Paikka Valtuustotalo, Kokoomuksen ryhmähuone, Espoonkatu 5

Espoon kaupunki Pöytäkirja 11.02.2015 Sivu 1 / 34 Kokoustiedot Aika 11.02.2015 keskiviikko klo 17:05-20:35 Paikka Valtuustotalo, Kokoomuksen ryhmähuone, Espoonkatu 5 Saapuvilla olleet jäsenet Johanna Horsma, puheenjohtaja Marita Backman, Poistui klo 20.07 20 Veikko Granqvist Seppo Huhta Marjo Pihlman, Poistui klo 20.34 20 Liisa Kivekäs Kari Kuusisto Teemu Leppänen, Poistui klo 20.30 20 Miia Lönnqvist, Saapui klo 17.13 13 poistui klo 20.10 20 Pirkko Sillanpää Satu Soini Päivi Salli Juhani Mäntylä Arto Huhtala Sauli Solhagen Muut saapuvilla olleet Mauri Suuperko Minna Ahola Anu Hilpi Paula Hirvonen Auli Hackman Maija Lehtinen Petteri Mussalo Kristiina Karaman Jonna Löflund Katariina Kaukonen liiketoimintajohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja palvelujohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja toimitusjohtaja henkilöstön edustaja kaupunginhallituksen edustaja hallintolakimies, sihteeri

Espoon kaupunki Pöytäkirja 11.02.2015 Sivu 2 / 34 Allekirjoitukset Johanna Horsma puheenjohtaja Katariina Kaukonen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytty: 13.2.2015 Kari Kuusisto Pöytäkirjan nähtävänäolo 31.12.2013 julkipannun kuulutuksen mukaan on pöytäkirja ollut yleisesti nähtävänä 19.2.2015 osoitteessa Virastopiha 2 B, Espoon keskus.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 11.02.2015 Sivu 3 / 34 Käsitellyt asiat Pykälä Liitteet Otsikko Sivu 11 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 4 12 Pöytäkirjan tarkastajan valinta 5 13 Espoo Catering -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös ja 6 tilannekatsaus 14 Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös 10 ja tilannekatsaus 15 Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös 15 ja tilannekatsaus 16 Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös 19 ja tilannekatsaus 17 Espoo Logistiikka -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös ja 23 tilannekatsaus 18 Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös ja 27 tilannekatsaus 19 Johtokunnan alaisten viranhaltijoiden päätökset 31 20 Päätökset ja kirjelmät sekä kokouksessa kuultavat selostukset 33

Espoon kaupunki Pöytäkirja 11 11.02.2015 Sivu 4 / 34 11 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Päätösehdotus Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Selostus Johtokunta oli kutsuttu koolle puheenjohtajan allekirjoittamalla 5.2.2015 päivätyllä johtokunnan jäsenille toimitetulla kokouskutsulla. Päätös Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi

Espoon kaupunki Pöytäkirja 12 11.02.2015 Sivu 5 / 34 12 Pöytäkirjan tarkastajan valinta Päätösehdotus Päätös Pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan Kari Kuusisto. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Kari Kuusisto.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 14 11.02.2015 Sivu 6 / 34 517/02.02.01/2015 13 Espoo Catering -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös ja tilannekatsaus Valmistelijat / lisätiedot: Pirkko Hagerlund, puh. 043 824 6511 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Minna Ahola Johtokunta merkitsee liikelaitoksen ennakkotilinpäätöksen ja kokouksessa saadun tilannekatsauksen tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. - Tuloslaskelma Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Liikelaitosten seurantaraportit sekä ennakkotilinpäätökset yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus 1.1 Yleistä Uudistuneet valtakunnalliset ravitsemussuositukset otettiin huomioon toiminnassa ja suosituksista tiedotettiin asiakkaille. Ravitsemuksellisista syistä valmiiden kappaleruokien osuutta ruokalistoilla vähennettiin. Ruokatuotantoprosessien noudattamista seurattiin ristiinarvioinnein.