Kieku-tietojärjestelmän käyttöönotto on myös laaja toiminnan muutosja kehittämishanke, case Valtiokonttori Tarja Laine 8.6.2011
Esityksen sisältö Muutoksen toteutuksen organisointi Mikä muuttui Kiekun myötä ja kokemukset muutoksen läpiviennistä - Mikä muuttui / Yksi yhteinen tietojärjestelmä ja tietokanta - Mikä muuttui / Yhtenäiset tietorakenteet - Mikä muuttui / Yhdenmukaiset prosessit Muita kokemuksia 2
Valtiokonttori Valtiokonttori on 550 henkilön monialainen palveluvirasto Tuottaa valtion virastoille talouteen, henkilöstöön ja tietohallintoon liittyviä konsernipalveluja sekä henkilöstön vakuuttamispalveluja ja maksaa tapaturmakorvauksia Valtiokonttori vastaa myös valtion varojen, lainojen ja kirjanpidon hoidosta sekä myöntää kansalaisille sotilasvamma- ja rikosvahinkokorvauksia, asuntolainojen takauksia ja korkotukia. 3
Muutoksen toteutuksen organisointi Kieku-tietojärjestelmän käyttöönoton toteutus ja kokemuksia hankkeen organisoinnista mitä opittiin, mitä sudenkuoppia tuli vastaan 4
Muutoksen toteuttajana Heltta-hanke Otimme käyttöön 1.1.2011 Kieku-tietojärjestelmän talous- ja henkilöstöhallintoon sekä - Järjestelmän yhteydessä kehitetyt yhteiset Kieku-prosessit - Yhteiset, kokonaan uudet seurantakohteet - Uuden Rondo-version (R8) - Uusia liittymiä asioille, joita aiemmin vietiin järjestelmiin tai hoidettiin muutoin manuaalisesti - Uuden tavan toimia Palkeet -palvelukeskuksen kanssa (AT) Kyseessä ei siis ole ollut vain tietojärjestelmähanke, vaan laaja toiminnan muutos- ja kehittämishanke. 5
Pilottihanke ja sen organisointi Hankejohto + Kiekuhanke + Palkeet Kieku - Heltta ohjausryhmä Hankejohto + Valtiokonttorin toimialojen edustus + Palkeet Heltta hankeohjausryhmä Taha - Heha - substanssit Projektien 1 ja 2 yhteinen ohjausryhmä Projektien 3 ja 4 yhteinen ohjausryhmä IT-painotteinen Heltta- hankepäällikkö + hankkeen ydinryhmä 1. Roolit ja prosessit -projekti 2.Muutoshallinta ja koulutus -projekti 3.Liittymät ja konversiot -projekti 4.Testaus -projekti Tarja Laine 8.6.2011 6
Hankkeen organisointi Projektin omistajuus oli Talous- ja hallintoyksikössä, Käyttöönotto organisoitiin hankkeeksi joka koostui neljästä osaprojektista Hankkeella oli yksi päätoiminen hankepäällikkö, jonka alaisuudessa projektit toimivat, hankepäällikkö on koulutettu ja kokenut alan ammattilainen Liittymät ja konversiot sekä Muutoshallinta ja koulutus - projekteille löytyi omasta talosta oto-projektipäällikkö. Roolit ja prosessit projektiin palkattiin projektipäällikkö ulkoa ja testausprojektin päällikkö ostettiin palveluna Projektit toimivat Valtiokonttorin projektimallin mukaan, sisältäen eri hankkeen tasoilla tapahtuvan hankkeen johtamisen ohjausryhmissä Hankejohtoon kuului omistaja sekä Henkilöstö- ja taloushallinnosta vastaavat apulaisjohtajat plus hankepäällikkö Tarja Laine 8.6.2011 7
Organisoisimmeko käyttöönottohankkeen nyt toisin? Pääosin organisointi oli onnistunut Osaprojekteista prosessit ja roolit ei ollut täysin onnistunut, talous ja henkilöstö olisi hyvä olla omia projektejaan, muutoshallinta- ja koulutus sen sijaan pitää olla yhdessä Kokenut hankepäällikkö piti kaikki langat käsissään ja koordinoi yhteydenpidon Kiekun ja projektien välillä Tiedonkulku oli kaikkein haasteellisinta; epäselviä asioita oli paljon kun järjestelmää vasta rakennettiin eikä käyttöönottomallia vielä ollut Kaikki Kiekuun liittyvät työt tulee keskittää hankkeeseen Oleellista on resurssien riittävyys, substanssi- ja projektiosaaminen sekä hyvä yhteistyö eri osapuolten kesken 8
Mikä muuttui Kiekun myötä ja kokemukset muutoksen läpiviennistä Tarja Laine 8.6.2011 9
