Espoon kaupunki Pöytäkirja 12.02.2014 Sivu 1 / 37 Kokoustiedot Aika 12.02.2014 keskiviikko klo 17:05-19:10 Paikka Virastopiha 2 B, 1. krs Saapuvilla olleet jäsenet Johanna Horsma, puheenjohtaja Marita Backman Veikko Granqvist Miia Kaukinen, saapui klo 17.58 7 Liisa Kivekäs Kari Kuusisto, saapui klo 17.12 3 Teemu Leppänen Janne Mikkola, saapui klo 17.24 4 Juhani Mäntylä Pirkko Sillanpää Satu Soini Päivi Salli Muut saapuvilla olleet Mauri Suuperko Minna Ahola Anu Hilpi Kari Sirviö Jutta Takala Aija Leino Petteri Mussalo Bjarne Häggman Kristiina Karaman Katariina Kaukonen liiketoimintajohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja rekrytointipäällikkö palvelujohtaja toimitusjohtaja kaupunginhallituksen edustaja henkilöstön edustaja sihteeri
Espoon kaupunki Pöytäkirja 12.02.2014 Sivu 2 / 37 Allekirjoitukset Johanna Horsma puheenjohtaja Katariina Kaukonen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytty: 17.2.2014 Veikko Granqvist Pöytäkirjan nähtävänäolo 31.12.2013 julkipannun kuulutuksen mukaan on pöytäkirja ollut yleisesti nähtävänä 20.2.2014 osoitteessa Virastopiha 2 B, Espoon keskus.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 12.02.2014 Sivu 3 / 37 Käsitellyt asiat Pykälä Liitteet Otsikko Sivu 1 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 4 2 Pöytäkirjan tarkastajan valinta 5 3 Espoo Catering -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös 6 tilanteesta 31.12.2013 4 Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös 10 tilanteesta 31.12.2013 5 Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös 14 tilanteesta 31.12.2013 Espoo Kaupunkitekniikka - liikelaitoksen ennakkotilinpäätös tilanteesta 31.12.2013 6 Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös 19 tilanteesta 31.12.2013 7 Espoo Logistiikka -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös 25 tilanteesta 31.12.2013 8 Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös 28 tilanteesta 31.12.2013 9 Johtokunnan alaisten viranhaltijoiden päätökset 33 10 Päätökset ja kirjelmät sekä kokouksessa kuultavat selostukset 36
Espoon kaupunki Pöytäkirja 1 12.02.2014 Sivu 4 / 37 1 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Päätösehdotus Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Selostus Johtokunta oli kutsuttu koolle puheenjohtajan allekirjoittamalla 6.2.2014. päivätyllä johtokunnan jäsenille toimitetulla kokouskutsulla. Päätös Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 2 12.02.2014 Sivu 5 / 37 2 Pöytäkirjan tarkastajan valinta Päätösehdotus Päätös Pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan Veikko Granqvist. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Veikko Granqvist.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 3 12.02.2014 Sivu 6 / 37 674/02.06.01/2014 3 Espoo Catering -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös tilanteesta 31.12.2013 Valmistelijat / lisätiedot: Pirkko Hagerlund, puh. 043 824 6511 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Minna Ahola Johtokunta merkitsee liikelaitoksen ennakkotilinpäätöksen tilanteessa 31.12.2013 tiedoksi. Päätös Johtokunta: Johtokunta hyväksyi esittelijän ehdotuksen yksimielisesti. Oheismateriaali Selostus - Tuloslaskelma Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Liikelaitosten seurantaraportit sekä ennakkotilinpäätökset yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus Espoo Catering oli mukana pääkaupunkiseudun yhteisessä työryhmässä, jossa tarkennettiin päivähoidossa olevien lasten ruokavaliokriteereitä allergioista johtuvien erityisruokavalioiden vähentämiseksi. Koulu- ja päiväkotiruokailussa uudistettiin kasvisruoka- sekä aamu- ja välipalareseptejä. Erityisruokavalioprosessin tarkistaminen aloitettiin. Vanhusten pitkäaikaishoidossa ruokavalioihin lisättiin välipaloille voimajuoma kohentamaan energiansaantia.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 3 12.02.2014 Sivu 7 / 37 Aromi-tuotannonohjausjärjestelmän käyttöä laajennettiin ja ennustepankkia pilotoitiin. Aromista saadaan toimittajille ennusteet Espoo Cateringin tarvitsemista tuotemääristä. Ennustepankki vähentää manuaalista laskentatyötä. Ostolaskujen kohdistumis- ja hyväksymisprosessi otettiin käyttöön tuotantokeittiöissä ja laskut maksetaan automaattisesti. Henkilöstön ympäristötietoisuutta lisättiin koulutuksin ja tietoiskuin. Ekotukihenkilöiden määrä kasvoi 20 henkilöllä (28 henkilöön) ja ympäristöpassin suorittaneiden määrä 42 henkilöllä (156 henkilöön) verrattuna vuoteen 2012. Kestävät Hankinnat -hankkeen myötä tarjotaan pitkäaikaishoidon asiakkaille lähellä tuotettua mansikkasosetta aamupalalla elokuusta 2013 heinäkuuhun 2014. Valtakunnallisen hankkeen tavoite on lisätä kestävää hankintaosaamista. Elintarvikevalvonnan tarkastusten tuloksista, Oiva-raporteista, tuli julkisia toukokuussa. Espoo Cateringin keittiöiden tuloksia julkaistiin 70 kpl Oiva Internet -sivuilla. Erittäin hyvän tarkastustuloksen sai 41 ja hyvän tuloksen 29 keittiötä. Espoo Cateringin Facebook-sivut avattiin vuoden lopussa. Sopimus- ja tilaaja-asiakkaiden asiakaskyselyn kokonaisarvosana nousi edellisen kyselyn 3,47:stä 3,72:een asteikolla 1-5. Tyytyväisimpiä oltiin henkilöstön ystävällisyyteen, ammattitaitoon ja palvelualttiuteen sekä Espoo Cateringin yhteistyökykyyn ja sopimusten mukaiseen toimintaan. Kehittämiskohteeksi nousi päivähoidon lasten ateriapalvelut. Kotiateria-asiakkaiden asiakaskyselyn kokonaisarvosana laski edellisen kyselyn 4,02:sta 3,95:een asteikolla 1-5. Tyytyväisimpiä asiakkaat olivat aterian saamisesta kotiin, monipuoliseen ruokalistaan sekä aterian laatuun ja annoskokokoon. Kehittämiskohteeksi nousi salaattien laatu. 2. Talous 2.1 Tuotot Tuotot ylittivät talousarvion 0,3 milj. euroa sisäisten ostajien asiakasmäärien lisäyksestä johtuen. 2.2 Kulut Materiaalit ja palvelut ylittivät talousarvion 0,2 milj. euroa. Materiaalien ylitys 0,3 milj. euroa kohdistui elintarvikkeisiin. Ylitys johtuu asiakkaiden määrän lisäyksestä ja elintarvikkeiden hintojen noususta. Liiketoiminnan muissa kuluissa sisäiset vuokrat ylittivät maksettavien kohteiden tarkistuksista johtuen. 2.3 Tulos Tulos muodostui 10 000 euroa ylijäämäiseksi sopeuttamistoimenpiteiden ja ruokalistoille tehtyjen muutosten vuoksi. 2.4 Investoinnit