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 14 11.02.2015 Sivu 7 / 34 Ruokaan ja ravitsemukseen liittyvien haasteellisten asiakaspalautteiden ja yhteydenottojen määrä kasvoi. Valtakunnalliselle hävikkiviikolle osallistuttiin syyskuussa ja ilmastopäivän lounas tarjottiin marraskuussa. Ekotukihenkilöiden ja ympäristöpassin suorittaneiden määrä kasvoi. Ekotukihenkilöitä oli vuoden lopussa 46 ja ympäristöpassin suorittaneita 200. Etelä-Suomen aluehallintovirastolle tehtiin suunnitelma päivittäistavarahuollon varautumis- ja jatkuvuussuunnittelusta. Siinä kuvattiin ruokahuollon järjestäminen vakavien häiriötilanteiden aikana. 1.2 TATU -ohjelman toimeenpano, tulokset ja vuoden 2015 näkymät TATU -ohjelman mukaisesti toiminnan tärkeimmäksi tavoitteeksi asetettiin tuottavuutta edistävien prosessien kehittäminen ja tarkistaminen sekä Aromi -ruokatuotantojärjestelmän edelleen hyödyntäminen. Aromi-järjestelmän käyttöä lisättiin. Vuoden loppuun mennessä kaikki tuotantokeittiöt edustuspalveluita lukuun ottamatta ostivat tuotteensa Aromilla ja kaikki elintarviketoimittajat olivat sen piirissä. Aromi-järjestelmän käyttöä lisäämällä tarkennettiin ostojen oikeellisuutta. Aromin laajentaminen päiväkotien sähköisiin ateriatilauksiin sekä Cateringin palvelukeittiöihin ja edustuspalveluihin aloitettiin. Laajentaminen mahdollistaa palvelukeittiöiden ostolaskujen automaattisen kohdistamisen ja päiväkotien sisäisen laskutuksen automatisoinnin vuosien 2015 ja 2016 aikana. Vuonna 2015 Aromi -järjestelmän käyttöä laajennetaan koskemaan sähköistä lähetyslistaa ja sen piirissä olevien toimittajien määrää lisätään. Aterioiden kuljetusreitit saatiin entistä taloudellisimmiksi keittiöiden lähetystoimintaa yhtenäistämällä. Työvoimanvuokrauspalvelujen käyttöä tarkennettiin ja loma-aikoina työvoimanvuokrauspalveluja ostettiin vain akuuteissa tilanteissa. Keittiöissä tehtiin kaksi kertaa varastoinventaariot ja varastoissa olevien tarvikkeiden arvo väheni verrattuna vuoden takaiseen tilanteeseen. Biojätemäärää vähennettiin. Ylijäämäruoan myynti aloitettiin kahdessa henkilöstöravintolassa ja sitä kokeiltiin yhdessä alakoulussa. Vuonna 2015 ylijäämäruoan myyntiä laajennetaan. Varhe -maksut vähenivät edellisestä vuodesta 15 prosenttia. Sisäisissä palveluissa tietotekniikkapalvelut alittivat arvion. Keskuskeittiön suunnittelussa keskityttiin ruokatuotantoon liittyvien eri työvaiheiden tuottavuutta edistäviin ratkaisuihin ja tilatehokkuuden parantamiseen. Laite- ja talotekniikkasuunnittelussa otettiin huomioon laitteiston hyödyntäminen prosessitehokkaasti ja energian kulutus sekä lämpöenergian hyödyntäminen ja talteenotto. Vuonna 2017 valmistuvan

Espoon kaupunki Pöytäkirja 14 11.02.2015 Sivu 8 / 34 keskuskeittiön toiminnan vakiinnuttua käyttökustannusten arvioidaan vähenevän 1 milj. euroa. Osana toimialan talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelmaa perustettiin Espoo Cateringin organisaatiovaihtoehdot -projekti, jonka tavoitteena on selvittää malli, jolla kaupungin tarvitsemat ruokapalvelut voidaan tuottaa lakia noudattaen, kokonaistaloudellisesti ja sosiaalinen tarkoituksenmukaisuus huomioiden. 2. Talous 2.1 Tuotot Liikevaihdon alitus, on 0,9 milj. euroa, johtuu sekä sisäisten että ulkoisten ostajien arvioitua pienemmistä asiakasmääristä. Talousarviossa ennakoitiin vanhusten kotiateriapalvelujen myynnin nousevan, mutta aterioiden määrät laskivat 13,7 prosenttia edellisestä vuodesta. Lisäksi pitkäaikaishoidossa ja Espoon sairaalassa ostot alittivat arvion. Ulkoisissa tuotoissa koulujen välipalanmyynti ja tilaustarjoilut vähenivät. 2.2 Kulut Tarvikkeet alittivat muutetun talousarvion 1,2 milj. euroa, mikä kohdistuu elintarvikkeisiin. Asiakasmäärän väheneminen pienensi vastaavasti elintarvikkeiden käyttöä. Tukkutoimittaja vaihtui kesäkuussa edellisen toimittajan kieltäytyessä optiovuosista liian alhaisten hintojen vuoksi. Tukkutoimittajan vaihdon vaikutus hintoihin ja muiden elintarvikkeiden hintojen muutokset olivat arvioitua maltillisempia. Palvelujen ostot alittivat talousarvion 0,4 milj. euroa, mikä kohdistuu ateriakuljetuksiin (0,1 milj. euroa) sekä työvoimanvuokrauspalvelujen (0,1 milj. euroa) ja sisäisten palvelujen (0,2 milj. euroa) ostoihin. 