Mikä muuttui / Yksi yhteinen tietojärjestelmä ja tietokanta Kieku-tietojärjestelmän käyttöönoton toteutus ja kokemuksia uuteen tietojärjestelmään siirtymisestä mitä opittiin, mitä sudenkuoppia tuli vastaan 10
Yksi yhteinen tietojärjestelmä ja tietokanta / lähtökohdat Yhdistetty henkilöstö- ja taloushallinnon ajantasainen informaatio Integroitu kokonaisjärjestelmä - tietojen syöttäminen vain kerran samaa tietoa voidaan hyödyntää Kiekun eri sovelluksissa Virasto ei omista Kieku-järjestelmää - kehittäminen yhteisistä tarpeista lähtevää Tarja Laine 8.6.2011
Mistä järjestelmistä VK:ssa luovuttiin? Kieku korvasi VK:n käytössä olevista järjestelmistä - Talous- ja henkilöstöhallinnon perusjärjestelmät AdeEko n ja Personec-F n sekä laskutusjärjestelmä ProE n - Työajanhallintajärjestelmä Fortime n, - Henkilöstöhallinnon itsepalveluportaali Ess in - Verkkopalkan henkilökohtaisessa nettipankissa - Johdon tietojärjestelmä Joti n Kiekuun rakennettiin tarvittavat substanssijärjestelmien liittymät 12
Kieku-tietojärjestelmä ja VK:n liittymät Perusjärjestelmä (SAP ECC) Perusjärjestelmä (Logica) Kiekutaloushallinto (SAP FICO) Kiekuhenkilöstöhallinto (SAP HCM) Palkat (Logica Palkat) Ajanhallinta (Logica Ajanhallinta) Integraatioalusta (SAP PI) Integraatioalusta (VIA) Kaikille yhteiset Rondo M2 Tahti PSR Itella Verottaja Ay VTV Viraston omat substanssijärjestelmät Keskuskirjanpito Maksuliikenne Laiho Kota Velka WSS Timecon PMS 13
Kokemuksia liittymistä 1/2 Liittymien kartoitus ja teknisen toteutustavan valinta - Tärkeää huomioida myös sellaiset järjestelmät, joista aiemmin ei ole ollut liittymiä, mutta joiden toteutuksesta on saatavilla tuottavuushyötyjä - Seurantakohdemallin oltava kiinnitetty ennen liittymien määrittelyä - Liittymien toteutuksessa otettiin käyttöön uusi VIP:n integraatiopalvelu VIA - Liittymien määrittelyssä tarvitaan laajaa osaamista riippuen integroitavasta järjestelmästä (taloushallinto, henkilöstöhallinto, substanssiosaajat, tekniikan osaajia järjestelmätoimittajilta, Kiekusta, VIP:stä, omasta tietohallinnosta) Tarja Laine 8.6.2011 14
Kokemuksia liittymistä 2/2 Liittymien testaus / tarkastaminen - Testaus on työlästä ja suunniteltava huolella ja asiantuntemuksella - Liittymien siirtämät tiedot täsmäytettävä perusjärjestelmään - Liittymien testauksessa tarvittiin lukuisia varapäiviä, kaikkia em. resursseja tarvitaan myös testausvaiheessa (ainakin tavoitettavuutta) Liittymien käyttöönotto - Tee liittymille käyttöönottosuunnitelma riskianalyyseineen - Muista tarkistaa substanssijärjestelmien uudet seurantakohteet - Kaikkia liittymiä ei välttämättä oteta käyttöön järjestelmän käyttöönottopäivänä - VIAn käyttöpalvelutuki hankitaan erikseen niin haluttaessa riippuen liittymän kriittisyydestä (budjetointi) Tarja Laine 8.6.2011 15
Kokemuksia konversioista Suunniteltava viraston omien, käytöstä poistuvien järjestelmien tarvittava tietojen konvertointi uuteen järjestelmään ja vanhojen järjestelmien alasajo - Valtiokonttorissa henkilöstöhallinnon Personec-F V ylivoimaisesti suuritöisin - huomioitava ajoissa mahdolliset poistuvien järjestelmien sopimuksiin liittyvät seikat - konvertoitavan tiedon ennakollinen seulonta ja puhdistaminen tärkeää - huolehdittava resurssien varaaminen Palkeilta hyvissä ajoin Konversioiden määrittely vaatii substanssiammattitaitoa ja vanhan sekä uuden järjestelmän tietorakenteen tuntemusta - Määrittely on tehtävä yksittäisen tiedon tasolla Konversion testaus/tarkastaminen on iso työ 16
Mikä muuttui / Yhtenäiset tietorakenteet Tilipuiteympäristöstä seurantakohteiden käyttöön miten viraston toiminta ja toimintakokonaisuudet kuvataan seurantakohteilla 17
