Uudenmaan TAHE-palvelukeskuksen liiketoiminta- ja toteutussuunnitelma

Transkriptio

1 Taloushallinnon palveluiden toteutussuunnitelma Palveluiden tuotantomallien ja prosessien suunnittelu Palvelukohtaisten tuotantomallien ja prosessien toteutussuunnitelmat Ostolaskut, laskujen kierrätys ja ostoreskontra Asiakas- ja myyntilaskut, myyntireskontra ja perintä (sis. maksukattojen ja vapaakorttien käsittely) Kirjanpito (sis. käyttöomaisuus) ja tilinpäätökset Konsernitilinpäätös Maksuliikenne Osapuolten roolit, tehtävät ja vastuunjaot (konsernin talous ja palvelukeskus) Palvelukohtaiset resurssit Resurssisuunnittelu Rekrytoinnit tehty 0,9 htv 0,05 htv ,05 htv

2 Taloushallinnon palveluiden toteutussuunnitelma Palveluiden käyttöönoton suunnittelu Palveluiden käyttöönoton suunnittelu Palveluiden käyttöönottosuunnitelma Sisältäen siirtymäsuunnitelmat (tarkat aikataulutukset, sidosryhmien ohjeistukset jne) Prosessi- ja palvelutestaussuunnitelmat Taloushallinnon järjestelmien testaussuunnitelma (yhteistyössä ICT-hankkeen kanssa) Testausresurssit (resurssit suunniteltava erikseen) Mahdollinen testaus jo keväällä 2019 Koulutussuunnitelma (yhteistyössä ICT- ja taloushankkeiden kanssa) Palvelukeskuksen henkilöstön koulutus (resurssit suunniteltava erikseen) Toimialan henkilöstön koulutus (resurssit suunniteltava erikseen) Konsernin talouden henkilöstön koulutus (resurssit suunniteltava erikseen) Palveluiden käyttöönotto, testaus ja koulutukset Palvelutuotanto valmis käyttöönottoon Järjestelmien testaukset suoritettu Koulutukset pidetty 3 htv 7 htv ? ?

3 Henkilöstöhallinnon palveluiden toteutussuunnitelma Palveluiden tuotantomallien ja prosessien suunnittelu Palvelukohtaisten tuotantomallien ja prosessien toteutussuunnitelmat Palkanlaskennan kokonaisuus Osapuolten roolit, tehtävät ja vastuunjaot (toimiala, konsernin henkilöstö ja palvelukeskus) Tuotantomallien ja prosessien yhteensovittaminen ICT- ja HR-hankkeiden kanssa Palvelussuhteiden sähköinen perustaminen ja hallinta Osapuolten roolit, tehtävät ja vastuunjaot (toimiala, konsernin henkilöstö ja palvelukeskus) Tuotantomallien ja prosessien yhteensovittaminen ICT- ja HR-hankkeiden kanssa Matka- ja kululaskut Tuotantomallien ja prosessien yhteensovittaminen ICT- ja HR-hankkeiden kanssa Palvelukohtaiset resurssit Resurssisuunnittelu Rekrytoinnit tehty 0,9 htv 0,4 htv ,05 htv ,05 htv

4 Henkilöstöhallinnon palveluiden toteutussuunnitelma Palveluiden käyttöönoton suunnittelu Käyttöönoton suunnittelu Palveluiden käyttöönottosuunnitelma Sisältäen siirtymäsuunnitelmat (tarkat aikataulutukset, sidosryhmien ohjeistukset jne) Prosessi- ja palvelutestaussuunnitelmat Henkilöstöhallinnon järjestelmien testaussuunnitelma Testausresurssit (resurssit suunniteltava erikseen) Testauksen yhteensovittaminen ICT- ja HR-hankkeiden kanssa Mahdollinen testaus jo syksyllä 2018/keväällä 2019 Koulutussuunnitelma Palvelukeskuksen henkilöstön koulutus (resurssit suunniteltava erikseen) Toimialan henkilöstön koulutus (resurssit suunniteltava erikseen) Konsernin henkilöstöhallinnon henkilöstön koulutus (resurssit suunniteltava erikseen) Palveluiden käyttöönotto, testaus ja koulutukset Palvelutuotanto valmis käyttöönottoon Järjestelmien testaukset suoritettu Koulutukset pidetty 3 htv 7 htv ? ?

