Kiekun kustannuslaskennan ratkaisu - jakopalkat

Transkriptio

1 Kiekun kustannuslaskennan ratkaisu - jakopalkat Nykytilanne ja jatkosuunnitelmat Juho Ajo

2 Kiekun kustannuslaskennan ratkaisun sisältö: tilanne Meno- ja tulokirjaukset siirretään esijärjestelmistä (Rondo, M2, substanssijärjestelmät) kirjanpitoon. Kirjaukset tehdään vähintään ulkoisen laskennan, mutta myös sisäisen laskennan seurantakohteille Palkkamenojen (maksupalkat) kohdistus vähintään ulkoisen laskennan seurantakohteille tehdään palkkajärjestelmässä ja siirretään kirjanpitoon Palkkakustannusten kohdistus tehtyjen työaikakohdennusten perusteella seurantakohteille (jakopalkat) tehdään palkkajärjestelmässä. Lasketut kustannukset siirretään sekä kirjanpitoon että Kiekun tietovarastoon (SAP BI) erillisraportointia varten. - Jakopalkkojen siirto kirjanpitoon ollut haasteellista. Suuria määriä jakopalkkakirjauksia kirjausten heikon laadun vuoksi kirjanpidon virhetileillä Välillisten kustannusten vyörytykseen Kieku ei tällä hetkellä tarjoa ratkaisua - Muuten Kieku tuottaa kustannuslaskennan tarvitsemat tiedot jo nykyisinkin 2

3 Kiekun kustannuslaskennan ratkaisun sisältö: jatkosuunnitelma Jatkossa jakopalkkatietoja ei siirretä kirjanpitoon. Muutos mahdollistaa ulkoisen kirjanpidon aikataulu- ja sisältövaatimuksista riippumattoman kustannuslaskennan toteutuksen - Päätös periaateratkaisusta (jakopalkkoja ei kirjanpitoon) on tehty. Yksityiskohtia tarkennetaan yhteistyössä eri osapuolten kanssa ja VTV:n näkemyksiä kuullaan - Uutta ratkaisua tukemaan uudistetaan raportointia siten, että Kiekun tietovarastossa (SAP BI) jo olemassa olevat kirjanpidon raportointi ja jakopalkkaraportointi yhdistetään (kuva seuraavalla sivulla) - Aikataulu: Uudistettua ratkaisua tukeva raportointi VM2-käyttöönottoerän virastojen sekä Verohallinnon käyttöön julkaisun 5.01 yhteydessä ( ). Muiden tuotannossa olevien virastojen osalta uudistettu ratkaisu otetaan käyttöön vuoden vaihteessa Kiekun tietovarastoon (SAP BI) siirretään palkkajärjestelmässä lasketut tulokset. Jatkossa myös palkkakustannusten jakamisen (laskenta) siirto pois palkkajärjestelmästä, mutta laskennan tulokset siirretään jatkossakin tietovarastoon raportointia varten. - Lisäksi suunnitellaan keinoja työaikojen kohdennustietojen riittävän laadun varmistamiseksi Välillisten kustannusten kohdennukseen (vyörytys) on suunnitteilla ratkaisu - Perustoiminnallisuuden sisältävän kohdennusratkaisun vaatimusmäärittely tehdään ja toteutuksen aikataulu suunnitellaan syksyn 2013 aikana. Työhön osallistuvat KUKEtyön ja KIPI-projektin viiteryhmät 3

4 Työajan ilmoittaminen Työaikailmoitukselle tuodaan SAP-perusjärjestelmästä seurantakohteet, joilta palkka pääosin maksetaan (TaKPtili ja Toimintayksikkö) Hyväksytyt lomat, koulutukset ja poissaolot siirtyvät automaattisesti työaikailmoitukselle Päivän koko työaika on kirjattava virastossa sovitulla tarkkuudella (korkeintaan 15 min tarkkuudella) Suositus on, että työaikakirjaukset tehdään viikoittain ja esimies hyväksyy työajat kuukausittain Ylitöiden tulkinta tapahtuu Ajanhallinnassa riippumatta siitä, käyttääkö virasto työajan kohdentamisessa SAP CATSia vai Ajanhallintaa

5 Työajan ilmoittaminen Työaikailmoituksella työaika voidaan kohdistaa seuraaville seurantakohteille: Toimintayksikkö Projekti Toiminto Suorite Seurantakohde1 Seurantakohde2 Virasto päättää käyttöönottoprojektin aikana, mille seurantakohteille työaika kohdistetaan

6 Palkkatiedot liike- ja talousarviokirjanpidossa ja sisäisessä laskennassa Toteutuneiden palkkamenojen kirjaaminen ulkoisen laskennan kohteille tehdään palkanmaksun yhteydessä (maksupalkat). Toteutuneiden palkkamenojen jakaminen sisäisen laskennan tarpeisiin tehdään sisäisen laskennan seurantakohteille työaikakohdennusten suhteessa (jakopalkat) kuukausittain jälkikäteen 6