Yhteinen seurantakohdemalli / lähtökohdat Yhteinen tietojärjestelmä - riittävän yhtenäiset tietorakenteet - yhteinen seurantakohdemalli - Seurantakohteita ylläpidetään Kieku-tietojärjestelmässä talouspuolella, mistä ne siirtyvät henkilöstöpuolelle, Rondoon, työajanseurantaan ja M2:een. Sisältää sekä kaikille valtion virastoille yhteisiä valtiotasoisia että kirjanpitoyksikkökohtaisia seurantakohteita Perustuu ajatukseen seurantakohteiden puhtaudesta Seurantakohteiden avulla tuotetaan taloustietoa kirjanpitoon (suunnitelmatiedot, laskujen/tositteiden tiliöinti, työajanseuranta) ja hyväksikäytetään taloustietoa (raportointi) 18
Yhteinen seurantakohdemalli Kirjanpitoyksikkö Liikekirjanpidon tili Toimintayksikkö Talousarviokirjanpidon tili Valtuus Projekti, Yhteinen projekti Toiminto Suorite Alue / kunta Kumppani Vapaa seurantakohde 1 Vapaa seurantakohde 2 Varalla 1 Varalla 2 Valtiotasoinen Kirjanpitoyksikkökohtainen 19
Toiminnan kuvaaminen seurantakohteilla Ulkoinen laskenta Kirjanpitoyksikkö, LKP: menon/tulon luonne, TaKP: tulo- ja menoarvioiden toteutumisen seuranta, Kumppani: valtion sisäiset tapahtumat Sisäisen laskenta Toimintayksikkö, Projekti, Toiminto, Suorite: sisäinen laskenta - kustannusten kohdentaminen Muut seurantakohteet Valtuus, Alue/kunta, Seurantakohde 1 ja 2: omat lisäseurantatarpeet Informatiivinen seurantakohde tai jatkojalostettava Tarja Laine 8.6.2011
Toiminnan kuvaaminen sisäisen laskennan seurantakohteilla Toimintayksikkö Kirjanpitoyksikön sisäinen organisaatio, sen rakenne ja hierarkia Projekti Aidot projektit, joilla alkamis- ja päättymispäivämäärä. Projektitoiminnallisuus, runsaasti luokittelutekijöitä Suorite Kirjanpitoyksikön tuotokset Maksulliset suoritteet Viranomaissuoritteet ja ns. välisuoritteet Toiminto Tehtäviä, toimintoja Prosesseista johdetut toiminnot Hierarkia VNOS:n mukainen, yhteiset tukitoiminnot Tarja Laine 8.6.2011
Minkälaista kehittämis- ja muutostyötä toiminnan kuvaaminen edellytti? 1 / 7 Valtiokonttorissa pitkät perinteet toiminnan seuraamisesta sisäisen laskennan seurantakohteilla. Kiekun käyttöönoton valmistelun yhteydessä päätettiin, että toimintaa ei lähdetä kuvaamaan alusta asti, koska toiminnan suunnittelu ja seuranta olemassa olevilla seurantakohteilla oli tyydyttävällä tasolla. Sisäisen laskennan seurantakohteet käytiin kuitenkin huolellisesti toimialojen kanssa läpi karsien jonkin verran seurantatarpeita. Työ perustui ajatukseen seurantakohteiden puhtaudesta. Seurantakohteiden suunnittelutyötä aloiteltiin jo lähes vuosi ennen suunniteltua käyttöönottoa. Tarja Laine 8.6.2011
Minkälaista kehittämis- ja muutostyötä toiminnan kuvaaminen edellytti? 2 / 7 Toiminta-yksikkö VK:n sisäiseen organisaatioon ei haluttu muutoksia Kiekun käyttöönoton yhteydessä Projekti Suorite Projektikoodisto sisälsi muutakin seurantaa kuin puhtaat projektit Seurantatarpeet käytiin läpi ja siirrettiin tarvittaessa Vapaaseen seurantakohteeseen VK:ssa käytössä olevaan suorite-tililuokkaan sisältyi tuotoksia ja toimintoja Seurataan pääasiassa maksullista toimintaa Toiminto Uusi seurantakohde, johon siirrettiin suoritetililuokasta toiminnot Tarja Laine 8.6.2011
Minkälaista kehittämis- ja muutostyötä toiminnan kuvaaminen edellytti? 3 / 7 Merkittävin muutos oli suorite-tililuokan jakaminen toimintoihin ja suoritteisiin. - Koko toiminnan kuvaus toimintoseurantakohteille. - Suoriteseurantakohteen käyttö supistui lähinnä maksullisen toiminnan suoritteiden seurantaan. Uutena näkökulmana tuli ydintoimintojen jaottelu valtioneuvoston ohjesäännössä määriteltyjen ministeriöiden tehtävien mukaisesti. - Valtiokonttorin lopputoimintojen kiinnittäminen valtiotasoisiin ydintoimintoihin. - Toimialakohtaista numerointia toiminnoissa ei voitu toteuttaa. Tarja Laine 8.6.2011
