Espoon kaupunki Pöytäkirja 14. Valmistelijat / lisätiedot: Pirkko Hagerlund, puh etunimi.sukunimi@espoo.fi

Transkriptio

1 Sivu 1 / 1 517/ / Espoo Catering -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös ja tilannekatsaus Valmistelijat / lisätiedot: Pirkko Hagerlund, puh etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Minna Ahola Johtokunta merkitsee liikelaitoksen ennakkotilinpäätöksen ja kokouksessa saadun tilannekatsauksen tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. - Tuloslaskelma Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Liikelaitosten seurantaraportit sekä ennakkotilinpäätökset yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus 1.1 Yleistä Uudistuneet valtakunnalliset ravitsemussuositukset otettiin huomioon toiminnassa ja suosituksista tiedotettiin asiakkaille. Ravitsemuksellisista syistä valmiiden kappaleruokien osuutta ruokalistoilla vähennettiin. Ruokatuotantoprosessien noudattamista seurattiin ristiinarvioinnein.

2 Sivu 2 / 2 Ruokaan ja ravitsemukseen liittyvien haasteellisten asiakaspalautteiden ja yhteydenottojen määrä kasvoi. Valtakunnalliselle hävikkiviikolle osallistuttiin syyskuussa ja ilmastopäivän lounas tarjottiin marraskuussa. Ekotukihenkilöiden ja ympäristöpassin suorittaneiden määrä kasvoi. Ekotukihenkilöitä oli vuoden lopussa 46 ja ympäristöpassin suorittaneita 200. Etelä-Suomen aluehallintovirastolle tehtiin suunnitelma päivittäistavarahuollon varautumis- ja jatkuvuussuunnittelusta. Siinä kuvattiin ruokahuollon järjestäminen vakavien häiriötilanteiden aikana. 1.2 TATU -ohjelman toimeenpano, tulokset ja vuoden 2015 näkymät TATU -ohjelman mukaisesti toiminnan tärkeimmäksi tavoitteeksi asetettiin tuottavuutta edistävien prosessien kehittäminen ja tarkistaminen sekä Aromi -ruokatuotantojärjestelmän edelleen hyödyntäminen. Aromi-järjestelmän käyttöä lisättiin. Vuoden loppuun mennessä kaikki tuotantokeittiöt edustuspalveluita lukuun ottamatta ostivat tuotteensa Aromilla ja kaikki elintarviketoimittajat olivat sen piirissä. Aromi-järjestelmän käyttöä lisäämällä tarkennettiin ostojen oikeellisuutta. Aromin laajentaminen päiväkotien sähköisiin ateriatilauksiin sekä Cateringin palvelukeittiöihin ja edustuspalveluihin aloitettiin. Laajentaminen mahdollistaa palvelukeittiöiden ostolaskujen automaattisen kohdistamisen ja päiväkotien sisäisen laskutuksen automatisoinnin vuosien 2015 ja 2016 aikana. Vuonna 2015 Aromi -järjestelmän käyttöä laajennetaan koskemaan sähköistä lähetyslistaa ja sen piirissä olevien toimittajien määrää lisätään. Aterioiden kuljetusreitit saatiin entistä taloudellisimmiksi keittiöiden lähetystoimintaa yhtenäistämällä. Työvoimanvuokrauspalvelujen käyttöä tarkennettiin ja loma-aikoina työvoimanvuokrauspalveluja ostettiin vain akuuteissa tilanteissa. Keittiöissä tehtiin kaksi kertaa varastoinventaariot ja varastoissa olevien tarvikkeiden arvo väheni verrattuna vuoden takaiseen tilanteeseen. Biojätemäärää vähennettiin. Ylijäämäruoan myynti aloitettiin kahdessa henkilöstöravintolassa ja sitä kokeiltiin yhdessä alakoulussa. Vuonna 2015 ylijäämäruoan myyntiä laajennetaan. Varhe -maksut vähenivät edellisestä vuodesta 15 prosenttia. Sisäisissä palveluissa tietotekniikkapalvelut alittivat arvion. Keskuskeittiön suunnittelussa keskityttiin ruokatuotantoon liittyvien eri työvaiheiden tuottavuutta edistäviin ratkaisuihin ja tilatehokkuuden parantamiseen. Laite- ja talotekniikkasuunnittelussa otettiin huomioon laitteiston hyödyntäminen prosessitehokkaasti ja energian kulutus sekä lämpöenergian hyödyntäminen ja talteenotto. Vuonna 2017 valmistuvan