Espoon kaupunki Pöytäkirja 3 12.02.2014 Sivu 8 / 37 Investoinneista hankittiin erillispäätöksen mukaisesti omalla tulorahoituksella katettavat ruoankuljetusvaunut, yhteisarvoltaan 106 000 euroa. 3. Henkilöstö Henkilöstömäärä vuoden lopussa oli 481 henkilöä. Rekrytointivaikeuksien vuoksi henkilöstömäärä laski edellisestä vuodesta 12 henkilöä. Henkilöstöstä 412 työntekijää osallistui asiakaspalvelukoulutukseen. Koulutuksella valmennettiin henkilöstö kohtaamaan erilaisia asiakkaita, parantamaan vuorovaikutustaitoja ja käsittelemään palautteita. Kunta10 -tutkimuksen tulokset käsiteltiin yhteistyössä henkilöstön kanssa ja analysoitiin. Tutkimuksen mukaan Espoo Cateringilla sosiaalinen pääoma ja kohtelun oikeudenmukaisuus ovat kunnossa sekä muutokset on koettu positiivisena. Kehittämiskohteiksi nousivat työn hallinta ja työstressi, josta johtuen päivitettiin perehdytyssuunnitelmat sekä aloitettiin tehtävänkuvien tarkistaminen ja kehityskeskustelulomakkeiden uudistaminen. 4. Sitovat tulostavoitteet 1) Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia. Tavoite toteutui. 2) Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoite toteutui. 5. Vuoden 2013 keskeiset tavoitteet Vuoden 2013 keskeiset tavoitteet olivat keskuskeittiöhankkeen eteneminen, palvelumallin luominen niihin päiväkoteihin, joissa toimii päivähoidon kanssa yhteinen avustava henkilö sekä henkilöstön saatavuus ja sairauspoissaolojen vähentäminen. Espoo Cateringissa on kaikilta osin valmius keskuskeittiön toteutussuunnitteluun ja rakentamiseen. Laitteet, prosessit, tarvittava henkilöstömäärä ja tuotanto suunniteltiin. Prosessien sujuvuutta hiottiin ja vietiin alustavaan pohjapiirustukseen. Toiminta suunniteltiin käyttö- ja rakennuskustannuksiltaan mahdollisimman taloudelliseksi. Keskuskeittiön arvioidaan valmistuvan loppuvuonna 2016. Espoo Catering on yhteistyössä kiinteistöpalvelujen ja varhaiskasvatuksen kanssa työstänyt palvelumallia niihin päiväkoteihin, joissa työskentelee päivähoidon palveluksessa oleva yhteinen avustava henkilöstö. Ammattitaitoisen ja riittävän työvoiman saamiseksi ja pysymiseksi laadittiin uudistettu palkkarakenne, joka otetaan käyttöön sen jälkeen, kun se on hyväksytty. Sairauspoissaolojen vähentämiseksi hyödynnettiin varhaisen puuttumisen mallia sekä tehtiin keittiökohtaiset vaarojen kartoitukset ja riskien arvioinnit. 6. Valtuuston neuvottelutoimikunnan pöytäkirjamerkintä Neuvottelusopimuksen pöytäkirjamerkinnäksi kirjattiin: Ruokapalveluiden tarjoajien kilpailutukseen lisätään jatkossa tiukemmat kriteerit, jotta ruoan
Espoon kaupunki Pöytäkirja 3 12.02.2014 Sivu 9 / 37 laatutasoa saadaan nostetuksi. Tehostetaan kriteerien toteutumisen seurantaa. Ruoka- ja ateriapalvelusopimus Blue Service Partners Oy:n kanssa on voimassa 1.8.2012-31.7.2015 (+mahdollinen optiokausi 2 v.). Tuotteiden ja palvelun laatua seurattiin Espoo Cateringin tekemien tarkastuskäyntien, tilaaja-asiakkaiden puhelinkontaktien ja tapaamisten sekä asiakkaiden, toimittajan ja Espoo Cateringin välisten kehityskokousten avulla. Reklamointiprosessi kuvattiin ja opastettiin rehtoreille sekä päiväkotien johtajille. Ruoan palveluun ja laatuun liittyvät palautteet vähentyivät 87 prosenttia verrattuna syksyyn 2012. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 4 12.02.2014 Sivu 10 / 37 675/02.06.01/2014 4 Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös tilanteesta 31.12.2013 Valmistelijat / lisätiedot: etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Auli Hackman Johtokunta merkitsee liikelaitoksen ennakkotilinpäätöksen tilanteessa 31.12.2013 tiedoksi. Käsittely Päätös Toimitusjohtajan sijaisena asian esitteli rekrytointipäällikkö Jutta Takala. Johtokunta: Johtokunta hyväksyi esittelijän ehdotuksen yksimielisesti. Oheismateriaali Selostus - Tuloslaskelma Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Liikelaitosten seurantaraportit sekä ennakkotilinpäätökset yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus Espoo Henkilöstöpalvelut aloitti toimintansa liikelaitoksena 1.1.2013. Ensimmäinen toimintavuosi on sujunut suunnitellusti. Toiminnan keskeisimmät tavoitteet on saavutettu. Palvelussuhdepalvelut neuvoo esimiehiä ja henkilöstöä palvelussuhdeasioissa. Vuoden 2013 lopussa valmistui Esimiehen ABC esimiehen arkityön tueksi. Esimiehen ABC sisältää esimiehen tärkeimmät
Espoon kaupunki Pöytäkirja 4 12.02.2014 Sivu 11 / 37 tehtävät erilaisissa palvelussuhteeseen liittyvissä asioissa. Esimiehille on ollut tarjolla Näin pääset alkuun palvelussuhdeasioissa -koulutuksia. Vuoden aikana uudistettiin HR -uutiskirje esimiehille. Talouden ja hankinnan ERP-järjestelmätukityötä tekevän henkilöstön (4) siirto sovittiin toteutettavaksi vuoden 2014 alusta lukien Talouspalveluihin. Syksyn aikana on tehty suunnitelma Timecon- työajanseurantajärjestelmän tietoja ajantasaistamisesta ja uudesta kaupunkitasoisesta toimintatavasta. Osaamisen kehittämisen palvelualueella järjestettiin vakiintuneen tavan mukaan kaupunkitasoisia perehdytys- ja esimieskoulutuksia sekä tietotekniikkakoulutuksia. Uutena asiana otettiin käyttöön sähköinen koulutuskalenteri ja lähiesimiesten verkkokurssi. Sähköisten järjestelmien käyttöönoton selvitystyötä jatkettiin yhdessä konserniesikunnan kanssa. Stipendikukkarohakemuksia käsiteltiin vuoden aikana 557, joista myönteisen päätöksen sai 522. Työhyvinvointitoiminnassa