2.3 Tulos Tulos ylitti talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman tuloksenparannustavoitteella korjatun talousarvion 0,9 milj. euroa. Tuloksen ylitykseen vaikuttivat elintarvikkeiden hintojen muutosten maltillisuus sekä tehdyt TATU -ohjelman mukaiset tuottavuustoimenpiteet. 3. Henkilöstö Henkilöstömäärä 31.12.2014 oli 487 henkilöä. Lisäys vuodesta 2013 oli kuusi henkilöä. Espoo Catering oli mukana kaupungin sosiaalisen työllistämisen ja Työtä päin! sekä työkokeilun kautta oppisopimukseen hankkeissa. Kesätyöntekijöitä palkattiin yhdeksän, joista yksi oli erityisnuori. Henkilöstön työkykyindeksin mukaan 86 % Espoo Cateringin henkilöstöstä jatkaisi melko todennäköisesti nykyisissä tehtävissään. Turvallisuuskävelyt tehtiin kaikissa keittiöissä. Työtapaturmailmoitukset vähenivät edellisestä vuodesta 27 prosenttia.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 14 11.02.2015 Sivu 9 / 34 Lomatoimintaa tehostettiin ja lomaprosessi uudistettiin kesän 2015 lomasuunnittelua varten. 3.1 Investoinnit Investoinneista ostettiin sitovan tulostavoitteen mukaisesti ruoankuljetusvaunuja 23 995 eurolla. 4. Tavoitteet 4.1 Sitovat tulostavoitteet 1. Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia. Tavoite toteutui. 2. Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoite toteutui. 3. Investoinnit ovat maksimissaan 27 000 euroa. Tavoite toteutui. 4.2. Vuoden 2014 keskeiset tavoitteet Keskeiset toiminnalliset tavoitteet olivat keskuskeittiön valmistuminen ja asiakastyön kokonaisvaltainen kehittäminen sekä ammattitaitoisen työvoiman saaminen ja pysyminen. Keskuskeittiön tuotantoprosessien tuottavuutta tarkistettiin ja osallistuttiin rakennussuunnittelun ohjaukseen. Keskuskeittiön ruokatuotantoa varten testattiin reseptejä ja arvioitiin eri raaka-aineiden soveltuvuus tuotantoon. Asiakaspalvelujen periaatteet otettiin käyttöön ja niiden toteutumista seurattiin. Sopimus- ja tilaaja-asiakkaille tehdyn asiakastyytyväisyyskyselyn tulos oli hyvä 3,43. Valtakunnallinen kouluruokadiblomi saatiin kuudelle koululle. Asiakasraateja ja yhteistyöryhmiä, joissa käsiteltiin ruokailuun liittyviä asioita, oli 26. Espoo Cateringin asiakaslehden ilme uudistui vuoden alussa ja lehden lataus mobiililaitteilla mahdollistui. Espoo Cateringin Facebook- sivujen kävijämäärä kasvoi. 5. Riskit Oleellisinta riskiä, asiakkaan sairastumista tarjotusta ruoasta, ehkäistiin omavalvontaohjelman mukaisella toiminnalla. Omavalvontaohjelma uudistettiin vuoden lopussa. Elintarviketutkimustulosten perusteella annossalaattien kylmäketjua ja tarjoilulämpötilaa parannettiin. Erityisruokavalioprosessi uusittiin ja koulutetaan henkilöstölle keväällä 2015. Ammattitaitoisen työvoiman saamiseksi ja pysymiseksi laadittu palkkarakenneuudistus valmistui ja otetaan käyttöön vuonna 2015. Maahanmuuttajataustaisten henkilöiden rekrytoinnin helpottamiseksi tehtiin yhteistyössä Vantaan Vantin, Palmian, Kauniaisten kaupungin ja Seuren kanssa kielitaidon arviointityökalu catering-alalle. Tiedoksi

Espoon kaupunki Pöytäkirja 14 11.02.2015 Sivu 10 / 34 14 Espoo Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös ja tilannekatsaus Valmistelijat / lisätiedot: Anne Leino, puh. 046 877 3733 etunimi.sukunimi@espoo.fi 517/02.02.01/2015 Päätösehdotus Toimitusjohtaja Auli Hackman Johtokunta merkitsee liikelaitoksen ennakkotilinpäätöksen ja kokouksessa saadun tilannekatsauksen tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. - Tuloslaskelma Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Liikelaitosten seurantaraportit sekä ennakkotilinpäätökset yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus 1.1 Yleistä Henkilöstöpalvelut -liikelaitoksen toiminta on toteutunut suunnitelman mukaisesti. Kaupunkitasoiset HR- palvelut ja työterveyspalvelut on tarjottu sovitussa laajuudessa. Talous on hallinnassa ja edellytetyt talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman tavoitteet on saavutettu. Toiminnan tavoitteiden toteutumista uhkaavat riskit on kartoitettu ja arvioitu niiden vaikutukset toimintaan sekä on määritelty hallintatoimenpiteet. Palveluliiketoimen asiakastyytyväisyyskyselyssä tuloksemme oli 3,03 (asteikolla 1-4). Tulos on samaa tasoa kuin edellisvuonna.