Miten Kieku tukee tiedolla johtamista? Affecton julkishallinnon foorum Seija Friman Hanketoimiston päällikkö, Kieku-hanke

Transkriptio

1 Miten Kieku tukee tiedolla johtamista? Affecton julkishallinnon foorum Seija Friman Hanketoimiston päällikkö, Kieku-hanke

2 Esityksen sisältö Mikä Kieku on ja miksi se tulee käyttöön? Tavoiteltavat hyödyt Raportoinnin näkökulma Kiekussa 2

3 Kieku lukuina käyttäjää 120 milj

4 Kieku miksi muutos valtion talous- ja henkilöstöhallinnossa on tarpeen? Muutokselle tarve Ratkaisu? 4

5 Kieku miksi muutos valtion talous- ja henkilöstöhallinnossa on tarpeen? Muutokselle tarve Kieku ratkaisuna Eläköityminen Hajanaiset ja vanhat tietojärjestelmät Hajanainen toimintatapa Niukka valtiontalous Automaation ja itsepalvelun lisääminen Palvelukeskukse n käytön lisääminen Yhtenäiset palvelukeskuspal velut Yhtenäiset prosessit ja tietojärjestelmät 5

6 Valtiolle tehokkaampi talous- ja henkilöstöhallinto Kieku- toimintatapa ja Tietojärjestelmä valtionhallinnon käytössä 2016 Tuottavuus paranee talous- ja henkilöstöhallinnon tehtävissä 20% Nykyinen tapa toimia ja tietojärjestelmät käytössä Tehokas hallintoalusta mahdollistaa rakenteiden joustavamman muuttamisen Parempi tietopohja ohjaukselle 6

7 Hyötyjen konkretisoituminen virastoissa Tärkeä periaate: tiedot tallennetaan siellä missä ne syntyvät ja siirretään automaattisesti prosessissa eteenpäin Virkamiehen Kieku-portaali, mm. lomat, poissaolot, palkkalaskelmat, työajan kohdentaminen Esimiehen Kieku-portaali, mm. työaikojen seuranta, henkilöstötiedot, henkilöstöasioiden käsittely Viraston talous- ja henkilöstöhallinnon (ammattikäyttäjät) rooli korostuu tietojen oikeellisuudessa, yhteistyö Palkeiden kanssa Raportointi: yhtenäiset tietorakenteet, ajantasaisuus Myöhemmin: tulos- ja kehityskeskustelut, osaamisen hallinta Valtion yhtenäinen prosessi ja yksi yhteinen tietojärjestelmä: viraston ei itse tarvitse suunnitella prosessia ja hankkia/ylläpitää tietojärjestelmiä

8 Raportointi Kieku-tietojärjestelmässä Käyttöliittymä Loppukäyttäjät pääsevät tietovarastoraportointiin Kieku-portaalin kautta Kieku-portaali (SAP EP) Ammattikäyttö SAP GUI Selain (Logica) Ammattikäyttäjien kirjautuminen - Analyysiraportointi tuotetaan BI-tietovarastossa. - Suunnattu laajalle käyttäjäjoukolle. - Tietojen lataus perusjärjestelmistä päivittäin. Tietovarastoraportointi (SAP BI ) - Operatiivinen raportointi suoraan perusjärjestelmistä. - Suunnattu ammattikäyttäjille (Palkeet, virastot) - Raportoitavat tiedot reaaliaikaisia. Perusjärjestelmä (SAP ECC) Kiekutaloushallinto (SAP FICO) Kiekuhenkilöstöhallinto (SAP HCM) Perusjärjestelmä (Logica) Palkat Ajanhallinta Vuosilomasuunnittelu Palvelusaikalaskenta Leila Saari, Valtiokonttori/Kieku-yksikkö

9 Raportoinnin näkökulma Koko valtionhallintoon yhteiset raportointivälineet ja yhteinen tietokanta - Yhdenmukainen raportointi, ei erilaisia versioita - Mahdollisuudet konsernitason raportointiin, mm. vertailu mahdollista - Ohjaavalle yksikölle (esim. ministeriö) voidaan antaa oikeus päästä ohjattavan yksikön (esim. kirjanpitoyksikkö) raportointitietoihin Johdon päätöksenteon tuki - Raportit helposti saatavilla - Kiekusta voidaan liittymällä siirtää tietoja esim. viraston johdon tietojärjestelmään 9

10 Raportoinnin näkökulma BI-raportointi on sekä ammattikäyttäjien että muiden käytettävissä Taloushallinnon (ulkoinen laskenta) ja henkilöstöhallinnon raportointi kattavaa - mikäli tarvetta yhdistää muuhun tietoon, sitten erillinen raportointiväline Ammattikäyttäjät voivat hyödyntää myös perusjärjestelmän raportointia järjestelmän tietosisällöstä 10

11 Pääsy tietovarastoraportointiin Kieku-portaalin kautta Kieku-portaali jakautuu välilehtiin. BI-raportointiin pääsee portaalista Raportointi -välilehdeltä. Muita portaalin välilehtiä ovat Virkamies, Esimies ja Henkilöstöasiantuntija Leila Saari, Valtiokonttori/Kieku

12 Kieku-seurantakohdemalli Seukoto/ valtio LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/ kunta Seuranta kohde 1 Kirjanpitoyksikkö Kumppani Seurantakohde 2 Varalla 1 Varalla 2 Kieku Yritys Kustannuspaikka Tulosyksikkö Segmentti Sisäinen tilaus Projekti (PRR-osa) Rahasto Alue/ kunta Pääkirjatili Rahoitusrivi Toimintoalue Kumppaniyhtiö Seurantakohde 1 Seuranta -kohde 2 Seurantakohde 3 Seurantakohde 4 P/V P P V/P (tuotto- ja kulutileillä) V/P V/P V V V V V/P V V Ei käytössä Ei käytössä Laskentatoimen alue Ulkoinen Ulkoinen Sisäinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Muu ulkoinen Sisäinen Sisäinen Sisäinen Muu sisäinen Ulkoinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäine n Muu sisäine n Pituus 4 8 (5+3) ) Kirjanpitoyksikkö (Kirjanpitoyksikkö) 2) LKP tili (Liikekirjanpidon tilit) 3) Toimintayksikkö (Virastot ja sisäinen organisaatio) 4) TaKP tili (Talousarviokirjanpidon tilit) 5) Valtuus (Valtuus) 6) Projekti (Virasto, useamman viraston, valtakunnalliset) 7) Toiminto (Ydintoimintojen hierarkia ja tukitoimintojen ylätaso) 8) Suorite (Viranomaissuorite, maksullinen toiminnan suoritteet) 9) Alue/Kunta (Kunta 3 nro + maat SAP:n vakiokoodit) 10) Kumppanikoodi (Valmius konsernilaskentaan, sisäinen laskutus) 11) Seurantakohde 1 (Vapaa 1, viraston omaan käyttöön) 12) Seurantakohde 2 (Vapaa 2, viraston omaan käyttöön) 13) Seurantakohde 3 (Varalla 1, virastokohtainen, ei käytössä) 14) Seurantakohde 4 (Varalla 2, yhteinen, ei käytössä) Valtiotasoinen Kirjanpitoyksikkökohtainen P = pakollinen V = vapaaehtoinen 15) Henkilö (Käytössä ainoastaan henkilöstöhallinnossa) Juha Halonen