Kieku-taloushallinnon ratkaisu. Tomas Forsström

Transkriptio

1 Kieku-taloushallinnon ratkaisu 1 Tomas Forsström

2 Tavoitteet Tavoitteena on toiminnan tehokkuuden ja laadun parantaminen. Määriteltävässä ratkaisussa pyritään minimoimaan Kiekutietojärjestelmään tehtävää räätälöintien määrää. Määriteltävä tietojärjestelmäkokonaisuus tukee palvelukeskusmallia, yksinkertaistettuja yhteisiä prosesseja ja rooleja sekä tiedon eheyttä ja harmonisointia. 2

3 Kiekun taloushallintokokonaisuus Taloushallinnon osaprojektissa määritellään ja toteutetaan järjestelmäkokonaisuus, joka kattaa Suomen valtion kirjanpidon, sisäisen laskennan, käyttöomaisuuskirjanpidon, tulojen käsittelyn sekä menojen käsittelyn Toteutusprojektin tuloksena järjestelmäkokonaisuus on otettu käyttöön hankkeessa sovituissa pilottivirastoissa 3

4 Yhteinen talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä Ade Prima Eko be Meritt Ade a Eko Raindance a Prima d r Personec Meritt x a Raindance f Prima d Prima Ade Eko f x Raindance n Meritt f Meritt y Ade Eko b Ade Eko Prima z n Personec d Raindance x Prima smeritt Ade x Eko n Ade Raindance Eko g b Raindance c Personec Meritt b zpersonec g Prima Ade g Eko c Prima d Meritt b Raindance z Personec Ade aeko m Raindance g Ade Eko g Prima a Prima b 4

5 Tarpeiden yhdistäminen Valtionhallinnon talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien ja työroolien yhtenäistäminen Yhteiset tarpeet Valtionhallinnon yhteiset talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit Virastojen tarpeet Erittäin hyvin perustellut virastojen erityistarpeet

6 Kiekun taloushallintokokonaisuus Kieku-taloushallinto (SAP-ECC), johon kuuluu Konsernilaskenta (toteutetaan myöhemmin) Käyttöomaisuuskirjanpito Ulkoinen laskenta Sisäinen laskenta Projektin hallinta Yleislaskutus Tietovarastoraportointi Suunnittelutietojen hallinta Integraatiotyöväline 6

7 Taloushallinnon järjestelmäkokonaisuus Tulojen käsittely Kassa (2011) Asiakasrekisteri (SAP AP) Myyntireskontra (SAP AR) Laskujen käsittely (SAP SD) Sisäinen laskutus (SAP SD) Massalaskutus Verkkokauppa Arkistointi Menojen käsittely Tilaustenhallinta (Tilha) Toimittajarekisteri (SAP AP) Ostolaskujen käsittely (Rondo ja SAP AP) Maksatus (SAP AP) Maksuunpano (Basware tai Opus Capita) Rondo Kirjanpito Liikekirjanpito (SAP GL) Talousarviokirjanpito (SAP FM) Suunnittelutiedot (SAP BI-IP) Käyttöomaisuus (SAP AA) Irtaimisto (SAP AA) Sisäinen laskenta Organisaatiorakenne (SAP EC-PCA) Kustannuslajilaskenta (SAP CE) Kustannuspaikkalaskenta (SAP CC) Seurantakohteet (SAP NGL) Projektit ja hankkeet (SAP PS) Operatiivinen raportointi Ad-hoc-raportit (SAP ECC) Vakioraportit (SAP ECC) Täsmäytys- ja työraportit (SAP ECC) Kieku-tietojärjestelmä Valtiokonttorin tarjoama yhteinen tietojärjestelmä Ei yhteistä järjestelmää

8 Taloushallinnon tietomalli 8 Perus- ja ohjaustiedot, esim. Rondo-arkisto Yritykset Tositelajit Seurantakohteet Rakenteet Logica Palkat FI (GL-AR-AP) VTV Rondo Ostolaskut ja muistiot Taloushallinnon tosite Rondo palaute Maksuliikenne Substanssijärjestelmät Myyntireskontra Pääkirja Ostoreskontra Keskuskirjanpito SD FI-AA CO (+PS) Substanssijärjestelmät Myyntilasku Hankinta Myynti Romutus Poistot FM Toteumat Määrärahat CO-kirjaukset Vyörytykset Purkukirjaukset SAP BI SAP Logica Palkat, Rondo, Opus Capita ja muut yhteiset järjestelmät 8 Muut sisäiset tai ulkopuoliset järjestelmät