Minkälaista kehittämis- ja muutostyötä toiminnan kuvaaminen edellytti? 4 / 7 Ote Valtiokonttorin ydintoiminnoista 170 Valtiovarainministeriön toimialaan kuuluvat 1702 Valtion talous, valtion talousarvio ja taloudenhoito, valtion varat ja varallisuus sekä maksupolitiikan ja maksujen yleiset perusteet 1702 301 10 Tietotuotanto 301 1702 1 10 Keskuskirjanpito 25
Minkälaista kehittämis- ja muutostyötä toiminnan kuvaaminen edellytti? 5 / 7 Kaikille yhteiset tukitoiminnot - Tukitoimintojen seurantatarkkuus kasvoi merkittävästi, vaikka Valtiokonttorissa oli ollut samantapainen toimintojen jaottelu jo aiemmin esim. esim. talous- ja henkilöstöhallinnon toiminnot. - Perustettiin myös omia tukitoimintoja pohjautuen pääasiassa olemassa oleviin tarpeisiin. - Toimialojen omista tukitoiminnoista luovuttiin. - Paljon aikaa jouduttiin käyttämään tukitoimintojen oman sisäisen ohjeistuksen laatimiseksi johtuen pilotoinnista. Tarja Laine 8.6.2011
Minkälaista kehittämis- ja muutostyötä toiminnan kuvaaminen edellytti? 6 / 7 Projektiseurantakohde on muita seurantakohteita moniulotteisempi - Moniulotteisuuden hyödyntäminen vaikuttaa seurantakohteen määrittelyyn ja tuo myös uusia toimintatapoja projektien suunnitteluun ja seurantaan. - Valtiokonttorissa hyötynä nähtiin hankekokonaisuuksien seurantamahdollisuudet sekä projektin elinkaaren seurantamahdollisuudet. - Projektikooditus suunniteltiin yhdessä oman sisäisen hanketoimiston kanssa. - Tämän seurantakohteen suunnitteluun on hyvä varata erityisen paljon aikaa, jos on paljon projekteja ja jos haluaa hyödyntää Kiekun uusia luokittelutekijöitä. Tarja Laine 8.6.2011
Minkälaista kehittämis- ja muutostyötä toiminnan kuvaaminen edellytti? 7 / 7 Vapaat seurantakohteet 1 ja 2 - Seurantakohteiden siivoustyön tuloksena joidenkin asioiden seuranta tuli seurantakohteiden puhtauden vaatimuksen johdosta siirtää vapaavalintaisiin seurantakohteisiin. - Mm. talousarviokirjanpidon alajaottelusta luopumisen johdosta substanssimomenttien seurantatarpeet on toteutettu tässä seurantakohteessa. - Peruskysymys: tarvitseeko seuranta viedä kirjanpitoon vai saadaanko se jotenkin muuten? Tarja Laine 8.6.2011
Kokemuksia uuden seurantakohdemallin käyttöönotosta 1/3 Seurantakohdemalli on merkittävä osa johtamisjärjestelmää - mietittävä mitä halutaan johtaa ja sen vuoksi seurata Muutoksella vaikutusta laskentajärjestelmään, vyörytyksiin Muutoksilla oli vaikutuksia laajalti myös substanssitietojärjestelmiin, joista tietoa siirtyy kirjanpitoon Seurantakohteiden perustamisen prosessi muuttuu Seurantakohdeluokkia tuli lisää, sisältöihin ja nimiin tuli muutoksia 29
Kokemuksia uuden seurantakohdemallin käyttöönotosta 2/3 Koodirakenne piteni merkittävästi johtuen valtion yhteisestä seurantakohdemallista, yhteinen numeroavaruus - hankaloittaa käyttöönoton alkuvaiheessa koodien käyttöä, koodeja on vaikea oppia Kaikille yhteisen mallin ymmärtäminen ja soveltaminen viraston omaan toimintaan vie aikaa - kaikille yhteiset tukitoiminnot - ydintoimintojen hierarkia ja oman toiminnan sijoittaminen sen alle - Projektiseurantakohde 30
Kokemuksia uuden seurantakohdemallin käyttöönotosta 3/3 Seurantakohdemuutos vaatii koulutusta ja oppimista koko organisaatiossa, - jokainen joutuu uusien seurantakohteiden kanssa tekemisiin työajankirjauksissa, - monet myös laskujen käsittelyssä ja hyväksymisessä - vaikutukset myös esim. suunnitteluun, projekti/hankeseurantaan, substanssijärjestelmiin Seurantakohteiden haltuunotossa viraston oma kääntötaulu tilipuitteista seurantakohteisiin on hyvä työkalu Seurantakohdemallin uudistaminen ja siihen liittyvän koulutuksen myötä talousasioiden osaamistaso parani. 31