3 Sivu 3 / 3 keskuskeittiön toiminnan vakiinnuttua käyttökustannusten arvioidaan vähenevän 1 milj. euroa. Osana toimialan talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelmaa perustettiin Espoo Cateringin organisaatiovaihtoehdot -projekti, jonka tavoitteena on selvittää malli, jolla kaupungin tarvitsemat ruokapalvelut voidaan tuottaa lakia noudattaen, kokonaistaloudellisesti ja sosiaalinen tarkoituksenmukaisuus huomioiden. 2. Talous 2.1 Tuotot Liikevaihdon alitus, on 0,9 milj. euroa, johtuu sekä sisäisten että ulkoisten ostajien arvioitua pienemmistä asiakasmääristä. Talousarviossa ennakoitiin vanhusten kotiateriapalvelujen myynnin nousevan, mutta aterioiden määrät laskivat 13,7 prosenttia edellisestä vuodesta. Lisäksi pitkäaikaishoidossa ja Espoon sairaalassa ostot alittivat arvion. Ulkoisissa tuotoissa koulujen välipalanmyynti ja tilaustarjoilut vähenivät. 2.2 Kulut Tarvikkeet alittivat muutetun talousarvion 1,2 milj. euroa, mikä kohdistuu elintarvikkeisiin. Asiakasmäärän väheneminen pienensi vastaavasti elintarvikkeiden käyttöä. Tukkutoimittaja vaihtui kesäkuussa edellisen toimittajan kieltäytyessä optiovuosista liian alhaisten hintojen vuoksi. Tukkutoimittajan vaihdon vaikutus hintoihin ja muiden elintarvikkeiden hintojen muutokset olivat arvioitua maltillisempia. Palvelujen ostot alittivat talousarvion 0,4 milj. euroa, mikä kohdistuu ateriakuljetuksiin (0,1 milj. euroa) sekä työvoimanvuokrauspalvelujen (0,1 milj. euroa) ja sisäisten palvelujen (0,2 milj. euroa) ostoihin. 2.3 Tulos Tulos ylitti talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman tuloksenparannustavoitteella korjatun talousarvion 0,9 milj. euroa. Tuloksen ylitykseen vaikuttivat elintarvikkeiden hintojen muutosten maltillisuus sekä tehdyt TATU -ohjelman mukaiset tuottavuustoimenpiteet. 3. Henkilöstö Henkilöstömäärä oli 487 henkilöä. Lisäys vuodesta 2013 oli kuusi henkilöä. Espoo Catering oli mukana kaupungin sosiaalisen työllistämisen ja Työtä päin! sekä työkokeilun kautta oppisopimukseen hankkeissa. Kesätyöntekijöitä palkattiin yhdeksän, joista yksi oli erityisnuori. Henkilöstön työkykyindeksin mukaan 86 % Espoo Cateringin henkilöstöstä jatkaisi melko todennäköisesti nykyisissä tehtävissään. Turvallisuuskävelyt tehtiin kaikissa keittiöissä. Työtapaturmailmoitukset vähenivät edellisestä vuodesta 27 prosenttia.

