Luovia ratkaisuja Erasmus-byrokratian kanssa painimiseen KANSAINVÄLISTEN ASIOIDEN KEVÄTPÄIVÄT , TURKU

Transkriptio

1 Luovia ratkaisuja Erasmus-byrokratian kanssa painimiseen KANSAINVÄLISTEN ASIOIDEN KEVÄTPÄIVÄT , TURKU

2 Erasmus+ -ohjelman hallinto Oamkissa - Osin keskitetty, osin hajautettu malli - Kv-palvelut keskitetty, mutta toimivat kaikilla kolmella pääkampuksella - Erasmus+ -ohjelman hakemusten koordinointi keskitetty kvpalveluihin, samoin Erasmus+ -liikkuvuustuen haku ja hallinto - Kv-palveluissa kv-päällikkö, 3,8 kampuskoordinaattoria ja 2,2 keskitettyjen palveluiden suunnittelijaa - Apurahahallinto jaettu: - SMS / SMP / STA ja STT eri henkilöillä, kaikilla pääsy Mobility Tooliin. - Nykyinen liikkuvuudenhallintaohjelmisto (Asio) ei tuota kunnolla toimivia MT+ -siirtotiedostoja, joten tiedon syöttö tapahtuu pääasiassa käsin 5 henkilön toimesta Sami Niemelä 2

3 Erasmus+ -ohjelman hallinto Oamkissa Hajautetussa mallissa on omat hyvät ja huonot puolensa: Yhdelle henkilölle ei tule liian suurta työkuormaa tiedon tallentamiseen Mobility Tooliin Toisaalta työ jakaantuu monelle henkilölle, joten kokonaisuutena siihen saatetaan käyttää jopa enemmän aikaa kuin yhden henkilön toimesta siihen kuluisi. Seuranta haastavampaa, kun ei ole aina tiedossa, joko kaikki tiedot on tallennettu järjestelmään Sami Niemelä 3

4 Taloushallinto Opiskelijoiden ja harjoittelijoiden apurahat maksetaan ostoreskontran kautta Käytössä on sähköinen maksumääräys, jonka liitteeksi tulee opiskelijan apurahasopimus. Oamkin taloushallinnon rutiinit hoitaa talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Monetra Oy, jonka sähköisten palvelukanavien kautta opiskelija-apurahojen maksatus hoidetaan. Toimijoina Oamkissa pääasiassa kv-palvelujen suunnittelijat (2) ja talouspalveluista yksi henkilö Sami Niemelä 4

5 Opiskelijat ja harjoittelijat

6 Opiskelijoiden Erasmus+ -apurahat (SMS ja SMP) Opiskelijat hakevat vaihtoon sähköisesti opiskelijahallinto-ohjelmisto Asion sähköisen haun kautta. Nykyinen järjestelmä (Asio) ei tue apurahasopimusten tai Learning Agreement -lomakkeiden sähköisiä versioita, joten opiskelijat täyttävät Word-pohjaisen apurahasopimuslomakkeen (ja Learning Agreementin) mahdollisimman pitkälle itse ja palauttavat kampuskoordinaattorille Apurahasopimuspohjassa on hyödynnetty Wordin lomaketoimintoja, joten sopimuksessa on vain yksi täytettävä sivu, josta tiedot siirtyvät muualle sopimukseen. Kampuskoordinaattori laskee Mobility Toolin avulla apurahasumman ja täydentää lomakkeen siltä osin. Apurahasopimuksen/vaihtoilmoituksen 1. sivulla on kaikki tarpeelliset tiedot apurahan laskemista ja maksatusta varten Sami Niemelä 6

7 Sami Niemelä 7

8 Opiskelijoiden Erasmus+ -apurahat (SMS ja SMP) Kampuskoordinaattori vie opiskelijan tiedot Mobility Tooliin (apurahasumma), allekirjoittaa sopimuksen Oamkin puolesta ja toimittaa apurahasopimuksen keskitettyjen palvelujen kvsuunnittelijalle apurahan maksatusta varten Kv-suunnittelija täyttää apurahasta sähköisen maksumääräyksen, kun OLS:n 1-testin suorittaminen on tarkastettu. Maksumääräyksen liitteeksi tulee apurahasopimus. Apurahat maksetaan kahdessa erässä 80 % / 20 % Sami Niemelä 8

9 Opiskelijoiden Erasmus+ -apurahat (SMS ja SMP) Vaihdon jälkeen opiskelijat palauttavat todistuksen vaihdon kestosta kampuskoordinaattorille, joka tarkistaa opiskelijan vaihtoraportin Asiosta sekä OLS:n 2-testin suorittamisen. Todistus vaihdon kestosta toimitetaan kv-suunnittelijalle, joka tarkistaa Mobility Toolin Erasmus+ Participant Reportin palauttamisen sekä korjaa tarvittaessa vaihdon keston Mobility Tooliin ja laittaa apurahan 2. erän maksuun kuten apurahan 1. erän yhteydessä Jos vaihto on lyhentynyt yli 20 %:lla, kv-suunnittelija laskee palautettavan apurahan ja toimittaa tiedot talouspalveluihin laskutusta varten Sami Niemelä 9

10 Tulevaisuus? Jatkossa (syksy 2016 ) siirrymme liikkuvuushallinnossa MoveON ohjelmiston käyttöön (käyttöönottovaihe parasta aikaa menossa). Ohjelmiston käyttöönotto todennäköisesti muuttaa koko prosessia Opiskelijoiden vaihtoonhaku siirtyy Asiosta MoveONiin Apurahasopimukset täytetään jatkossa MoveONissa ja apurahan laskenta tapahtuu ohjelmiston sisällä. Toimivat(?) siirtotiedostot - ei (ehkä) enää käsin tallentamista Mobility Tooliin Ostettu myös rajapinta taloushallinnon järjestelmiin (MoveONista Finvoice-muotoinen maksumääräys suoraan ostolaskun käsittelyyn) Sami Niemelä 10

11 Sami Niemelä kansainvälisten asioiden suunnittelija puh

12 Tilastoja

13 Erasmus-liikkuvuus Oamkissa 120 Lähtevä Erasmus-liikkuvuus * *Ennakkotieto Lähtevät opiskelijat (SMS) Lähtevät harjoittelijat (SMP) Lähtevät opettajat (STA) Lähtevä henkilöstö (STT) 13

14 Erasmus-liikkuvuus Oamkissa Saapuva Erasmus-liikkuvuus * *Ennakkotieto Saapuvat opiskelijat Saapuvat harjoittelijat Saapuvat opettajat Saapuva henkilöstö 14