Kieku-tietojärjestelmähanke

Transkriptio

1 Kieku-tietojärjestelmähanke 1 Kiekun infotilaisuus tietohallinnolle Lari Nikoskelainen ERP-hankepäällikkö

2 Kieku uusi toimintamalli valtion talous- ja henkilöstöhallintoon Uusi toimintamalli talous- ja henkilöstöhallintoon yhtenäiset prosessit yhtenäinen tietojärjestelmä yhtenäiset tietoratkaisut Koskee koko valtionhallintoa virkamiestä noin talous- ja henkilöstöhallinnon ammattikäyttäjää pääkäyttäjät Palkeissa Kieku-tietojärjestelmähanke tilaaja Valtiokonttori toimittaja Logica mennessä

3 Mitä Kieku mahdollistaa? Yhtenäiset ja virtaviivaiset prosessit tehostaa valtion talous- ja henkilöstöhallinnon toimintaa tukevat palvelukeskusmallia pohja työnjaolle viraston ja palvelukeskuksen välillä joustavuutta resursointiin tasalaatuinen palvelu Globaalisti käytössä oleva teknologia kehityt talous- ja henkilöstöhallinnon ammattilaisena Tiedot talteen kerralla vähemmän virheitä korostaa tiedon omistajuutta Kieku-portaali itsepalvelun mahdollisuus silloin kun sitä tarvitaan suora pääsy tietoihin

4 Missä nyt ollaan menossa? Määrittelyt tehty Toteuttaminen aloitettu Testaus keväällä ja kesällä 2010 Suomen Akatemia ja Valtiokonttori Rajavartiolaitos SM:n hallinnonala Muut hallinnonalat

5 Kieku-tietojärjestelmän kokonaisuus Yhteinen talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä Tarpeiden yhdistäminen Henkilöstöhallinnon prosessit Taloushallinnon prosessit Kieku-tietojärjestelmä Taloushallinnon järjestelmäkokonaisuus Henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuus Kieku-tietojärjestelmä ja liittymät

6 Yhteinen talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä Ade Prima Eko b emeritt Ade a Eko Raindance a Prima d r Personec Meritt x a Raindance f Prima d Prima Ade Eko f x Raindance n Meritt f Meritt y Ade Eko b Ade Eko Prima z n Personec d Raindance x Prima smeritt x Raindance c Ade Eko n Ade Raindance Eko g Personec g b Personec Meritt b z Prima Ade g Eko c Prima d Meritt b Raindance Ade Eko zg Personec Ade aeko m Raindance g Prima a Prima b

7 Tarpeiden yhdistäminen Valtionhallinnon talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien ja työroolien yhtenäistäminen Yhteiset tarpeet Valtionhallinnon yhteiset talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit Virastojen tarpeet Erittäin hyvin perustellut virastojen erityistarpeet

8 Henkilöstöhallinnon prosessit Ohjaus ja johtaminen: Henkilöstöpolitiikan johtaminen Henkilöstösuunnittelu Muutosjohtaminen Palkkaus- ja palkkausmallien suunnittelu Henkilöstöstrategian luominen Henkilöstön kehittämisohjelmat Henkilöstöjohtaminen Työnantaja- ja ammattiyhdistyssuhteet Osaamisen hallinta: Osaamisen arviointi Suorituksen johtaminen Osaamisen kehittäminen Tietämyksen hallinta Seuraajasuunnittelu Palkkaus ja palkitseminen: Palkkausjärjestelmän ylläpitäminen Tulospalkkaus Luontoisedut Palkanlaskenta Palvelussuhteen hallinta: Palvelussuhteen luominen Henkilö- ja virkatietojen ylläpitäminen Työaikojen hallinta Lomien ja poissaolojen hallinta Palvelussuhteen päättäminen Rekrytointi: Ennen haun aloittamista Henkilöhaku - valmistelu Henkilöhaku - valinta Perehdyttäminen = Kiekun ytimessä = ei kuulu Kiekuun

9 Taloushallinnon prosessit Tulojen käsittely: Laskuun perustuvien tulotositteiden käsittely Suoritusten käsittely Saatavien valvonta Ulkoinen ja sisäinen laskutus Asiakasrekisteri Massalaskutus Verkkokauppa Menojen käsittely: Menotositteiden käsittely Menotositteen hyväksymiskierto Maksuaineiston muodostaminen Maksuunpano Toimittajarekisteri Kirjanpito: Ulkoisen laskennan seurantakohderakenteen ylläpito Käyttöomaisuuskirjanpito Pääkirjanpito Kausien vaihteet Valtuudet Sisäinen laskenta: Sisäisen laskennan seurantakohderakenteen ja sisäisen budjetin ylläpitäminen Sitoumien, toteumien ja ennusteiden ylläpitäminen Analysointi ja raportointi Vyörytysten ylläpito = Kiekun ytimessä = konsernitasoinen ei kuulu Kiekuun, kirjanpitoyksikkötasoinen mahdollista = ei kuulu Kiekuun