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 14 11.02.2015 Sivu 11 / 34 Palvelussuhdepalvelujen HR -neuvomoon yhteydenottoja oli vuoden aikana 15 421 kpl. Valmistelutehtäviä oli 5 675 kpl, joissa pääpaino määrällisesti oli työkokemuslisien laskennassa ja palvelutodistusten valmistelussa. Loppuvuodesta otettiin käyttöön Timecon - työajanseurantajärjestelmän Reg@ Web -sähköinen toiminnallisuus kaupungilla. Henkilöstön kehittämispalvelujen koulutustarjonta toteutui suunnitellusti. Koulutus- ja hyvinvointitilaisuuksien osallistujia oli 4 178. Kunta 10 seurantatutkimus kaupungin henkilöstölle koordinoitiin syksyllä ja tutkimustulokset saadaan toimialojen käyttöön tammikuun lopulla. Koulutuksenhallintaohjelma Lyyti otettiin käyttöön loppuvuodesta. Rekrytointipalveluissa toteutui rekrytointeja 2 202 kpl ja kesätyöpaikkoja oli tarjolla 630. Hakemuksia kaupungille saapui 54 397 kpl. Haastatteluja tehtiin 723 kpl ja loppuvuodesta käyttöönotetulla videohaastattelutyökalulla 129 kpl. Syksyllä uudistettu rekrytointi-ilmoittelu toi säästöä kaupungille. Uuden oppisopimusmallin ansiosta aloitti 35 nuorta työkokeilussa ja muutama solmi oppisopimuksen. Perustietoilmoituksen sähköistämishanke aloitettiin loppuvuodesta. Työterveyspalveluissa painopisteenä on ollut varhaisen tuen mallin mukaisesti yhteistyö toimialojen kanssa ja sairauspoissaolojen vähentäminen työterveydellisin keinoin. Työkykyarvioita tehtiin 1 146 kpl ja ne kasvoivat yli 500:lla edellisvuodesta, samoin laajat työkykylausunnot lisääntyivät huomattavasti ja niitä tehtiin 520 kpl:tta. Sairausvastaanottoja oli 7 720 kpl. Terveystarkastukset 3 509 kpl ja työpaikkaselvitykset 90 kpl pysyivät edellisvuoden tasolla. Työterveyspalvelujen asiakastyytyväisyyskyselyssä (Työterveyslaitoksen tekemä) syksyllä 2014 kokonaisarvosana (7,82) oli parantunut edellisestä tutkimuksesta, joka tehtiin vuonna 2011 (7,50). Syksyllä valmisteltiin kaupunki- ja toimialatasoinen toimintasuunnitelma vuosille 2015-2019. Valmistelussa on ollut uuden tietojärjestelmäversion ja earkiston käyttöönotto. 1.2 TATU -ohjelman toimeenpano, tulokset ja vuoden 2015 näkymät TATU -ohjelman valmisteluun liittyen tarkistettiin liikelaitoksen tulostavoitetta + 0,4 milj. euroa ja tavoitteeseen päästiin henkilöstömenojen ja palvelujen ostojen alituksilla. Vuoden 2015 tavoitteena on osallistua tilaaja ja tuottaja -mallin arviointiin ja kehittämistyöhön HR -toimintojen osalta. Palvelustrategia otetaan tarkasteluun ja laaditaan mahdolliset muutostarpeet. Manuaaliprosessien sähköistämishankkeiden toteuttamista jatketaan. 2. Talous Valtuusto päätti 24.3. talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman (TATU) mukaisesti parantaa liikelaitoksen tulosta 0,4 milj. euroa. Muutetun talousarvion tulos on 0,5 milj. euroa.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 14 11.02.2015 Sivu 12 / 34 2.1 Tuotot Liikevaihto toteutui lähes talousarvion mukaisesti. Laskua edellisvuoteen on 6 %, joka johtuu siitä, että ERP - järjestelmätukitoiminnot siirtyivät vuoden alusta talouspalveluihin ja työterveyspalveluissa sisäinen laskutus jäi hieman budjetoidusta. Liiketoiminnan muut tuotot jäivät 0,3 milj. euroa talousarviosta, koska Kelan korvauspäätöstä vuoden 2013 työterveyshuollon kustannuksiin ei ole vielä saatu. Myös arvio vuoden 2014 korvauksesta jäi pienemmäksi, johtuen työterveyden menojen alittumisesta. 2.2 Kulut Materiaalit ja palvelut alittuivat 0,2 milj. euroa. Palvelujen ostoissa alitusta tuli mm. työvoimanvuokrauksessa ja sisäisissä tietotekniikkapalvelujen ostoissa. Henkilöstömenot alittuivat 0,4 milj. euroa. Työterveyspalveluissa oli täyttämättä mm. työterveyden kaksi virkalääkäriä ja vuoden aikana avoimeksi tulleita vakansseja ei ole saatu heti täytettyä. Lomapalkkavaraus ja varhe -maksujen täsmäytys vähensivät henkilöstökuluja 0,1 milj. euroa. 