Kieku-hanke päättyy. Mitä saimme aikaan?

Transkriptio

1 Kieku-hanke päättyy. Mitä saimme aikaan?

2 Tavoitteet Kieku-hankkeen tavoitteena: Kieku-ratkaisun tavoitteena: toteuttaa Kieku-ratkaisu (prosessit ja järjestelmä) parantaa valtion talous- ja henkilöstöhallinnon tuottavuutta 20 % varmistaa talousja henkilöstöhallinnon toimintojen ja tiedon laatu tukea virastojen ydintoimintaa tarjoamalla ajantasaista tietoa taloudesta ja henkilöstöstä Tehty 2016 Osin tehty 2016 Kaikki valmiina 2020 ottaa Kiekuratkaisu käyttöön ministeriöissä, virastoissa, laitoksissa ja palvelukeskuksessa mahdollistaa osaamisen jakaminen valtionhallinnon sisällä mahdollistaa yhtenäinen palvelutuotanto ja toiminnan kehittäminen palvelukeskuksessa 3

3 Tulokset 4

4 Tavoitteena parantaa tuottavuutta 20 % Valtion yhteinen Kiekujärjestelmä mahdollistaa tuottavuuskehityksen yksinkertaistamalla ja automatisoimalla talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseja. 5

5 Tavoitteena hallinnon palvelukyvyn ja laadun kehittäminen Parantaa talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseja ja tiedon laatua, yhdenmukaistaa toimintaa 6

6 Tavoitteena parantaa henkisten voimavarojen hallintaa Tuki esimiestyölle ja kehittymiselle Yhtenäiset toimintaprosessit sekä selkeät roolit ja tehtävät mahdollistavat osaamisen jakamisen 7

7 Työmäärät vähentyneet Henkilöstöhallinto Taloushallinto Palkeet: - 13,4 % Virastot: - 6,5 % Palkeet: - 30,6 % Virastot: - 15,1 % 8

8 Tuottavuustavoitteen toteutuminen Tuottavuustavoitteessa edistytty taloushallinnon osalta hyvin, mutta henkilöstöhallinnossa selvästi hitaammin. Tuottavuus vaihtelee merkittävästi virastoittain. Suurin tehostamispotentiaali virastojen työssä. Palkeissa toimintatapoja yhtenäistetty ja tehostettu. Palkeissa tuottavuutta parannettu jo käyttöönottojen aikana. Hyötyjen saavuttaminen vaatii toiminnan vakiintumisenkin vielä määrätietoista työtä. On syytä jatkaa tuottavuustoimenpiteitä tuottavuuden seurantaa Kieku-ratkaisun aktiivista johtamista ja kehittämistä. 9

9 Hallinnon palvelukyvyn ja laadun kehittäminen TULOKSIA Yhteiset tietorakenteet ja tiedon saatavuuden parantuminen Palkeiden toimintaedellytykset parantuneet toimintamallin yhtenäistymisen myötä Virastojen hallinnon nykyistä strategisempi rooli tiedon hyödyntämisessä ja johtamisen tuessa vaatii työtä Hyödyntämisessä virastokohtaisia vaihteluita ja runsaasti potentiaalia Työajan kirjaustietojen laatu puutteellista, koska kohdentaminen monille virastoille uutta ja tehty eri periaatteilla Virastot tekivät sisäistä laskentaa hyvin vaihtelevasti Kehittämisen vastuut ovat jakautuneet ja toimijoiden vastuut ohjauksessa kaipaavat selkeytystä Nykyisen palveluiden hinnoittelumallin ei koeta ohjaavan virastoja tehokkuuteen 10

10 Henkisten voimavarojen hallinta Yhtenäisillä toimintatavoilla tehokkuutta ja yhdenvertaisuutta. Yhteistyökulttuuri vahvistunut. Yhdenmukaisempien työtehtävien avulla liikkuvuutta Ammattimaisuuden avulla lisäarvopalveluihin. Esimiestyön merkitys vahvistunut. Digitaalisesti 24/7 11

11 Kieku-ratkaisun ja järjestelmän kehityskaari 12

12 Kieku-järjestelmää on kehitetty Käytettävyyden parantaminen Suorituskyvyn parantaminen Automaatiotason nosto Tekninen kehittäminen Työaikojen kohdentamisen lomakkeen kehittäminen alkoi (CATS) Raportoinnin kehittäminen aloitettiin Kieku-portaalin ruotsinja englanninkielisten versiot käyttöön Uudenlainen käyttökokemus Kiekusta virkamiehille ja esimiehille työn alle Jakopalkkalaskenta BI-tietovarastossa Työaikojen kohdentamisen sovellukset: Ajanhallinnasta CATS:iin Palkka-ajoja nopeutettiin Palvelukeskuksen ja viraston välistä työnjakoa henkilöstöhallinnossa uudistettiin Käyttövaltuushallintaan uusi väline, joka automatisoi prosessia Järjestelmän tietoturvan parantaminen Järjestelmäympäristön kehittäminen 13

13 Kehittämissuunnitelma 14

14 Kiekun kehittämissuunnitelma: keskeistä kehitystyössä 1 Mitkä prosessit ja toiminnot ovat tarpeellisia? 3 Palveluprosessit kokonaan digitaalisiksi. Mitkä kontrollit ovat 2 tarpeellisia? Kyseenalaista tarvittaessa säädöksiä. 4 Kiekun tietovarannon ja muiden viranomaisten tietojen hyödyntäminen Kiekussa. 15

15 Kieku-ratkaisun kehittämissuunnitelma vaihe 3 Merkittävät kehittämishankkeet (2020 alkaen) tiedonkäsittelyn tehostaminen analytiikan avulla (SAP HANA ja S4/HANA) osaamisen johtamisen uudistus (SAP Success Factors) henkilöstöpalveluiden kokoaminen suunnitelmista tuloksiin -prosessin kehittäminen Kieku-järjestelmän tietojen hyödyntäminen talous- ja henkilöstöhallinnon ulkopuolella. vaihe 2 Tehostaminen ja käytettävyyden kehittäminen (2019 mennessä) hankintojen digitalisointi HR-johtamisen selvityksen edellyttämät muutokset kirjanpidon siirto Palkeisiin keskuskirjanpidon uudistus ja tietopohjan täydentäminen Puolustusvoimien tiedoilla Kiekun tuki- ja ylläpitopalveluiden kilpailutus robotiikan hyödyntäminen paperiprosesseista luopuminen (käyttöön sähköinen arkistointi). 1 vaihe Pienkehitys (2017 mennessä) vastuunjaon täsmentäminen virastojen ja Palkeiden välillä prosessien kehittäminen ja vakiinnuttaminen niin virastoissa kuin Palkeissa uusi, parempi käyttöliittymä virkamiehille ja esimiehille, mobiilitoiminnallisuudet seurantakohdemallin arviointi ja kehittäminen. 16 Yhteinen Kiekumme

16 Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, VALTIOKONTTORI Puhelinvaihde