Ulkoinen laskenta Kieku-tietojärjestelmässä. OPM:n hallinnonalan Kieku-tilaisuus

Transkriptio

1 Ulkoinen laskenta Kieku-tietojärjestelmässä OPM:n hallinnonalan Kieku-tilaisuus

2 Taloushallinnon prosessit 2 Tulojen käsittely: Laskuun perustuvien tulotositteiden käsittely Suoritusten käsittely Saatavien valvonta Ulkoinen ja sisäinen laskutus Asiakasrekisteri Massalaskutus Verkkokauppa Menojen käsittely: Menotositteiden käsittely Menotositteen hyväksymiskierto Maksuaineiston muodostaminen Maksuunpano Toimittajarekisteri = Kiekun ytimessä Kirjanpito: Ulkoisen laskennan seurantakohderakenteen ylläpito Käyttöomaisuuskirjanpito Pääkirjanpito Kausien vaihteet Valtuuskirjanpito Sisäinen laskenta: Sisäisen laskennan seurantakohderakenteen ja sisäisen budjetin ylläpitäminen Sitoumien, toteumien ja ennusteiden ylläpitäminen Analysointi ja raportointi Vyörytysten ylläpito = ei kuulu Kiekuun = konsernitasoinen ei kuulu Kiekuun, kirjanpitoyksikkötasoinen mahdollista

3 Kirjanpito Kieku Prosessikartta 3 Kieku Prosessikartta - Taloushallinto Taso 1 Kirjanpito Taso 2 Ulkoisen laskennan seurantakohteiden ylläpito Käyttöomaisuuskirjanpito Pääkirjanpito Kauden vaihde Valtuudet Taso 3 Liikekirjanpidon tilikartan ylläpito Talousarviokirjanpidon vuositilikartan ylläpito Käyttöomaisuuden perustiedot ja hankinta Muutosten tekeminen kohteelle Saapuvien kirjanpitoaineistojen käsittely Muistiotositteen käsittely Käyttöomaisuuden myynti Irtaimistokirjanpito Talousarviokirjanpidon määrärahojen ja alkusaldojen ylläpito

4 Keskeiset määrittelyt taloushallinnossa 1/2 Kaikki yritystunnukset kytketään samaan laskentaalueeseen, 1111 Valtio. Yritystunnukset perustetaan Kieku-tietojärjestelmässä kirjanpitoyksikkötasolla. Yritystasolla tehdään tilinpäätökset ja tilinpäätöslaskelmat. Talousarvion ulkopuoliset rahastot perustetaan omiksi yritystunnuksiksi, jolloin niiden kirjanpito ja tilinpäätökset voidaan tehdä erillään kirjanpitoyksikön kirjanpidosta. Ruhmittelytekijäsegmentti vastaa organisaatiotasoa virasto. Segmentti tuodaan tositteelle tulosyksikön perustiedoista ja sen avulla jaetaan tase-eriä virastotasolle. Tositejako jakaa myös reskontratilit segmenteille. Kumppaniyhtiökoodi otetaan käyttöön sisäisten erien tunnistamiseksi ja täsmäytyksen helpottamiseksi. Luotaessa virastoja, laitoksia tai talousarvion ulkopuolisia rahastoja asiakkaiksi tai toimittajiksi, kumppaniyhtiötunnuksena käytetään nelimerkkistä yritystunnusta. Se periytyy kaikille kirjanpitoyksikkötasoista asiakasta tai toimittajaa käyttäville tapahtumille. 4

5 Keskeiset määrittelyt taloushallinnossa 2/2 Kieku-tietojärjestelmähankkeen laajuuteen ei vielä tässä vaiheessa sisällytetä konsolidointi-ominaisuuksia tai sisäisten erien eliminointia. Palkkatapahtumaraportointi tehdään Kiekussa henkilöstöhallinnon puolelta. Tilikausien (12 kuukautta) lisäksi on käytössä neljä erityiskirjauskautta (13-16), joita voidaan käyttää esim. tilinpäätöskirjauksiin tai organisaatiomuutoksista aiheutuviin kirjaustarpeisiin. Kauden vaihteen prosessit yhtenäistyvät. Raportointi yhtenäistyy Sekä perusjärjestelmän (SAP ECC) että tietovaraston (BI) raportit ovat kaikille virastoille yhteisiä. 5

