Valtiokonttorin Heltta-hankkeen kokemuksia Kiekun käyttöönotosta

Transkriptio

1 Valtiokonttorin Heltta-hankkeen kokemuksia Kiekun käyttöönotosta Merja Kuparinen

2 Esityksen sisältö Hankkeen aloitus Hankkeen organisointi Keskeiset tehtäväkokonaisuudet Kokemuksia viestinnästä ja muutosjohtamisesta Kokemuksia liittymistä ja niiden testauksista Kokemuksia konversioista Kokemuksia virkamiesten koulutuksista Kokemuksia käyttöönotosta 2

3 Hankkeen aloitus Heltta-hanke on Valtiokonttorin erillinen Kiekun käyttöönottohanke (ei siis osa Kieku-hanketta) Hankkeen erityisrooli= pilotoida Kiekun käyttöönotto Asetettiin Valtiokonttorin johtoryhmässä Mukana on myös paljon Palkeiden resursseja Hankkeelle olivat ominaisia lukuisat sidosryhmät, suuri resurssitarve ja epätietoisuus/muutokset Tehtiin heti hanke-, viestintä- ja osaprojektien projektisuunnitelmat Ensimmäiset infot virastossa ja Palkeissa pidettiin heti kesäkuussa

4 Hankkeen organisointi, hankkeen johto Hankkeen omistaja on finanssijohtaja Maritta Fromholtz Sisäinen ohjausryhmä, jossa ovat edustettuna mm. - Talous- ja hallintoyksikkö - Kaikki Valtiokonttorin toimialat - Tietohallinto - Henkilökunnan edustaja Yhteinen ohjausryhmä Kiekun kanssa Hankepäällikkö Osaprojektit projektipäälliköineen Ydinryhmä 4

5 Hankkeen organisointi Organisoituminen on suunniteltava ensimmäisenä Hyvä olla yksi vetäjä, jolla on kokonaisuus hallinnassa Resurssien saatavuus on varmistettava, tähän kannattaakin kiinnittää ajoissa runsaasti huomiota (tarvitaanko tahaan tai hehaan esim. määräaikaisia lisäresursseja?) Varamiehitys on mietittävä heti alussa, ja aina tilanteiden muuttuessa Kaikki Kiekuun liittyvät työt tulee keskittää hankkeeseen Oleellista on resurssien riittävyys, substanssi- ja projektiosaaminen sekä hyvä yhteistyö eri osapuolten kesken 5

6 Tehtäväkokonaisuuksia, joille tulee olla vastuuhenkilö 1/2 Yhteisiä tehtäviä - muutosjohtaminen (viestintä ja Kiekun jalkautus) - siirtymäsuunnittelu - varautumissuunnittelu - yhteinen osuus käyttöönoton suunnittelusta - raportointi Taloushallinnon tehtävät (esim. erilaiset määrittelyt, seukot, roolitus ja prosessit, ohjeet, konversiot) Henkilöstöhallinnon tehtävät (esim. erilaiset määrittelyt, roolitus ja prosessit, ohjeet, työajanhallinta-asiat, vertailuajo, konversiot ) M2-työt Merja KuparinM2-työt en

7 Tehtäväkokonaisuuksia 2/2 Liittymien määrittely, toteutus, käyttöönoton suunnittelu, käyttöönotto - Sekä muut tietotekniset tehtävät, esim. tietoliikenneavaukset Liittymien testaus Konversiot - Konversioiden määrittely ja valmistelu - Konversioiden toteutus ja tarkastaminen Viestinnän ja tilaisuuksien suunnittelu ja toteutus Koulutusten suunnittelu ja toteutus Muutosjohtamisen muut tehtävät (mm.kyselyt) 7

8 Kokemuksia viestinnästä ja muutosjohtamisesta 1/2 Viestintään on panostettu paljon ja eri tavoin - Tästä on saatu hyvää palautetta Toteutettu mm. - Lukuisia avoimia infotilaisuuksia hankkeen eri vaiheissa Kohderyhmänä kaikki valtiokonttorilaiset Mikä Kieku on / mitä muutoksia, missä mennään, mitä tulossa - Kohderyhmäkohtaisia infoja /tilaisuuksia Esim. tietty toimiala, ylin johto, johtavat virkamiehet, esimiehet jne. - Erityyppisiä uutisia intrassa Yleisiä hankeuutisia, yhtä asiaa esim. seurantakohteita avaavia, henkilöitä uusissa Kieku-rooleissaan-sarja jne. 8

9 Kokemuksia viestinnästä ja muutosjohtamisesta 2/2 PR-luontoinen Pääsiäiskampanja Muutosvalmiuskysely toteutettiin Vapun aikaan Tulokset olivat kokonaisuutena hyvät, joskin aihetta toimenpiteisiinkin ilmeni - Myös avovastauksia saatiin erittäin runsaasti - Tulokset hyödyllisiä erityisesti viestinnän suunnittelulle Kieku-klinikat käyttöönoton yhteydessä Viestinnässä on painotettu Kiekun tuomia etuja ja muutoksia eri ryhmille Tunne muutoksen prosessi, muutosvastarintaa tulee aina jossain vaiheessa joltain taholta Hankkeen sisällä tehtiin kolme ilmapiiritutkimusta 9

