Yhteiset Kieku-tietojärjestelmässä käytettävät toimintohierarkiat ja toiminnot

Transkriptio

1 Valtiokonttori Ohje 1 (12) Dnro VK/849/00.01/2015 Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot Yhteiset Kieku-tietojärjestelmässä käytettävät toimintohierarkiat ja toiminnot Valtiokonttori on tänään päättänyt antaa ohjeen yhteisistä Kiekutietojärjestelmässä käytettävistä toimintohierarkioista ja toiminnoista (Toimintotilikartta). Toimintotilikarttaan on yhdistetty aikaisemmin erillisenä julkaistu ohje yhteisten ohjaus- ja tukitoimintojen sekä palkallisen poissaolon toimintojen käytöstä työajan ja menojen kirjaamisessa. Toimintotilikarttaan tehdyt muut muutokset on esitetty liitteessä. Toimintotilikartta julkaistaan Valtiokonttorin kotisivuilla. Voimaantulo Lisätiedot Tämä ohje tulee voimaan Tällä ohjeella kumotaan julkaistu Toimintotilikartta 2015 ja julkaistu Valtion seurantakohdemallin yhteisten ohjaus- ja tukitoimintojen sekä palkallisen poissaolon toimintojen käyttökuvaus. Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin Talous- ja henkilöstö toimialalta puh tai sähköpostitse osoitteesta ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi. Toimialajohtajan sijaisena, apulaisjohtaja Maileena Tervaportti Taloushallintoasiantuntija Tytti Huopainen Liite: Toimintotilikarttaan tehdyt muutokset (toimintotilikartta julkaistaan kokonaisuudessaan Valtiokonttorin kotisivuilla) Tiedoksi: Valtiontalouden tarkastusvirasto Palkeet / kirjanpidon tilitietojen ylläpito Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, VALTIOKONTTORI Puh , Faksi ,

2 Valtiokonttori LIITE 2 (12) Toimintotilikartta ja siihen tehdyt muutokset Ohjaustoiminnot Toimintotilikartta 2016 julkaistaan kokonaisuudessaan Valtiokonttorin kotisivuilla. Toimintotilikarttaan on yhdistetty julkaistun vuoden 2015 toimintotilikartan ja julkaistun Valtion seurantakohdemallin yhteisten ohjaus- ja tukitoimintojen sekä palkallisen poissaolon toimintojen käyttökuvauksen tiedot. Lisäksi toimintotilikarttaan on tehty seuraavat muutokset. Muutokset on esitetty lähtökohtana tällä hetkellä voimassa oleva toimintotilikartta. Yhteisten toimintojen käyttäjät Toimintotilikarttaan on lisätty uusi luku Yhteisten toimintojen käyttäjät, jossa kerrotaan yhteisten toimintojen käyttäjien rajaamisesta vain tukitoimintojen ammattilaisiin. Yhteisiä tukitoimintoja käyttävät jatkossa vain ns. tukitoimintojen ammattilaiset. Tämä tarkoittaa sitä, että esimies ja ns. perusvirkamies kirjaavat työaikansa ensisijaisesti substanssitoiminnoille eivätkä erittele hallinnollisiin tehtäviin kulunutta työaikaa enää eri tukitoiminnoille. Mikäli työpanos on merkittävä, voidaan käyttää Yleishallinto- ja johtaminen tukitoimintoa. Tukitoimintojen käyttäjien rajaamisen avulla varmistutaan siitä, että Kiekujärjestelmästä saadaan tietoon luotettavasti tukitoimintojen tuottamiseen kulunut ammattilaisten työpanos. Samalla kevennetään ja yksinkertaistetaan ns. perusvirkamiesten ja esimiesten tuntikirjausten tekemistä. Yhteisiä tietotarpeita varten esimiesten ja virkamiesten osuus talous- ja henkilöstöhallinnon tukitoimintojen työpanoksesta voidaan arvioida Valtiokonttorissa erilaisten mittareiden avulla. Lisäksi on laadittu erillinen ohje ns. perusvirkamiesten ja esimiesten tukitoiminnoista. Ohjaustoimintojen käyttökuvauksia on osittain supistettu, sillä tarkempi käyttökuvaus löytyy tarkennettujen ohjaustoimintojen käyttökuvauksesta, joka on julkaistu Valtiokonttorin kotisivuilla. Lisäksi toiminnon Hallinnonalan ohjaus ja toiminta- ja taloussuunnittelu sekä seuranta nimeä on muutettu. Uusi nimi on: Ministeriön toimialan ohjaus ja toiminta- ja taloussuunnittelu sekä seuranta.