Mikä muuttui / Yhdenmukaiset prosessit, roolit ja toimintatavat Kieku-tietojärjestelmän käyttöönoton toteutus ja kokemuksia prosessien, roolien ja toimintatapojen muutoksesta mitä opittiin, mitä sudenkuoppia tuli vastaan 32
Yhdenmukaiset prosessit, roolit ja toimintatavat / lähtökohdat Yhteinen tietojärjestelmä edellyttää riittävän yhtenäisiä prosesseja Valtiokonsernitasoinen kehittäminen mahdollista Ohjeistus ja opastus yhdenmukaista Kerran opeteltu pätee myös muualla Palkeiden rooli korostuu yhteisten tietojen ja rekisterien ylläpidossa - yhtenäinen työnjako palvelukeskusten ja asiakasvirastojen välillä Tarja Laine 8.6.2011 33
Prosessit ja roolit Kieku kuvannut prosessit siltä osin kuin ne liittyvät välittömästi järjestelmän käyttöön, viraston omat prosessien alut ja loput on kuvattava itse Rooleilla iso merkitys - Kieku-prosesseissa tekeminen kohdistetaan rooleille - roolien kautta määritellään mm. kaikki käyttöoikeudet ja koulutukset järjestelmässä Mikäli mahdollista vähintään projektin avainhenkilöiden, kannattaa aloittaa työ tutustumalla järjestelmän käyttöön yhdessä Kieku - hankkeen kanssa Tarja Laine 8.6.2011 34
Muutosjohtamisen näkökulma prosesseittain Mikä muuttuu? - Muuttuvatko esim. palvelussuhteen perustamisen / virkavapaan hakemisen/ työajanhallinnan/ laskutuksen pääprosessit? - Mihin kaikkeen seurantakohteiden muutokset vaikuttavat - Mitä työajan seuranta tarkoittaa käytännössä - Aiheutuuko muutoksista työjärjestysmuutoksia? - Miten eri organisaatiotasoilla esimiesten rooli muuttuu? - Muuttuuko virkamiehen oma tekeminen hallintoasioissa? - Miten muuttuu Palkeiden ja viraston työnjako? - Millaisia uusia tehtäviä tulee viraston taha/hehaasiantuntijoille? Mikä säilyy ennallaan? 35
Valtiokonttorin toimintamallit ennen Kiekua Palkeisiin siirretty kaikki tehtävät, mitkä sinne on siirrettävissä, myös esitiliöinti Yhteinen tietohallinto hoitaa yhteistä tietohallintoarkkitehtuuria, infraa, toimistojärjestelmiä ja hankehallintaa Substanssitietojärjestelmät toimialojen hallinnassa Käytössä työajanseuranta koko henkilöstöllä ja monipuolinen sisäisen laskennan tilien kautta tapahtuva toiminnan ja talouden seuranta vuodesta 1992 lukien Toimivalta laajalti hajautettu toimialoille, toimialajohtajalla yleistoimivalta, hallintotehtäviä laajalti toimialoilla Pääjohtajalla toimivalta hallintoasioista vastaavan johtajan esittelystä vain johtavien virkamiesten nimityksiin ja heidän harkinnanvaraisiin palvelussuhteen ehtoihinsa nähden Käytössä henkilöstön itsepalveluportaali ESS Tarja Laine 8.6.2011 36
Taloushallinto 37
Taloushallinnon toimintamalleista Valtiokonttorissa Keksitetty taloushallinto koordinoi ja ohjeistaa taloushallinnon prosesseja Toimialoilla talousvastaavat, jotka vastaavat toimintamenoihin liittyvistä prosesseista Substanssimenoja- ja tuloja käsittelevät toimialoilla substanssihenkilöt Ostolaskut reititetään Palkeista suoraan asiatarkastajalle Tarja Laine 8.6.2011 38
Mikä muuttui taloushallinnossa Taloushallinnon prosesseihin vähäisempiä muutoksia kuin henkilöstöhallinnon prosesseissa Uusia aiempaa täsmällisemmin määriteltyjä rooleja viraston talousasioita käsitteleville henkilöille, mm. toimialojen talousvastaaville lisää tehtäviä Myyntilaskutuksen prosessi muuttui selvästi määrämuotoisemmaksi ja useampivaiheiseksi, myös viraston työmäärä aiempaan verrattuna lisääntyi Tulojen ja menojen käsittely yhdenmukaistettiin Valtiokonttorin ja Palkeiden väliseen työnjakoon ei juurikaan muutoksia Näkyvin muutos virkamiehille ja esimiehille on Kieku-portaali, jonka kautta toteutetaan taloushallinnon raportointi. 39
