Espoon kaupunki Pöytäkirja Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen seurantaraportti I tilanteesta

Transkriptio

1 Sivu 1 / 1 59 Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen seurantaraportti I tilanteesta Valmistelijat / lisätiedot: Seija Rupponen, puh. (09) etunimi.sukunimi@espoo.fi 1031/ /2013 Päätösehdotus Toimitusjohtaja Petteri Mussalo Johtokunta merkitsee liikelaitoksen seurantaraportti I:n tilanteessa tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Selostus Johtokunta: Johtokunta merkitsi tiedoksi liikelaitoksen seurantaraportti I:n tilanteessa Tuloslaskelma - Rahoituslaskelma - Riskiarviointi Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Liikelaitosten seurantaraportit yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus Espoo Talouspalvelut liikelaitos aloitti toimintansa Kehityskokous asiakkaiden kanssa toteutettiin alkuvuodesta hieman edellisvuodesta poikkeavalla tavalla. Kokouksen antia on jatkotyöstetty eri palvelualueilla ja useissa prosessikohdissa on saavutettu merkittäviä parannuksia. Liikelaitoksen työntekijöitä on kannustettu ideoimaan parempia palveluprosesseja ja työvaiheiden parannuksia. Työtehtävien uudelleenjärjestelyt ovat edenneet hyvin ja lähes kaikissa tehtävissä on siirrytty tiimityöskentelyyn jolla on saatu varmistettua tehtävien häiriötöntä

2 Sivu 2 / 2 etenemistä varsin onnistuneesti. Työntekijät ovat enimmäkseen suhtautuneet positiivisesti tehtäväalueittensa laajennuksiin, sillä samalla se on tarkoittanut työruuhkien tasoittumista useammalle tekijälle sekä sitä, ettei työntekijän poissaolojen aikana työt kasaudu samalla tavalla kuin ennen. Tiimityöskentely on jouduttanut palveluprosessien sekä työtapojen kehittämistä. Myös työyhteisön kokonaisosaaminen palvelualueeltamme on kasvanut. Palkanlaskennassa on otettu loppukevään aikana käyttöön sähköinen palkka-ajon tarkastus. Tämä nopeuttaa palkka-ajojen tarkastamista sekä poistaa tältä osin paperitulosteiden arkistoinnin. Kansaneläkelaitoksen esara asiointijärjestelmän vaatimien muutosten tekeminen palkanlaskentajärjestelmäämme on edennyt suunnitelmien mukaisesti ja se tullaan ottamaan käyttöön hyvissä ajoin ennen vuoden vaihteen määräaikaa. Luottamushenkilöiden palkkioiden käsittelyprosessiin tehtiin muutoksia vuoden vaihteessa ja se aiheutti palkanlaskennassa merkittäviä hankaluuksia joka viivästytti luottamushenkilöiden palkkioiden maksatusta. Kokousjärjestelmän muutosten vaikutuksia palkkioiden maksatukseen ei selvitetty riittävästi eikä järjestelmän suunnittelussa oltu otettu riittävästi huomioon palkkioiden maksatuksen tarvitsemien tietojen saatavuutta. Tilanne saatiin kevään kuluessa hallintaan, mutta läheskään kaikkia kokousjärjestelmän kehittämisessä suunniteltuja hyötyjä ei tulla saamaan käyttöön. Ostolaskujen käsittelyssä on tehty suurehkoja muutoksia tietojärjestelmiin liittyen. Espoo Catering liikelaitos on ottanut käyttöön Aromi-järjestelmän jonka kautta tehtyjen tilausten ostolaskujen käsittely helpottuu huomattavasti. Aromi-järjestelmällä tehdyistä tilauksista Espoon kaupungille saapuvat ostolaskut kohdistuvat suoraan ostotilauksiin eikä erillistä tiliöintiä, tarkastusta ja hyväksyntää ostolaskulle tarvita vaan kyseiset ostolaskut siirtyvät suoraan reskontrassa odottamaan maksatusta (edellyttäen, että ostolaskun ja ostotilauksen tiedot täsmäävät toisiinsa). Laskujen kohdistumisessa on ollut suuria hankaluuksia, mutta tilanne on saatu hallintaan. Järjestelmän uskotaan olevan täydessä käyttökunnossaan ennen vuoden vaihdetta. Tällä hetkellä Espoo Catering liikelaitoksen ostolaskuista 46,5 % kohdistuu sähköiseen tilaukseen. Espoo Talouspalvelut liikelaitoksen käsittelemistä koko kaupungin ostolaskuista kohdistuu sähköiseen tilaukseen tällä hetkellä 13 %. Vastaava luku koko kaupungin osalta on ollut edellisinä kolmena vuonna 2,4 % (2012), 2,5 % (2011) ja 2,8 % (2010). Toinen merkittävä tietojärjestelmän kehitystyötä vaatinut prosessimuutos ostolaskujen palvelualueella koskee ns. tietosuojalaskujen (ostolaskuja mitkä sisältävät henkilötietolain tms. lainsäädännön mukaan salassa pidettäviä tietoja) käsittelyä. Kehitystyön tuloksena myös tietosuojalaskut (vuodessa noin kappaletta) voidaan nyt ottaa vastaan kaupungin järjestelmään sähköisesti eikä tietoja tarvitse enää poistaa laskuilta manuaalisesti. Tietosuojalaskut merkitään esikirjauksessa tietosuojalaskuiksi ja laskun kuva salataan, jolloin laskua pääsee katsomaan vain henkilöt, joille siihen on erikseen annettu oikeus.