3 Valtiokonttori LIITE 3 (12) Tukitoiminnot 6000 Johtaminen Yleishallinto ja johtaminen Yhteisten toimintojen käyttäjien rajaamisen myötä toiminnon käyttökuvaukseen on lisätty tukitehtäviä, joiden ollessa merkittäviä, ns. perusvirkamies ja esimies voivat käyttää tätä toimintoa substanssitoimintojen sijaan. Lisäksi toiminnon käyttökuvaukseen on täydennetty tulos- ja resurssiohjaus sekä sellaiset sihteerin tehtävät, jotka eivät ole ns. tukitoimintojen ammattilaistyötä. Myös hierarkiatason nimeen on lisätty yleishallinto Sidosryhmäyhteistyö ja Edustaminen Toiminnon nimestä on poistettu sidosryhmäyhteistyö ja sisältöä tarkennettu Suunnittelun, ohjauksen ja seurannan tuki 6100 Henkilöstöhallinto Uusi hierarkiataso, johon on kiinnitetty toiminto Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta. Toiminto on yhdistelmä nykyisistä Sisäinen laskenta ja raportointi sekä Toiminnan ja talouden suunnittelu toiminnoista. Hierarkia on nimetty Suunnittelun, ohjauksen ja seurannan tueksi ja yhteisen toiminnon sisältöä on laajennettu valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurityön yhteisten prosessien uudistamisehdotusten mukaisesti. Ts. Toiminto Toiminnan ja talouden suunnittelu ja siihen liittyvä hierarkiataso Toiminnan ja talouden suunnittelu lakkautetaan. Myös hierarkiataso Sisäinen laskenta ja raportointi lakkautetaan. Hierarkiatasot sekä toimintojen ryhmittely on muutettu yhteisten prosessien mukaiseksi. Lisäksi Koulutus hierarkiataso on nostettu omaksi ylemmäksi hierarkiatasokseen pois henkilöstöhallinnon hierarkiasta. Lisäksi käyttökuvauksia on tarkennettu ja käyttökuvauksissa on otettu huomioon tukitoimintojen käyttäjien rajauksen vaikutus. Muutokset hierarkioissa ja toimintojen ryhmittelyssä: Henkilöstön kehittäminen ja henkilöstösuunnittelu Henkilöstön kehittäminen ja osaamisen ja koulutusten hallinta Palkan- ja palkkionlaskenta Palkkaus ja palkitseminen Palkkausjärjestelmän ylläpito ja kehittäminen (Siirretty tähän hierarkiaan)

4 Valtiokonttori LIITE 4 (12) Rekrytointi (UUSI HIERARKIATASO) Rekrytointi ja yleisperehdyttäminen (Siirretty tähän hierarkiaan) Koulutus 6105 Koulutus (UUSI HIERARKIATASO) Koulutus oppilaana (Siirretty tähän hierarkiaan) Henkilöstön kehittäminen ja henkilöstösuunnittelu Toiminnon nimeä ja sisältöä on muutettu koskemaan vain henkilöstön kehittämistä. Toiminnon uusi nimi on Henkilöstön kehittäminen. Henkilöstösuunnittelu, henkilöstökertomus ja henkilöstötilinpäätös kirjataan jatkossa toiminnolle Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta Työaikojen hallinta (UUSI TOIMINTO) Palvelussuhteen hallinnasta on eriytetty työaikojen hallinta omaksi uudeksi toiminnokseen Työaikojen hallinta Työterveyshuolto Muutettu toiminnon käyttökuvausta siten, että työterveyshuollossa käynnit ml. työyhteisötarkastus kirjataan jatkossa toiminnolle Sairauspoissaolot ja terveydenhuolto muun lääkärissä käynnin tavoin Yhteistoiminta Tarkennettu, että yt-koulutukseen kohdistuva työaika ilmoitetaan Kiekun Poissaolot-osiossa henkilöstökoulutuksena Koulutus opettajana ja koulutuksen suunnittelu Toiminto lakkautetaan. Kouluttaja toimimisen seurannassa on mahdollista hyödyntää Kouluttajana toimiminen poissaololajia. Huom. vastaava poissaololaji kuin Etätyö, eli poissaoloilmoituksen lisäksi työaika kohdistetaan substanssitoiminnoille tuntikirjauksissa Muu osaamisen kehittäminen Toiminto lakkautetaan. Työpanos kohdistetaan mahdollisuuksien mukaan substanssitoimintoon. Mikäli kirjanpitoyksikkö haluaa jatkaa seurantaa tällä tasolla, se voi tarvittaessa perustaa oman lisäjaottelun 6105 Koulutus - hierarkiaan.

