Virastojen tehtäviä ennen käyttöönottoprojektia

Transkriptio

1 Virastojen tehtäviä ennen käyttöönottoprojektia Versio 1, Seija Friman Tilaisuus, Esittäjä

2 Taha-prosessit Perustiedot Sisäinen laskenta - Sisäinen budjetointi ja valtuuksien seuranta - Vyörytykset Kirjanpito - Liikekirjanpito - Talousarviokirjanpito - Käyttöomaisuuskirjanpito Tulojen käsittely - Asiakasrekisteri - Laskujen käsittely - Sisäinen laskutus - Myyntireskontra Menojen käsittely - Toimittajarekisteri - Maksatus - Ostoreskontra Tilaisuus, Esittäjä 2

3 Heha-prosessit Perustiedot - Organisaatiorakenne Palvelussuhteen hallinta - Palvelussuhteen luominen, päivittäminen ja päättäminen - Poissaolot - Palvelusaikalaskenta - Vuosilomat Työaikojen hallinta Palkanlaskenta Osaamisen hallinta Tilaisuus, Esittäjä 3

4 Muut Konversiot Tekniikka Liittymät Tietoturva Projektinhallinta Palkeiden palvelut Muutosjohtaminen Tilaisuus, Esittäjä 4

5 Muutosjohtaminen Tutustu Kieku-hankkeen sivuihin ja niiden materiaaleihin Materiaalipankissa Tilaa itsellesi Kiekun uutiskirje Ota selvää infotilaisuuksista Selvitä oman virastosi tietämys Kieku-hankkeesta ja Kieku-toimintamallista Jos tarvitset lisätietoa Kiekusta, ota yhteyttä sähköpostilla Kieku-postilaatikkoon Ota Kieku vakiopalavereiden agendalle Selvitä oman hallinnonalasi Kieku-yhteyshenkilö ja ole häneen yhteydessä tiedon hankkimiseksi ja jakamiseksi Tilaisuus, Esittäjä 5

6 Budjetointi ja resursointi Tutustu VM:n kesäkuussa 2010 hallinnonaloille lähettämään Kieku-hanketta koskevaan kirjeeseen (linkki hankkeen sivuille) Tee selvitys talous- ja henkilöstöhallintoon nykytilassa kuluvien resurssien määrästä virastossasi Tutustu Viitta-arviointityökaluun Tilaisuus, Esittäjä 6

7 Sopimukset ja hankesalkku Selvitä nykyisten tietojärjestelmätoimittajien kanssa solmittujen sopimusten tilanne ja päättymisajat. Arvioi niiden tilannetta suhteessa Kiekun käyttöönottoon. Selvitä Palkeiden kanssa solmitun palvelusopimuksen sisältö ja arvioi muutokset Kiekun käyttöönoton johdosta. Tilaisuus, Esittäjä 7

8 Perustiedot: seurantakohdemalli Tutustu seurantakohdemallia kuvaavaan dokumentaatioon Kiekuhankkeen sivuilla 95D4-A07AF604270D} Selvitä, mitä virastoa ohjaava ministeriö on ohjeistanut tai mitä suunnitelmia sillä on seurantakohteiden käyttöön hallinnonalallanne Selvitä myös se, miten seurantakohteiden käyttöönottotyö hallinnonalallanne on tarkoitus toteuttaa, esim. yhteistyö muiden virastojen kanssa Arvioi karkealla tasolla se, mitä virastossasi tulee suunnitella ja seurata sekä kuka ja miten tietoa käytetään. Voit arvioida myös muutoksia nykytilaan. Kiinnitä huomiota erityisesti strategisen tason suunnitteluun ja toteuman raportointiin Tilaisuus, Esittäjä 8

9 Perustiedot: seurantakohdemalli Ota huomioon se, että yhteisiä seurantakohteita tulee käyttää myös substanssijärjestelmissä. - Tämän vuoksi kannattaa hyvissä ajoin pyrkiä selvittämään, mitä seurantakohteita substanssijärjestelmissä tulee olla ja millä tavoin on mahdollista ko. seurantakohteet niihin saada sisälle (esim. kenttien pituudet) Valtiokonttorista voit selvittää sen, milloin suunnitelman mukainen seurantakohdetyö on tarkoitus aloittaa. Silloin saat asiantuntijan mukaan työhön Suositeltavaa on siirtyä Kiekun kaltaiseen seurantakohdemalliin jo etukäteen ennen Kiekun käyttöönottoa. Se helpottaa konversiomuunnoksia Tilaisuus, Esittäjä 9

