Seurantakohteiden integraatio. Juho Ajo, Valtiokonttori

Transkriptio

1 Seurantakohteiden integraatio Juho Ajo, Valtiokonttori

2 Kieku-seurantakohdemalli Seukoto/ valtio LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/ kunta Seuranta kohde 1 Kirjanpitoyksikkö Kumppani Seurantakohde 2 Varalla 1 Varalla 2 Kieku Yritys Kustannuspaikka Tulosyksikkö Segmentti Sisäinen tilaus Projekti (PRR-osa) Rahasto Alue/ kunta Pääkirjatili Rahoitusrivi Toimintoalue Kumppaniyhtiö Seurantakohde 1 Seuranta -kohde 2 Seurantakohde 3 Seurantakohde 4 P/V P P V/P (tuotto- ja kulutileillä) V/P V/P V V V V V/P V V Ei käytössä Ei käytössä Laskentatoimen alue Ulkoinen Ulkoinen Sisäinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Muu ulkoinen Sisäinen Sisäinen Sisäinen Muu sisäinen Ulkoinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäine n Muu sisäine n Pituus 4 8 (5+3) ) Kirjanpitoyksikkö (Kirjanpitoyksikkö) 2) LKP tili (Liikekirjanpidon tilit) 3) Toimintayksikkö (Virastot ja sisäinen organisaatio) 4) TaKP tili (Talousarviokirjanpidon tilit) 5) Valtuus (Valtuus) 6) Projekti (Virasto, useamman viraston, valtakunnalliset) 7) Toiminto (Ydintoimintojen hierarkia ja tukitoimintojen ylätaso) 8) Suorite (Viranomaissuorite, maksullinen toiminnan suoritteet) 9) Alue/Kunta (Kunta 3 nro + maat SAP:n vakiokoodit) 10) Kumppanikoodi (Valmius konsernilaskentaan, sisäinen laskutus) 11) Seurantakohde 1 (Vapaa 1, viraston omaan käyttöön) 12) Seurantakohde 2 (Vapaa 2, viraston omaan käyttöön) 13) Seurantakohde 3 (Varalla 1, virastokohtainen, ei käytössä) 14) Seurantakohde 4 (Varalla 2, yhteinen, ei käytössä) Valtiotasoinen Kirjanpitoyksikkökohtainen P = pakollinen V = vapaaehtoinen 15) Henkilö (Käytössä ainoastaan henkilöstöhallinnossa)

3 Seurantakohteet Kiekussa Seurantakohteet perustetaan Kieku taloushallintoon Seurantakohteista perustetaan - Seurantakohteiden kirjaustasot - Seurantakohteiden hierarkiat (ryhmittelyt), käytettävissä raportoinnissa Seurantakohteiden perustiedot: - Numero - Nimi - Alkupäivämäärä - Loppupäivämäärä - Muuta riippuen seurantakohteesta (esim. projektilla lisäluokitteluja) Tilaisuus, Esittäjä 3

4 Tilha Taloushallinnon tietomalli SAP HCM Perus- ja ohjaustiedot, esim. Rondo-arkisto Logica Palkat Yritykset Tositelajit Seurantakohteet Toimittajat Rondo-palaute Työajanseurannan järjestelmät Rondo (ostolaskut ja muistiot) TALOUSHALLINTO (Liikekirjanpito, Myyntireskontra, Ostoreskontra) Taloushallinnon VTV M2 tosite Keskuskirjanpito Maksuliikenne Myyntireskontra Pääkirja Ostoreskontra Substanssi- Substanssi- järjestelmät järjestelmät (operatiiviset (operatiiviset- ja järjestelmät) Käyttöomaisuus Sisäinen laskenta DW-järjestelmät) Laskutus Myyntilasku Hankinta Myynti Romutus TA-kirjanpito Toteumat Sis. laskennan -kirjaukset Sisäinen budjetointi Ja valtuushallinta Tietovarastoraportointi Poistot Määrärahat Purkukirjaukset Kieku Rondo, M2, maksuliikennejärjestelmät ja muut yhteiset järjestelmät Muut sisäiset tai ulkopuoliset järjestelmät 4

5 Kieku-järjestelmän sisäinen integraatio Seurantakohteet Kiekutaloushallinto (SAP FICO) Ajanhallinta (CGI) Työajanseurannan leimatiedot CATSiin Poissaolot Kiekuhenkilöstöhallinto (SAP HCM, CATS) Kirjanpidon tapahtumat talousarviotapahtumat Ajanhallinnan työaikakohdennukset (CGI) ja työaikatapahtumat Lomajaksot Työaikatapahtumat Henkilö- ja sopimustiedot Henkilö-, sopimus-, poissaolo- ja työuratiedot Palveluaikalaskenta (CGI) Esimies- ja sijaistiedot Budjetoitu toimi Henkilö Sopimus Työaika Palkka Poissaolot Läsnäolot Organisaatiotiedot (Tahti) Työuratiedot Analyysiraportointi (SAP BI) Raportointi Sisäinen budjetointi Valtuuksien seuranta Jakopalkkalaskenta Vuosilomasuunnittelu (CGI) Palveluaikakertymät Vuosilomaoikeudet, henkilö-, sopimusja organisaatiotiedot Lomajaksot ja -sopimukset Välitaulu Palkat (CGI) Henkilön osa-aikaisuustieto Ulkoinen kirjanpitoaineisto Maksetut palkat, kirjanpitoaineisto, lomajaksot, henkilötyövuodet (htv) Henkilö, sopimus, peruspalkka, poissaolot, tutkinnot ja koulutus, työaikakohdennukset CATS 5

