Prosessit etyön kehittämisessä

Transkriptio

1 Prosessit etyön kehittämisessä Hanna Alila, Oulun yliopisto

2 Hanke lyhyesti eprosessit-hankkeen päätavoitteena on tutkia empiirisesti vuorovaikutus- ja etäteknologoita caseorganisaatioiden johtamisessa ja liiketoimintaprosesseissa sekä etyön toimintamallien kehittäminen ja niiden käytön lisääminen myös yleisesti. Organisaatioiden nykyprosessit ja eprosessien tavoitetila kartoitetaan ja niiden pohjalta muodostetaan uudet, vaihtoehtoiset etyömallit/eprosessit. Näitä malleja mitataan, optimoidaan ja kehitetään edelleen tavoitetilana kohdeorganisaation mukaan optimoitu etoimintamalli. Tutkimuksessa saaduista tuloksista tehdään jatkossa yleistävä suositus malleista ja niiden käyttöönotosta sekä tuotteistetaan emallit. H k ik t t tt j O l li i t Hankeaika , toteuttajana Oulun yliopiston Työtieteen yksikkö, rahoitus Tekes/EAKR ja osallistujaorganisaatiot

3 Mukana olleet organisaatiot Kemin kaupunki / Tietohallintokeskus Länsi-Pohjan keskussairaala Videra Oy DNA Palvelut Oy / Pohjois-Suomi Oulun seudun ammattikorkeakoulu, Terveysalan Oulaisten yksikkö TT-Teamex Oy

4 TYÖPAKETTI 1 -nykytilan kartoitus - eprosessien tavoitetilan kartoitus YRITYKSEN NYKYPROSESSIT - johtaminen - henkilöstön tehtävät - asiakasprosessit - alihankinta eteknologia YRITYKSEN eprosessit - johtaminen - henkilöstön tehtävät - asiakasprosessit - alihankinta - alihankinta - alihankinta TYÖPAKETTI 2 -emallin muodostaminen kohdeorganisaation tarpeiden ja tavoitetilan saavuttamiseksi vertailu/valinta Kohdennettu etoimintamalli TYÖPAKETTI 3 - mittaaminen ja optimointi - yleisen emallin rakentaminen mittaaminen Yleinen etoimintamalli

5 Työpaketti 1: Kohdeorganisaatioiden nykytilan kartoitus, tarkasteluun otettavien liiketoimintaprosessien valinta Nykytilan kartoitus, jossa suoritetaan kohdeorganisaatioiden nykyprosessien kuvaaminen ja tutkittavien prosessien valinta kohdeorganisaation tarpeen mukaisesti. Prosessit voivat olla esimerkiksi: johtaminen omassa organisaatiossa (top down), henkilöstön tehtävät ja ammatit (bottom up), asiakasprosessit tai alihankinta ja kumppanuus tuotantoyhteistyössä. Tämän työpaketin toiminta muodostuu yhteistyössä y organisaation kanssa suunnitelluista tavoitteista ja toimenpiteistä, joiden myötä uudet etyön menetelmät otettaisiin organisaatiossa käyttöön. Mukana olevien organisaatioiden etä- ja vuorovaikutusteknologian nykytila ja tarpeet selvitetään sekä perehdytään uuden teknologian käyttöönottoon ja käytettävyyteen organisaatioissa. Työpaketissa selvitetään organisaatioiden olemassa olevia etyön johtamisen ja liiketoimintaprosesseja. Aikataulu: kevät 2009 Tulos: Kohdeyrityksen nykytilan ja tutkittavaksi valittujen prosessien kuvaukset. Kohdeyrityksen etyön tavoitetilan muuttujien määritelmä.