10 Kieku-tietojärjestelmä (SAP SolMan, Control- M, valvontaratkaisut) Järjestelmän tuki Palkeet Service Desk (CA Service Desk Manager) Järjestelmän ylläpito Esimies Keskitetty käyttäjä hallinta ja kertakirjautuminen Henkilöstöasiainhoitaja Kieku-portaali Käyttöliittymät Virkamies Raportointi Tietovarastoraportointi Analyysi- ja vakioraportit (SAP BI) Ammattikäyttäjät SAP GUI Itseopiskelu ja käyttäjäohjeistus (SAP Productivity Pak) Perusjärjestelmä (SAP ECC) Perusjärjestelmä (Logica) Kiekutaloushallinto (SAP FICO) Kiekuhenkilöstöhallinto (SAP HCM) Palkat (Logica Palkat) Ajanhallinta (Logica Ajanhallinta) Integraatioalusta (SAP PI)

11 Taloushallinnon järjestelmäkokonaisuus Tulojen käsittely Kassa (2011) Asiakasrekisteri (SAP AP) Myyntireskontra (SAP AR) Laskujen käsittely (SAP SD) Sisäinen laskutus (SAP SD) Massalaskutus Verkkokauppa Arkistointi Menojen käsittely Tilaustenhallinta (Tilha) Toimittajarekisteri (SAP AP) Ostolaskujen käsittely (Rondo ja SAP AP) Maksatus (SAP AP) Maksuunpano (Basware tai Opus Capita) Rondo Kirjanpito Liikekirjanpito (SAP GL) Talousarviokirjanpito (SAP FM) Suunnittelutiedot (SAP BI-IP) Käyttöomaisuus (SAP AA) Irtaimisto (SAP AA) Sisäinen laskenta Organisaatiorakenne (SAP EC-PCA) Kustannuslajilaskenta (SAP CE) Kustannuspaikkalaskenta (SAP CC) Seurantakohteet (SAP NGL) Projektit ja hankkeet (SAP PS) Operatiivinen raportointi Ad-hoc-raportit (SAP ECC) Vakioraportit (SAP ECC) Täsmäytys- ja työraportit (SAP ECC) Kieku-tietojärjestelmä Valtiokonttorin tarjoama yhteinen tietojärjestelmä Ei yhteistä järjestelmää

12 Henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuus Osaamisen hallinta Osaamisen hallinta (SAP PD) Osaamisen kehittäminen (SAP LSO) Palvelussuhteen hallinta Organisaatiohallinta (SAP OM) Henkilö- ja palvelussuhdehallinta (SAP PA) Palveluaikalaskenta (Logica Palveluaikalaskenta) Ajanhallinta (Logica Ajanhallinta) Vuosilomasuunnittelu (Logica Vuosilomasuunnittelu) Arkistointi Rondo Muu henkilöstöhallinto Palkanlaskenta (Logica Palkat) Rekrytointi (Heli) Matkahallinta (M2) Operatiivinen raportointi Ad-hoc-raportit (SAP ECC, Logica) Vakioraportit (SAP ECC, Logica) Täsmäytys- ja työraportit (SAP ECC, Logica) Kieku-tietojärjestelmä Valtiokonttorin tarjoama yhteinen tietojärjestelmä Ei yhteistä järjestelmää

13 Kieku-tietojärjestelmä ja liittymät Perusjärjestelmä (SAP ECC) Kiekutaloushallinto (SAP FICO) Kiekuhenkilöstöhallinto (SAP HCM) Perusjärjestelmä (Logica) Palkat (Logica Palkat) Ajanhallinta (Logica Ajanhallinta) Integraatioalusta (SAP PI) Integraatioalusta (VIA) Kaikille yhteiset Rondo M2 Tahti PSR Itella Verottaja Ay VTV Keskuskirjanpito Maksuliikenne Viraston omat substanssijärjestel mät Laiho Kota PMS WSS RVT Turva WebFocus Raisa/ Sara

14 Kieku-tietojärjestelmän toteutus ja käyttöönotto Hankkeen vaiheistus Hankkeen aikataulu Vaiheen 1A aikataulu Hankkeen ja ensimmäisten käyttöönottojen organisointi

