Kiekun käyttöönottomenetelmä

Transkriptio

1 Kieku-info: Kiekun käyttöönottomenetelmä Opetushallituksen monitoimitila Kieku-info , Tarja Heikkilä

2 Esiteltävät asiat Mikä on käyttöönottomenetelmä? Miksi sitä pitää kehittää? Miten menetelmää on kehitetty? Menetelmän rakenne ja sisältö Käyttöönottohankkeen vaiheet Vaiheiden hyväksymismenettely Käyttöönottohankkeen ositus Sanallinen kuvaus, Lopputuotoslistaus ja käyttöönoton roolit ja vastuut Menetelmän käyttöönotto Kysymykset menetelmästä Kieku-info , Tarja Heikkilä 2

3 Mikä on käyttöönottomenetelmä? Käyttöönottomenetelmä on tuotteistettu ja dokumentoitu tapa johtaa käyttöönottoja ja auttaa hankkeiden tehtävien viestinnässä Kieku-info , Tarja Heikkilä 3

4 Miksi sitä pitää kehittää? Menetelmän kehittämisessä ovat tavoitteina - Käyttöönottojen läpiviennin tehostaminen - Selkeämmän kokonaiskuvan muodostaminen käyttöönottohankkeesta (esim. asiakkaat ja muut uudet resurssit) - Toimintamallimuutoksen etupainotteinen huomioiminen käyttöönotoissa - Olemassa olevan tiedon dokumentointi Kieku-info , Tarja Heikkilä 4

5 Miten menetelmää on kehitetty? Vastuut menetelmätyön edistämisestä Prosessin omistaja on hankejohtaja Martti Kallavuo. Menetelmän kuvaamisen tuki Tarja Heikkilä (ja Merja Kuparinen). Käytetty materiaali ym. Edellisen kuvaamisen (versio 1) yhteydessä muodostunut aineisto Ms-Project projektinhallintaohjelma (MsP) Yleiset mallit Kokemus Kieku-info , Tarja Heikkilä 5

6 Miten menetelmää on kehitetty? VK:n, CGI:n ja Palkeiden asiantuntijat ovat tehneet muutoksia, lisäyksiä ja poistaja pohjana olleeseen materiaaliin. Sisäinen ja ulkoinen katselmointi on pidetty. Näiden jälkeen on tehty tarvittavat toimintatapamuutokset sekä päivitykset asiakirjoihin. Kieku-info , Tarja Heikkilä 6

7 Käyttöönottomenetelmän v. 2.0 rakenne ja sisältö Prosessikuvat Esittelymateriaali Sanallinen kuvaus Prosessin vaihe Valmisteluvaihe Tehtävän sisältö Hankepäällikkö tapaa viraston henkilöstö- ja talousjohtajat japerehdyttää heitä Kiekun strategisiin tavoitteisiin ja käyttöönottoprosessin pääpiirteisiin. Samalla käydään myös keskustelu viraston tulossopimuksesta, budjetoinnista, talousseurannasta ja raportoinnista sekä siitä miten virasto aikoo suunnitella ja käynnistä toimenpiteet Kiekun käyttöönoton tavoitteiden saavuttamiseksi. Virasto kuvaa toimintansa nykytilan käyttäen mm. alkukysymykset - lomaketta. Hankepäällikkö järjestää seuraavaksi tapaamisen viraston ylimmän johdon kanssa. Hankejohto perehdyttää viraston johdon Kiekun strategisiin tavoitteisiin ja käyttöönottoprosessin pääpiirteisiin. Hankepäällikkö järjestää viraston asiantuntijoille informaatiotilaisuuden. Vaiheet ja tehtävät Vastuutaho/-rooli Hankehallinta / Hankepäällikkö Henkilöresurssit Hankepäällikkö, Palkeiden hankepäällikkö, viraston johto, viraston henkilöstö-, talous- ja tietohallintojohtajat, viraston asiantuntijat, Muut resurssit - Syöte tehtävään (=edellisen? vaiheen tuotos) Riippuvuudet muista tehtävistä Työohjeet Tarvittava osaaminen Alkukysymykset-dokumentti Käsitys valtion talous- ja henkilöstöhallinnon toimintamallista, Kiekun strategisista tavoitteista, Kiekun käyttöönottoprojektista ja Kiekun prosesseista. Muuta huomioitavaa Työmäärä Tilaisuuksiin osallistuminen (hankeresurssit) 2 x 2 x 2,5 h= 10 h, Kiekun ja Palkeiden hankepäällikköt. Pöytäkirjan laatiminen ja jakelu, 2 x 1 h= 2 h, hankepäällikkö Palautettuun dokumenttiin perehtyminen ja sen jakelu 7 x 0,5 h,= 3,5 hanke - ja projektihankepäälliköt YHT. 15,5 h Tuotoksen hyväksyjä Tuotoksen hyväksymiskriteerit Hankejohtaja Alkukysymykset-dokumentti on täytetty ja toimitettu hankepäällikölle. Hankepäällikkö on jaellut dokumentin myös projektipäälliköille. On laadittu ja jaeltu pöytäkirjat, joissa kuvataan mitä johdolle on kerrottu Tarkemmat tehtävät / MsP Lopputuotokset Kieku-info , Tarja Heikkilä 7