5 Valtiokonttori LIITE 5 (12) 6200 Taloushallinto Hierarkiatasot sekä toimintojen ryhmittely on muutettu yhteisten prosessien mukaiseksi. Lisäksi käyttökuvauksia on tarkennettu ja käyttökuvauksissa otettu huomioon tukitoimintojen käyttäjien rajauksen vaikutus. Muutokset hierarkioissa ja toimintojen ryhmittelyssä: Tulojen käsittely Tilauksesta perintään Menojen käsittely Hankinnasta maksuun Hankintatoimi (Siirretty tähän hierarkiaan) Kirjanpito Kirjauksesta tilinpäätökseen Sisäinen laskenta ja raportointi Toiminnan ja talouden suunnittelu Tulojen käsittely Toiminnon käyttökuvausta on tarkennettu mm. siten, että maksatushakemusten käsittely on rajattu tästä toiminnosta pois (kirjataan toiminnolle Muut taloushallinnon tehtävät tai ydintoiminnoille). Lisäksi verojen (esim. verohallinnon kantamat verot, ajoneuvovero), tullien ja sakkojen käsittely on rajattu toiminnosta pois. Ne käsitellään ydintoimintana Menojen käsittely Toiminnon käyttökuvausta on tarkennettu mm. siten, että menojen käsittely toiminnolle kirjataan vain osto- ja hyvityslaskujen käsittely. Ts. muiden menotositteiden käsittely kirjataan toiminnolle Muut taloushallinnon tehtävät tai ydintoiminnoille Sisäinen laskenta ja raportointi sekä Toiminnan ja talouden suunnittelu Sisäinen laskenta ja raportointi sekä Toiminnan ja talouden suunnittelu on yhdistetty yhdeksi toiminnoksi: Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta. Toiminto on siirretty uuden hierarkiatason 6050 Suunnittelun, ohjauksen ja seurannan tuki alle. Ts. Toiminto Toiminnan ja talouden suunnittelu ja siihen liittyvä hierarkiataso Toiminnan ja talouden suunnittelu lakkautetaan. Myös hierarkiataso Sisäinen laskenta ja raportointi lakkautetaan.

6 Valtiokonttori LIITE 6 (12) 6400 Tietohallinto Muut tukitoiminnot Ydintoimintojen tietojärjestelmät toiminto on siirretty ydintoimintojen puolelle uuteen hierarkiaan 400 / 4001 Ydintoimintojen tietojärjestelmät. Ts. hierarkiataso Ydintoimintojen tietojärjestelmät lakkautetaan. Hierarkiatasoja ja niiden nimiä on muutettu toimintojen yhdistämisten ja lakkauttamisten johdosta. Lisäksi toimintoja on siirretty uusien hierarkiatasojen alle. Muutokset hierarkioissa ja toimintojen ryhmittelyssä: 6300 Tarkastustoiminta Sisäinen tarkastus, riskienhallinta ja turvallisuus 6500 Tietopalvelu Tiedon hallinta 6700 Asiakkuuden hallinta Kiinteistöhallinto Kiinteistöhallinto (Siirretty tähän hierarkiaan) 6800 Oikeudelliset palvelut Toimistopalvelut Toimistopalvelut (Siirretty tähän hierarkiaan) 6900 Muut tukitoiminnot Logistiikka Kiinteistöhallinto Toimistopalvelut Logistiikka Hankintatoimi Matkahallinto Logistiikka (Siirretty tähän hierarkiaan) Turvallisuus ja riskienhallinta Ympäristönsuojelu Muut tukitoiminnot 6950 Muut tukitoiminnot (UUSI HIERARKIATASO) Muut tukitoiminnot (Siirretty tähän hierarkiaan)