7 Jakopalkkatietojen vaikutus liike- ja talousarviokirjanpitoon Sikäli kuin sisäisen laskennan tietojen perusteella syntyy tarve tai peruste synnyttää ulkoiseen laskentaan vaikuttavia tapahtumia, ne synnytetään tavoitetilassa mahdollisimman pitkälle automatisoidusti Lopputulos todennetaan ja hyväksytään ulkoisen laskennan edellyttämällä tavalla. Prosessi suunnitellaan ja dokumentoidaan mm. kirjanpidon menetelmäkuvaukseen 7

8 Kiekun sisäisen laskennan ratkaisu Rondo, M2, substanssijärjestelmät Muu kirjanpidon aineisto (sisältäen seurantakohteet) Ajanhallinta / CATS Palkat Maksupalkat Jakopalkat On Kiekussa Toteutus 2013 aikana Vaatimusmäärittelyt 2013 syksyllä Kieku taloushallinto (SAP FICO) Ulkoisen kirjanpidon oikaisuja muistiotositteilla Muu ajuritieto Kirjanpidon raportointi Talousraportointi (ml. jakopalkat) Jakopalkat Hyväksytyt tunnit Hyväksymättömät tunnit Kustannus laskennan raportointi BI raportointi Kustannuslaskennan ratkaisu (kohdennukset) 8

9 Esimerkki 1: Projektin kokonaiskustannukset (pl vyörytykset) 9

10 Esimerkki 2: Projektin palkkakustannukset henkilötasolla (pl. ylityöt ja muut suorakohdisteiset erät) 10

11 Välilliset palkkakustannukset Välillisiä palkkakustannuksia ei kohdisteta Palkassa palkkakustannusten jaolla. Välillisillä palkkakustannuksilla (esim. vuosiloma- tai sairausajan palkka) käytetään erityistä välillisten palkkamenojen Toiminto -koodeja Palkalliset lomat Sairauspoissaolot Muut palkalliset poissaolot Työaikapankkivapaa Lomarahan vaihtovapaa Lomarahat, lomakorvaukset ja muut vyörytettävät erät

12 Takautuvat muutokset työajanseurannassa Jos työaikojen kohdennuksiin tehdään muutoksia jakopalkkaajon jälkeen, muutokset vaikuttavat jälkikäteen korjatulle kuukaudelle. Esimerkki: - Tammikuun jakopalkka-ajo ajetaan helmikuun puolivälissä. - Virkamies A kirjaa kuitenkin tunteja määräajan jälkeen tammikuulle (kun ko. kirjanpitoyksikön tammikuun tuntitiedot on jo siirretty palkkoihin) - Maaliskuussa ajetaan seuraava jakopalkka-ajo (helmikuun tietojen osalta - Helmikuun jakopalkka-ajo tunnistaa, että virkamiehen A osalta on tehty muutoksia myös tammikuulle - -> Helmikuun aineiston muodostamisen lisäksi samalla luodaan uusi aineisto tammikuun osalta (Virkamies A:n osalta jakopalkkatiedot muuttuvat) 12

13 Muita lähiajan kehityskohteita Maksupalkka- ja jakopalkkatietojen yhdistäminen - Mahdollistaa esimerkiksi projektin palkkakustannusten henkilötasoisen raportoinnin yhdeltä raportilta - Ajankohta: talven aikana 13

14 Jakopalkoissa ilmenneitä ongelmia 14

15 Ajanhallinnan tiedot eivät täsmää BI:n ajanhallinnan raportoinnin tietoihin Ajanhallintaan tulee usein tutkittavaksi BI-raportoinnin virhehavaintoja joissa on ongelmana se, että Ajanhallinnan BIraportin tiedot eivät täsmää. Tämä johtuu usein siitä, että asiakas selvittää ongelmaa väärältä näytöltä eli tuntikohdennusnäytöltä. Ko. näytöllä ei näytetä eikä kohdenneta kaikkia tunteja eikä ko. näytön tunnit siirry sellaisenaan BI:lle. Jos BI-raportoinnin halutaan verrata Ajanhallintaan, tietoja on ajanhallinnassa verrattava työaikatapahtumat -näytön tietoihin, ei tuntikohdennusnäyttöön. 15

16 Henkilöstöhallinnon käytössä olevan ajanhallinnan BI-raportin tiedot eivät täsmää taloushallinnon käytössä olevan raportin tietoihin Taloushallinnon käyttöön lisättiin hyväksymättömien tuntien raportti syksyllä Aluksi uudessa raportissa oli käyttöoikeuksiin liittyvä virhe, minkä johdosta raportti ei täsmännyt henkilöstöhallinnon käytössä olleeseen raporttiin. Virhe on korjattu 16