Viitta talous- ja henkilöstöhallinnon itsearviointityökalu. Esittelymateriaali

Transkriptio

1 Viitta talous- ja henkilöstöhallinnon itsearviointityökalu Esittelymateriaali

2 Esityksen sisältö Viitta-työkalun tausta Miten työkalu on syntynyt? Viitta-työkalun tavoitteet ja hyödyt Itsearviointiprosessi Työkalun rakenne Esimerkki kysymyksestä Lisätietoja

3 Viitta-työkalun tausta Palvelukeskuksiin siirtymisen myötä virastojen talous- ja henkilöstöhallinnon rooli muuttuu olennaisesti. Myös tehtävien, toimintatapojen ja prosessien uudelleenorganisointi on välttämätöntä. Valtiokonttori tukee virastojen talous- ja henkilöstöhallinnon toimintojen uudistamista kehittämällä työkalun, jolla voidaan arvioida ja kehittää talous- ja henkilöstöhallinnon toimintojen kokonaisprosessia, erityisesti asiakaspäähän jäävien toimintojen osalta. (VK:n ja VM:n välinen tulossopimus) Viitta on virastoille (ja ministeriöille virastoina) sekä laitoksille suunnattu talous- ja henkilöstöhallinnon maksuton itsearviointityökalu.

4 Miten työkalu on syntynyt? Viitta projektiin on osallistunut talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijoita seuraavista organisaatioista: Valtiokonttori, VM, SM, Tulli, PLM, PV, OM, LVM, TEM, UM, PRH, Evira sekä MMM Työkalun rakentamista on ollut tukemassa myös Deloitte, jonka globaaleihin talous- ja henkilöstöhallinnon itsearviointityökaluihin Viitta perustuu Työkalun sisältö on syntynyt muokkaamalla edellä mainittujen asiantuntijoiden voimin Deloitten itsearviointityökaluja valtionhallinnon tarpeita vastaaviksi. Työkalun taustalla vaikuttavat myös Kieku-prosessit Viitta on liitetty osittain Kiekun käyttöönottoon, mutta itsearvioinnin voi suorittaa koska tahansa (eli työkalua voivat hyödyntää hyvin myös ne virastot, joilla Kieku käyttöönotto ei vielä ole ajankohtainen), mutta mielellään viimeistään vuosi ennen ko. käyttöönottoa Työkalun teknisestä ja sisällöllisestä ylläpidosta vastaa Valtiokonttori Työkalu on luotu virastojen omaan käyttöön toisin sanottuna sen tarkoitus on auttaa virastoja itse arvioimaan ja kehittämään talous- ja henkilöstöhallintoaan Itsearvioinnin toteuttaminen on vapaaehtoista, mutta suositeltavaa kaikille (tulossopimus) virastoille, laitoksille ja ministeriöille

5 Viitta-työkalun tavoitteet ja hyödyt Viitta-työkalun tavoitteena on auttaa virastoja arvioimaan talous- ja henkilöstöhallintonsa - nykytilaa - määrittämään tavoitetilat - asettamaan kehittämistoimenpiteitä tavoitetilan saavuttamiseksi. Viitta kattaa koko talous- ja henkilöstöhallinnon, mutta keskittyy erityisesti niiden toimintojen arviointiin ja kehittämiseen, joita ei ole tarkoitus siirtää palvelukeskuksiin, vaan jotka jäävät virastoihin ja joita on tarkoitus vahvistaa. Viitta-työkalu on kehittämisen väline. Itsearviointikyselyyn vastaaminen on ensimmäinen askel, mutta varsinainen hyöty realisoituu tulosten analysoinnin, kehittämistoimenpiteiden asettamisen, toteuttamisen ja seurannan myötä. Itsearviointiprosessiin osallistuneiden virastojen tiedot ovat käytettävissä bechmarkingia varten. Näin ollen Viitta mahdollistaa parhaiden käytäntöjen levittämisen ja niistä oppimisen sekä vertailun valtiokonsernin sisällä.