10 Kokemuksia/ liittymät ja niiden testaus 1/2 Kaikki Valtiokonttorin substanssiliittymät tehtiin VIPin integraatiopalvelun kautta Liittymien kartoitus on hyvä aloittaa mahdollisimman pian - Ne järjestelmät, joissa on jo nyt vastaava liittymä - Suunnitteilla/toteutuksessa olevat uudet järjestelmät - Sellaiset, joissa ei ole ollut vastaavaa liittymää, mutta joista tulisi tuottavuushyötyjä Liittymien määrittelyssä tarvitaan alusta alkaen heha- ja taha-asiantuntijoita, liittymän substanssiosaajia, tekniikan osaajia eri tahoilta (Kieku, k.ottohanke, VIP, järj.toimittajat) > vaatii paljon resursseja, mutta virheiden korjaus jälkikäteen maksaa ja on työlästä 10

11 Kokemuksia/ liittymät ja niiden testaus 2/2 Uusien seurantakohteiden vaikutus liittymiin huomioitava ajoissa Täsmäytysten suunnittelu - Liittymien täsmäytyksessä substanssiosaajien läsnäolo on välttämätöntä - Palkeiden rooli Liittymien testauksessa tarvittiin lukuisia varapäiviä, kaikkia em. resursseja tarvitaan myös testausvaiheessa (ainakin tavoitettavuutta) Liittymien testaus oli meillä ulkopuolisen konsultin vastuulla, mikä todettiin hyväksi ratkaisuksi (ei ole suotavaa, että sama henkilö vastaa toteutuksesta ja testauksesta) 11

12 Liittymien käyttöönotto - Tee liittymille käyttöönottosuunnitelma riskianalyyseineen - Muista tarkistaa substanssijärjestelmien uudet seurantakohteet - Siirtymäsuunnittelu: aineistojen siirto oikeaan järjestelmään - Kaikkia liittymiä ei välttämättä oteta käyttöön järjestelmän käyttöönottopäivänä - Resurssien paikalla/tavoitettavissa olo - VIAn ja käyttöpalvelutuki hankitaan erikseen niin haluttaessa riippuen liittymän kriittisyydestä (budjetointi) - Viestintä 12

13 Kokemuksia/ konversiot Ollut odotettuakin suuritöisempi osuus, hehakoekonversio tehtiin moneen kertaan. Konversioiden määrittelyssä tulee heha/ tahaasiantuntijoilla ja Palkeilla olla erittäin vahva rooli. Määrittely tulee tehdä hyvin tarkalla tasolla. Konvertoitavan lähtödatan tulee olla puhdasta/ tarkistettua Myös itse tarkastus on suunniteltava etukäteen detaljitasolla - Konversioiden tarkastamisen resurssit on varattava ajoissa virastosta ja Palkeista 13

14 Kokemuksia virkamiesten koulutuksista Esimiehille: työpaja/keskustelutilaisuus alkusyksystä (uudet prosessit ja vastuut) ja järjestelmäkoulutus joulukuussa, molemmat ½ pv. Virkamiehille: Järjestelmä- ja prosessikoulutus, ½ pv joulukuussa Projektipäälliköille: lisäksi 2 t marraskuussa (seurantakohteet ja muut projektin talousraportoinnin asiat) Raportointikoulutus helmi-maaliskuussa, kun Kiekussa on jo taloushallinnon materiaalia 14

15 Kokemuksia käyttöönotosta 1/2 Käyttöönotto Kaikki ohjeet yms. materiaali kerättiin (myös) yhteen intranet-uutiseen Suunnittele poikkeustilanneviestintä etukäteen - Teimme yhden jatkuvasti päivitettävän uutisen intraan Etenkin portaalissa ja välitaulussa on ollut haasteita käyttöönoton alussa Portaalia ei saatu heti kokonaan käyttöön, lomat ja poissaolot jouduttiin piilottamaan kahdeksi viikoksi Ensimmäinen palkkojen maksu sujui hyvin Käyttäjätunnusten jakelu jäi virastolle 15

16 Kokemuksia käyttöönotosta 2/2 Viraston lähituki järjestettiin erittäin lyhyellä varoitusajalla - työaikojen kohdennus portaalissa ja seurantakohteet ovat vaatineet tukea Palkeille jäi / tuli liikaa manuaalisia töitä konversion jälkeen Liittymien käyttöönotto sujui hyvin ajanhallintaa lukuunottamatta. Korjauksia tarvittiin mm. Timeconin geneeristen leimausten osalta (esim. loma ulos). AT (Palkeiden asiakastuki) otettiin samalla käyttöön (eniten tikettejä tullut käyttäjätunnuksista/-oikeuksista) Kuten suunniteltukin taloushallinnon konversio jatkuu tälle vuodelle, ja hanke päättyy