Kieku Prosessikartta / Menojen käsittely Kieku Prosessikartta - Taloushallinto Taso 1 Taso 2 Taso 3 Menojen käsittely Perustietojen ylläpito Toimittajarekisterin ylläpito Menotositteiden käsittely Menotositteen hyväksymiskierto Maksuaineiston muodostaminen Maksuunpano Maksuaineiston täsmäyttäminen Maksuaineiston hyväksyntä maksuun Maksuaineiston lähettäminen Menotiliotteen käsittely Tiliotteiden noutaminen Tiliöiminen Tiliotteiden hyväksymiskierto Maksuunpano ja Menotiliotteiden käsittely eivät kuulu Kiekun määrittelyjen/ prosessikuvausten piiriin, mutta ne on tässä kuvattu osana kokonaisprosessia Pankin kuittaustiedon tarkastus Siirto kirjanpitoon Hylättyjen maksujen selvittely Menoennusteen päivitys P P+V K VK 8.6.2011
Muutoksia menojen käsittelyyn 1/2 Rondon uusi versio (R8) otettiin VK:ssa käyttöön samana ajankohtana Kiekun kanssa - käyttöönotto sujui hyvin - R8:a opittu helposti käyttämään Rondon käyttö laajeni muistiotositteiden osalta perusajatus: tapahtuma viedään sähköiseen järjestelmään siellä missä se syntyy, Palkeet tallentaa tapahtuman suoraan Kiekuun vain poikkeustapauksessa VK: n omat tarkistussäännöt Kiekuun ja Rondoon - haasteeksi muodostui tiliöintitietojen saaminen täydellisenä laskulle, tiliöintimallit käyttöön Tarja Laine 8.6.2011
Muutoksia menojen käsittelyyn 2/2 Menojen maksuunpanoa ja tiliotteiden käsittelyä sähköistettiin valtion yhteisten periaatteiden mukaiseksi - VK:n omat kassamaksut vähennettiin minimiin - tavoitetila: menot reskontrasta tai substanssijärjestelmästä liittymän kautta kirjanpitoon Yhteisen toimittajarekisterin käyttöönotto ei aiheuttanut muutoksia toimintatapaan. 42
Kieku Prosessikartta / Tulojen käsittely Kieku Prosessikartta - Taloushallinto Taso 1 Tulojen käsittely Taso 2 Perustietojen ylläpito Myyntilaskujen käsittely Suoritusten käsittely Saatavien valvonta Asiakasrekisterin ylläpito Taso 3 Nimikerekisterin ylläpito P P+V K 6.9.2010
Muutoksia tulojen käsittelyyn Suurin muutos kohdistui tulojen käsittelyyn Kaikki myyntilaskutus siirtyi myyntireskontraan VK:ssa ei ollut aiemmin nimikerekisteriä, se jouduttiin perustamaan Myyntitoimeksiantojen lähettäminen Palkeisiin muuttui työläämmäksi määrämuotoisen excel-lomakkeen avulla tehtäväksi toimeksiannon laatiminen substanssissa on koettu haasteelliseksi Valtionhallinnon sisäisen laskutukseen tuli uusi seurantakohde, kumppanikoodi Yhteisen asiakasrekisterin käyttöönotto ei aiheuttanut muutoksia toimintatapaan. 30.5.2011 44
Kieku Prosessikartta / Kirjanpito Kieku Prosessikartta - Taloushallinto Taso 1 Kirjanpito Taso 2 Ulkoisen laskennan seurantakohteiden ylläpito Käyttöomaisuuskirjanpito Pääkirjanpito Kauden vaihde Valtuudet Taso 3 Liikekirjanpidon tilikartan ylläpito Talousarviokirjanpidon vuositilikartan ylläpito Käyttöomaisuuden perustiedot ja hankinta Muutosten tekeminen kohteelle Saapuvien kirjanpitoaineistojen käsittely Muistiotositteen käsittely Käyttöomaisuuden myynti Irtaimistokirjanpito Talousarviokirjanpidon määrärahojen ja alkusaldojen ylläpito P P+V K VK 6.9.2010
Muutoksia kirjanpidon prosesseihin Kaikki muistiotositteet laaditaan Rondossa ja vain ns. tekniset muistiotositteet tehdään Palkeissa Käyttöomaisuuskohde tulee perustaa käyttöomaisuuteen ennen laskun asiatarkastus- ja hyväksymiskäsittelyä Rondossa, perustaminen Palkeiden Asiakastuen kautta. - tavoitetila: käyttöomaisuuskohde pyydetään etukäteen tilaus/hankintavaiheessa Käyttöomaisuuden poistoajat muutetiin Kieku-mallin mukaisiksi Projekti-seurantakohteessa on toiminnallisuus, joka mahdollistaa projektin tuloksena syntyvän omaisuuden aktivoimisen taseeseen. - VK:ssa projektit jaetaan aktivoitavaan ja ei-aktivoitavaan Tarja Laine osuuteen, haasteena kirjaaminen oikealle projektin osalle 8.6.2011 46