painottuivat ensisijaisesti Kunta 10 -tutkimuksen tuloksiin liittyvät tehtävät. Hyödyntämistä tuettiin Essiin laadituilla materiaaleilla ja esimiesten tikettikyselyllä. Toisena painoalueena olivat esimies- ja johtoryhmäkonsultaatiot kehittämisestä, muutostilanteista, työyhteisön ristiriidoista ja kriiseistä, työyhteisön hyvinvoinnin johtamisesta ja varhaisesta tukemisesta. Rekrytointipalvelut hoiti 2 638 uuden työntekijän rekrytoinnin. Rekrytointeja oli 17,8 % vähemmän kuin edellisvuonna. Kesätyöpaikkoja oli tarjolla sama määrä 700 kpl kuin edellisenä vuonna. Harjoittelupaikkoja oli 2001 kpl, joka oli 18,8 % enemmän kuin edellisenä vuonna. Henkilöarviointeja ostettiin palvelujen tarjoajilta 63 kpl. Hakemuksia kaupungille saapui 55 771, joista kesätyöpaikkahakemuksia oli 20 030. Hakemusten määrä kasvoi edellisestä vuodesta 11 %. Hakijoita per avoin työpaikka oli 13, kun vuonna 2011 ja 2012 niitä oli 10. Rekrytointipalvelut kokeili nimetöntä työnhakua ensimmäisen kerran. Rekrytointimarkkinoinnissa kokeiltiin uusia keinoja kuten radio-, verkko-, Google-hakusana- ja LinkedIn -mainontaa sekä tehtiin Terveyskeskuslääkärinä Espoossa esittelyvideo. Rekrytointipalvelut otti käyttöön chat -palvelun työnhakijoille, josta se sai myös kunniamaininnan kaupunginjohtajan Innovaatiokilpailussa. Työterveyspalveluissa otettiin vuoden alusta käyttöön uusi Acute Työterveys -järjestelmä ja 1.4. alkaen e-resepti toiminnallisuus. Lisäksi syksyn aikana siihen rakennettiin röntgenlähetteiden liittymä. Manuaalisia prosesseja on sähköistetty neljän projektin avulla. Sairauspoissaoloprosessia on kehitetty eteenpäin ja uusia kuntoutusvalmennuspalvelutuotteita on otettu käyttöön. 2. Talous Valtuusto hyväksyi 9.12. Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen tuloksen parannuksen 580 000 euroa. Muutokset talousarvioon tehtiin lisäämällä sisäisiin myyntituottoihin 341 000 euroa ja vähentämällä henkilöstökuluja 239 000 euroa. Analyysitekstissä on vertailut tehty alkuperäiseen talousarvioon.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 4 12.02.2014 Sivu 12 / 37 2.1 Tuotot Liikevaihto on 6,7 milj. euroa, ylitys alkuperäiseen talousarvioon on 0,4 milj. euroa. Työterveyspalvelujen liikevaihto ylittyi 0,4 milj. euroa, koska suoritteet tuntiperusteisessa laskutuksessa ylittivät budjetoidun. Rekrytointipalveluissa liikevaihto alittui 65 000 euroa, koska rekrytointitilauksia oli 6 % budjetoitua vähemmän. Liiketoiminnan muiden tuottojen toteuma on 1,7 milj. euroa, joka sisältää arvion vuoden 2013 Kelakorvauksesta työterveyshuollon kustannuksiin. Päätöstä vuoden 2012 Kelakorvauksesta ei ole vielä saatu siksi muut tuotot alittavat talousarvion 0,2 milj. euroa. 2.2 Kulut Materiaalien ja palvelujen toteuma on 3,2 milj. euroa ja ne ylittävät talousarvion 0,3 milj. euroa. Ylitys katetaan henkilöstökulujen säästöllä. Työterveyspalveluissa on ollut auki mm. omia lääkärivakansseja, joita ei ole saatu täytettyä. Näistä johtuen työvoimanvuokrauspalvelut ylittyivät 0,5 milj. euroa. Ulkoiset palvelujen ostot ylittyivät 236 000 euroa ja sisäiset palvelujen ostot 51 000 euroa. Henkilöstökulujen toteuma on 4,0 milj. euroa, alitus alkuperäiseen talousarvioon on 0,5 milj. euroa. Henkilöstökulujen säästöt johtuvat avoinna olleista vakansseista. Lisäksi on ollut vakansseja, joiden täyttäminen on siirtynyt alun perin suunnitellusta Liiketoiminnan muiden kulujen toteuma on 0,7 milj. euroa ja ne alittavat hieman talousarvion. 2.3 Tulos Liikelaitoksen tulos on ylijäämäinen 480 000 euroa alkuperäiseen talousarvioon verrattuna. Valtuusto hyväksyi 9.12. Henkilöstöpalvelut - liikelaitoksen tulokseksi 580 000 euroa lokakuun raportin mukaisesti. Liikelaitoksen lopullinen tulos jäi tästä 0,1 milj. euroa. 2.4 Investoinnit Investointien toteuma on 43 000 euroa, alitus talousarvion 32 000 euroa. Työterveyspalveluissa otettiin käyttöön vuoden alusta uusi Acute Työterveys -järjestelmä ja 1.4. alkaen e-resepti toiminnallisuus. Lisäksi syksyn aikana rakennettiin Acuteen sähköinen röntgenlähete. 3. Henkilöstö Henkilöstömäärä 31.12. oli 85 (v. 2012 henkilöstömäärä 83). Kasvua edellisvuoteen oli kaksi. Vakituisten määrä on vähentynyt edellisvuoteen yhdellä ja määräaikaisten kasvanut kolmella. Liikelaitoksessa on ollut kesätyöntekijä ja kaksi harjoittelijaa sekä yksi henkilö maahanmuuttajarekrytointimallilla. Kunta 10 tulokset on käsitelty kaikilla palvelualueilla ja sovittu jatkotoimenpiteistä sekä kehityskeskustelut on käyty.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 4 12.02.2014 Sivu 13 / 37 4. Sitovat tulostavoitteet 1. Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia, tavoite toteutui 2. Liikelaitoksen tulos on positiivinen, tavoite toteutui 5. Vuoden 2013 keskeiset tavoitteet 5.1. Palvelutuotannossa manuaaliprosesseista sähköisiin Lähtötilanne kartoitettiin kevään aikana. Sähköistettävistä prosesseista tehtiin suunnitelma kesäkuussa ja samalla ryhdyttiin toteuttamaan hankkeita. Toteutettuja manuaalisten prosessien sähköistämisiä on 9 kpl, valmisteluvaiheessa olevia on 14 kpl. Toteutuneista esimerkkeinä eresepti, HUS-lab -tutkimukset ja niiden kustannukset saadaan sähköisessä muodossa, sähköinen röntgenlähete kuvantamiseen, ylityöraportti. Tavoitteissa on edetty suunnitelman mukaisesti. Manuaaliprosessien sähköistämistä jatketaan kuluvana vuonna. 5.2. Palvelutuotevalikoima ja -hinnoittelu tarkistettu Liikelaitos aloitti toimintansa vuoden 2013 alusta lukien. Palvelutuotteiden määrittelyssä ja hinnoittelussa on ilmennyt tarkennettavaa toimintavuoden aikana. Suurin muutos on työterveyden palveluissa. Työterveydessä otettiin käyttöön Acute Työterveys -järjestelmä, jonka kautta voimme tarkemmin seurata laskutettavia suoritteita ja myös määritellä hinnat tarkemmin. Muutoksia on tehty myös rekrytoinnissa sekä palvelussuhdeneuvonnassa, josta ovat poistuneet ERP-tuki ja ylityölaskenta talouspalveluihin. Palveluvalikoima ja -hinnoittelu on tarkistettu suunnitelman mukaisesti ja käyttöönotettu vuoden alusta lukien. 