Käyttövaltuushallintaa kehitetään (SAP IDM -projekti), hyödyt virastoille

Transkriptio

1 Käyttövaltuushallintaa kehitetään (SAP IDM -projekti), hyödyt virastoille Kieku-info virastoille OPH:n monitoimitila, Helsinki Lari Nikoskelainen, ERP hankepäällikkö Esittäjän nimi

2 kehitysprojekti Kiekun käyttövaltuushallinnan kehitysprojektissa automatisoidaan käyttövaltuushallinnan prosesseja, jolloin saavutetaan merkittäviä henkilötyöja kustannussäästöjä sekä virastoissa että Palkeissa Vaikutukset virastolle kesän 2015 käyttöönoton jälkeen: Virastoille pystytään tarjoamaan ajantasainen sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa tarvittava käyttövaltuusraportointi automaattisesti ilman manuaalisia vaiheita. Tämä vähentää virheitä, nopeuttaa prosesseja ja parantaa tietoturvaa. Perustettaessa uusi virkamies SAP HCM:ään, muodostetaan hänelle käyttäjätunnus ja siihen liittyvät virkamiehen käyttöoikeudet automaattisesti. Tämä työvaihe jää pois Palkeilta ja nopeuttaa käyttöoikeuksien myöntämistä. Esimiehille tulee portaaliin uusi selkeämpi raportti alaistensa käyttöoikeuksista, joista näkyy myös alaisten työroolit. Helpottaa esimiehille alaistensa käyttöoikeuksien valvontaa ja raportointia. Tilaisuus, Esittäjä 2

3 kehitysprojekti Uudet raportit käytettävissä syksyllä Ennen uusien raporttien käyttöönottoa viraston käyttöoikeudet muutetaan käyttövaltuushallinnan järjestelmässä yksinkertaisiksi työrooleiksi. Palkeet muodostavat listauksen viraston henkilöistä sekä näiden työrooleista ja hyväksyttävät ne virastoilla kesälomien jälkeen elokuussa. Esimiehet saavat Kieku-portaalin kautta uudet käyttöoikeusraportit alkusyksystä, kun virastot ovat ensin hyväksyneet Palkeiden ehdotuksen henkilöiden työrooleista. Tilaisuus, Esittäjä 3

4 kehitysprojekti Mikä pysyy ennallaan: Kirjautuminen Kiekuun tapahtuu samalla tavoin kuin aikaisemmin Virtukirjautumisen kautta tai Kiekun käyttäjätunnuksella ja salasanalla Käyttäjien käyttöoikeudet eivät muutu käyttöönoton yhteydessä eikä vaadi virastoilta toimenpiteitä Ammattikäyttäjien ja esimiesten käyttöoikeuksien haku tapahtuu edelleen ATlomakkeilla tai viraston omalla järjestelmällä Palkeet toimittavat viraston käyttövaltuushallinnan käyttöoikeusraportin palvelusopimuksen mukaan Virastot tilaavat Kiekun käyttöoikeusraporttinsa edelleen Palkeilta esim. VTV:n pyytämät käyttöoikeusraportit Tilaisuus, Esittäjä 4

5 jatkokehitystyön mahdollisuuksia Projektin jälkeen jatkokehitystyössä tavoitellaan lisää henkilötyö- ja kustannussäästöjä, sujuvampaa käyttövaltuushallinnan prosessia sekä laajempaa raportointia virastoille Laskujen kierrätys- ja hyväksyntäjärjestelmän (Rondo8) vienti yhteisen käyttövaltuushallinnan piiriin Palkeissa voidaan samalla järjestelmällä (SAP IDM) tehdä useamman järjestelmän käyttövaltuushallintaa. Nopeuttaa ja yksinkertaistaa käyttövaltuushallinnan prosesseja sekä Palkeissa että virastoissa. Roolien hakuprosessin automatisointi Uusi käyttövaltuushallinnan järjestelmä mahdollistaa sen, että käyttäjä voi itse hakea käyttövaltuushallinnan järjestelmällä työroolia ja esimies voi sen hyväksyä samassa järjestelmässä. Hyväksynnän jälkeen uusi rooli luodaan käyttäjälle automaattisesti. Tähän ei tarvita enää Palkeiden työtä eikä AT-järjestelmää. Tämä helpottaa ja nopeuttaa roolien hakuprosesseja verrattuna manuaaliseen prosessiin. Tilaisuus, Esittäjä 5

6 jatkokehitystyön mahdollisuuksia Käyttövaltuuksien valvonta virastoissa Raportointiin uusia raportteja, jotka mahdollistavat virastoille omien henkilöiden käyttövaltuuksien raportoinnin ja valvonnan. Virasto voi raportoida omien henkilöiden käyttövaltuuksia eri kriteerien perusteella. Nopeuttaa ja helpottaa käyttövaltuuksien seurantaa ja raportointia virastoissa. Tilaisuus, Esittäjä 6