Tilinpäätöksen parhaat käytännöt -sisäministeriö

Transkriptio

1 Tilinpäätöksen parhaat käytännöt -sisäministeriö Taloushallinnon kevätseminaari Laskentapäällikkö Kati Korpi Taloushallinnon volyymitiedot (vuosi 2014) Volyymitieto Lukumäärä Ostolaskuja kpl josta Palkeet esitiliöi 90% Myyntilaskuja 164 kpl Matka- ja kululaskuja kpl Ta-tilejä käytössä 46 kpl Muistiotositteita (korjaus) 275 kpl Ministeriö, htv 256,1 htv Taha-tehtävät, htv 4,45 htv Matkustustehtävät, htv 1,73 htv

2 Taloushallinnon organisointi sisäministeriössä Taloushallinnon tehtävät keskitetty 2014 alusta Talous - yksikköön ostolaskujen käsittely, tiliöinti ja asiatarkastus myyntilaskutus kirjanpito, muistiokorjaukset sisäisten budjettien luonnokset määräraharaporttien tuottaminen kustannuslaskenta matkalaskujen tarkistaminen, tiliöinti ja asiatarkastus matkanvaraus osastoilla ja yksiköissä tehdään menopäätökset ja hyväksytään menot, vahvistetaan sisäiset suunnitelmat, seurataan määrärahojen riittävyyttä raporteilta Yhteistyö Palkeiden kanssa Yhteistyötä Joensuun kanssa rakennettu vuodesta 2005 asti Perustettu Sisäasiainhallinnon palvelukeskus , rakennettu yhteiset toimintamallit Tulosohjattu palvelukeskusta Toimittu aktiivisena asiakkaana 2010 jälkeenkin mukana kehittämisessä pilotoimassa uusia palveluja, käytäntöjä pyritty siirtämään kaikki siirrettävissä oleva Palkeiden hoidettavaksi

3 Vuoden 2014 tilinpäätös Tilinpäätökset "menestystekijät" Sama laatutaso säilytettävä kirjanpidossa koko vuoden Selkeä ja käytännössä toimiva aikataulu Selkeät vastuunjaot toimijoiden kesken Varauduttava yllätyksiin, pystyttävä joustamaan tarvittaessa Opittava aiempien tilinpäätösten ongelmista

4 Ennen tilinpäätöstä/tilivuoden aikana Kirjanpidon kuukausittainen täsmäytys Palkeiden kirjanpitäjä tekee ulkoisen kirjanpidon tarkistukset ennen kauden vaihdetta sekä tili-ilmoituksen perusteella Palkeiden kirjanpitäjä selvittää kuukausittain tasetilien saldot ja tekee tase-erittelyt Ministeriön taloushallintoryhmän ja Palkeiden kirjanpitäjän kuukausittaisessa videokokouksessa käydään yhteenveto ja tilanne läpi Palkeiden kirjanpitäjä on tukena viraston kirjanpidon hoidossa koko vuoden ajan Esitiliöinti Palkeissa tukee yhdenmukaisuutta Tiliöintiongelmat selvitellään yhdessä Kirjanpitäjä on yhteyshenkilö, joka selvittää tarvittaessa Palkeissa oikeat "tekijät" Ennen tilinpäätöstä Korjaukset ja tarkistukset pyritään pitämään virastossa vuoden aikana ajan tasalla Laskujen käsittely ja asiatarkastukset keskitetty taloushallintoryhmään Nimetyt, osastokohtaiset vastuuhenkilöt, jotka käsittelevät osaston kaikki asiat Korjaukset ja tarkistukset keskitetty, muistiokorjaukset tehdään heti Tilinpäätösaikataulu ja määräajat suunnitellaan yhdessä tekijöiden kanssa Ymmärretään aikataulujen ja niissä pysymisen merkitys