5.3. Asiakasraportointimalli kehitetty ja käytössä Asiakasraportointimalli on kehitetty asiakkaita ja oman toiminnan seuraamista varten. Asiakaskohtaisia raportoitavia tietoja ovat mm. suoriteja laskutustiedot palvelualueittain ja toimialoittain sekä tulosyksiköittäin. Tiedot kootaan kuukausittain. Asiakasraportointisivuilta löytyvät myös palvelukuvaukset, kehityskokousten materiaalit ja muistiot sekä sopimukset. Käytännössä kaikki toiminnan suoritteet ja laskutuksen perusteet löytyvät Sharepoint -osoitteesta Yhteiset/Verkostot/Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen asiakasraportointi. Asiakasraportointisivut on otettu käyttöön keväällä 2013. Asiakaspalautekanava otettiin käyttöön 1.6.2013 lukien. Kanavan kautta voi antaa palautetta ja kehittämisehdotuksia. Palautteisiin vastataan nopeasti ja tehdään tarvittavat toimenpiteet. Palauteyhteenvedot käsitellään johtoryhmässä. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 5 12.02.2014 Sivu 14 / 37 676/02.06.01/2014 5 Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös tilanteesta 31.12.2013 Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös tilanteesta 31.12.2013 Valmistelijat / lisätiedot: Sisko Rantamäki, puh. 050 414 1080 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Anu Hilpi Johtokunta merkitsee liikelaitoksen ennakkotilinpäätöksen tilanteessa 31.12.2013 tiedoksi. Päätös Johtokunta: Johtokunta hyväksyi esittelijän ehdotuksen yksimielisesti. Oheismateriaali Selostus - Tuloslaskelma Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Liikelaitosten seurantaraportit sekä ennakkotilinpäätökset yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus Toimintavuosi on sujunut suunnitellusti ja keskeiset tavoitteet saavutettu. Ylläpidossa tilauskanta supistui 2013 lokakuusta lähtien teknisen keskuksen kilpailuttaman Pohjois-Espoon alueurakan ulkoistamisen seurauksena. Alkuvuoden suurten lumimäärien kustannukset painoivat vielä myöhään kesällä katuylläpidon tulosta.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 5 12.02.2014 Sivu 15 / 37 Lämmin syyskausi edesauttoi pensaiden ja puiden hoitoa, mutta hankaloitti metsäohjelman toteutusta. Ylijäämämaiden vastaanotossa operatiivinen toiminnan painopiste siirtyi Kulmakorven alueelta viereiselle uudelle Takapellon vastaanottoalueelle. Ylijäämämaita vastaanotettiin ennätysmäärä 1 150 000 m³. Suuri määrä johtui mm metrolouheen vastaanotosta. Louheesta ei peritä vastaanottomaksua ja sen osuus oli 420 000 m³. Pääkaupunkiseudun yhteinen sähköinen lumenvastaanottojärjestelmä käyttöönotettiin loppuvuodesta. Maanvastaanotossa palveluita on parannettu mm pidentämällä vastaanoton aukioloaikoja. Metrotyömaalta on vastaanotettu louhetta myös öisin. Hankintoja on yhdenmukaistettu ja kehitetty palvelujen käytön tehostamiseksi. Hankkeiden seurantaa ja valvontaa hyödynnetään talousraportointiin kehitetyillä ratkaisuilla. Taloudessa on pyritty ennustetarkkuuden parantamiseen kuukausittaisilla välivertailuilla ja tilauskannan arvioinneilla. Laskutus on ollut sopimusten sekä hinnastojen mukainen ja ajan tasalla. 2. Talous Valtuusto hyväksyi 9.12.13 Espoo Kaupunkitekniikka liikelaitoksen liikevaihdon lisäyksen 2,7 M.. Muutokset talousarvioon tehtiin lisäämällä sisäisiä myyntituloja 2.7 M., lisäämällä materiaalien ja palvelujen ostoa 0,7 M., lisäämällä liiketoiminnan muita kuluja 0,3 M. sekä vähentämällä henkilöstökuluja 0,8 M.. Analyysitekstissä vertailut on tehty alkuperäiseen talousarvioon. 2.1 Tuotot Toimintatulot olivat 59,05 M., tulot olivat lähes yhtä suuret kuin vuonna 2012, mutta 3,9 M. enemmän kuin oli alkuperäinen talousarvio. Tuloista suurin osa 90 %, 53 M. on tullut Tekniseltä keskukselta.. Tilakeskus liikelaitokselta on tullut 3 %, 2 M.. Muita tulolähteitä olivat mm. maamassatulot 2,5 M., puumyyntitulot 0,4 M. sekä lumenvastaanottotulot 0,5 M.. Lumenvastaanottohinnat ovat olleet Espoossa, Helsingissä ja Vantaalla samansuuruiset, koska käytämme yhtenäistä vastaanottojärjestelmää. Maamassojen vastaanoton hinta on kokonaisuutena ollut hieman halvempi kuin esim. Vantaalla. Puunmyyntihinta perustuu kilpailutukseen ja vastaavia muiden kaupunkien tietoja ei ole ollut saatavilla. Muut tulot perustuvat tilaajien kanssa tehtyihin sopimuksiin. 2.2 Kulut Toimintamenot olivat 57,37 M. 0,8 M. vähemmän kuin v 2012 ja 2,3 M. enemmän kuin oli budjetoitu.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 5 12.02.2014 Sivu 16 / 37 Henkilöstökulut olivat 1,2 M. pienemmät kuin talousarvio, koska ylitöiltä vältyttiin lumettoman syystalven johdosta. Suurin kuluerä vuonna 2013 olivat palveluiden ostot, joihin käytettiin 30,3 M.. Ne olivat kuitenkin 0,9 M. pienemmät kuin vuonna 2012. Kokonaisuutena materiaaleihin ja palveluiden ostoon käytettiin 1,0 M. vähemmän kuin v. 2012, johtuen ylläpidon palveluiden ostojen tehostamisesta ja edellä mainitusta lumentulon viivästymisestä. Budjettiin verrattuna materiaaleihin ja palveluihin käytettiin 3,2 M. enemmän, johtuen lähinnä liikevaihdon kasvusta, jolloin palvelujen ja materiaalien ostoihin on myös kulunut enemmän rahaa. Toimitilavuokrat kasvoivat 11 % vuoteen 2012 verrattuna 2.3 Tulos Tulos oli 1,7 M. ylijäämäinen ja ylitti budjetin samalla summalla (Budjetoitu 0-tulos). Ylijäämä kertyi lähinnä ylläpidon suorittamista lisätöistä sekä muista liikelaitokselta tilatuista töistä mm. liikennemerkkien ja opastekylttien valmistuksesta ja asennuksista sekä muiden palveluiden myynnistä. Näiden tulojen osuus oli 6,8 % liikevaihdosta. Tuntipalkoista kertynyt liikaveloitus sekä liikaa peritystä HAKE:n veloituksista saatiin palautuksina yhteensä 0,5 milj.. EKA (Milj. euroa) EKA Tuotannon tuki Rakentaminen Ylläpito Ympäristöpalv. YHTEENSÄ TULOT 1,8 22,9 23,5 10,9 59,1 MENOT 1,8 22,7 22,8 10,1 57,4 TULOS 0 0,2 0,7 0,8 1,7 2.4 Investoinnit Investointeihin oli budjetoitu 0,635 M., joista käytettiin lumen- ja maanvastaanottojärjestelmän aineettomin hankintoihin 0,045 M., ja konehankintoihin 0,045 M., Takapellon maanvastaanottopaikan rakentamisen investointeihin käytettiin 0,281 M., yhteensä investointeihin käytettiin 0,371 M.. Budjetoituun verrattuna oli 0,264 M. ero, johtuen siitä, että konehankintoihin käytettiin 0,06 M. vähemmän, ja Takapellon investoinnit olivat 0,2 M. vähemmän kuin oli budjetoitu. 3. Henkilöstö Henkilöstön koulutukseen on panostettu. Lakisääteistä koulutusta on järjestetty 215 henkilölle ja kuluja aiheutunut 38 000 euroa. Koulutuskulut ovat yhteensä 93 000 euroa. Suuri osa koulutuksesta on kaupungin,