Kieku Prosessikartta / Sisäinen laskenta Kieku Prosessikartta - Taloushallinto Taso 1 Sisäinen laskenta Taso 2 Sisäisen laskennan seurantakohteiden ylläpito Sisäisen budjetin ylläpito Sitoumat, toteutumat ja ennusteet Valtuuden käytön kirjaaminen Analysointi ja raportointi Vyörytysten ylläpito Seurantakohteiden ja hierarkioiden ylläpito TAE ja TTS Taso 3 TATI TAKP Sisäinen budjetointi P P+V K VK 6.9.2010
Muutoksia sisäisen laskennan prosesseihin Merkittävin muutos oli uuden seurantakohdemallin käyttöönotto ja sen tuomat muutokset laskentaan VK:n omasta sisäisen suunnittelun ja laskennan järjestelmästä luovuttiin Kikeun käyttöönoton yhteydessä, katsomme mitä Kiekulla voidaan saada aikaan Olemme vasta nyt viemässä vyörytyssääntöjä Kiekuun Uskomme, että työmäärä laskennassa vähenee Valtuuksien seuranta siirtyi excelistä Kiekuun Odotamme taloustiedon seurannan kasvavan Kiekun helpon portaaliraportoinnin avulla 48
Henkilöstöhallinto 49
Mikä muuttui henkilöstöhallinnossa 1/3 Kieku-prosessien mukainen yhtenäinen toimintatapa otettiin käyttöön koko VK:ssa - muutosten selvittäminen oli iso työ, koska toimivaltakysymykset olivat eri tavoin järjestettyjä eri toimialoilla johtuen työjärjestyksemme laajasta delegoinnista Lähtökohtana VK:ssa tarkka malliprosessin mukainen toiminta - ns. puolestatekemistä ei sallita, tämä on ratkaistava aluksi Virkamiehen ja esimiehen toiminnot keskitettiin yhteiseen portaaliin 50
Mikä muuttui henkilöstöhallinnossa 2/3 Esimiehelle tuli aikaisempaa aktiivisempi rooli henkilöstöasioiden hoitamisessa - esimiesrooliin tuli lisää toimivaltaa ja vastuuta oikeista tulkinnoista mm. palkkauspäätöksissä ja poissaoloissa mm. kaikkien sairauspoissaolojen ja saldovapaiden hyväksyminen - esimies voi osallistua uuden henkilön ja palvelussuhteen perustamiseen portaalilomakkeen avulla - asiasta riippuen esimies joko esittelee tai ratkaisee henkilöstöasioita portaalilomakkeella - esimiehet näkevät portaalista alaistensa ajantasaiset henkilö- ja palvelussuhdetiedot - portaalilomake ohjaa siten, että esimies ei pääse hyväksymään asiaa, jonka hyväksymiseen hänellä ei ole oikeutta 51
Mikä muuttui henkilöstöhallinnossa 3/3 Ylitöiden käsittelyn muutos oli iso - esimies ja työaikavastaava joutuvat ymmärtämään siitä aiempaa enemmän, ennen Palkeet hoiti pelkän ilmoituksen perusteella Esimiehen sijaisena voi toimia vain esimies - Pohdittavaa: mikä on esimiehen rooli ja tehtävät; päätöksenteko substanssikysymyksissä / henkilöstöhallinnon asioissa - Muuttaa mahdollisesti nykykäytäntöjä 52
Mitä kukin esimies itse tekee omissa asioissaan portaalissa Portaalin avulla jokainen virkamies ylläpitää omia perustietojaan (osoite, puhelinnumero, pankkitili) ilmoittaa poissaolonsa tekee esitykset lomien ja vaihtovapaiden ajankohdista tarkastaa jäljellä olevat lomapäivät seuraa vireille panemiensa asioiden etenemistä, esimerkiksi virkavapaushakemuksen käsittelyä ilmoittautuu sisäisiin koulutuksiin ja lähettää koulutuspalautetta kirjaa tavoite- ja kehityskeskustelujen tulokset yhdessä esimiehen kanssa kohdentaa työaikansa seurantakohteille tarkastaa työaikapankin tiedot selaa ja tarvittaessa tulostaa palkkalaskelmansa arvioi omaan osaamistaan, jos osaamisen hallinnan osio on käytössä 53
Esimiehen portaalivälilehden avulla esimies ratkaisee alaistensa lomat poissaolot (ei-harkinnanvaraiset) lomarahanvaihto- ja säästövapaasopimukset virkavapaudet (harkinnanvaraisissa esittelymenettely) sisäisiin koulutuksiin ilmoittautumiset saa ajantasaisen tiedon alaisistaan raportit: henkilötiedot, palkkaus, seurantakohteet, poissaolot, tutkinnot tekee yhteistyössä alaisensa kanssa tavoite- ja kehityskeskustelujen tulokset 54
