Taloushallinnon kevätseminaari

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Taloushallinnon kevätseminaari"

Reino Sipilä
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Taloushallinnon kevätseminaari Minna Korpela Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Sisältö Tilinpäätöksen sujuvuus Ajankohtaista Palkeista Sisäinen valvonta Kirjanpidossa tehtävät tarkastukset Muistiotositteet Hankinnasta maksuun -prosessialueen uudet ominaisuudet

fi Sisältö Tilinpäätöksen sujuvuus Ajankohtaista Palkeista Sisäinen

2 Tilinpäätösten sujuvuus Tilinpäätöksen vuosikello Palkeissa Koontitaulukko sovituista aikatauluista.2. mennessä Asiakaskohtainen tilinpäätösaikataulun tarkentaminen 3.. mennessä Tilinpäätösinfo asiakkaille Lokakuu - joulukuu Tammikuu Maaliskuu Tilinpäätösten laatiminen Prosessikohtainen läpikäynti Palkeissa Heinäkuu syyskuu Huhtikuu - kesäkuu Palautteen ja kehitysehdotusten kokoaminen Tilinpäätösaikataulun kehittäminen yhteistyössä asiakkaiden kanssa Tilinpäätösaikataulun 205 laatiminen versio.0

205 Lokakuu - joulukuu Tammikuu Maaliskuu Tilinpäätösten laatiminen Prosessikohtainen läpikäynti Palkeissa Heinäkuu syyskuu

3 Lukuja tilinpäätöksistä Palkeet Palkeet Palkeet Palkeet Palkeet Kpy:den lkm joille Palkeissa tuotetaan tilinpäätöspalvelua 49/63 52/63 Kaksi KPY:ä 53/65 Neljä KPY:ä 59/70 2 KPY:ä 63/70 22 KPY:ä Rahastojen lkm joille Palkeissa tuotetaan tilinpäätöspalvelua KKP korjaukset kaikkien kpy:den osalta (korjausrivien lkm) joulukuu 5 + Ritarikunnat 5 + Ritarikunnat Yksi rahasto 5 + Ritarikunnat Yksi rahasto 5 + Ritarikunnat Kolme rahastoa 5 + Ritarikunnat Neljä rahastoa 22 kpl 265 kpl 9 kpl 59 kpl 53 kpl (Palkeiden asiakkaat) KKP lähetykset Yksi myöhässä Kaikki ajallaan Kaikki ajallaan Kaikki ajallaan Kaikki ajallaan Palkeiden vastuulla olevat selvittämättömät tasetilit, lkm Virhetileiltä poiskirjaukset tilinpäätöksen yhteydessä Viisi asiakasta Neljä asiakasta Tilinpäätösaikataulupohjana käytettiin Muu aikataulu: PV:n oma aikataulu ryhmä 9 2. ryhmä 3 3. ryhmä 8 Muu aikataulu

KPY:ä Rahastojen lkm joille Palkeissa tuotetaan tilinpäätöspalvelua KKP korjaukset kaikkien kpy:den osalta (korjausrivien lkm) joulukuu 5 + Ritarikunnat 5 + Ritarikunnat Yksi rahasto 5 + Ritarikunnat

4 Keskuskirjanpidon lähetyspäivä Ryhmä (kkp-siirto 5.2.) 9 kpy:a Ostoreskontran lopullinen sulkupäivä Muut 4 päivää, 6 eri kirjanpitoyksikköä Kirjanpitoyksiköllä ei ostoreskontraa 2

sulkupäivä Muut 4 päivää, 6 eri kirjanpitoyksikköä 0 5 0 5 20 25 30 35 30.2.204 3.2.204 3 8..205 7 9.

5 Myyntireskontran lopullinen sulkupäivä Muut 5 päivää, 5 kirjanpitoyksikköä Kirjanpitoyksiköllä ei myyntireskontraa 0 Tilinpäätöksen 205 määräaikojen muutokset Vuodelta 205 laadittavan tilinpäätöksen aikataulu kiristyy TaA muutos 63 : Tilinpäätös on laadittava ja hyväksyttävä viimeistään varainhoitovuotta seuraavan vuoden helmikuun loppuun mennessä (aiemmin 5.3.) Ei olennaisia muutoksia tilinpäätösaikatauluun tai prosessiin Kolme aikatauluryhmää kuten vuonna 204 Osto- ja myyntireskontran sulkuaikatauluista valitaan kirjanpitoyksikölle sopivin

6 Tilinpäätösaikataululuonnokset 205. Ryhmä 2. Ryhmä 3. Ryhmä Ostoreskontran sulku (27..) Myyntireskontran sulku (27..) M2-kirjanpitoon Muistiot kirjanpitoon Poisto- ja korkoajot Kirjanpidon sulku Keskuskirjanpidon lähetyspäivä Tase-erittelyt asiakkaalle Laskelmat ja liitteet asiakkaalle Ajankohtaista Palkeista

. Poisto- ja korkoajot 5.. 22.. 29.. Kirjanpidon sulku 22.. 29.. 5.2. Keskuskirjanpidon lähetyspäivä 5.2. 0.

