja esitysistat Lähetys- ja diakoniatoimikunta - pöytäkirjat - muistiot jne Vaokuvat, s / / /hm Vaokuvat voidaan arkistoida sen ehtieikkeet ja muu erityisaineisto asia asiakokonaisuuden yhteyteen, jossa ne ovat syntyneet tai vaihtoehtoisesti kootaan vaokuvakokoema. Vaokuvissa tuee oa tarvittavat metatiedot: asia/henkiöt, paikka, ja vaokuvaajan nimi. Arkistoaitos on antamassaan yeiäätöksessä vationhainnon asiakirjoista (AL/1973/ /008) rajannut määräiseen säiytykseen mediaseurannan tuoksena akaen kertyneet aineistot (ehtieikkeet) niiden säiytysmuodosta riippumatta.