5 Asiakaspalvelun toteutussuunnitelma Asiakaspalvelun toimintamallien suunnittelu Toimintamallin suunnittelu Palvelukohtaisten tavoitteiden ja vaatimusten läpikäynti Palvelukanavien suunnittelu Puhelinpalvelu, sähköposti, verkkolomakkeet, chat, ChatBot jne. Palvelun seurannan ja tietojärjestelmien suunnittelu Tiketöinti-, puhelin- ja muiden järjestelmien selvitys Järjestelmän yhteensovittaminen palvelukanaviin Palveluraportoinnin suunnittelu Palvelukohtaiset resurssit Resurssisuunnittelu Rekrytoinnit tehty Asiakaspalvelun käyttöönoton suunnittelu Käyttöönoton suunnittelu Asiakaspalvelun käyttöönoton suunnitelma Asiakaspalvelun järjestelmien testaussuunnitelma Testausresurssit (resurssit suunniteltava erikseen) Asiakaspalvelun koulutussuunnitelma Palvelukeskuksen henkilöstön koulutussuunnitelma Palvelun seurannan ja raportoinnin toteutus Toteutukset valmiina Asiakaspalvelun käyttöönotto, testaus ja koulutukset Asiakaspalvelu valmis käyttöönottoon Koulutukset pidetty Järjestelmien testaukset suoritettu 0,3 htv 0,3 htv 0,3 htv 0,05 htv ,05 htv

6 Uudenmaan TAHE-palvelukeskuksen liiketoiminta- ja toteutussuunnitelma Liite 1 Osaprojektien toteutussuunnitelmat Tietojärjestelmien toteutussuunnitelma Järjestelmäprojektien koordinointi ja sisäisten järjestelmien kartoitus Järjestelmäprojektien koordinointi Taloushallinnon järjestelmäprojekti Henkilöstöhallinnon järjestelmäprojekti Sisäisten järjestelmien kartoitus Asiakaspalvelun järjestelmät (yhteistyössä asiakaspalvelun projektipäällikön kanssa) Muut hallinnon järjestelmät (esim. työajankirjaus) Järjestelmien tuotantokäytön varmistaminen Tuotantokäyttöönottojen varmistaminen Järjestelmien pääkäyttäjätoimintojen varmistaminen 2 htv 0,7 htv 0,3 htv htv

7 Siirtymäsuunnittelu ja muutoksen hallinta Muutoshallinnan suunnittelu ja palvelukeskukseen siirtyvän henkilöstön kartoitus Muutoshallinta Muutoksen toteutussuunnitelman tekeminen Toimitilojen ja infrastruktuurin suunnittelu Siirtyvän henkilöstön kartoitus Palvelukeskuskuksen osaamistarpeiden suunnittelu Siirtyvän henkilöstön kartoitus Henkilötietosiirtojen valmistelu Valmistelun yhteistyössä ICT- ja HR-hankkeiden kanssa Muutoksen johtaminen ja henkilöstön osaamisen kartoitus Muutoksen johtaminen Muutoksen toteutus Toimitilojen ja infrastruktuurin valmistelu Henkilöstön osaamisen kartoitus ja henkilöstösuunnittelu Toteutus Henkilötietosiirtojen toteutussuunnitelma yhteistyössä ICT- ja HR-hankkeiden kanssa Resurssisuunnittelu koskien käsin tarkastettavia ja tallennettavia tietoja 0,4 htv ,4 htv Muutoksen johtaminen Muutoksen johtaminen Muutoksen toteutus Henkilöstön siirtyminen uusiin toimitiloihin Henkilötietosiirtojen toteutus yhteistyössä ICT- ja HR-hankkeiden kanssa Resurssit koskien käsin tarkastettavia ja tallennttavia tietoja tarkennettava 3 htv

8 Viestinnän toteutussuunnitelma yhteistyössä muun taloushallinnon hankkeen kanssa Viestinnän suunnittelu Viestintästrategia ja viestintäsuunnitelma Viestintäsuunnitelma valmiina Viestinnän toteutus Projektin viestintä Viestinnän toteutus 0,2 htv

9 Uudenmaan TAHE-palvelukeskuksen liiketoiminta- ja toteutussuunnitelma Hallintamallin (hallinnon ja organisoinnin valmistelu) toteutussuunnitelma Hallintamallin suunnittelu yhteistyössä hankejohtajan kanssa Palvelukeskuksen organisoinnin suunnittelu Organisoituminen Sisäisten prosessien suunnittelu Talous, henkilöstöjohtaminen, ICT Asiakasyhteistyömallin suunnittelu Palvelusopimus (sis. palvelutasot, SLA, asiakkuudenhoitomalli) Hinnoittelu Laskutus Hallintamallin käyttöönotto yhteistyössä hankejohtajan kanssa Avainhenkilöiden rekrytointi Rekrytointi Sisäiset prosessien toteutus Talous Henkilöhallinto ICT Asiakasyhteistyömallin toteutus Palvelusopimus (sis. palvelutasot, SLA, asiakkuudenhoitomalli) Hinnoittelu Laskutus 0,3 htv 0,6 htv 0,8 htv 0,3 htv ,3 htv ,2 htv ,6 htv 0,3 htv ,2 htv