Espoon kaupunki Pöytäkirja 5 12.02.2014 Sivu 17 / 37 Palveluliiketoimialan ja Espoo Kaupunkitekniikan järjestämää maksutonta koulutusta. Henkilöstökulujen toteutuma oli 15,7 M., mikä oli 1,1 M. budjetoitua arvoa pienempi. Vakinaisten ja määräaikaisten henkilömäärä säilyi samana edellisvuoteen verrattuna (357). Henkilöstökuluissa saavutettiin säästöjä, kun loppuvuoden lumettoman jakson ansiosta ylitöihin ei ollut tarvetta, arvioitu säästö oli noin 0,6 M.. Henkilöstökuluja vähensi myös kaupungin tuntipalkkaisten sosiaalikuluihin varattujen ylimääräisten rahojen tuloutus. Espoo Kaupunkitekniikalle. Palautettu summa oli noin 0,4 M.. Kunta10 -kyselyn ja Espoo Kaupunkitekniikan oman työhyvinvointikyselyn tulokset on käsitelty henkilöstön kanssa. Kyselytulosten perusteella on toimintaa kehitetty ja asetettu tavoitteita vuodelle 2014 4. Sitovat tulostavoitteet 1) Peruspääoman tuottovaatimus 5 %. Tavoite toteutui 2) Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoite toteutui. 5. Vuoden 2013 keskeiset tavoitteet Espoo Kaupunkitekniikka liikelaitoksen keskeisinä tavoitteina ovat olleet 1) Henkilöresurssit ja kaluston optimaalinen käyttö suunniteltu. Tavoitteeseen on päästy mm henkilöstön kausisiirtosuunnitelmalla, kalustosuunnitelmalla, kaluston käyttöasteseurannan käyttöönotolla ja GPS seurannan avulla. Kaluston käyttöasteen mittaukset on aloitettu keväällä 2013. Aurausreitit on optimoitu GPS seurantatulosten analysointien perusteella. Työaikaa on katuylläpidossa hieman aikaistettu. Yksityisen kaluston käytön tehokkuuden seuranta on aloitettu ja tehdyn tutkimuksen tuloksia on hyödynnetty maansiirtokoneiden kilpailutuksessa. Kaluston käytön tehostamiseksi otetaan käyttöön ns. kalustopankki vaiheittain vuoden 2014 aikana, jolloin edistetään mm. työmaiden välistä kalustovaihtoa. 2) Rakentamisen tarjouslaskenta ja projektiseuranta on yhtenäistetty ja systematisoitu. Rakentamisen kaikki tarjoukset laaditaan keskitetysti samalla ohjelmalla ja projekteja seurataan uudistetun toimintamallin mukaan laatimalla hankeselostus, taloudellinen loppuselvitys sekä kuukausittainen taloudellinen ja tilauskannan seurantaraportti. Mahdolliset haasteet kirjataan ja otetaan huomioon tuotannon suunnittelussa. Kustannuslaskentaan osallistuva henkilöstö on läpikäynyt tarjouslaskentaohjelmistokoulutuksen.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 5 12.02.2014 Sivu 18 / 37 3) Tilauskannan seuranta on ajan tasalla. Tilauskantaa seurataan rakentamisen kuukausiraporteissa. Ylläpidossa tilauskanta on ollut sopimuksen mukaista. Lisätöitä seurataan uudella tilausjärjestelmällä. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 6 12.02.2014 Sivu 19 / 37 677/02.06.01/2014 6 Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös tilanteesta 31.12.2013 Valmistelijat / lisätiedot: Päivi Turunen, puh. 050 526 2159 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Maija Lehtinen Johtokunta merkitsee liikelaitoksen ennakkotilinpäätöksen tilanteessa 31.12.2013 tiedoksi. Käsittely Päätös Toimitusjohtajan sijaisena asian esitteli palvelujohtaja Aija Leino. Johtokunta: Johtokunta hyväksyi esittelijän ehdotuksen yksimielisesti. Oheismateriaali Selostus - Tuloslaskelma Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Liikelaitosten seurantaraportit sekä ennakkotilinpäätökset yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus Espoo Kiinteistöpalvelujen toiminnan riskikartoitus toteutettiin liikelaitoksen johdon ja konsernihallinnon riskipäällikön yhteistyöllä kevään aikana. Liikelaitoksen riskiprofiilissa on yhteensä 37 riskiä, joista 18 on hallinnoitu toimivalla tavalla, 19 on hallittu kohtalaisesti ja kahden riskin hallintakeinot eivät ole riittävät. Työ toiminnan riskien tunnistamiseksi, hallinnoimiseksi ja ennakoimiseksi jatkuu.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 6 12.02.2014 Sivu 20 / 37 Toimialojen kanssa on pidetty useita pieniä kehityskokouksia eri ajankohtaisten aihealueiden ympäriltä ja toimintaa on kehitetty saatujen palautteiden mukaan. Erityisesti on keskitytty uusien Apuvälinekorjauspalvelut ja Huoltokuljetukset -yksiköiden palvelujen kehittämiseen yhteistyössä Sosiaali- ja terveystoimen kanssa Puolarmetsässä ja Aurorakodissa. Puolarmetsän ja Aurorakodin sisäiset huoltokuljetukset siirtyivät liikelaitoksen palvelutuotteeksi 1.4 alkaen. Huoltokuljetusten palvelukuvaukset on päivitetty ja toimintaa kehitetään Sosiaali- ja terveystoimen. Puolarmetsän ja Aurorakodin henkilöstön sekä Espoo Cateringin kanssa. Tilakeskus-liikelaitoksen kanssa on pidetty kuusi seurantakokousta ja yksi yhteinen kehittämispäivä, jossa käsiteltiin kiinteistöjen kunnossapidon ja kiinteistönhoidon toimintaa ja liikelaitosten yhteistyön muotoja. Kiinteistönhoidossa otettiin käyttöön Tilakeskuksen hankkima Granlund Manager -huoltokirja. Liikelaitoksen kehityskokous eri toimialojen kanssa pidettiin 12.6. Kehityskokouksista saadun palautteen perusteella toimialat ovat