9 Seurantakohteet SEUKOTO LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti, Yhteinen projekti Toiminto Suorite Alue/ kunta Kirjanpito yksikkötunnus Kumppani Seurantakohde 1 (vapaa 1) 12 Seurantakohde 2 (vapaa 2) Varalla 1 Varalla 2 Kieku Yritys Kustannuspaikka Tulosyksikkö Segmentti Sisäinen tilaus Projekti (PRR-osa) Toiminto -alue Rahasto Alue/ kunta Pääkirjatili Rahoitusrivi Kumppaniyhtiö Seurantakohde 1 Seurantakohde 2 Seurantakohde 3 Seurantakohde 4 P/V P P V/P (tuotto- ja kulutileillä) V/P V/P V V V V V V V Ei käytössä Ei käytössä SAP:n saldotaulu FAGL- FLEXT FAGL- FLEXT CO ja BI FAGLFLEXT FAGLFLEXT FAGL- FLEXT BI CO ja BI CO ja BI CO ja BI BI FAGL- FLEXT BI BI BI BI Sisäinen Laskentatoimen alue Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Muu Muu ulkoinen Sisäinen Sisäinen Sisäinen sisäinen Ulkoinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäinen Pituus 4 8 (5+3) 10 (3+7) (4+6) ) Kirjanpitoyksikkötunnus (Kirjanpitoyksikkö) 2) LKP tili (Liikekirjanpidon tilikartta) 3) Toimintayksikkö (Virastot ja sisäinen organisaatio) 4) TaKP tili (Talousarviokirjanpidon tilit) 5) Valtuus (Valtuus) 6) Projekti ja Yhteiset projektit (Virasto, useamman viraston, valtakunnalliset) 7) Toiminto (Ydintoimintojen ja tukitoimintojen ylätaso) 8) Suorite (Viranomaissuorite, maksullinen toiminnan suoritteet) 9) Kunta/Maa (Kunta 3 nro + maat SAP:n vakiokoodit) 10) Kumppanikoodi (Valmius konsolidointiin ja eliminointiin, sisäinen laskutus) 11) Seurantakohde 1 (Vapaa 1, viraston omaan käyttöön) 12) Seurantakohde 2 (Vapaa 2, viraston omaan käyttöön) 13) Seurantakohde 3 (Varalla 1, virastokohtainen, ei käytössä) 14) Seurantakohde 4 (Varalla 2, yhteinen, ei käytössä) Konsernitasoinen Kirjanpitoyksikkökohtainen P = pakollinen V = vapaaehtoinen 15) Henkilö (Käytössä ainoastaan henkilöstöhallinnossa)

10 Taloushallinnon prosessit Tulojen käsittely: Laskuun perustuvien tulotositteiden käsittely Suoritusten käsittely Saatavien valvonta Ulkoinen ja sisäinen laskutus Asiakasrekisteri Massalaskutus Verkkokauppa Menojen käsittely: Menotositteiden käsittely Menotositteen hyväksymiskierto Maksuaineiston muodostaminen Maksuunpano Toimittajarekisteri Kirjanpito: Ulkoisen laskennan seurantakohderakenteen ylläpito Käyttöomaisuuskirjanpito Pääkirjanpito Kausien vaihteet Valtuudet Sisäinen laskenta: Sisäisen laskennan seurantakohderakenteen ja sisäisen budjetin ylläpitäminen Sitoumien, toteumien ja ennusteiden ylläpitäminen Analysointi ja raportointi Vyörytysten ylläpito = Kiekun ytimessä = konsernitasoinen ei kuulu Kiekuun, kirjanpitoyksikkötasoinen mahdollista = ei kuulu Kiekuun 10

11 Taloushallinnon prosessit, tietomalli ja työroolit Kieku-prosesseja on työstetty Kiekutietojärjestelmähankkeessa. Seurantakohteiden tietomalli on määritelty Valtiokonttorin Hallinnon ohjauksen Seukoto-projektissa. Työrooleissa korostuu jatkossa johdon tukeminen, sisäinen valvonta, koulutus ja taloustiedon analysointi. 11

12 Prosessien keskeiset muutokset Uusien prosessien myötä tulee tarve yhtenäistää työnjakoa palvelukeskusten ja asiakasvirastojen välillä. Työnjako saattaa poiketa nykyisistä käytännöistä ja aiheuttaa tarpeen palvelusopimusten päivittämiseen Uusien työroolien muodostuminen Tavoitetilan prosessien käyttöönotto luo tarvetta uudenlaisille rooleille sekä palvelukeskuksissa että virastoissa Yhtenäinen ja keskitetty tietojen ylläpito (koodistot, seurantakohteet jne.) 12