7 Valtiokonttori LIITE 7 (12) Tarkastustoiminta ja Turvallisuus ja riskienhallinta Toiminnot Tarkastustoiminta ja Turvallisuus ja riskienhallinta on yhdistetty yhdeksi toiminnoksi Sisäinen tarkastus, riskienhallinta ja turvallisuus. Ts. toiminto Turvallisuus ja riskienhallinta ja siihen liittyvä hierarkiataso Turvallisuus ja riskienhallinta lakkautetaan. Toiminnon käyttökuvauksesta on poistettu auditoinnit, sillä ne kirjataan lähtökohtaisesti sille toiminnalle, jota ne koskevat. Käyttökuvaukseen on puolestaan lisätty aulapalvelut/vahtimestaripalvelut ja valmiusasiat Tietopalvelu toiminnon nimeä on muutettu ja sisältöä laajennettu. Uusi nimi on Tiedon hallinta. Toiminnon käyttökuvaukseen on lisätty tiedon ohjaamisen ja hallinnan kehittäminen. Toiminnon käyttökuvauksesta on lisäksi poistettu käännöspalvelut. Mikäli käännös- ja tulkkauspalveluita on tarve seurata omina toimintoinaan, kirjanpitoyksikkö voi perustaa lisäjaottelun hierarkiatason 6950 Muut tukitoiminnot alle Matka- ja kululaskujen käsittely Matkahallinnosta on eriytetty matka- ja kululaskujen käsittely omaksi uudeksi toiminnokseen Matka- ja kululaskujen käsittely. Lisäksi Matkustus on siirretty henkilöstö- ja taloushallinnon jälkeiseksi omaksi uudeksi hierarkiatasokseen valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurityön yhteisten prosessien uudistamisehdotusten mukaisesti Matkustus (UUSI HIERARKIATASO) Matkahallinto (Siirretty tähän hierarkiaan) Ulkoinen viestintä ja Sisäinen viestintä Toiminnot Ulkoinen viestintä ja Sisäinen viestintä on yhdistetty yhdeksi toiminnoksi Viestintä. Ts. toiminto Sisäinen viestintä lakkautetaan Asiakkuudenhallinta Toiminto lakkautetaan. Asiakkuudenhallintaa seurataan osana substanssitoimintaa tai toiminnossa Muut tukitoiminnot Oikeudelliset palvelut Toiminto lakkautetaan. Oikeudelliset palvelut seurataan toiminnossa Muut tukitoiminnot.

8 Valtiokonttori LIITE 8 (12) Palkalliset poissaolot Kiinteistöhallinto Toiminnon käyttökuvauksesta aulapalvelut on siirretty toimintoon Sisäinen tarkastus, riskienhallinta ja turvallisuus Ympäristönsuojelu Toiminto lakkautetaan. Ympäristönsuojelu seurataan toiminnossa Muut tukitoiminnot. Lisäksi ympäristönsuojelun hierarkiataso Ympäristönsuojelu lakkautetaan Sairauspoissaolot Toiminnon nimeä ja käyttökuvausta on muutettu kuvaamaan paremmin toiminnon päivitettyä sisältöä. Uusi nimi on Sairauspoissaolot ja terveydenhuolto. Jatkossa toiminnolle kirjataan myös työajalla tapahtuva käynti työterveysasemalla ja muualla työterveyshuollossa sekä järjestettyihin työyhteisötarkastuksiin osallistuminen.