10 Perustiedot: rekisteritiedot Asiakasrekisteri - Pitkään käyttämättä olleet asiakkaat kannattaa siivota pois nykyjärjestelmistä. - Nimi- ja osoitetiedot on hyvä muuttaa oikeamuotoisiksi ja poistaa päällekkäisyydet. - Huomioitava toiminnassa, että asiakasrekisteri tulee Kiekuun toimipistetasolla - Poimintaan rajautuvat ne asiakkaat, joille on myyntiä tänä tai edellisenä vuotena - Henkilöasiakkaiden konversiotarve arvioitava. Normaalisti ei siirretä, jos ei ole avoimia laskuja - Konversion yhteydessä OVT-tunnukset siirtyvät vanhasta järjestelmästä, mikäli ne on sinne tallennettu. - Puhdistus (D&B) korjaa yhteystiedot, poistaa duplikaatit jne, joten ei kannata siivota käsin Tilaisuus, Esittäjä 10

11 Perustiedot: rekisteritiedot Myyntireskontran siivoaminen - Jos virastolla on laskutuksessa käytössään tuoterekisteri, niin se kannattaa siivota - Tosin Kiekuun joudutaan joka tapauksessa perustamaan nimikkeet, mutta vanhoja tuoterekistereitä voi käyttää apuna Kieku nimikerekisterin suunnittelussa Avoimet laskut - Konkurssi-, ym. epäselvät laskut kannattaa selvittää ja poistaa - Kaikki konvertoidaan - Reskontrassa ei saa olla avoimena hyvityslaskuja - Osasuoritukset kohdistetaan manuaalisesti konversion jälkeen Tilaisuus, Esittäjä 11

12 Perustiedot: rekisteritiedot Nimikerekisterin laadinta - Kiekussa tehtävää laskutusta varten tarvitaan nimikerekisteri. Virastosta riippuen nimikerekisterin rakentaminen saattaa viedä aikaa ja tähän olisi hyvä varautua. Tilaisuus, Esittäjä 12

13 Perustiedot: rekisteritiedot Toimittajarekisteri, Kiekuun tulosohjattu virasto tai yrityskonserni tasolla - Ostolaskut maksettava pois ennen Kiekun käyttöönottoa - Poimintarajaus, ostoja toimittajalta tänä tai edellisenä vuonna - Henkilö toimittajien konversiotarve? Normaalisti ei siirretä - Puhdistus (D&B) päivittää yhteystiedot ajan tasalle ja poistaa duplikaatit, joten toimittajia ei kannata siivota käsin Tilaisuus, Esittäjä 13

14 Käyttöomaisuuskirjanpito Käyttöomaisuuskirjanpito - Poistettava (romutettava) ne KOM-kohteet, joita ei haluta viedä Kiekuun. Tehtävä jo käyttöönottovuotta edeltävällä tilikaudella - Siirretäänkö 0-arvoiset, virasto päättää. Voi poistaa automaattisesti konversiossa suodattamalla LKP-tilillä - Kansallisomaisuus siirrettävä, vaikka olisi 0-arvoista - Irtaimistorekisteri, virasto päättää konvertoidaanko. Irtaimisto on usein samassa rekisterissä kuin käyttöomaisuus. LKP-tili voi suodattaa irtaimiston. - Keskeneräinen käyttöomaisuus ei konvertoida, tallennettava suoraan Kiekuun (myös kirjanpito saldot). Keskeneräinen KOM seurataan projektin kautta. Projektit perustettava ennen keskeneräisen tallennusta. - Kaiken kaikkiaan rekisterin siivoaminen (mm. nimistä turhat merkit ym. lisäykset pois) olisi aloittaa hyvissä ajoin. TAHA konversiotyöpaja 2, Kari Jäkkö, Satu Kirilo

15 Projektit Selvitä, millä tavoin nykyjärjestelmissä seurataan projekteja Huomioi, että Kiekussa projekteina seurataan vain todellisia projekteja (alku, loppu, budjetti, resurssit) Mikäli nykyjärjestelmissä seurataan projekteina asioita, jotka eivät todellisuudessa ole projekteja, tulee ne siivota pois. Arvioi niitä muutoksia, mitä on tehtävä, jotta nykytilan projektiseurannasta voidaan siirtyä Kiekun projektiseurantaan Tilaisuus, Esittäjä 15