3 Sivu 3 / 3 Kirjanpidon ja myyntilaskujen palvelualueen työt keskittyivät vuoden alussa pitkälti tilinpäätöksen tekemiseen. Myyntilaskujen osalta on käyty eri laskutusprosesseja läpi ja yhtenäistetty laskutusrutiineja sekä kehitetty mm. laskutustoimeksianto-lomakkeistoa yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Perintätoiminnan kilpailutus valmisteltiin ja toteutettiin Uusi perintäsopimus solmittaneen syksyn aikana. Hankintapalveluiden johtaja aloitti tammikuussa. Hänen johdollaan hankintatoimen toimintamallia on uudistettu merkittävästi ja hankintapalveluiden resursointia on saatu muutenkin vahvistettua. Hankintapalvelujen organisaatiota on muutettu tukemaan uutta hankintakategoriamallia. Kilpailutuksia on suunniteltu entistä vahvemmin yhdessä asiakkaiden kanssa tavoitteena aiempaa edullisemmat ja laadullisesti korkeatasoisemmat hankinnat. Hankintapalveluiden henkilöstö on erittäin sitoutunut muutoksiin, mikä näkyy esimerkiksi sairauspoissaolojen selvänä vähenemisenä alkuvuoden osalta (3,4% --> 1,7%). 2. Talous Liikelaitoksen tuotot ja kulut ovat toteutuneet varsin hyvin talousarvion mukaisina eikä suuria poikkeamia odoteta myöskään loppuvuoden osalta. 2.1 Tuotot Liikevaihto on toteutunut alkuvuoden osalta hieman talousarviota suurempana (toteuma 5,51 M, talousarvio 5,47M ) ja vuoden liikevaihdon arvioidaan toteutuvan talousarvion mukaisesti. Kirjanpito ja myyntilaskut palvelualueen liikevaihto on toteutunut selvästi talousarviota pienempänä ja vastaavasti kaikkien muiden palvelualueiden liikevaihdot ovat toteutuneet hieman talousarviota suurempina. Erot johtuvat lähes poikkeuksetta budjetoinnin epätarkkuudesta, sillä budjetointia tehtäessä meillä ei ollut käytettävissä kovin tarkkoja volyymitietoja. Ostolaskut palvelualueella liikevaihdon ylityksestä osa johtuu Espoo Catering liikelaitoksen Aromi-järjestelmän käyttöönoton aiheuttamasta lisätyöstä. Järjestelmän aiheuttamat hankaluudet ovat suurelta osin jo ratkaistu ja loppuvuoden osalta Espoo Catering liikelaitokselta ostolaskujen käsittelystä tultaneen laskuttamaan vastaavasti talousarviota vähemmän. 2.2 Kulut Toimintakulut ovat alkuvuoden osalta toteutuneet talousarvion mukaisesti. Henkilöstökulut ovat toteutuneet hieman talousarviota suurempina (3,80 M vs. 3,74 M ). Ylitys muodostuu lomarahojen kirjautumisesta heinäkuulle (talousarviossa jaettu tasaisesti joka kuukaudelle). Myös Varhe-maksut sekä Eläkemenoperusteinen eläkemaksu ovat selvästi yli talousarvion. Nämä eläkemaksujen ylitykset tullaan korjaamaan kirjanpidossa ennen vuoden päättymistä (kirjausvirhe). Eläkemaksujen ylitys on suuruudeltaan noin euroa. Varsinaiset kuukausipalkat on toteutunut talousarviota pienempänä. Ero johtuu lähinnä korvausrekrytointien yhteydessä tulleista vakanssien täyttöviiveistä.