9 Valtiokonttori LIITE 9 (12) Muutosten yhteenveto Toimintojen yhteinen vakiohierarkia; nimenmuutokset 5100 Hallinnonalan ja Ministeriön toimialan ohjaus ja toiminta- ja taloussuunnittelu sekä seuranta 5400 Muut ministeriökohtaiset eritystehtävät (ministeriön hoitamat lupa-asiat ja valtionapuviran-omaistehtävät) 6000 Yleishallinto ja johtaminen Henkilöstön kehittäminen ja henkilöstösuunnittelu Henkilöstön kehittäminen ja osaamisen ja koulutusten hallinta Palkan- ja palkkionlaskenta Palkkaus ja palkitseminen Tulojen käsittely Tilauksesta perintään Menojen käsittely Hankinnasta maksuun Kirjanpito Kirjauksesta tilinpäätökseen 6300 Tarkastustoiminta Sisäinen tarkastus, riskienhallinta ja turvallisuus 6500 Tietopalvelu Tiedon hallinta 6700 Asiakkuuden hallinta Kiinteistöhallinto 6800 Oikeudelliset palvelut Toimistopalvelut 6900 Muut tukitoiminnot Logistiikka

10 Valtiokonttori LIITE 10 (12) Toimintojen yhteinen vakiohierarkia; uudet hierarkiatasot 6050 Suunnittelun, ohjauksen ja seurannan tuki Rekrytointi 6105 Koulutus 6250 Matkustus 6950 Muut tukitoiminnot 400 / 4001 Ydintoimintojen tietojärjestelmät Toimintojen yhteinen vakiohierarkia; lakkautettavat hierarkiat Koulutus Sisäinen laskenta ja raportointi Toiminnan ja talouden suunnittelu Ydintoimintojen tietojärjestelmät Kiinteistöhallinto Toimistopalvelut Logistiikka Hankintatoimi Matkahallinto Turvallisuus ja riskienhallinta Ympäristönsuojelu Muut tukitoiminnot

11 Valtiokonttori LIITE 11 (12) Toimintojen yhteinen vakiohierarkia; toimintojen siirrot eri hierarkiaan Palkkausjärjestelmän ylläpito ja kehittäminen siirto hierarkian Palkan- ja palkkionlaskenta Palkkaus ja palkitseminen alle Rekrytointi ja yleisperehdyttäminen siirto hierarkian Rekrytointi alle Koulutus oppilaana siirto hierarkian 6105 Koulutus alle Sisäinen laskenta ja raportointi Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta siirto hierarkian 6050 Suunnittelun, ohjauksen ja seurannan tuki alle Hankintatoimi siirto hierarkian Menojen käsittely Hankinnasta maksuun alle Matkahallinto siirto hierarkian 6250 Matkustus alle Ydintoimintojen tietojärjestelmät siirto hierarkian 400 / 4001 Ydintoimintojen tietojärjestelmät alle Kiinteistöhallinto siirto hierarkian 6700 Asiakkuuden hallinta Kiinteistöhallinto alle Toimistopalvelut siirto hierarkian 6800 Oikeudelliset palvelut Toimistopalvelut alle Logistiikka siirto hierarkian 6900 Muut tukitoiminnot Logistiikka alle Muut tukitoiminnot siirto hierarkian 6950 Muut tukitoiminnot alle.

12 Valtiokonttori LIITE 12 (12) Muutokset yhteisiin toimintoihin; nimenmuutokset Hallinnonalan ja Ministeriön toimialan ohjaus ja toiminta- ja taloussuunnittelu sekä seuranta Muut ministeriön erityistehtävät (ministeriön hoitamat lupa-asiat ja valtionapuviran-omaistehtävät) Sidosryhmäyhteistyö ja Edustaminen Henkilöstön kehittäminen ja henkilöstösuunnittelu Sisäinen laskenta ja raportointi Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta Tarkastustoiminta Sisäinen tarkastus, riskienhallinta ja turvallisuus Tietopalvelu Tiedon hallinta Ulkoinen Viestintä Muutokset yhteisiin toimintoihin; uudet toiminnot Työaikojen hallinta. Perustetaan hierarkiaan Palvelussuhteen hallinta Matka- ja kululaskujen käsittely. Perustetaan hierarkiaan 6250 Matkustus. Muutokset yhteisiin toimintoihin; lakkautettavat toiminnot Koulutus opettajana ja koulutuksen suunnittelu Muu osaamisen kehittäminen Toiminnan ja talouden suunnittelu Sisäinen viestintä Asiakkuudenhallinta Oikeudelliset palvelut Turvallisuus ja riskienhallinta Ympäristönsuojelu