15 Hankkeen vaiheistus Vaihe 1 Vaihe IA Vaihe IB Vaihe 2 Vaihe IIA Vaihe IIA

16 Hankkeen aikataulu Toteutusprojekti Käyttöönotot VK:ssa, Suomen Akatemiassa ja RVL:ssä Käyttöönotot SM:n hallinnonalalla Käyttöönotot muilla hallinnonaloilla 2kk Osaamisenhallinnan käyttöönotot hallinnonaloilla ja virastoissa Konversio- ja liittymäsopimukset Käyttöpalveluprojekti Tuki ja ylläpitoprojekti Järjestelmän tuki ja ylläpito Kuuluu vaiheeseen 1 Kuuluu vaiheeseen 2 Tarkentuu myöhemmin

17 Vaiheen 1 A päävaiheet Suomen Akatemia, Valtiokonttori Rajavartiolaitos Vaihe 1 A Valmistelu Analyysi Määrittely Toteutus Toteutus Hyväksymistestaus Käyttöönottp Kelpuutus Testaus Koulutus Pilottien käyttöönottojen valmistelu

18 Toteutus Johtaminen Omistus ja ohjaus Hankkeen ja ensimmäisten käyttöönottojen organisointi VM:n Kieku-ohjausryhmä VK:n Kieku-ohjausryhmä Muutosjohtaminen PMO Taloushallinnon referenssiryhmä Hankejohto Käyttöönoton Käyttöönoton ohjausryhmä Käyttöönoton ohjausryhmä ohjausryhmä Henkilöstöhallinnon referenssiryhmä Kieku-käyttöönottopäällikkö Kieku-tietojärjestelmän toteutusprojekti Konversio- ja liittymäsopimukset Käyttöpalvelu ja tekniikka Käyttöönottavan Käyttöönottavan organisaation käyttöönottoprojekti Kiekun tuki ja ylläpito

19 Käyttöönottojen strategia Hankkeen vaiheistus ja kokonaisaikataulu

20 Hallinnonalojen sijoittuminen käyttöönottoaikatauluun 01/2011 Käyttöönotto 11/2010 1/2012 5/2012 9/2012 1/2013 5/2013 9/2013 1/2014 RVL VK, AKA SM VM PLM, YM, UM STM, OPM, VNK OM MMM TEM, LVM, TPK, EK KP-yksiköt, lkm HTV

21 Kieku-tietojärjestelmähankkeen aikataulutetut käyttöönotot vaiheittain VK ja AKA RVL SM ja poliisit VM, Palkeet PLM, YM, UM STM, OPM, VNK OM MMM TEM, LVM, TPK, EK HT HT HT K K TT HT HT HT K K K K TT V V V V V V E E M M M T T T K K K TT V V V V V V E M M T T T K K TT V V V V V V E M M T T T K K TT V V V V V V E M M T T T K K TT V V V V V V E M M T T T K K TT V V V V V V E M M T T T K K TT V V V V V V E M M T T T K K TT => 6 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1-2 kk Valmistelu Eroanalyysi Määrittely Toteutus ja vastaanottotestaus Käyttöönoton valmistelu Tehostettu tuki Tekijän nimi

22 Kieku-käyttöönottomenetelmä > 6kk* 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1 kk 1-2 kk* Valmistelu Eroanalyysi Määrittely Toteutus ja testaus Tuotantokäytön valmistelu Tehostettu tuki Projektinhallinta Muutosjohtaminen Taloushallinto Henkilöstöhallinto Analyysiraportointi Portaali Tietoturva Perustiedot Konversiot Liittymät Tekniikka * Vaiheiden kestot ohjeellisia 22

23 Mitä jos nykyjärjestelmä ei kestä Kiekun käyttöönottoon asti? VM: virastojen tulee pidättyä Kiekun prosessialueille kuuluvien erillisten tietojärjestelmähankintojen tekemisestä. Väliaikaisratkaisuja tulee etsiä pakottavissa tilanteissa palvelukeskuksen ja Valtiokonttorin avulla määräajaksi. Kieku on integroitu kokonaisjärjestelmä: siitä ei voi ottaa osia käyttöön erikseen. Yksittäisissä tapauksissa kirjanpitoyksikön käyttöönottoaikataulun aikaistamisesta voidaan neuvotella, mikäli muutos sopii Kieku-hankkeen aikatauluun ja ohjaavalle ministeriölle.

24 Ota yhteyttä Nettisivujen palautelomakkeella voit tilata itsellesi kerran kuukaudessa ilmestyvän Kieku-uutiskirjeen.