4 Sivu 4 / 4 Lomatoimintaa tehostettiin ja lomaprosessi uudistettiin kesän 2015 lomasuunnittelua varten. 3.1 Investoinnit Investoinneista ostettiin sitovan tulostavoitteen mukaisesti ruoankuljetusvaunuja eurolla. 4. Tavoitteet 4.1 Sitovat tulostavoitteet 1. Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia. Tavoite toteutui. 2. Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoite toteutui. 3. Investoinnit ovat maksimissaan euroa. Tavoite toteutui Vuoden 2014 keskeiset tavoitteet Keskeiset toiminnalliset tavoitteet olivat keskuskeittiön valmistuminen ja asiakastyön kokonaisvaltainen kehittäminen sekä ammattitaitoisen työvoiman saaminen ja pysyminen. Keskuskeittiön tuotantoprosessien tuottavuutta tarkistettiin ja osallistuttiin rakennussuunnittelun ohjaukseen. Keskuskeittiön ruokatuotantoa varten testattiin reseptejä ja arvioitiin eri raaka-aineiden soveltuvuus tuotantoon. Asiakaspalvelujen periaatteet otettiin käyttöön ja niiden toteutumista seurattiin. Sopimus- ja tilaaja-asiakkaille tehdyn asiakastyytyväisyyskyselyn tulos oli hyvä 3,43. Valtakunnallinen kouluruokadiblomi saatiin kuudelle koululle. Asiakasraateja ja yhteistyöryhmiä, joissa käsiteltiin ruokailuun liittyviä asioita, oli 26. Espoo Cateringin asiakaslehden ilme uudistui vuoden alussa ja lehden lataus mobiililaitteilla mahdollistui. Espoo Cateringin Facebook- sivujen kävijämäärä kasvoi. 5. Riskit Oleellisinta riskiä, asiakkaan sairastumista tarjotusta ruoasta, ehkäistiin omavalvontaohjelman mukaisella toiminnalla. Omavalvontaohjelma uudistettiin vuoden lopussa. Elintarviketutkimustulosten perusteella annossalaattien kylmäketjua ja tarjoilulämpötilaa parannettiin. Erityisruokavalioprosessi uusittiin ja koulutetaan henkilöstölle keväällä Ammattitaitoisen työvoiman saamiseksi ja pysymiseksi laadittu palkkarakenneuudistus valmistui ja otetaan käyttöön vuonna Maahanmuuttajataustaisten henkilöiden rekrytoinnin helpottamiseksi tehtiin yhteistyössä Vantaan Vantin, Palmian, Kauniaisten kaupungin ja Seuren kanssa kielitaidon arviointityökalu catering-alalle. Tiedoksi

5 Sivu 5 / 5 14 Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös ja tilannekatsaus Valmistelijat / lisätiedot: Anne Leino, puh etunimi.sukunimi@espoo.fi 517/ /2015 Päätösehdotus Toimitusjohtaja Auli Hackman Johtokunta merkitsee liikelaitoksen ennakkotilinpäätöksen ja kokouksessa saadun tilannekatsauksen tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. - Tuloslaskelma Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Liikelaitosten seurantaraportit sekä ennakkotilinpäätökset yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus 1.1 Yleistä Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen toiminta on toteutunut suunnitelman mukaisesti. Kaupunkitasoiset HR- palvelut ja työterveyspalvelut on tarjottu sovitussa laajuudessa. Talous on hallinnassa ja edellytetyt talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman tavoitteet on saavutettu. Toiminnan tavoitteiden toteutumista uhkaavat riskit on kartoitettu ja arvioitu niiden vaikutukset toimintaan sekä on määritelty hallintatoimenpiteet. Palveluliiketoimen asiakastyytyväisyyskyselyssä tuloksemme oli 3,03 (asteikolla 1-4). Tulos on samaa tasoa kuin edellisvuonna.