2.3 Tulos Liikelaitoksen tulos on ylijäämäinen 0,8 milj. euroa ja se on 0,3 milj. euroa parempi kuin muutettu talousarvio. 2.4 Investoinnit Investoinnit alittivat talousarvion 0,2 milj. euroa. Työajanseuranta- ja työvuorosuunnitelma-järjestelmien kehittämiseen, perustietoilmoituksen sähköistämiseen ja työterveyspalvelujen earkiston käyttöönottoon käytettiin n. 70 000 euroa. Suunnitteilla olleen uuden rekrytointijärjestelmän hinta vaikutti siihen, ettei järjestelmän vaihtoa ei toteutettu tänä vuonna. 3. Henkilöstö Henkilöstömäärä oli vuoden lopussa 76 (vakituiset 66 ja määräaikaiset 10) ja muutos edellisvuoteen on -9. ERP -järjestelmätukitoiminnot siirtyivät talouspalveluihin ja työterveyspalveluissa oli 4 henkilöä vähemmän kuin viimevuoden vastaavana ajankohtana. Työterveydessä on ollut lääkärivajetta ja tammikuulle on jatkettu hakuja työterveyshuollon erikoislääkäristä ja työterveyslääkäristä. 4. Tavoitteet 4.1 Sitovat tulostavoitteet Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia, tavoite toteutuu Liikelaitoksen tulos on positiivinen, tavoite toteutuu Liikelaitoksen investoinnit ovat maksimissaan 266 000 euroa, tavoite toteutuu 4.2 Vuoden 2014 keskeiset tavoitteet Henkilöstöpalveluissa oli kolme keskeisintä tavoitetta vuodelle 2014

Espoon kaupunki Pöytäkirja 14 11.02.2015 Sivu 13 / 34 1. Palvelutuotannossa manuaaliprosesseista sähköisiin Manuaaliprosessien sähköistämisen suunnitelma on tarkistettu keväällä ja sen toteutusta on jatkettu syksyllä. Vuoden aikana toteutuneita tai valmistelu on aloitettu seuraavissa hankkeissa Ylityöraportti sähköisessä muodossa Contac Center -toiminnallisuus Reg Web -toiminnallisuus työajanseurannassa Osallistuminen eilo (sähköiset lomakkeet) toteutukseen Lync -pikaviestintätyökalu koulutus- ja viestintätilanteisiin Sähköinen koulutuskalenteri Koulutuksenhallintajärjestelmä Lyyti Lähiesimiehen ja mentoroinnin verkkokurssit Videohaastattelutyökalun pilotointi Rekrytointipalvelujen chat Sähköinen perustietolomake valmistelussa HUS röntgenlähete sähköisesti Contac Center -toiminnallisuus Tietojen siirto Hijat -liittymän kautta työterveyden Acute potilastietojärjestelmään earkiston käyttöönoton valmistelu HappyOrNot -asiakaspalautelaite otettu käyttöön 2. Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö varmistaa tehokkaat ja laadukkaat palvelut Henkilöstön jatkuva osaamisen kehittämisen suunnitelma on otettu käyttöön 2014. Osaamisalueet ja kehittämistarpeet on tunnistettu liikelaitostasoisesti ja niitä on jatkotyöstetty palvelualueittain. Kehittämistarpeiden perusteella suunnitellaan toimenpiteet, jotka huomioidaan vuosittain koulutussuunnittelussa sekä henkilöstösuunnitelmassa. 3. Palvelut paremmiksi asiakastyöllä ja kumppanuudella Asiakasyhteistyön suunnitelma vuodelle 2014 on tehty. Asiakasyhteistyöhön kuuluu säännölliset kehityskokoukset ja asiakaspalautteiden käsittely. Asiakastyytyväisyyden mittaamista kehitetään kyselyjä parantamalla. Toimintoja kehitetään yhteistyössä asiakkaiden kanssa. 5. Riskit Keskeisimpinä riskeinä on heikon taloustilanteen ja meneillään olevien rakenteellisten ja lainsäädännön muutosten heijastuminen palvelutoimintaan. Lisäksi HR -tehtävien ja vastuiden jakautuminen eri toimijoille kaupungin sisällä tuo haastetta toiminnan sujuvuudelle ja tehokkuudelle. Toiminnan tuottavuuden riskinä on, että suunnitteilla

Espoon kaupunki Pöytäkirja 14 11.02.2015 Sivu 14 / 34 olevien sähköisten palvelujen kehittämistoimenpiteet ei toteudu aikataulussa ja suunnitellusti. Tiedoksi