8 Kieku käyttöönottohanke jaetaan seuraaviin vaiheisiin 1. Valmisteluvaihe 2. Muutosten määrittelyvaihe 3. Mukautusvaihe 4. Tuotantokäytön valmisteluvaihe 5. Tehostettu tuki Merkittävimmät muutokset ovat eroanalyysi- ja määrittelyvaiheiden yhdistäminen muutosten määrittelyvaiheeksi sekä toteutus- ja testausvaiheen muuttaminen mukautusvaiheeksi. Kieku-info , Tarja Heikkilä 8

9 Kiekun huomioiminen vuosisuunnittelussa Aiemmin esitellyt vaiheet muodostavat varsinaisen käyttöönottohankkeen. Vuosisuunnittelu käsittää tehtäviä, jotka liittyvät käyttöönoton valmistautumiseen. Näiden tehtävien ensisijaisena tavoitteina on varmistaa, että Kiekun käyttöönottavat virastot ovat ottaneet Kiekun käyttöönottonsa huomioon riittävällä tasolla vuosisuunnitelmissaan. Lisäksi pyritään varmistamaan, että virastoilla on alustava käsitys siitä, millaisissa asioissa Kieku tulee mahdollisesti muuttamaan viraston nykyisiä toimintatapoja. Kieku-info , Tarja Heikkilä 9

10 Valmisteluvaihe Suositeltu aloitus vähintään 6 kuukautta ennen varsinaisen käyttöönottohankkeen aloittamista. Valmisteluvaihe viedään läpi VK:n hankejohtajan johdolla. Valmisteluvaiheen päätarkoitus on saada tilaaja (VK) ja toimittaja (CGI) ymmärtämään miltä osin Kieku käy sellaisenaan, virastokohtaisin pakollisin parametroinnein, käyttöönottaville virastoille ja näitä tukeville Palkeiden palvelutiimeille Toisaalta saada virastot ja Palkeet ymmärtämään, millä tavoin Kieku tulee muuttamaan nykyisiä toimintatapoja. Kieku-info , Tarja Heikkilä 10

11 Valmisteluvaihe Lisäksi valmisteluvaiheessa asetetaan varsinainen käyttöönottohanke Hankkeen asettamisen jälkeen vetovastuu siirtyy hankejohtajalta hankepäällikölle, joka laatii hankesuunnitelman liitteineen. Kieku-info , Tarja Heikkilä 11

12 Muutosten määrittelyvaihe Vaiheessa tunnistetaan ja analysoidaan erot ja niiden vaikutukset ratkaisuihin. Käydään yhdessä viraston kanssa läpi Palkeiden kanssa solmittava palvelusopimus sekä rinnakkaisylläpitoon liittyvät tehtävät. Viraston johto määrittelee vaikutukset viraston tehtävien uudelleenorganisointiin ja työnjakoon sekä laatii suunnitelmat toimintatapamuutosten viemisestä käytäntöön. Tehdään koekonversioympäristön valmistelevat työt sekä konversioihin liittyvä konversiopalvelusopimus. Seurantakohdemallin 2 versio katselmoidaan. Kieku-info , Tarja Heikkilä 12

13 Muutosten määrittelyvaihe Keskeiset tuotokset ovat toimitetut ydintiedot, laaditut tietoliikenteen hoitamiseen liittyvät suunnitelmat, hyväksytyt muutosehdotukset täydennettyine BBP:neen ym. ohjeineen, hyväksytyt konversioiden tekemiseen liittyvät koodistot, tarvittavat sopimukset allekirjoitettu, päivitetyt työohjeet, prosessikuvaukset, koulutusmateriaalit sekä laitteet, hyväksytty seurantakohdemallin 2 versio. Kieku-info , Tarja Heikkilä 13

14 Mukautusvaihe Vaihe alkaa mukauttamalla eri sovellusten kehitys-, testija koekonversioympäristöt asiakkaan tiedoilla. Mukauttamisen jälkeen asiakkaan tiedoilla täydennetyt ympäristöt testataan. Vaiheessa tehdään myös koekonversio, jossa asiakkaan lähdejärjestelmässä oleva tieto muutetaan Kieku ympäristöön kelpaavaan muotoon ja tehdään tiedonsiirto Kiekun rajapintaan. Samalla viraston toiminta mukautetaan yhteiseen talousja henkilöstöhallinnon toimintamalliin. Kieku-info , Tarja Heikkilä 14

15 Mukautusvaihe Keskeiset tuotokset ovat mukautetut ympäristöt, päivitetyt koulutusaineistot ja ohjeet, asennetut ja päivitetyt tekniset edellytykset, tarvittavat koulutukset, onnistunut hyväksymistestaus ja hyväksytty koekonversio. Kieku-info , Tarja Heikkilä 15