olleet kohtalaisen tyytyväisiä liikelaitoksen palvelujen ja toiminnan suuntaan ja saamiinsa palveluihin. Kehityskokouksessa nousi esiin erityisesti kehittämiskohteiksi käyttäjäpalvelujen laskutuksen yksinkertaistaminen ja tiedottamisen parantaminen. Palvelusopimukset ja palvelukuvaukset on päivitetty asiakkaiden kanssa vuoden alussa. Kunnossapidon korjausten tiedottamista on parannettu kevään aikana uuden viestintästrategian mukaisesti. Liikelaitoksen kunnossapidossa on ottanut käyttöön korjausten info-tiedotteet ja suuremmissa korjauksissa korjauskohteen työmaakyltit. Siivouspalveluissa toimistosiivouksen ja terveyskeskusten siivouksen mitoitusta on päivitetty. Toimistotiloissa käyttöön otettu 2Team -malli on lisännyt siivouksen tehokkuutta ja parantanut laatua. Asiakaspalveluosaamista on parannettu, lähes 600 työntekijää osallistui asiakaspalvelukoulutukseen. Lisäksi järjestettiin kiinteistönhoidolle kiinteistötraktoreiden koneenhallinta- ja ajokoulutusta. 2. Talous Valtuusto hyväksyi 9.12.2013 Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen tuloksen parannuksen 1,3 milj. eurolla. Budjetoidut menot pienennettiin siivouspalveluissa, joissa alennettiin henkilöstökuluja 850 000 euroa sekä palvelujen ostoja 450 000 euroa. Tulojen korotusta ei tehty. Alla oleva vertailu on tehty alkuperäiseen budjettiin. Liikelaitoksen tuloksen arvioidaan olevan 2,8 milj. euroa ylijäämäinen. Tuotannon tuen kulujen vyörytysten jälkeen yksiköiden tulokset ovat seuraavanlaiset: siivouspalveluissa ylijäämä on 2 milj.euroa, aula- ja turvallisuuspalveluissa ylijäämä on 0,6 milj. euroa, kiinteistönhoitopalvelujen ylijäämä on 0,4 milj. euroa ja kunnossapitopalvelut lähes budjetoidun mukainen alijäämä on 0,07 milj.euroa. Apuvälinekorjaukset ja hoitolaitosten huoltokuljetukset olivat yhteensä alijäämäiset 0,2 milj. euroa.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 6 12.02.2014 Sivu 21 / 37 Ylijäämät johtuvat toiminnan tehostamisesta sekä tilattujen korjaustöiden suuresta määrästä. Tilakeskus liikelaitoksen kanssa pidetään kerran kuukaudessa seurantapalaveri kunnossapidon ja kiinteistöhoidon kustannusten ja töiden seurannasta, joissa on sovittu vuosi- ja perusparannustöiden lisätilaukset sekä kiinteistöhoidon lumityöt sekä jätekustannusten ylitykset. Harmaan talouden torjuntamalli on käytössä. 2.1 Tuotot Toiminnan tuotot ovat 63,2 milj. euroa. Tulot nousivat 9,6 milj. euroa, johtuen uusista tilauksista. Kunnossapidossa vuosi- ja peruskorjauksissa tulot ylittivät 4,5 milj. euroa, kiinteistönhoidossa ylitys oli 0,7 milj. euroa, palveluverkkorahoilla tehtävistä muutostöistä tuotot kasvoivat 0,8 milj. euroa ja käyttäjäpalveluista 3,1 milj. euroa ja aula- ja turvallisuuspalveluissa 0,1 milj. euroa sekä ulkoisista tuloista 0,5 milj. euroa budjetoitiin nähden. 2.2 Kulut Toiminnan kulut ovat 60,2 milj. euroa. Kulut ylittävät korjatun budjetin 8,1 milj. eurolla. 2.3 Tulos Tilikauden tuloksen arvioidaan olevan +2,8 milj. euroa. Henkilöstömenot alittuivat 1,8 milj. euroa. ja palvelujen ostot ylitys on 7,8 milj. euroa alkuperäiseen budjettiin nähden, aineissa ja tarvikkeissa ylitys on 0,6 milj. euroa sekä vuokrissa 0,2 milj. euroa. (milj. euroa) Siivouspalvelut Rakennustekniset kunnossapitopalvelut Kiinteistönhoitopalvelut Aula- ja turvallisuuspalvelut Apuvälinekorjauspalvelut ja huoltokuljetukset Yhteensä TULOT 19 678 27 331 10 857 4 650 725 63 241 MENOT 17 575 27 287 10 374 4 004 897 60 137 TULOS 2 103 44 483 646-172 3 104 Rah.kulut 82 114 45 19 3 263 Poistot 2 3 21 0 0 26 Yli-/alijäämä 2 019-73 417 627-175 2 815 Siivouspalvelut ylittävät tulostavoitteen. Tuotannon tuen vyörytyksiin oli varattu selvästi toteutuneita enemmän varoja ja budjetoinnissa oli varauduttu 1 % tuottovaatimukseen, joka pudotettiin 0 %.ksi Lisäksi siivouspalvelut ovat ottaneet käyttöön uuden toimistosiivoustoimintamallin, joka on vähentänyt sijaisten tarvetta ja vapauttanut mitoitusta. Myös muu mitoitustyö etenee. Näin ollen henkilöstökustannukset ja palvelujen ostot ovat alentuneet. Vuonna 2014 siivouksen yksikköhintoja alennetaan -5%.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 6 12.02.2014 Sivu 22 / 37 Aula- ja turvallisuuspalvelut ylittävät tulostavoitteen. Aula- ja turvallisuuspalveluissa on kehitetty sijaistustoimintoa, jolla on saatu palvelujen ostot hallintaan. Kunnossapito alittivat tulostavoitteen. Kunnossapidon liikevaihto on kasvanut budjetista liki 10 milj. euroa. Palveluverkkotyöt sekä sisäilmakorjaukset ovat olleet merkittävä osa kasvaneesta liikevaihdosta. Kasvanut korjaustöiden määrä, on lisännyt myös menoja. Sähkötekniset kunnossapitotyöt palveluyksikön apuvälinekorjauspalvelut ovat alittaneet budjetin. Apuvälinekorjauspalvelut sisältävät myös huoltokuljetukset. Joulukuussa sosiaali- ja terveystoimelle hyvitettiin 145 000 euroa. Kiinteistönhoitopalvelut ylittävät tulostavoitteen. Kiinteistönhoidossa on säästetty erityisesti henkilöstökuluissa koska sijaistuksiin ei ole otettu vuokratyövoimaa. Tuotannon tuki yksikkö alitti budjetin 0,436 milj. eurolla. Tuotannon tuen menot ovat 3 milj,euroa,. Pali / Hallinto- ja kehittämisyksikkö alensi laskutustaan 87 000 eurolla. Lisäksi on saatu alennettua menoja henkilöstökuluissa 0,06 milj, euroa ja aine- ja tarvikehankinnoissa 0,4 milj eurolla. 2.4 Investoinnit Koki -tietopalvelun kehittämiseen on investoitu 29 000 euroa (budjetti 120 000 euroa). 