Espoon kaupunki Pöytäkirja 15 11.02.2015 Sivu 15 / 34 15 Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös ja tilannekatsaus Valmistelijat / lisätiedot: Sisko Rantamäki, puh. 050 414 1080 etunimi.sukunimi@espoo.fi 517/02.02.01/2015 Päätösehdotus Toimitusjohtaja Anu Hilpi Johtokunta merkitsee liikelaitoksen ennakkotilinpäätöksen ja kokouksessa saadun tilannekatsauksen tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. - Tuloslaskelma Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Liikelaitosten seurantaraportit sekä ennakkotilinpäätökset yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus 1.1 Yleistä Liikelaitos on joutunut vuoden 2014 aikana sopeuttamaan toimintaansa tilauskannassa tapahtuneisiin, ja tätä kautta toimintatuloihin vaikuttaneisiin suuriin muutoksiin. Liikevaihto on vuoteen 2013 verrattuna supistunut noin 8,5 milj. euroa. Teknisen keskuksen tilaukset supistuivat noin 9,5 milj. euroa. Maamassojen vastaanottohinta korotettiin TATU tavoitteiden saavuttamiseksi heinäkuussa ja vastaanottotuloja saatiin 1,0 milj. euroa enemmän kuin vuonna 2013. Alkuvuosi oli erittäin hiljainen ja kärsimme työn vähyydestä, loppuvuosi on kuitenkin ollut tilausten osalta vilkkaampi.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 15 11.02.2015 Sivu 16 / 34 Liikelaitos on vuoden 2014 aikana ennustanut reilua alijäämää, mutta loppuvuoden paremman liikevaihdon ansiosta Kaupunkitekniikan tilikauden tulos on positiivinen. TATU projektiin liittyvään ylijäämä tavoitteeseen, 1,2 milj. euroa + 1 % budjetoidusta 55,1 milj. euroa, ei päästy. Liikevaihtoa on supistettu vuoden 2014 aikana alkuperäisestä talousarviosta 5,5 milj. euroa. Palveluiden ja tavaroiden ostoja on myös supistettu, määräaikaista henkilöstöä on vähennetty, vakansseja jätetty täyttämättä ja toimitiloja irtisanottu. Kaupunkitekniikka on panostanut henkilöstösuunnitteluun ja johtamiseen, resurssien käytön ja tuotannon tehostamiseen kaikissa yksiköissään saadakseen aikaan tarvittavat kustannussäästöt. Huomio on kiinnitetty niihin osa-alueisiin, joihin liikelaitos on voinut itse vaikuttaa mm. kone- ja autoresursseihin, työtapoihin, kulujen karsimiseen, lisätöihin, eri yksiköiden välisiin henkilösiirtoihin sekä sähköisen laskutuksen kehittämiseen. Kaupunginpuutarhan puutyöhalli paloi 18.12.14 maan tasalle. Tästä aiheutui hallin toiminnan keskeytys ja rahallista menetystä. Luovutusta varten valmiina olleet sekä kunnostukseen tuodut tuotteet, tuotevarasto sekä työkalut ja koneet menetettiin. Menetyksen lopullista suuruutta ei tiedetä ennen kuin vakuutuskorvaukset on saatu. Korvaavia tiloja ja työkaluja ei vielä joulukuun loppuun 2014 mennessä ollut löytynyt. Liikelaitoksen tärkeimpinä tavoitteina ovatkin vuodelle 2014, aiemmin mainituista syistä johtuen, olleet toiminnan tehokkuuden, joustavuuden ja kustannushallinnan lisääminen. Tavoitteeseen on päästy henkilö- ja koneresurssien optimoinnilla. Henkilöstöresurssien kohdalla optimointi on onnistunut erittäin hyvin. Henkilöstön siirtymistä eri yksiköiden välillä on lisätty ja näillä siirtojen joustoilla on pyritty, ja käytännössä myös pystytty, välttämään tyhjäkäyntiä ja tarpeellinen työvoima on ollut siellä, missä sitä on tarvittu. Myös koneresurssien tilausjärjestelmä on kehitetty ja käyttöönotettu, järjestelmän käytettävyyttä edelleen parannettu, mutta mittaustuloksissa ei vielä ole saatu riittävää edistymistä. Tilauskannan ja rakennushankkeiden operatiivinen seuranta on ajan tasalla ja hankkeiden taloutta seurataan säännöllisesti kuukausiraportein ja hankkeista on laadittu hankeselostukset. Maanvastaanottoon on kehitetty ja otettu käyttöön sähköinen laskutus ja vastaanottojärjestelmä. Sama järjestelmä on käytössä myös lumenvastaanotossa. Hankinnat on keskitetty hankintapalveluun. Palvelukykyä on kehitetty pilotoimalla joustavaa toimintamallia mm. HSY:n ja Espoon Asunnot Oy:n kanssa uusien tilausten myötä. Tekijät on koottu eri yksiköistä, hyödyntäen vapaita resursseja ja osaamista yli yksikkörajojen. Liikelaitoksessa on ollut myös käynnissä useita toimintaan, tuottavuuteen sekä kustannushallintaan vaikuttavia kehityshankkeita. Suurin ja tärkein hanke TOIVO -tuotannonohjausjärjestelmä otetaan käyttöön vuoden 2015 maalis-huhtikuun aikana.