6 Sivu 6 / 6 Palvelussuhdepalvelujen HR -neuvomoon yhteydenottoja oli vuoden aikana kpl. Valmistelutehtäviä oli kpl, joissa pääpaino määrällisesti oli työkokemuslisien laskennassa ja palvelutodistusten valmistelussa. Loppuvuodesta otettiin käyttöön Timecon - työajanseurantajärjestelmän Reg@ Web -sähköinen toiminnallisuus kaupungilla. Henkilöstön kehittämispalvelujen koulutustarjonta toteutui suunnitellusti. Koulutus- ja hyvinvointitilaisuuksien osallistujia oli Kunta 10 seurantatutkimus kaupungin henkilöstölle koordinoitiin syksyllä ja tutkimustulokset saadaan toimialojen käyttöön tammikuun lopulla. Koulutuksenhallintaohjelma Lyyti otettiin käyttöön loppuvuodesta. Rekrytointipalveluissa toteutui rekrytointeja kpl ja kesätyöpaikkoja oli tarjolla 630. Hakemuksia kaupungille saapui kpl. Haastatteluja tehtiin 723 kpl ja loppuvuodesta käyttöönotetulla videohaastattelutyökalulla 129 kpl. Syksyllä uudistettu rekrytointi-ilmoittelu toi säästöä kaupungille. Uuden oppisopimusmallin ansiosta aloitti 35 nuorta työkokeilussa ja muutama solmi oppisopimuksen. Perustietoilmoituksen sähköistämishanke aloitettiin loppuvuodesta. Työterveyspalveluissa painopisteenä on ollut varhaisen tuen mallin mukaisesti yhteistyö toimialojen kanssa ja sairauspoissaolojen vähentäminen työterveydellisin keinoin. Työkykyarvioita tehtiin kpl ja ne kasvoivat yli 500:lla edellisvuodesta, samoin laajat työkykylausunnot lisääntyivät huomattavasti ja niitä tehtiin 520 kpl:tta. Sairausvastaanottoja oli kpl. Terveystarkastukset kpl ja työpaikkaselvitykset 90 kpl pysyivät edellisvuoden tasolla. Työterveyspalvelujen asiakastyytyväisyyskyselyssä (Työterveyslaitoksen tekemä) syksyllä 2014 kokonaisarvosana (7,82) oli parantunut edellisestä tutkimuksesta, joka tehtiin vuonna 2011 (7,50). Syksyllä valmisteltiin kaupunki- ja toimialatasoinen toimintasuunnitelma vuosille Valmistelussa on ollut uuden tietojärjestelmäversion ja earkiston käyttöönotto. 1.2 TATU -ohjelman toimeenpano, tulokset ja vuoden 2015 näkymät TATU -ohjelman valmisteluun liittyen tarkistettiin liikelaitoksen tulostavoitetta + 0,4 milj. euroa ja tavoitteeseen päästiin henkilöstömenojen ja palvelujen ostojen alituksilla. Vuoden 2015 tavoitteena on osallistua tilaaja ja tuottaja -mallin arviointiin ja kehittämistyöhön HR -toimintojen osalta. Palvelustrategia otetaan tarkasteluun ja laaditaan mahdolliset muutostarpeet. Manuaaliprosessien sähköistämishankkeiden toteuttamista jatketaan. 2. Talous Valtuusto päätti talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman (TATU) mukaisesti parantaa liikelaitoksen tulosta 0,4 milj. euroa. Muutetun talousarvion tulos on 0,5 milj. euroa.

7 Sivu 7 / Tuotot Liikevaihto toteutui lähes talousarvion mukaisesti. Laskua edellisvuoteen on 6 %, joka johtuu siitä, että ERP - järjestelmätukitoiminnot siirtyivät vuoden alusta talouspalveluihin ja työterveyspalveluissa sisäinen laskutus jäi hieman budjetoidusta. Liiketoiminnan muut tuotot jäivät 0,3 milj. euroa talousarviosta, koska Kelan korvauspäätöstä vuoden 2013 työterveyshuollon kustannuksiin ei ole vielä saatu. Myös arvio vuoden 2014 korvauksesta jäi pienemmäksi, johtuen työterveyden menojen alittumisesta. 2.2 Kulut Materiaalit ja palvelut alittuivat 0,2 milj. euroa. Palvelujen ostoissa alitusta tuli mm. työvoimanvuokrauksessa ja sisäisissä tietotekniikkapalvelujen ostoissa. Henkilöstömenot alittuivat 0,4 milj. euroa. Työterveyspalveluissa oli täyttämättä mm. työterveyden kaksi virkalääkäriä ja vuoden aikana avoimeksi tulleita vakansseja ei ole saatu heti täytettyä. Lomapalkkavaraus ja varhe -maksujen täsmäytys vähensivät henkilöstökuluja 0,1 milj. euroa. 2.3 Tulos Liikelaitoksen tulos on ylijäämäinen 0,8 milj. euroa ja se on 0,3 milj. euroa parempi kuin muutettu talousarvio. 2.4 Investoinnit Investoinnit alittivat talousarvion 0,2 milj. euroa. Työajanseuranta- ja työvuorosuunnitelma-järjestelmien kehittämiseen, perustietoilmoituksen sähköistämiseen ja työterveyspalvelujen earkiston käyttöönottoon käytettiin n euroa. Suunnitteilla olleen uuden rekrytointijärjestelmän hinta vaikutti siihen, ettei järjestelmän vaihtoa ei toteutettu tänä vuonna. 3. Henkilöstö Henkilöstömäärä oli vuoden lopussa 76 (vakituiset 66 ja määräaikaiset 10) ja muutos edellisvuoteen on -9. ERP -järjestelmätukitoiminnot siirtyivät talouspalveluihin ja työterveyspalveluissa oli 4 henkilöä vähemmän kuin viimevuoden vastaavana ajankohtana. Työterveydessä on ollut lääkärivajetta ja tammikuulle on jatkettu hakuja työterveyshuollon erikoislääkäristä ja työterveyslääkäristä. 4. Tavoitteet 4.1 Sitovat tulostavoitteet Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia, tavoite toteutuu Liikelaitoksen tulos on positiivinen, tavoite toteutuu Liikelaitoksen investoinnit ovat maksimissaan euroa, tavoite toteutuu 4.2 Vuoden 2014 keskeiset tavoitteet Henkilöstöpalveluissa oli kolme keskeisintä tavoitetta vuodelle 2014