13 Tunnistettuja muutoksia: Rekisterit ja koodistot Yhteisten rekisterien ja koodistojen käyttöönotto - Seurantakohteet - Asiakas-, tuote-, toimittajarekisterit Rekisterien keskitetty ylläpito Palvelukeskuksen rooli ja vastuu tietojen ajantasaisuudesta ja eheydestä (tieto yhdessä paikassa kertaalleen) korostuu jatkossa Ohjeistukset ja kirjauskäytännöt yhtenäistetään, mikä helpottaa palvelukeskuksen työtä 13

14 Tunnistettuja muutoksia: Seurantakohteet Seurantakohderakenteen ymmärtämisen asiantuntemus oltava jatkossa palvelukeskuksessa - Palvelukeskuksen rooli korostuu yhtenäisten ja oikeiden seurantakohteiden perustamisessa ja hallinnoinnissa. Virastolle palvelua oikeellisuuden valvonnassa. Palvelukeskuksesta tuki virastoille oikean seurantakohteen tunnistamiseksi mm. raportointia varten LKP-tilin osalta tilien alajaottelu poistuu. - Yhteinen LKP-tilikartta kaikille virastoille tilien käyttö ja tarkoitus yhtenäistyy - LKP tilin pituus jatkossa 8 merkkiä (Seukoto) - Tilikartan ja raporttien keskitetty ylläpito TaKP talousarvion tilijaottelun tarkkuudella Raportoinnin vertailtavuus paranee, virheiden määrä laskee, tuottavuus paranee 14

15 Rekisterien ja koodistojen ylläpidon työroolit Myyntivastaava (virasto) Asiakasrekisterivastaava (palvelukeskus) Toimittajarekisterivastaava (palvelukeskus) Seurantakohdevastaava (virasto) Seurantakohdekoordinaattori (palvelukeskus) Seurantakohteiden ylläpitäjä (palvelukeskus) Raportointi (palvelukeskus) Seurantakohdeasiantuntija (Valtiokonttori) LKP-tilikartan ylläpitäjä (palvelukeskus) Konsernitilikartan asiantuntija (Valtiokonttori) TaKP tilikartan ylläpitäjä (palvelukeskus) Talousarviokirjanpidon asiantuntija (Valtiokonttori) Järjestelmän käyttöoikeudet määräytyvät työroolien pohjalta 15

16 Keskeistä Yhteinen ja keskitetty toimittajarekisterin ylläpito, ostoreskontra ja maksatustoiminnot Palvelukeskuksen rooli ja vastuu tietojen ajantasaisuudesta ja eheydestä korostuu jatkossa (tieto yhdessä paikassa kertaalleen) Rondo säilyy tositteiden kierrätystä, hyväksyntää ja arkistointia varten Ulkomaan maksut hyväksytetään jatkossa Rondossa ja siirretään SAP ostoreskontra-käsittelyn kautta maksuun Kirjauskausien avaaminen ja sulkeminen keskittyy yhteen paikkaan (palvelukeskukseen) Kieku-Taloushallinto

17 Myyntireskontra Myyntireskontran hoito keskitetään palvelukeskukseen Myyntireskontrasta ei saa virastotasoista tietoa toisin, kuin laskutuksen puolelta. Myyntireskontran tulosteet ovat kirjanpitoyksikkötasoisia ja niitä ei lähetetä erikseen virastoon hyväksyttäväksi. (maksukehotukset ja viivästyskorot) Myyntireskontra on kirjanpitoyksikkötasoinen, eikä kirjanpitoyksiköllä voi olla useita saamistilejä tai reskontria. Laskuja voidaan kuitenkin lähettää viraston yhteystiedoilla (myyntiorganisaatio) Kieku-Taloushallinto

18 Tunnistettuja muutoksia: Käyttöomaisuus-prosessi Poistokäytäntöjen yhtenäistäminen Käyttöomaisuuden hoidon keskittäminen palvelukeskukseen Raportointimahdollisuuksien monipuolisuus nykyiseen verrattuna 18

19 Käyttöomaisuus-prosessin työroolit Käyttöomaisuusvastaava (virasto) Irtaimistovastaava (virasto) Käyttöomaisuusraportoija (virasto) Käyttöomaisuusasiantuntija (palvelukeskus) Käyttöomaisuusraportoija (palvelukeskus) Järjestelmän käyttöoikeudet määräytyvät työroolien pohjalta 19

20 Tunnistettuja muutoksia: Muita Kirjauskausien avaaminen ja sulkeminen keskittyy yhteen paikkaan (palvelukeskus) Virastolla suora pääsy ja oikeudet sovittuihin raportteihin Lomakkeiston päivitykset tarvittavan tiedon saamiseksi virastoilta palvelukeskukseen Perustietojen perustaminen ja muutokset Laskutustiedot (nimikkeistön hyödyntäminen) 20

21 Ota yhteyttä Nettisivujen palautelomakkeella voit tilata itsellesi kerran kuukaudessa ilmestyvän Kieku-uutiskirjeen. 21