7 Sisäinen valvonta Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan lähtökohta ja tavoitteet Lähtökohta Talousarvioasetuksen 69 Palvelukeskuksen johto vastaa valtion talousarviosta annetun lain 24 b :ssä tarkoitetusta sisäisestä valvonnasta siltä osin kuin kirjanpitoyksikön tehtävät on palvelusopimuksella siirretty palvelukeskuksen tehtäväksi. Palkeiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje, , dnro 844/ / Tavoitteet Sisäinen valvonta on sisäänrakennettu jokaiseen prosessiin ja kontrollit on sisällytetty prosessin oikeaan vaiheeseen, jotta ne tarvitsee tehdä vain kerran. Sisäisen valvonnan kontrollit ovat Tehokkaita, merkityksellisiä ja oikeita Automaattisia, järjestelmään rakennettuja

sisäisestä valvonnasta siltä osin kuin kirjanpitoyksikön tehtävät on palvelusopimuksella siirretty palvelukeskuksen tehtäväksi. Palkeiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje, 9.2.

8 69 :n uusi 3 momentti, perustelut muutokselle Lähde: Asetusehdotuksen perustelumuistio Säännöksellä selkeytetään ja korostetaan palvelukeskuksen vastuuta niistä tehtävistä, jotka kirjanpitoyksikön ja palvelukeskuksen välisen sopimuksen mukaan kuuluvat palvelukeskuksen hoidettavaksi. Muutos ei vaikuta kirjanpitoyksikön lakiin perustuvaan velvollisuuteen järjestää maksuliikkeensä ja kirjanpitonsa hoito. Kirjanpitoyksikkö vastaa niistä palvelukeskuksen tuottamiin suoritteisiin sisältyvistä virheistä, jotka ovat seurausta kirjanpitoyksikön palvelukeskukselle toimittaman aineiston virheellisyydestä. Säännös selkeyttää sekä sopimista että vastuiden jakaumista ja vastuunjaon tulkintaa, ja on siten omiaan parantamaan taloushallinnon tuottavuutta. Päällekkäisen työn vähentäminen ja poistaminen valtion taloushallinnossa Sisäisen valvonnan prosessin kuvaus. Kontrollien määrittely Tehdään prosesseittain. Määrittelyssä lähdetään prosessien tavoitteista ja tavoitteiden saavuttamista uhkaavista riskeistä. Kontrolleilla vastataan riskiin. Kontrollit dokumentoidaan prosessikuvaukseen ja työohjeen liitteenä olevaan kontrollilistaan. 2. Toteuttaminen Kontrollien toteuttaminen on osa prosessien normaalia hoitamista. Kontrollit liittyvät aina johonkin prosessin vaiheeseen. 3. Kontrollien seuranta ja raportointi havainnoista Pääsääntöisesti prosesseihin kuvattuja valvontatoimenpiteitä toteuttavat talous/palkkapalvelusihteerit ja valvontatoimenpiteiden toteuttamista seuraavat/tarkastavat palveluesimiehet. 3. Seuranta 2. Kontrollien toteutus. Kontrollien määrittely Esimiehen tekemän seurannan tavoitteena on todentaa, onko kontrollilistassa kuvatut valvontatoimenpiteet (esim. tarkastukset ja täsmäytykset) toteutettu ja onko ne toteutettu oikein. Seurannasta raportoidaan vuosineljänneksittäin.

Muutos ei vaikuta kirjanpitoyksikön lakiin perustuvaan velvollisuuteen järjestää maksuliikkeensä ja kirjanpitonsa hoito.