16 Henkilöstöhallinnon ratkaisujen yhdenmukaistamistarve Viraston omien toimintatapojen yhtenäistäminen Runsaslukuiset palkkalajit (esim. erilaiset lisät) - Ministeriöiden järjestelmien yhdenmukaistaminen ja mallisopimusten kehittäminen Joustavasta työajasta sopimisen eri käytännöt (esim. osaaikaisuudet) - osa-aikatyötä tekevien työrytmi mahdollisimman yhtenäiseksi virastossa => ei valintaa kymmenistä eri mahdollisuuksista työrytmiin Palkasta suoraan tehtävät perinnät (esim. vuokrat) - Viraston harkittava, mitä se sallii virkamiehen palkasta perittävän (esim. autopaikkamaksu, venepaikkamaksut, autotallivuokrat) - Suositellaan, että laskutetaan erikseen Erilaiset työaikapankit ja liukumasaldot yhdenmukaisiksi ainakin hallinnonalatasolla Tilaisuus, Esittäjä 16

17 Henkilöstöhallinto VPL-tietojen pitää olla aina ajan tasalla - Viraston tarkistettava huolellisesti ennen konversiota, ettei tehtävän vaativuuksissa ja VPLtiedoissa ole ristiriitaisuuksia - Nimien tulee olla oikeissa muodoissa siten kuin niiden kuuluu olla PSR:ssäkin Koodistot yhtenäisiksi, ei pitäisi olla viraston omia tarpeita varten olevia koodistoja Esimiehet voivat kouluttautua virkaehtosopimusten hallintaan Tilaisuus, Esittäjä 17

18 Henkilöstöhallinto Vakanssirekisteri - Huomioitava, että Kiekussa kaikilla henkilöillä on oma budjetoitu toimi; jos vanhassa järjestelmässä on kiinnitetty esim. sijainen samaan vakanssiin kuin virkaan nimitetty, tehdään heille Kiekuun jo konversioita varten oma budjetoitu toimi Jos ei ole, niin Palkeita pitää pyytää numeroimaan ne eli Palkeita pitää pyytää antamaan numero sijaisen sopimustietoihin, jotta konversio onnistuu - Kaikilla vakansseilla (viroilla ja tehtävillä) pitää olla numero. Tilaisuus, Esittäjä 18

19 Henkilöstöhallinto Nimikirjapuutteet - Nimikirjatiedot siirtyvät sellaisessa muodossa ja siinä kunnossa, kun ne ovat poimintahetkellä lähdejärjestelmässä - Nimikirjapuutteissa voivat olla rasitteena jo edelliset konversiot aikaisemmista lähdejärjestelmistä - Mietittävä halutaanko tehdä korjaustyö jo nykyisessä lähdejärjestelmässä vai vasta Kiekussa? - Palkeet vai virasto? Palkeilla maksullista palvelutoimintaa. TAHA konversiotyöpaja 2, Kari Jäkkö, Satu Kirilo

20 Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Selvitä ja kuvaa nykytila Arvioi arkkitehtuurikuvauksen avulla sitä, mitä järjestelmiä Kieku korvaa, mitkä jäävät jäljelle ja mitä tietovirtoja näiden järjestelmien välillä tulee liikkumaan - Kiekun arkkitehtuurikuvaksen löydät Kieku-hankkeen sivuilta (linkit) Tutustu VIPin palveluihin - mm. VIA- ja VY-verkkoratkaisuihin tutustuminen - Tietoturva-auditoinnin suorittaminen - aloita VY-verkkosopimusneuvottelut Tutustu Kiekun liittymärajapintakuvauksiin (rajapinta-kuvauksia eri liittymätyypeille, esim. kirjanpitoliittymä, voit tiedustella osoitteesta: kieku@valtiokonttori.fi ) Tilaisuus, Esittäjä 20

21 Työasemavaatimukset Tutustu Kieku-hankkeen kotisivuilla julkaistuihin Kiekun työasemavaatimuksiin ja vertaa niitä nykyisiin työasemiisi Kiekun työasemavaatimukset löytyvät Kieku-hankkeen sivuilta: 6DD6-12BE-4CAD-B977-BF } Suurin osa Kiekun käyttäjistä käyttää Kiekua selaimen kautta Käyttöjärjestelmistä tuetaan: XP, Vista ja Windows7 Selain: Internet Explorer 8 on tällä hetkellä ainoa tuettu selain Kiekun käytössä tarvitaan Adobe Readeriä (usein uusia versioita) Asennettuna tulee olla myös Java SE6 - suosittelemme vähintään JRE versiota , lähinnä tietoturvasyistä Suoraan SAP-järjestelmää sen oman clientin kautta käyttävien henkilöiden koneilla tulee yllä mainittujen lisäksi olla käytössä Microsoftin.NET Framework 2.0 tai uudempi. Virastoissa suoraan SAP-clienttia käyttää muutamat henkilöstö- tai taloushallinnon ammattilaiset Tilaisuus, Esittäjä 21