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 15 11.02.2015 Sivu 17 / 34 Tulevan toiminnan suunta ja kehitys on pitkälti riippuvainen siitä, ulkoistetaanko lisää kunnallisteknisiä rakennuskohteita, Kaupunkitekniikan ylläpitämiä yleisiä alueita tai pihoja eli mihin lopputulokseen liikelaitoksen osalta tilaaja-tuottajamallin arvioinnissa päädytään. 1.2 TATU -ohjelman toimeenpano, tulokset ja vuoden 2015 näkymät Liikelaitos sai maanvastaanoton maksujen tarkistuksen jälkeen n. 1 milj. euroa edellisvuotta paremman tulokertymän. TATU -projektin tulostavoitteeseen 1,2 milj. euroa ei saavutettu. Vuoden 2015 sopimuksia ei ole päätilaajamme Teknisen keskuksen Katu- ja viherpalveluiden kanssa vielä allekirjoitettu, pihoista on sopimus jo olemassa. Muutoin vuoden 2015 näkymät ovat riippuvaisia ylläpito- ja rakentamisen sopimuksen sisällöstä sekä tilaaja tuottaja selvityksen loppu tulemasta. 2. Talous 2.1 Tuotot 50,8 milj. euroa, joka on 91,6 % muutetusta talousarviosta. Maanvastaanottotulot ylittivät asetetun 0,4 milj. euron TATU-tavoitteen 0,5 milj. eurolla. Vähentynyt tilauskanta supisti kokonaisliikevaihtoamme 4,3 milj. euroa muutettuun talousarvioon nähden. Positiivisen tuloksen saavuttamiseen auttoi myös liikelaitoksellemme tuloutettu lomapalkkavarauksen purku, joka toi liikelaitoksellemme tuottoa 0,3 milj. euroa. 2.2 Kulut 50,7 milj. euroa, joka on 95,2 % muutetusta talousarviosta. Onnistuimme kuitenkin suhteuttamaan menot tuloihin, ja saimme sen verran säästöjä aikaiseksi palveluiden ostoissa, henkilöstömenoissa, että ylsimme positiiviseen tulokseen. Vielä lokakuussa ennustimme 0,8 milj. euron alijäämää. 2.3 Tulos Liikelaitoksen tulos oli 0,1 milj. euroa ylijäämäinen. Alkuperäisessä talousarviossa oli asetettu tulostavoitteeksi 1,7 milj. euron ylijäämä, josta TATU -tavoitetta oli 1,2 milj. euroa. Eroa jäi asetettuun tavoitteeseen nähden 1,6 milj. euroa. Ero selittyy vähentyneellä tilauskannalla sekä liikelaitosta rasittavilla korkeilla kiinteillä kuluilla. 2.4 Investoinnit Liikelaitoksen investoinnit vuodelle 2014 ovat olleet 0,237 milj. euroa. Investoinnit on käytetty lumen- ja maanvastaanoton sähköisiin vastaanottoja laskutusjärjestelmiin, jotka tulivat kalliimmiksi kuin talousarvioon aineettomiin investointeihin tehty 0,140 milj. euron varaus oli. Investoinneille asetettua sitovaa tavoitetta 0,330 milj. euroa ei kuitenkaan ylitetty, koska koneisiin ja laitteisiin varattua 0,190 milj. euroa ei käytetty. 3. Henkilöstö Tapaturmat ovat vähentyneet merkittävästi, edelliseen vuoteen verrattuna 39 %. Henkilöstön sairauspoissaolot ovat myös vähentyneet, sekä päivien, että kertojen mukaan laskettuna 11 %.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 15 11.02.2015 Sivu 18 / 34 Henkilöstön lukumäärä oli 31.12.2014 329, henkilöstömäärä v 2013 lopussa oli 357 henkilöä, vähennystä 28 henkilöä. Henkilöstömäärää on voitu vähentää jättämällä täyttämättä vakansseja ja supistamalla määräaikaisten henkilöiden määrää. 4. Tavoitteet 4.1 Sitovat tulostavoitteet 1) Peruspääoman tuottovaatimus 5 %. Tavoite toteutui. 2) Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoite toteutui. 3) Liikelaitoksen investoinnit ovat maksimissaan 0,330 milj. euroa. Tavoite toteutui. 4.2 Vuoden 2014 keskeiset tavoitteet Toiminnan tehokkuuden, joustavuuden ja kustannushallinnan lisääminen Henkilö- ja koneresurssien optimoinnin toimeenpano Tarjouslaskenta on yhtenäistetty Työmaiden turvallisuus Tilauskannan ja rakennushankkeiden operatiivinen seuranta ajan tasalla Kaikkiin keskeisiin tavoitteisiin päästiin vuoden 2014 aikana. 5. Riskit Yleisten alueiden ylläpidon ja rakentamisen tilauskanta pienenee ja töiden ohjelmointi vaikeutuu. Toimitilojen ja kaluston vuokrakustannukset kasvavat vuosittain yli yleisen inflaatiotason. Kaupungin sisäiset kulut kasvavat. Suoritteet vähenevät, kun sisäinen organisointi maksaa enemmän. Palvelun laatutaso laskee. Yllämainittuihin riskeihin on varauduttu seuraavin toimenpitein; kalustoja ja ulkoisten palveluiden ostoja on vähennetty. Tukikohtia on keskitetty ja irtisanottu. Määräaikaista henkilöstöä on vähennetty ja vakansseja jätetty täyttämättä. Tilaajan kanssa on yhdessä suunniteltu vaihtoehtoisia ratkaisuja mm. laatutason riittävyydestä joissakin ylläpitotöissä. Prosessit tehostuvat TOIVO -projektin myötä. Tarkastellaan tilaaja-tuottaja toimintamallia uudelleen ja tehostetaan kokonaisprosessia ja karsitaan päällekkäistä resursointia. Tiedoksi