6 Itsearviointiprosessin vaiheet Projektin aloitus virastossa ja Viittakoordinaattorin valinta Työkalun luovuttaminen koordinaattorille Tekninen osuus Virastojen itsearviointien konsolidointi esim. hallinnonaloittain, viraston koon mukaan tms. Tulosten analysointi ja vertailu esim. muihin hallinnonaloihin Palautteen kerääminen Viraston koordinaattorin perehdyttäminen työkaluun ja prosessiin Vastaajien valitseminen ja perehdytys Itsearviointilomakkeiden konsolidointi Itsearvioinnin tulosten analysointi Tavoitteiden asettaminen tulosten perusteella Itsearviointilomakkeiden luominen Itsearviointilomakkeen täyttäminen Kehittämistoimenpiteiden tarkistuspiste Vastaajan vastuulla Viraston koordinaattorin vastuulla Viraston johdon vastuulla Valtiokonttorin vastuulla

7 Työkalun rakenne Talous- ja henkilöstöhallinnolle yhteiset prosessit (105) Strateginen suunnittelu ja toiminnan suunnittelu, seuranta ja analysointi (42) Ministeriön taha ja heha ohjaus ja koordinointi (10) Taha / Heha tuki muulle hallinnolle (10) Johtaminen ja talous- ja henkilöstöhallinnon organisointi (18) Taha / Heha toimintatavat ja prosessit (10) Taha / Heha henkilöstö ja osaaminen (4) Talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät ja informaatio (11) Taloushallinto (57) Taloushallinnon toiminnan organisointi (4) Tilauksesta perintään (4) Hankinnasta maksuun (16) Kirjanpito (12) Sisäinen laskenta (21) Henkilöstöhallinto (61) Resursointi (12) Suorituksen johtaminen ja kokonaispalkitseminen (12) Osaamisen johtaminen ja kehittäminen (8) Johtamisen edellytysten parantaminen (6) Työhyvinvointi (11) Hallinnolliset prosessit (9) Henkilöstöhallinnon toiminnan organisointi (2) Kysymyksiä yhteensä 223 kpl Neuvottelutoiminta (1)

8 Esimerkki kysymyksestä # Kysymys 1. Määrittelemätön 2. Määritelty 3. Edistynyt 4. Johtava Aihealue: Talous ja henkilöstöhallinnon yhteiset kysymykset Kysymysalue: Johtaminen ja talous- ja henkilöstöhallinnon organisointi Alakysymysalue: Taha / Heha osaamisen ja resurssien hyödyntäminen päätöksenteossa 71 Nähdäänkö talous- ja henkilöstöhallinto johdon aitona kumppanina? Talous-/henkilöstöhallinto keskittyy rajattuihin analyyseihin omalta asiantuntemusalueeltaan. Osaaminen keskittyy talousja henkilöstöhallinnon omaan toimintaan. Talous-/henkilöstöhallinto tuottaa raportteja, mutta ei varsinaisesti analysoi niitä. Jotkut talous- /henkilöstöhallinnon henkilöt kykenevät ydintoiminnan näkökulmasta analyyttiseen työskentelyyn. Talous ja henkilöstöhallinto eivät ole aktiivisesti yhteydessä ydintoimintaan myydäkseen ja kehittääkseen palveluitaan paremmin tarpeita vastaaviksi. Talous-/henkilöstöhallinnon raportointi tuottaa jonkin verran ydintoimintaa tukevaa tietoa, mutta loput ydintoiminnan on koottava itse. Henkilöstö kykenee analyyttiseen työskentelyyn ja ydintoiminnan tukemiseen. Talous ja henkilöstöhallinto ovat satunnaisesti yhteydessä ydintoimintaan myydäkseen ja kehittääkseen palveluitaan paremmin tarpeita vastaaviksi. Talous-/henkilöstöhallinnon henkilöt toimivat ydintoiminnan kumppaneina tuottaen heille myös ennakoivaa tietoa. Henkilöiden osaaminen takaa vahvan tietämyksen ydintoiminnasta, hyvät projektija muutoksenhallintakyvyt sekä viestinnän. Talous ja henkilöstöhallinto ovat aktiivisesti yhteydessä ydintoimintaan myydäkseen ja kehittääkseen palveluitaan paremmin tarpeita vastaaviksi. x Talous ja henkilöstöhallinnon yhteiset kysymykset Nykytila Vastaa x Talous ja henkilöstöhallinnon yhteiset kysymykset Tavoitetila Vastaa Arvioidaan sekä viraston nykytila että tavoitetila. Tavoitetilaksi ei ole tarkoitus valita aina johtavaa tasoa, sillä virastolle voi olla tarkoituksenmukaisempaa asettaa tavoitetasonsa alemmaksi.

9 Lisätietoja