3. Henkilöstö Espoo Logistiikasta siirtyi Puolarmetsän ja Aurorakodin huoltokuljetukset yksikön 9 työntekijää liikelaitokseemme 1.4. Huoltokuljetukset liitettiin Sähkötekniset kunnossapitotyöt palveluyksikön Apuvälinekorjauspalvelut yksikköön. Liikelaitoksessamme 31.12. oli 659 työntekijää, joista 631 on vakituisia ja 28 määräaikaisia. Naisia on yhteensä 339 ja miehiä 320. Työntekijät palveluyksiköittäin jakautuvat seuraavasti, tuotannon tuki 12, siivouspalvelut 347, kiinteistönhoitopalvelut 114, aula- ja turvallisuuspalvelut 91 sekä rakennustekniset, sähkötekniset ja LVIA tekniset kunnossapitotyöt 95, joista tuntipalkkaisia on 43. Oppisopimusoppilaita oli yhteensä 17, joista yhdeksän kiinteistönhoidossa, neljä siivouspalveluissa, kaksi kunnossapidossa ja kaksi aula- ja turvallisuuspalveluissa. Työllistettäviä tai työkokeilussa oli seitsemän, joista 5 kiinteistönhoidossa ja 2 siivouspalveluissa. Kunta10 -kyselyn tulokset on käsitelty henkilöstön kanssa työpistekokouksissa. Kyselyn tulosten perusteella esiin nousseet kehitysehdotukset otetaan käsittelyyn syksyn aikana. Kehityskeskustelut henkilöstön kanssa on käyty. Henkilöstön koulutukseen on panostettu. Ensiapu, tulityö ja työturvallisuuskoulutuksia on järjestetty liikelaitoksessa keskitetysti kaikille työntekijöille. Kiinteistönhoitajat ovat jatkaneet talotekniikkakoulutuksessa ja heille on järjestetty myös
Espoon kaupunki Pöytäkirja 6 12.02.2014 Sivu 23 / 37 kalustonajokoulutusta yhteistyössä Espoo Logistiikan ja Omnian kanssa. Esimiehet ovat osallistuneet kaupungin johtamiskoulutukseen ja liikelaitoksesta on osallistuttu toimialan yhteisiin prosessiryhmiin. 4. Sitovat tulostavoitteet 1) Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia. Tavoite toteutuu. 2) Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoite toteutuu. 5. Vuoden 2013 keskeiset tavoitteet 1) Kohteessa palvelevat henkilöt toimivat yhteisvastuullisesti Kohdekohtaisten palvelujen yhteistyön kehittämissuunnitelma valmis 6/2013 Kohteen kokonaisetu on huomioitu palvelukonseptissa 12/2013 Tavoite toteutuu osittain. Projektin tavoitteena on käyttäjien arjen helpottaminen kohteissa Espoo Kiinteistöpalvelut liikelaitoksen työntekijöiden ja esimiesten yhteistoimintaa lisäämällä. Kehittämisen kohteiksi on valittu isot koulut (yli 400 oppilaan yläasteet ja lukiot), joissa liikelaitoksen työntekijöinä ovat vahtimestari, laitoshuoltaja ja kiinteistönhoitaja. Koulujen lisäksi pilottikohteina ovat toimineet suurimmat Sosiaali- ja terveystoimen kohteet, Espoon sairaala ja Aurorakoti. Näissä liikelaitoksen toimijoita on vielä enemmän kuin kouluissa koska siellä toimivat myös apuvälinekorjaajat ja huoltokuljetusten henkilöstöä. Myös Kalajärven monitoimitalo, jossa on useiden toimialojen käyttäjiä, valittiin kohteeksi. Projektissa parannetaan jatkossa esimiesten ja työntekijöiden yhteistyötä niin, että esimiesvastuu jaetaan kohteittain ja työntekijöiden yhteistyötä hiotaan niin, että toiminta on sujuvaa, tunnetaan toisten vastuualueet ja annetaan toisille apua ongelmatilanteissa. Projektin loppuvaiheessa myös käyttäjät otetaan mukaan kohdekokouksiin. Ensimmäinen tavoite on kuitenkin liikelaitoksen sisäisen yhteistyön kehittäminen. Tavoitteen toteuttaminen jatkuu myös vuoden 2014 päätavoitteena. Lopullinen tavoite on asiakaspalvelun parantaminen ja asiakasymmärryksen lisääminen. 2) Laskutusmenettely toimii Suunnitelma valmis 4/2013 Laskutus on oikea-aikaista 12/2013 Tavoite on toteutunut. Laskutus on manuaalista ja se tehdään adeilla tai Community-ohjelmalla. Laskutustilanne on saatu ajan tasalle ja laskutus
Espoon kaupunki Pöytäkirja 6 12.02.2014 Sivu 24 / 37 perustuu aina palvelusopimuksiin ja yksittäisiin lisätilauksiin. Käyttäjäpalvelujen laskutus tehdään erillisenä laskutuksena. Tavoitteena on kehittää liikelaitoksen laskutusta niin, että laskutus tapahtuu jatkossa töittäin ja palveluittain, laskutuksen ajantasaisuus parantaa ennustettavuutta ja että laskutus tapahtuu automaattisesti tuotannonohjausjärjestelmän avulla. 3) Tuotannossa käytössä yhteiset toimintamallit Yhteiset toimintamallit on kehitetty 6/2013 Yhteiset toimintamallit ovat käytössä 12/2013 (omavalvonta, ostopalvelujen valvonta, viestintä) Tavoite toteutuu osittain. Tavoitteena on kehittää liikelaitoksen toimintaa niin, että kaikissa palveluyksiköissä ja palvelualueilla toiminta perustuu samoihin yhteisesti määriteltyihin prosesseihin. Yhtenäinen toiminta tehostaa palveluyksiköiden ja liikelaitoksen toimintaa ja taloudellisuutta. Tilakeskus -liikelaitos aloitti syksyllä 2013 Toimitilakäsikirja -projektin, johon liikelaitoksemme osallistuu. Toimitilakäsikirjassa kuvataan kaikki kiinteistöihin liittyvät palvelut ja toimitilakäsikirjan tuottajaosan päivitys luo meille perustan toimintamalleille. Toimintamallien yhtenäistämiseksi on tehty useita erillisiä ohjeita, jotka on tarkoitus koota yhteen toimintamallit - ja prosessit kansioon. Sisäisen vastuunjaon selventämiseksi on laadittu vastuunjakotaulukko, joka on jalkautettu palveluyksiköissä vuoden lopun aikana. Toimintamallien yhtenäistäminen jatkuu edelleen. Suuren avun siihen tuo käyttöönotettava toiminnanohjausjärjestelmä, jonka tilaaja on ostanut ja jonka käyttöön se meidät velvoittaa. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 7 12.02.2014 Sivu 25 / 37 678/02.06.01/2014 7 Espoo Logistiikka -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös tilanteesta 31.12.2013 Valmistelijat / lisätiedot: etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Kari Sirviö Johtokunta merkitsee liikelaitoksen ennakkotilinpäätöksen tilanteessa 31.12.2013 tiedoksi. Päätös Johtokunta: Johtokunta hyväksyi esittelijän ehdotuksen yksimielisesti. Oheismateriaali Selostus - Tuloslaskelma Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Liikelaitosten seurantaraportit sekä ennakkotilinpäätökset yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus 1.1 Asiakkaat Toimialojen kanssa käytiin toukokuussa kehyskokoukset. Kehyskokouksista saadun palautteen perusteella toimialat ovat olleet tyytyväisiä liikelaitoksen palveluyksiköiden tuottamiin palveluihin. Palvelusopimukset asiakkaiden kanssa on päivitetty. Kuljetus- ja varastopalvelut -palveluyksikkö on tehostanut asiakkaille tiedottamista.