5 1.ryhmä Vuoden 2014 tilinpäätösaikataulu Ke 7.1. Viimeiset myyntilaskut tehtynä Ma Ostolaskut hyväksyttynä Matka- ja kululaskut hyväksyttynä To Muistiotositteet hyväksyttynä Viimeiset neuvoston matkakorvaukset haetaan Pe Kirjanpito kiinni Tilinpäätösviennit tehtynä Ma 2.2. Tilinpäätöslaskelmat ja liitteet Palkeista ministeriölle Pe Toimintakertomustekstit valmiina To 5.3. Esittely ministerille Tilinpäätöksen työnjako Palkeiden kanssa Kirjanpitoyksikössä tehdään: Laskujen käsittely eteenpäin ajoissa Laskujen kohdentaminen oikealle vuodelle Tilinpäätöksen liitteet 1, 12 ja 17(tarvittaessa) Tilinpäätösanalyysi (myös pääluokan määrärahojen osuus+ pääluokan siirtyvät määrärahat) Maksullisen toiminnan ja yhteisrahoitteisen toiminnan laskelmat Kustannuslaskenta Toimintakertomustekstien tuottaminen Sisäisen valvonnan tila Arviomäärärahojen käyttötilanne, hallinnonalan ylitysluvat

6 Tilinpäätöksen työnjako Palkeiden kanssa Palkeissa tehdään: Laskujen ensimmäinen seulonta oikealle vuodelle Esitiliöinti, tarvittaessa suoraan tasetileille, tarvittaessa muistiotosite kiertämään toiselle vuodelle Ulkoisen kirjanpidon tarkastukset (lkp, takp ja näiden yhdistelmät) sekä VK:n ohjeen mukaiset tarkastukset Määrärahakirjeiden tarkistus vastapuolten kanssa Tilinpäätösviennit, kkp-siirrot Tilinpäätöslaskelmat, liitteet (muut paitsi 1 ja 12), näiden toimittaminen Valtiokonttorille Tase-erittelyt, täydentävä aineisto Palkeiden tuottamat tilinpäätöslaskelmat ja liitteet tarkistettiin kirjanpitoyksikössä vain keskeisiltä osin Tase, tuotto- ja kululaskelma suhteessa Kiekuun/Netraan Talousarvion toteumalaskelma suhteessa Kiekuun/Netraan Toimintakertomus-osuus kokonaan kirjanpitoyksikön vastuulla VK:n ohjeen mukainen runko, jota kirjanpitoyksikkö soveltaa Ministeriön toiminnan vaikuttavuuden osalta rajanvetoa toimialan vaikuttavuuden ja ministeriön oman toiminnan välillä Tuottavuuden ja taloudellisuuden raportoinnissa hyödynnetty Kiekun toimintoihin perustuvaa kustannuslaskentaa Raportoidaan ydin- ja ohjaustoimintojen kustannuksia, HTV:ta ja tunnuslukuja Tukitoiminnot ja poissaolot jaettu VK:n kustannuslaskentamallin mukaan Henkisten voimavarojen hallinta perustuu Tahdin ja Kiekun tietoihin

7 Lopputulos Tilinpäätös aikataulussa valmiina Johdon käsittely ja allekirjoitukset ajoissa (allekirjoittajina ministeri ja kansliapäällikkö) Sisällöllisiä virheitä ei ole havaittu VTV:n kertomus kirjanpidosta ja tilinpäätöksestä puhdas Vielä tilinpäätöksessä kehitettävää Tilinpäätöslaskelmat ja liitteet Hallinnonalalla paljon ns. "sekamomentteja", oikeellisuuden tarkistaminen hankalaa Aikatauluihin vaikutusta myös muilla rahoitusta saavilla tai sitä antavilla kirjanpitoyksiköillä Toimintakertomus Toimintakertomuksen tietojen kokoamisen nopeuttaminen? Aikatauluihin vaikutusta jakopalkka- ja htv-tietojen sekä Tahtitietojen saamisella Tilinpäätösasiakirjan hyödynnettävyys ja selkeys? Palkeiden vastuulle vielä lisää? Tilinpäätösanalyysia auttavat tiedot; tase, tuotto- ja kululaskelma, pääluokan käytössä olleet määrärahat ja niiden käyttö Arviomäärärahojen käytön toteuma-arvio (jos useita käyttäjiä)

8 KIITOS! Laskentapäällikkö Kati Korpi p