4 Sivu 4 / 4 Palvelujen ostot on toteutunut talousarviota pienempinä (1,30 M vs. 1,40 M ). Tämä johtuu etupäässä tietojärjestelmien kehittämishankkeiden aloittamisen viivästymisestä sekä koulutukseen varattujen rahojen normaalista kausivaihtelusta. Vastaavasti postipalveluihin on kulunut reilusti enemmän rahaa kuin talousarviossa oli varauduttu, mikä johtuu asiakkaiden arvioitua hitaammasta siirtymisestä käyttämään verkkolaskuja sekä Espoo Logistiikka liikelaitoksen arvioitua suuremmasta postipalveluiden veloituksesta. Muut kulut ovat toteutuneet varsin tarkasti talousarvion mukaisesti eikä euromäärältään suuria poikkeamia ole odotettavissa myöskään loppuvuoden osalta. 2.3 Tulos Toimintakate on 0,06 M positiivinen (talousarviossa 0,00 M ) ja sen odotetaan toteutuvan tilikauden osalta talousarvion mukaisesti. 2.4 Investoinnit Liikelaitos ei ole tehnyt investointeja vuonna Investointeihin (sähköinen käyttöarkisto) on talousarviossa varattu rahaa 0,06M, mutta suunniteltua investointia ei tulla toteuttamaan. Korvaava toiminnallisuus toteutettiin nykyisiin tietojärjestelmiin (Oracle ostolaskut sekä ehijat palkanlaskenta) muiden kehitystöiden ohessa ja kirjattiin suoraan kuluiksi alkuvuoden aikana. 3. Henkilöstö Liikelaitoksen henkilömäärä kasvoi palvelussuhdepäivillä mitattuna 2,9% viime vuodesta (160 htv vs. 156 htv). Palveluliikelaitoksen esikunnan uudelleenjärjestelyn vuoksi Espoo Talouspalvelut liikelaitokseen siirtyi kaksi henkilöä tämän vuoden alusta. Yksi työntekijä siirtyi tiiminvetäjän tehtävästä seniorimallilla asiantuntijaksi ja hänen tilalleen saatiin palkata uusi tiiminvetäjä. Espoon strategian mukaisesti olemme myös palkanneet maahanmuuttajamallilla yhden lisätyöntekijän palkanlaskentasihteeriksi. 4. Sitovat tulostavoitteet Peruspääoman tuottovaatimus 5 % Tavoite toteutuu. Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoite toteutuu 5. Vuoden 2013 keskeiset tavoitteet Henkilöstön osaamisrakenne tukee palvelujen tehokasta tuottamista. Tavoite toteutuu: Osaamiskartoitukset tehty (paitsi Hankintapalveluissa)

5 Sivu 5 / 5 Suunnitelma osaamisrakenteen muuttamisesta osittain tehty, dokumentointi vielä osin puutteellista. Useissa tiimeissä toteutus jo käynnissä. Palvelutuotannossa manuaaliprosesseista sähköisiin. Tavoite ei mahdollisesti toteudu viimeiseltä osaltaan (prosessien toteutus alkaen 10/2013). Lähtötilanne kartoitettu ja keskeiset sähköistettävissä olevat prosessit tunnistettu. Alustavat vaikuttavuusarviot tehty ja niiden perusteella tehty priorisointi Ensimmäinen sähköistysprojekti odottaa toteutuslupaa ja rahoitusta. Ensi tilikaudelle on liikelaitoksen talousarvioon varattu rahaa neljän sähköistysprojektin läpivientiin (palkanlaskennan sähköiset lomakkeet - 2 vaihe, ostolaskukäsittelyn muutos, matkanhallintaprosessin muutos sekä muistiotositteiden käsittelyn muutos) Palveluhinnoittelu tarkistettu. Tavoite on jäljessä aikataulusta, mutta siitä huolimatta uskomme, että tavoite toteutuu: Vuoden 2013 palveluhinnoittelun tarkistamista ei ole pystytty tekemään halutussa laajuudessa ja tarkkuudessa tuntiseurannan ja suoriteraportoinnin puutteiden vuoksi. Tilanne on parantunut kevään aikana, mutta seurantajakso on edelleen varsin lyhyt. Vuoden 2013 tuotteistuksessa on havaittu joitakin puutteita jotka tullaan korjaamaan vuoden 2014 hinnoitteluun. Käytetty hinnoittelumalli on todettu varsin toimivaksi, Asiakkaiden tarpeet ja toiveet ovat olleet huomattavasti laajempia kuin mihin hinnoittelumalli aikanaan kehitettiin. Tämä on lisännyt raportointitarpeita sekä laskutukseen liittyvää työtä. Liikelaitoksen talousarvion muutokset (mm. sisäiset veloitukset, toimitilavuokrien mahdolliset muutokset ja talousarviovaiheessa tulevat kustannusleikkaukset) aiheuttavat suuria ongelmia hinnoitteluun. Hinnoittelusta on tehty Excel-malli joka helpottaa muutosten (volyymit, resurssit, kustannukset, hinnat) hallintaa. 6. Valtuuston neuvottelukunnan pöytäkirjan merkinnät Ei ole. Tiedoksi

6 Sivu 6 / 6