16 Tuotantokäytön valmisteluvaihe Vaihe alkaa tilaamalla ja valmistelemalla tuotantoympäristössä tarvittavat liittymät sekä tietoliikenneyhteydet. Mukauttamalla koulutus- ja tuotantoympäristö asiakkaan tiedoilla. Tämän jälkeen tehdään tarvittavat asennukset. Suoritetaan niin esimiesten, virkamiesten kuin ammattikäyttäjien prosessi- ja järjestelmäkoulutukset. Toteutetaan henkilöstö- ja taloushallinnon tuotantokonversiot. Kieku-info , Tarja Heikkilä 16

17 Tuotantokäytön valmisteluvaihe Lisäksi päivitetään erilaiset määräykset, ohjeet ja käsikirjat. Vaiheen aikana huomioidaan myös eri sidosryhmäjärjestelmien kuten M2, Tilha, R8 käytettävyys Kieku ratkaisun rinnalla. Kieku-info , Tarja Heikkilä 17

18 Tuotantokäytön valmisteluvaihe Keskeiset lopputuotokset ovat mukautetut ympäristöt liittymineen ja tietoliikenneyhteyksineen, valmis viraston seurantakohdemalli (versio 3), rinnakkain ylläpidetyt lähdejärjestelmät, päivitetyt määräykset ja ohjeet sekä järjestetyt koulutukset. Kieku-info , Tarja Heikkilä 18

19 Tehostettu tuki Tehosten tuen tavoitteena on pyrkiä minimoimaan järjestelmän vaihdosta johtuvat pulmat. Tuotantokäytön alkamisen jälkeen Valtiokonttorin ja CGI:n resurssit ovat erikseen sovittavilta osin Palkeiden ja virastojen tukena ensimmäiset viikot. Kieku-info , Tarja Heikkilä 19

20 Vaiheiden hyväksymismenettely Jokaisen vaiheen lopussa laaditaan hankkeen vaiheen hyväksyminen -asiakirja, jonka avulla käyttöönottohankkeen osapuolet hyväksyvät vaiheen lopputuotokset. Tämä avulla tarkistetaan, onko käyttöönotolla edellytykset jatkua. Jos edellytykset täyttyvät, päivitetään seuraavan vaiheen työsuunnitelmia ja varataan resurssit. Kieku-info , Tarja Heikkilä 20

21 Käyttöönottohankkeen ositus Taloushallinto (sis. ydintiedot ja konversiot) Henkilöstöhallinto (sis. ydintiedot ja konversiot) Muutosjohtaminen Tekniset edellytykset (sis. tietoturva) Liittymät Palvelut * Merkittävin muutos on ollut konversioiden kytkeminen tiiviimmin talous- ja henkilöstöhallintoon. tehty linjaus siirrosta Palkeisiin (ei päätöstä). Kieku-info , Tarja Heikkilä 21

22 * Palvelut Palkeet, eli valtionhallinnon talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus, on mukana käyttöönottohankkeessa siltä osin kuin se tarjoaa Kiekun kattamia palveluja käyttöönoton asiakasvirastoille. Kun on siirrytty käyttöönotosta tuotantokäyttöön, kasvaa Palkeiden rooli edelleen. Palkeet on ensisijainen Kiekupalvelun tarjoaja ja asiakassuhteiden vastuullinen vastaten palveluiden lisäksi niiden veloittamisesta asiakasvirastoilta sisältäen sekä palvelutyön että Kiekujärjestelmän veloitukset. Muut osapuolet (toimittaja, tilaaja, virastotkin omalta osaltaan) tukevat Palkeita tarvittaessa ja sovitulla tavalla. Kieku-info , Tarja Heikkilä 22

23 Sanallinen kuvaus Löytyy Vaasista käyttöoikeuksien saamisen jälkeen Kieku-info , Tarja Heikkilä 23

24 Lopputuotoslista Löytyy Vaasista käyttöoikeuksien saamisen jälkeen Kieku-info , Tarja Heikkilä 24

25 Roolit ja niiden vastuut Löytyy Vaasista käyttöoikeuksien saamisen jälkeen Kieku-info , Tarja Heikkilä 25

26 Menetelmän käyttöönotto Hankejohtaja, hanke- ja projektipäälliköt vastaavat menetelmän käytöstä hankkeessa. Jokaisella hankkeeseen kuuluvalla on velvollisuus sekä oikeus käyttää menetelmää. Menetelmän soveltaminen alkaa 3. erän (MMM, OKM, TPK) käyttöönotossa. Käytetään soveltuvin osin Poliisin käyttöönotossa. Muutokset menetelmään tehdään oman prosessinsa kautta. Kieku-info , Tarja Heikkilä 26

27 Kysymykset menetelmästä Kieku-info , Tarja Heikkilä 27