Miten Kieku-tietojärjestelmä tulee vaikuttamaan esimiesten tehtäviin? Kehittämispäällikkö Seija Friman, Valtiokonttori

Transkriptio

1 Miten Kieku-tietojärjestelmä tulee vaikuttamaan esimiesten tehtäviin? 1 Kehittämispäällikkö Seija Friman, Valtiokonttori

2 Esimiehelle keskeistä Esimiehet näkevät portaalista alaistensa ajantasaiset henkilö- ja palvelussuhdetiedot Järjestelmä tarjoaa tukea henkilöstösuunnitteluun, osaamisen johtamiseen ja tavoite- ja kehityskeskustelujen läpiviemiseen Esimiehet saavat portaaliin muistutuksia mm. määräaikaisen palvelussuhteen päättymisestä tai kehityskeskustelujen alkamisesta Esimiehelle aikaisempaa aktiivisempi rooli henkilöstöasioiden hoitamisessa Portaalilomake ohjaa siten, että esimies ei pääse hyväksymään asiaa, jonka hyväksymiseen hänellä ei ole oikeutta 2

3 Esimiesroolin terävöityminen Huolellisuus ja tarkkuusvaatimus lisääntyy sekä esittelijällä että ratkaisijalla - varmistettava, että tiedot oikein, esim. oikeat poissaolon syykoodit, poissaolojen kestot oikein Opittava ottamaan työnantajanäkökulma asioihin, eli kaikkia mahdollisia ehdotuksia ei tule hyväksyä Esimiehen sijaisena voi toimia vain esimies => esimies on aina työnantajan edustaja - Pohdittavaa: mikä on esimiehen rooli ja tehtävät; päätöksenteko substanssikysymyksissä / henkilöstöhallinnon asioissa - Muuttaa mahdollisesti nykykäytäntöjä HUOM: Esimiehen rooli Kieku-muutosten läpiviennissä!

4 Kiekun vaikutuksia esimiestehtäviin Esimies voi osallistua uuden henkilön ja palvelussuhteen perustamiseen portaalilomakkeen avulla Asiasta riippuen esimies joko esittelee tai ratkaisee henkilöstöasioita portaalilomakkeella Kiekun myötä esimiesrooliin tulee mm. kaikkien sairauspoissaolojen ja saldovapaiden hyväksyminen - kaikki ei-harkinnanvaraiset virkavapaudet ( mm. lomat, sairauslomat, koulutuksessa olot) ja - mahdolliset ylityöt ja saldovapaat sekä - lomarahan vaihtovapaat ja säästövapaat 4

5 Kiekun tuki suorituksen johtamiseen Kieku-tietojärjestelmä tarjoaa sähköisiä lomakepohjia arviointeja sekä kehittymissuunnitelman laatimista varten - valmiita sähköisiä arviointilomakemalleja, jotka voidaan muokata virastokohtaisesti - arviointilomakkeet tallentuvat järjestelmään ja ovat siten helposti sekä esimiehen että virkamiehen katseltavissa Tavoite- ja kehityskeskustelu kirjataan lomakkeelle portaalissa Kehittymissuunnitelma laaditaan portaalissa yhteistyössä virkamiehen ja esimiehen kesken Esimies tekee virkamiehen suorituksen arvioimisen portaalissa 6

6 Tietovarastoraportointi BI-raportointiin pääsee portaalista raportoinnin välilehdeltä, virkamiehen ja esimiehen portaalivälilehtien tapaan Esimiehen raportit: - henkilöt nimikkeittäin, henkilöstöryhmittäin ja työaikaosuuksittain - henkilölukumäärät ikäryhmittäin - tutkinnot ja koulutukset, koulutustiedot henkilöittäin - poissaolojen kestot poissaololajeittain ja henkilöittäin - henkilöiden palkkatiedot palkkalajeittain ja seurantakohteittain Talousraportteja - noin 25 erillistä taloustietojen raporttia - raportit liittyvät talousarviokirjanpitoon, liikekirjanpitoon, myyntiin, seurantakohteisiin, budjetointitietoihin ja valtuuksiin 7

7 Miten Kieku tukee esimiestä keskeisissä tehtävissä? Strategian jalkauttaminen ja tavoitteet tavoitekeskustelut Organisointi ja resursointi lomien ja vapaiden suunnittelu, harkinnanvaraisten virkavapauksien ratkaiseminen ylityömääräykset, työaikojen hyväksyminen ja seuranta tietovaraston tietojen hyödyntäminen suunnittelussa Motivointi ja palkitseminen Palkan tai palkanlisien muutos Tiimin ja alaisten kehittäminen Osaamisen arviointi ja kehittymissuunnitelmien laadinta Sisäisiin koulutuksiin ohjaaminen Viestintä ja muutoksen johtaminen Ajantasainen ja keskitetty tieto henkilöstöstä Seurattavien asioiden automatisointi Seuranta ja suorituksen arviointi Tulos- ja kehityskeskustelut 360-arviointi Tilaisuus, Esittäjä 8