6 Työpaketti 2: Kokeilumallien lli muodostaminen, mittaaminen i ja iterointi i ti ja vuorovaikutusteknologioiden vertailu valituissa prosesseissa Tässä ä työpakettissa muodostetaan kokeilumallit k lli eli verrataan organisaation i nykyistä toimintamallia sekä kehitettäviä emalleja (kokeilumallit). Vertailukohteina ovat Työpaketista 1 saatavat nykytilan prosessit ja halutun tavoitetilan etyö prosessit. Vertailu perustuu Työpaketissa 1 määritettyihin muuttujiin. Työpaketti 3:ssa saatujen mittareiden perusteella prosesseja arvioidaan ja tarvittaessa tehdään muutoksia eprosessien sisältämiin parametreihin, joita ovat mm. teknologiat ja toimintatavat. Aikataulu: syksy 2009 kevät 2010 Tulos: Kohdeorganisaation tavoitetilan mukaan optimoitu etoimintamalli

7 Työpaketti 3: Mittarien i valinta ja laatiminen, i mittaustulosten t t analysointi ja evaluointi Työpaketissa 3 valitaan ja laaditaan eprosessien parametrien mittaamiseen, analysointiin ja evaluointiin soveltuvat mittarit sekä menetelmät. Kokeilumallien eli emallien parametrien mittaamisessa käytetään kvantitatiivisia ja kvalitatiivisia menetelmiä. emallien kehittämiseen ja evaluointiin käytettäviä menetelmiä voivat olla mm. Likert-asteikolliset testit, kokonaishyvyysmittarit, yksilö- ja ryhmähaastattelut, tuplatiimi ja hyötyarvoanalyyttinen arviointikriteeristö (HAAAK, Väyrynen & Al. 2004). Saaduista tuloksista tehdään alustava suositus mallista/malleista ja niiden käyttöönotosta. Aikataulu: talvi-kevät 2010 Tulos: alustava suositus mallista/malleista

8 Prosessit etyön kehittämisessä Iteraatiomalli toimiva ratkaisu etyön prosessien kehittämisessä: Osalllistuva toimintatapa, säännölliset tapaamiset Yhteinen pohdintatyö ja kehittämistoiminta (hankkeessa osalla organisaatioista oli kotitöitä) Iteraatiokierroksia osallistujien mielestä tarvittava määrä hoksauttaminen, muutokset, kotitehtävät Kokeilun myötä prosessi ja etä- ja vuorovaikutusteknologia osaksi käytännön työtä Iteraatiokierrosten myötä kokeilla erilaisia teknologioita

9 Kokemuksia ja tuloksia Työpakettien osalta saavutettiin tekniset ja tutkimukselliset tavoitteet, mutta yleisen emallin kehittäminen jäi kesken, koska rahoittajan projektipäätös lyhensi toteuttamisaikaa ja näin ollen jouduttiin valitsemaan, mitkä toimenpiteet ovat projektin kannalta oleellisia etenkin osallistuvien organisaatioiden näkökulmasta. Myös pitempi eprosessien kokeiluaika olisi mahdollistanut useamman iteraatiokierroksen ja tuottanut tarkempia tuloksia. Osallistuneiden organisaatioiden kanssa on muodostettu eprosessit ja osaa näistä kehitetään organisaatioissa jatkossa lisää ja osa on käytössä. eprosessit koskivat mm. yhteydenpitoa opiskelijoihin, asiakasneuvontaa, tilausjärjestelmää ja hoitopalavereita

10 Kokemuksia ja tuloksia Hankkeessa tehdyn haastattelututkimuksen (tehty keväällä 2010, 14 haastattelua 13 organisaatiosta) yhteenvetoa: Johtamistavat onko olemassa erikseen etyön johtamista? Esimies-alaissuhde - mihin työtehtäviin etyö soveltuu, mistä muodostuu luottamus ja toimiva suhde? Työvälineet ja infrastruktuuri ohjelmistoja ja sovelluksia paljon tarjolla, miten osata valita oikea ratkaisu? Niiden käyttöönotto ja opettelu. Nopeat tietoliikenneyhteydet. Prosessien mallinnus voi olla yksi ratkaisu johtamiseen, pelisääntöjen laatimiseen ja henkilöstön sitoutumiseen etenkin se, että mallinnuksessa käydään organisaatiossa yhdessä asioita läpi

11 KIITOS