9 Kirjanpidossa tehtäviä tarkastuksia /2 Tilijaottelu- ja alkusaldomuutokset, lisätalousarviot: tarkistetaan, että tilit ja rahat ovat kpy:n käytössä Kun tehdään kirjaus lähetteiden tilille tai hallinnan siirto, ollaan yhteydessä vastaviraston kirjanpitäjään, jotta varmistetaan, että sama kirjaus tulee molempien virastojen kirjanpitoon samalle kaudelle. Kuukausittain osakirjanpitojen täsmäytys kom M2 katteet ja tyhjennykset pankkitilit ostoreskontra myyntireskontra palkat Saapuvien kirjanpitoaineistojen täsmäytys Kirjanpidossa tehtäviä tarkastuksia 2/2 Muistiotositteiden siirron jälkeen varmistetaan, että muistiotositteet ovat arkistoituneet asianmukaisesti Ennen kkp-siirtoa kirjanpidon tekninen tarkastaminen: Tilitiedoille tehtäviä tarkistuksia Kkp-siirron kuittausilmoituksen tarkastaminen Tili-ilmoituksen ja täsmäytyslaskelman hyväksyminen Virallisten raporttien arkistointi/arkistoinnin tarkastus Jakamattomien määrärahojen täsmäyttäminen vastaviraston kanssa Rondon arkiston täydellisyyden tarkastaminen

Kuukausittain osakirjanpitojen täsmäytys kom M2 katteet ja tyhjennykset pankkitilit ostoreskontra myyntireskontra palkat Saapuvien kirjanpitoaineistojen täsmäytys Kirjanpidossa tehtäviä tarkastuksia

10 Muistiotositteet Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Muistiotositteet Kappalemäärä kuukausittain vuosilta 203 ja 204 (sis. myös muut kierrätettävät tositteet) : kpl 204: kpl

fi Muistiotositteet Kappalemäärä kuukausittain vuosilta 203 ja 204 (sis.

11 Havaintoja muistiotositteista vuodelta 204 Joulukuussa tehtiin 7,5% koko vuoden muistioista (v %) on päivätty 7% koko vuoden muistioista (v ,5%) Muistiotositteiden käsittelyyn käytettiin Palkeissa kirjanpidon prosessissa aikaa yhteensä noin 8,2 htv (v htv) Tästä,5 htv:a (,8htv) muistiotositteiden manuaaliseen kommentointiin Loput 6,7 htv:a (8,2 htv) muistiotositteiden käsittelyyn Muistiotositteet: yhtenäisten pohjien käyttö Muistiot laaditaan joko. Rondon muistiotositepohjalle tai 2. Rondon Excel-tositteelle Yhtenäisiin pohjiin siirrytään viimeistään Kiekun käyttöönoton yhteydessä Tositteesta on voitava todeta (TaA 45 ): mikä on korjattava tosite mitä on korjattu ja miten korjaus on tehty

202 0 htv) Tästä,5 htv:a (,8htv) muistiotositteiden manuaaliseen kommentointiin Loput 6,7 htv:a (8,2 htv) muistiotositteiden käsittelyyn Muistiotositteet: yhtenäisten pohjien käyttö

12 Hankinnasta maksuun -prosessialueen uudet toiminnallisuudet Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Monisaajamenotositteet ja kertatoimittajat Sisältö Hyödyt asiakkaalle Hyödyt asiakkaalle Monisaajamenotositteet Excel-tiedostossa tuodaan useita menotositteita Rondoon Menotositteet siirtyvät Rondon Monisaajamenotositteet kansioon yksittäin. Automaattireitityksellä kiertoon kirjanpitoyksikköön lomakkeella olevien sähköpostiosoitteiden perusteella Kaikki maksatuspäätökset (esim. valtioavut) voidaan toimittaa yhdellä lomakkeella Palkeisiin Menotositteiden käsittely nopeutuu automatisoinnin ansiosta Kertatoimittajat Toimittajat perustetaan Rondossa Pienentää Kiekun toimittajarekisteriä Sopii käytettäväksi Sepa-maksuissa ja maksuosoituksissa Esim. palautukset, joista ei ole laskua Yksityishenkilöiden kertakorvaukset Muuta huomioitavaa Tilaus- ja sopimustietojen ja tiliöintikoodin siirto oikeisiin kenttiin OpusCapitassa lisää yhden laskun kustannusta 0,90, mutta automaattiset kohdistukset vähentävät työmäärää. Tilauskohdistukset tehdään summan tai määrien perusteella, joten osittaislaskut vaativat toimenpiteitä Palkeilta, jotta kohdistukset toimivat oikein.

Rondon Monisaajamenotositteet kansioon yksittäin. Automaattireitityksellä kiertoon kirjanpitoyksikköön lomakkeella olevien sähköpostiosoitteiden perusteella Kaikki maksatuspäätökset (esim.

13 Kiitos! Minna Korpela Prosessipäällikkö Puh