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 7 12.02.2014 Sivu 26 / 37 1.2 Palvelut Kuljetus- ja varastopalveluista on siirtynyt 1.4.2013 alkaen Puolarmetsän sairaalan ja Aurorakodin sisäiset kuljetukset Espoo Kiinteistöpalvelut - liikelaitokseen sekä lisäksi 1.5.2013 alkaen ei-kiireellinen potilaskuljetus HUS-Logistiikkaan. Kuljetus- ja varastopalveluissa sekä postipalveluissa suoritteiden määrä/henkilömäärä on kasvanut. Muiden palveluyksiköiden osalta suoritemäärät ovat pysyneet pääosin samansuuruisina kuin vuonna 2012. Mankkaan toimipisteessä sijaitsevan sähköautojen pikalatauspisteen toiminta on saatu palvelemaan myös julkista käyttöä. 2. Talous Valtuusto hyväksyi 9.12. Espoo Logistiikka -liikelaitoksen tuloksen parannuksen 390 000 euroa ja muutokset talousarvioon tehtiin poistamalla hoitotarvikkeista 390 000 euroa. Analyysitekstissä vertailu on tehty alkuperäiseen talousarvioon. 2.1 Tuotot Liikevaihdon toteuma on 16,3 milj. euroa ja se alittaa talousarvion 0,9 milj. euroa johtuen varastotarvikkeiden hintojen alenemisesta. Liiketoiminnan muut tuotot ovat 0,4 milj. euroa. Tuotot ovat yhteensä 16,7 milj. euroa. 2.2 Kulut Materiaalien ja palvelujen toteuma on 9,5 milj. euroa ja se alittaa talousarvion 1,5 milj. euroa. Aineet ja tarvikkeet alittavan talousarvion 1,3 milj. euroa johtuen varastotarvikkeiden hintojen alenemisesta ja palvelujen ostojen vähenemisestä 0,2 milj. euroa. Liiketoiminnan muut kulut ylittävät talousarvion 0,1 milj. euroa johtuen ajoneuvokaluston vakuutusmaksujen kasvusta. 2.3 Tulos Tilikauden tulos on 0,8 milj. euroa ylijäämäinen. Tulos sisältää joulukuulle kirjatun poistoeron lisäyksen 0,2 milj. euroa. Yksiköittäin tulos jakautuu alla olevan taulukon mukaisesti. Poistoeron lisäystä ei ole huomioitu yksikkötasolla. LOG (Milj. euroa) Vaihdepalvelut Painatus- ja postipalvelut Auto- ja konepalvelut Kuljetus- ja varastopalvelut Kiinteistö Yhteensä TULOT 0,9 2,0 8,0 5,3 0,5 16,7 MENOT 0,8 2,1 7,4 5,2 0,6 16,1 TULOS 0,1-0,1 0,6 0,0-0,1 0,6
Espoon kaupunki Pöytäkirja 7 12.02.2014 Sivu 27 / 37 2.4 Investoinnit Investoinnit toteutuivat 2,2 milj. euron suuruisena ja jäivät 0,4 milj. euroa alle talousarvion. Toteutuneet investoinnit olivat talousarviota pienemmät johtuen ajoneuvojen toimitusten viivästymisestä seuraavalle vuodelle. Auto- ja konepalvelut -palveluyksikkö on määritellyt hankinnoissa noudatettavat investointiperiaatteet. Harmaan talouden torjuntamalli on käytössä. Hankinnoissa on huomioitu kestävän kehityksen periaatteet. 3. Henkilöstö Henkilöstömäärä oli vuoden alussa 72 henkilöä. Tilanteessa 31.12.2013 henkilöstömäärä oli 47 henkilöä. Henkilöstömäärän väheneminen johtuu suurelta osin Kuljetus- ja varastopalvelut -palveluyksikön toiminnan uudelleenorganisoinnista, jossa Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitokseen siirtyi yhdeksän työntekijää. Lisäksi Kuljetus- ja varastopalveluista on siirtynyt kahdeksan työntekijää HUS-Logistiikkaan. Alkuvuoden aikana eläkkeelle on jäänyt 3 henkilöä eikä heidän tilalle samoihin tehtäviin ole palkattu uusia henkilöitä. Kunta10 -kyselyn tulokset on käsitelty henkilöstön kanssa ja kyselystä esille nousseet aiheet on tiedostettu. Kyselystä esille nousseet kehitysehdotukset on käsitelty työpistekokouksissa. Kehityskeskustelut henkilöstön kanssa on käyty. Henkilöstön osaamisen kehittämiseen on panostettu. Esimiehet ovat osallistuneet kaupungin johtamiskoulutukseen. Toiminnassa huomioidut riskit on kartoitettu yhdessä henkilöstön kanssa. Liikelaitoksesta on osallistuttu toimialan yhteisiin prosessiryhmiin. Vuoden alusta toimialalla aloitettiin controller -toiminta kaikissa liikelaitoksissa. Toiminnalla tavoitellaan hyvää talouden analysointia, ennustamista sekä tukea johdon päätöksentekoon. 4. Sitovat tulostavoitteet 1) Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia. Tavoite toteutuu. 2) Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoite toteutuu. 5. Vuoden 2013 keskeiset tavoitteet 5.1 Henkilökuljetusten haltuunotto Projektisuunnitelma, kilpailutukset ja hankintapäätökset toteutuivat suunnitelman mukaan. Alihankinnat käynnistyivät suunnitelman mukaan. 5.2 Varastopalvelujen uusi toimintamalli on laadittu ja hyväksytty Projektisuunnitelma hyväksyttiin suunnitelman mukaan. Kilpailutukset ja hankintapäätös sekä testaus siirtyivät vuoden 2014 alkuun. 5.3 Investointien hallinta Investointisuunnitelma ja investointiperiaatteet toteutuivat suunnitellusti. Tiedoksi
Espoon kaupunki Pöytäkirja 8 12.02.2014 Sivu 28 / 37 679/02.06.01/2014 8 Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös tilanteesta 31.12.2013 Valmistelijat / lisätiedot: Seija Rupponen, puh. 043 825 1527 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Petteri Mussalo Johtokunta merkitsee liikelaitoksen ennakkotilinpäätöksen tilanteessa 31.12.2013 tiedoksi. Päätös Johtokunta: Johtokunta hyväksyi esittelijän ehdotuksen yksimielisesti. Oheismateriaali Selostus - Tuloslaskelma Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Liikelaitosten seurantaraportit sekä ennakkotilinpäätökset yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus Espoo Talouspalvelut -liikelaitos aloitti toimintansa 1.1.2013. Kehityskokous asiakkaiden kanssa toteutettiin alkuvuodesta hieman edellisvuodesta poikkeavalla tavalla. Kokouksen antia on jatkotyöstetty eri palvelualueilla ja useissa prosessikohdissa on saavutettu merkittäviä parannuksia. Liikelaitoksen työntekijöitä on kannustettu ideoimaan parempia palveluprosesseja ja työvaiheiden parannuksia. Työtehtävien uudelleenjärjestelyt ovat edenneet hyvin ja lähes kaikissa tehtävissä on siirrytty tiimityöskentelyyn jolla on saatu varmistettua tehtävien häiriötöntä etenemistä varsin onnistuneesti. Työntekijät ovat enimmäkseen suhtautuneet positiivisesti tehtäväalueittensa laajennuksiin, sillä samalla se