Esimiehen portaalivälilehden avulla jokainen esimies seuraa määräaikaisten palvelussuhteiden päättymistä koeaikojen päättymistä uuden henkilön kehityskeskusteluajankohdan lähestymistä ilmoittaa itselleen sijaisen ilmoittaa uuden alaisensa perustiedot ja nimittämisesityksen vaatimat tiedot nimi, henkilötunnus virka/tehtävä, johon henkilö nimitetään virkasuhteinen/työsuhteinen vakinainen/määräaikainen kokoaikainen/osa-aikainen tehtävän vaativuustaso ja henkilökohtainen palkanosa ylläpitää alaisensa palkkaustietoja 55
Työajanseurannasta Jos työaikaseurantaan ei ole totuttu, työajan kohdistamisen käyttöliittymä saattaa tuntua vaikealta - kehitetään käyttäjäystävällisemmäksi Toimialojen työaikavastaavalta vaaditaan enemmän henkilöstöhallinnon substanssiosaamista (lähitukea henkilöstölle) Pitkät seurantakohteet ovat hankaloittaneet työaikakirjauksia Hyvää on se, että liittymä kulunvalvontaan (Timecon) toimii ja kohdennettava työaika siirtyy suoraan ajanhallintaan Työaikaleimausten ohjeet muuttuivat esim. ns kaksoisleimausten osalta 56
Muita kokemuksia 57
Kokemuksia raportoinnista Raportointi tuli kaikkien tarvitsevien ulottuville, raporttien hyödyntäminen vielä alkuvaiheessa Raporttien muokkaaminen omiin tarpeisiin helppoa Raportoijan tulee ymmärtää viraston seurantakohdemalli Yhteyshenkilöiden tuki välttämätön Raporttien käyttöoikeuksien rajaaminen ei mahdollista, kaikki talousraportit näkyvät kaikille raportointiroolin omaaville Projektiluokittelun hyödyt raportoinnissa vielä uloskuittaamatta Esimiesten saamat henkilöstöraportit ovat herättäneet laajaa ihastusta jo nyt, matriisissa oleva (hallinnosta vastaava) tai ylemmän tason esimies ei kuitenkaan näe tietoja koko vastuualueen henkilöstöstä 58
Yleisiä kokemuksia Riittävä osaaminen varattava sekä henkilöstö- että taloushallinnon substansseista sekä eroanalyysiin että itse käyttöönottoihin Vanhat järjestelmät siivottava ajoissa etukäteen tiedoista, joita ei haluta siirtää tai jotka voivat aiheuttaa virheitä (esim. vanhat saatavat, nimikirja- ym. henkilöstön tiedot) Konversioiden tarkastus on suunniteltava etukäteen detaljitasolla ja tarkastamisen resurssit on varattava ajoissa virastosta ja Palkeista Vaikutukset Palkeiden palvelusopimuksen, työjärjestyksiin ja erilaisiin ohjeisiin kannattaa kirjata ylös työn edetessä, viraston omien ohjeiden päivitys on iso työ 59
Viestintä ja koulutukset Yhteinen toimintatapa = omasta luopuminen = MUUTOS! Viestinnän merkitystä ei voi liikaa korostaa Johdon tuki ja toiminta esimerkkinä erityisen tärkeää Koulutus ensimmäisellä pilotilla ei onnistunut parhaalla tavalla, toisella pilotilla jo selvästi paremmin Käyttöönottovaiheessa kaikki ohjeet yms. materiaali julkaistiin yhdessä intra-uutisessa kootusti, mikä osoittautui selkeäksi malliksi Talous- ja henkilöstöhallinnon substanssikoulutukset ennen varsinaisia Kieku-koulutuksia ovat tarpeen, on hyvä kerrata myös muuttumattomia talous- ja henkilöstöasioita. 60
Lopuksi Pilottina olemisen työmäärä oli ennakoituakin suurempi Joitakin järjestelmähankaluuksia on edelleen Suorituksen johtamisen osion pilottikäyttöönotto Valtiokonttorissa on alkanut, tavoitteena saada tulos- ja kehityskeskustelut järjestelmäavusteisesti käytyä ensi keväänä Kiekun organisointia ollaan muuttamassa Valtiokonttorissa, millä on tarkoitus kehittää toimintaa ja parantaa käyttöönottojen tukea. Kiekun ja Palkeiden yhteistyön kehittäminen kuuluu osana organisoinnin kehittämiseen Kieku tulee paljastamaan valtionhallinnosta luultavasti ison määrän erilaisia tulkintoja ja toimintatapoja, joiden yhtenäistäminen on iso haaste 61
Onnea kaikille tuleviin käyttöönottoihin! 62