6 Seurantakohdeintegraatio ja raportointi Seurantakohteet Ulkoiset järjestelmät (R8, M2, viraston omat) Kirjanpidon tapahtumat talousarviotapahtumat Kiekutaloushallinto (SAP FICO) Ajanhallinta (CGI) Kiekuhenkilöstöhallinto (SAP HCM, CATS) Analyysiraportointi (SAP BI) Raportointi Sisäinen budjetointi Valtuuksien seuranta Jakopalkkalaskenta Palkat (CGI) Maksetut palkat, kirjanpitoaineisto, lomajaksot, henkilötyövuodet (htv) Henkilö, sopimus, peruspalkka, poissaolot, tutkinnot ja koulutus, työaikakohdennukset CATS 6

7 Seurantakohteiden ylläpito Kiekujärjestelmässä ja yhteisissä järjestelmissä Käyttöönoton yhteydessä perustetaan kaikki seurantakohteet ja hierarkiat tuotantoympäristöön (Seurantakohteiden versio 3.0) Seurantakohteet siirretään kaikkiin Kieku-sellaisenaan oheisjärjestelmiin Jatkoylläpito tehdään Palkeissa pyynnön perusteella Kiekun taloushallinnossa seurantakohteet ja hierarkiat ovat heti käytettävissä Oheisjärjestelmiin seurantakohteiden muutokset siirtyvät päivittäin. Perustietojen lisäksi myös hierarkiat siirtyvät BI-raportointiin Seurantakohteet ovat seuraavana päivänä käytettävissä kirjauksiin eri oheisjärjestelmissä Tilaisuus, Esittäjä 7

8 Seurantakohteet Kieku-henkilöstöhallinnossa

9 Seurantakohteet Kieku Henkilöstöhallinnossa (SAP HCM) HCM:ssa käytetään seurantakohteista: - kustannuspaikka, TaKP-tili, toiminto, projekti, seurantakohde1 - Nämä valittavissa henkilöiden sopimuksille Lkp-tili kirjauksille määräytyy palkkatapahtumien perusteella Ns. maksupalkkojen kirjanpitoviennit tulevat tällä tasolla Tuntikirjauksien palkka- ja BI-raportointivienneissä on enemmän seurantakohteita Tilaisuus, Esittäjä 9

10 HCM organisaatio Tilaisuus, Esittäjä 10

11 HCM organisaatio Tilaisuus, Esittäjä 11

12 HCM organisaatio Sopimus Tilaisuus, Esittäjä 12

13 Seurantakohteet, joille työaikoja voidaan kohdentaa Tällä hetkellä CATS:ssä käytettävissä olevat seurantakohteet: - Toimintayksikkö - Toiminto - Projekti - Suorite - Seurantakohde 1 - Seurantakohde 2 Käyttöönottoprojektissa virasto valitsee itselleen sopivan CATS-profiilin. Profiili valitaan mm. sen mukaan mille seurantakohteille virastossa työaikoja kohdistetaan, ja onko tarvetta tuntien erilliselle hyväksymiselle (esimies) 13

14 Seurantakohteet Kiekun ulkopuolella

15 Rondo Kuva

16 M2 TA-tili Kuva

17 M2 Toimintayksikkö

18 Seurantakohteiden ylläpito kirjanpitoyksikön omissa järjestelmissä Seurantakohteiden ja tarvittaessa niiden hierarkioiden siirtäminen kirjanpitoyksikön omiin järjestelmiin määritellään liittymäkohtaisesti Oheisjärjestelmissä on käytettävä samoja seurantakohteita - seurantakohteiden olemassaolotarkistus - seurantakohteiden voimassaolotarkistus Jos liittymä ei tarkista olemassa olevia seurantakohteita tietojen siirrossa taloushallintoon saattaa olla virheitä Tilaisuus, Esittäjä 18

19 Seurantakohteiden näkyminen osajärjestelmissä (Kieku_seukopohja, välilehti Seukot järjestelmissä ) 3 19

20 Seurantakohteiden integraatio yhteenveto Seurantakohteita laadittaessa on huomioitava, että eri osajärjestelmistä tulevat aineistot käyttävät samoja seurantakohteita Kiekun taloushallinto on seurantakohteiden omistaja Kaikki seurantakohdemuutokset tehdään vain taloushallintoon - Muutokset siirtyvät seuraavaksi päiväksi muihin Kiekuosasovelluksiin ja Kiekun ulkopuolisiin järjestelmiin Järjestelmään perustettua ja liittymiin siirrettyä seurantakohdetta ei voi poistaa, ainoastaan muuttaa voimassaoloaikaa Tilaisuus, Esittäjä 20

21 Kieku-järjestelmän seurantakohdeintegraatio Seurantakohteet Kirjanpidon tapahtumat talousarviotapahtumat Ulkoiset järjestelmät (R8, M2, viraston omat) Kiekutaloushallinto (SAP FICO) Ajanhallinta (CGI) Palveluaikalaskenta (CGI) Kiekuhenkilöstöhallinto (SAP HCM, CATS) Analyysiraportointi (SAP BI) Raportointi Sisäinen budjetointi Valtuuksien seuranta Jakopalkkalaskenta Vuosilomasuunnittelu (CGI) Välitaulu Palkat (CGI) Maksetut palkat, lomajaksot, HTV:t Henkilö, sopimus, peruspalkka, poissaolot, tutkinnot ja koulutus, työaikakohdennukset CATS