8 Sivu 8 / 8 1. Palvelutuotannossa manuaaliprosesseista sähköisiin Manuaaliprosessien sähköistämisen suunnitelma on tarkistettu keväällä ja sen toteutusta on jatkettu syksyllä. Vuoden aikana toteutuneita tai valmistelu on aloitettu seuraavissa hankkeissa Ylityöraportti sähköisessä muodossa Contac Center -toiminnallisuus Reg Web -toiminnallisuus työajanseurannassa Osallistuminen eilo (sähköiset lomakkeet) toteutukseen Lync -pikaviestintätyökalu koulutus- ja viestintätilanteisiin Sähköinen koulutuskalenteri Koulutuksenhallintajärjestelmä Lyyti Lähiesimiehen ja mentoroinnin verkkokurssit Videohaastattelutyökalun pilotointi Rekrytointipalvelujen chat Sähköinen perustietolomake valmistelussa HUS röntgenlähete sähköisesti Contac Center -toiminnallisuus Tietojen siirto Hijat -liittymän kautta työterveyden Acute potilastietojärjestelmään earkiston käyttöönoton valmistelu HappyOrNot -asiakaspalautelaite otettu käyttöön 2. Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö varmistaa tehokkaat ja laadukkaat palvelut Henkilöstön jatkuva osaamisen kehittämisen suunnitelma on otettu käyttöön Osaamisalueet ja kehittämistarpeet on tunnistettu liikelaitostasoisesti ja niitä on jatkotyöstetty palvelualueittain. Kehittämistarpeiden perusteella suunnitellaan toimenpiteet, jotka huomioidaan vuosittain koulutussuunnittelussa sekä henkilöstösuunnitelmassa. 3. Palvelut paremmiksi asiakastyöllä ja kumppanuudella Asiakasyhteistyön suunnitelma vuodelle 2014 on tehty. Asiakasyhteistyöhön kuuluu säännölliset kehityskokoukset ja asiakaspalautteiden käsittely. Asiakastyytyväisyyden mittaamista kehitetään kyselyjä parantamalla. Toimintoja kehitetään yhteistyössä asiakkaiden kanssa. 5. Riskit Keskeisimpinä riskeinä on heikon taloustilanteen ja meneillään olevien rakenteellisten ja lainsäädännön muutosten heijastuminen palvelutoimintaan. Lisäksi HR -tehtävien ja vastuiden jakautuminen eri toimijoille kaupungin sisällä tuo haastetta toiminnan sujuvuudelle ja tehokkuudelle. Toiminnan tuottavuuden riskinä on, että suunnitteilla

9 Sivu 9 / 9 olevien sähköisten palvelujen kehittämistoimenpiteet ei toteudu aikataulussa ja suunnitellusti. Tiedoksi

10 Sivu 10 / 10