6 Liikekirjanpito 1/2 Tilikartasta luodaan kaksi eri versiota, konsernitilikartta ja liikekirjanpidon tilikartta. 5-merkkinen konsernitilikartta palvelee Keskuskirjanpidon raportointitasoa ja 8-merkkisellä tilinumerolla varustettu liikekirjanpidon tilikartta mahdollistaa mm. järjestelmätoteutuksen teknisistä syistä vaatimien tilien perustamisen. LKP-tilin lyhyt nimi on 20 mrk ja pitkä nimi 50 mrk. Liikekirjanpidon tilikartan tilit kytketään tilin perustiedoissa konsernitilikartan tileihin. LKP-tilikarttaan ei tehdä kirjanpitoyksikkökohtaisia alajaotteluja. Kirjanpitoyksikön tilitarpeet käydään läpi käyttöönoton yhteydessä. Perustiedot ylläpidetään keskitetysti palvelukeskuksessa. Kirjauskäytännöt yhtenäistetään yhteisen liikekirjanpidon tilikartan ja yhteisten prosessien käyttöönotossa. 6

7 Liikekirjanpito 2/2 7 LKP-tilien käytön yhtenäistämisellä on vaikutusta kirjanpidon laadun parantumiseen, osaamisen lisääntymiseen ja raporttien vertailtavuuteen. Suurin osa tarvittavista tositelajeista SAP:n standardeja tositelajeja, joita varataan myös tulevia tarpeita varten. Liittymiä varten luodaan omat tositelajinsa. Valuuttakurssit noudetaan päivittäin maksuliikeohjelmiston välityksellä pankista (Nordea) ja päivitetään liittymän välityksellä SAP:iin. Avoimien erien hallintaan asetetuille tileille kirjatut tapahtumat kuitataan joko manuaalisesti tai automaattikohdistusajolla. Oikeellisuustarkastuksia on määritelty yhteisiksi, käyttöönotoissa määritellään yrityskohtaiset tarkistukset. SAP:n liittymärajapinnassa on sallittua korjata vain ns. teknisiä virheitä, jotka eivät muuta tositteen tiliöintiä.

8 Talousarviokirjanpito 1/2 Kieku tietojärjestelmässä kaikki talousarviomäärärahalaskennan piiriin kuuluvat yritystunnukset kytketään samaan rahoitusalueeseen, Valtio. Rahoitusalue on ylin taso sekä rahoitusrivi- (TaKP-tili) että budjettivastuualuehierarkioille. Rahoitusriviä käytetään kuvaamaan talousarviokirjanpidon (TaKP) tiliä. 6-alkuiset talousarviokirjanpidon tilit perustetaan rahoitusriveinä, jotka ovat kaikille kirjanpitoyksiköille yhteisiä. Rahoitusrivit (TaKP-tilit) ovat vuosikohtaisia perustietoja, ne perustetaan vuositilikarttana erikseen jokaiselle vuodelle. TaKP-tilien kirjaustaso on tilijaottelun alin taso, kirjanpitoyksikkökohtaisia alajaotteluja ei enää tehdä. TaKP-tilin lyhyt nimi on 20 mrk ja pitkä nimi 150 mrk. Talousarviokirjanpidon tilit sekä tuloarviot ja määrärahat, mukaan lukien tilijaottelun muutokset, tuotetaan Valtiokonttorin toimesta palvelukeskukseen, joka ylläpitää ne keskitetysti Kieku-tietojärjestelmässä. 8

9 Talousarviokirjanpito 2/2 Palvelukeskus tekee siirrettyjen määrärahojen ja 6-alkuisten TaKP-tilien alkusaldojen siirrot edelliseltä vuodelta. Budjettivastuualueella kuvataan organisatorista yksikköä. Budjettivastuualuerakenne on sama kuin kustannuspaikkaja tulosyksikkö-rakenteet ja ne ovat ei-vuosikohtaisena voimassa. Tuloarviot ja talousarviomäärät tallennetaan kirjanpitoyksikkökohtaisina (=yritys) ylätason budjettivastuualueelle. Tapahtumatasoiset tiedot johdetaan budjettivastuualueelle käyttämällä automaattista johtamissääntöä kustannuspaikoilta ja tulosyksiköiltä. Palvelukeskus ylläpitää järjestelmässä jakamattomien määrärahojen jakopäätöksistä aiheutuvat talousarviokirjanpidontilien ja määrärahojen muutokset kirjanpitoyksiköiden pyyntöjen mukaisesti. 9

10 Raportointi Kiekutietojärjestelmässä 10 Perusjärjestelmässä (SAP ECC) on käytettävissä Kiekuhankkeen vaatimusten mukaisten räätälöityjen raporttien lisäksi suuri joukko muitakin SAP-järjestelmän vakioraportteja. Pääosa raporteista on siirrettävissä muihin tiedostomuotoihin jatkoanalysointia varten,(xls, txt,pdf ym.) Osa raporteista tulostetaan Rondo-arkistoon keskitetysti palvelukeskuksen toimesta. Tietovarastoraportointi (BI) tukee taloustiedon analysoinnin ja johdon tukemisen tavoitteita.