Espoon kaupunki Pöytäkirja 16 11.02.2015 Sivu 19 / 34 16 Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös ja tilannekatsaus Valmistelijat / lisätiedot: Päivi Turunen, puh. 050 526 2159 etunimi.sukunimi@espoo.fi 517/02.02.01/2015 Päätösehdotus Toimitusjohtaja Maija Lehtinen Johtokunta merkitsee liikelaitoksen ennakkotilinpäätöksen ja kokouksessa saadun tilannekatsauksen tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. - Tuloslaskelma Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Liikelaitosten seurantaraportit sekä ennakkotilinpäätökset yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus 1.1 Yleistä Liikelaitoksen tavoitteena oli sopeuttaa toimintaa niin, että talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman (TATU) mukaiset tavoitteet saavutetaan. Tavoite saavutettiin. Espoo Kiinteistöpalveluiden tulos vuodelta 2014 on 2,5 milj. euroa. Hyvää tulokseen vaikuttivat liikelaitoksen henkilöstökustannuksien alentuminen, toiminnan tehostuminen kaikissa palveluyksiköissä sekä kaikkien hankintojen tarkka harkinta ja ohjaus.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 16 11.02.2015 Sivu 20 / 34 Henkilöstökustannukset putosivat noin 894 000 euroa. Työvoimavuokraus palvelut kasvoivat vastaavasti 360 000 eurolla. Tähän päästiin kiinteistönhoidon organisaation madaltamisella ja toiminnan alueiden määrän vähentämisellä, apuvälinekorjauspalvelujen organisaation uudistamisella ja tuotannon tuen organisaation madaltamisella. Koko liikelaitoksen normaalin poistuman kautta vapautuneiden vakanssien täyttämisessä käytettiin harkintaa. Toimintaa tehostettiin erityisesti kiinteistönhoidossa ja siivouspalveluissa, joissa kohteiden uudelleen mitoituksella saavutettiin säästöjä. Aula- ja turvallisuuspalveluissa vähennettiin vuokratyövoiman käyttöä. Jokaisessa palveluyksikössä tarkasteltiin, valvottiin ja seurattiin erityisesti aineiden, tarvikkeiden ja tavaroiden hankintaa. Kunnossapidon vuosikorjauksiin ja perusparannuksiin on käytetty 23 milj. euroa (ed. vuosi 20,1 milj. euroa). Sisäilmakorjauksia on tehty 2,8 milj. eurolla (ed. vuosi 2 milj. euroa) ja sisäilmaperusparannuksia 4,3 milj. euroalla (ed. vuosi 3,3 milj. euroa). 1.2 TATU -ohjelman toimeenpano, tulokset ja vuoden 2015 näkymät TATU -ohjelman valmisteluun liittyen tarkistettiin liikelaitoksen tulostavoitetta 1,7 milj. eurolla. Tavoitteeseen päästiin henkilöstömenojen ja palvelujen ostojen alituksilla suhteessa liikevaihdon kasvuun. Henkilöstömenoissa TATU -ohjelman säästötavoite oli 0,4 milj. euroa ja palvelujen ostoissa 1,3 milj. euroa, molemmissa päästiin tavoitteeseen. Henkilöstökuluissa säästö tuli kun eläkkeelle siirtyvien ja lopettaneiden tilalle ei palkattu kaikkiin vakansseihin uusia henkilöitä. Palvelujen ostojen tehokuutta parannettiin hankintoja kilpailutuksia lisäämällä ja parantamalla valvontaa. Vuoden 2015 tavoitteet perustuvat TATU -ohjelmaan. Uuden tuotannonohjausjärjestelmän käyttöönotolla siirrytään sähköiseen tilaamiseen ja jatkossa töiden hallinta sekä laskutus tapahtuu Toivossa. 2. Talous Liikelaitoksen tulos on 2,5 milj. euroa ylijäämäinen, joka on 0,3 milj. euroa yli Tatu tavoitteen. 2.1 Tuotot Toiminnan tuotot ovat 59,7 milj. euroa, joka on 110 % budjetoidusta. Tulot ylittyivät 5,6 milj. euroa, suurimmat ylitykset olivat 2,9 milj. euroa kunnossapidon lisätilauksista ja 2,3 milj. euron käyttäjäpalvelutilauksista. 2.2 Kulut Toiminnan kulut ovat 56,9 milj. euroa, joka on 110 % muutetusta talousarviosta. Aineita ja tarvikkeita on käytetty 2 milj. eurolla, joka on 23,2 % vähemmän kuin edellisenä vuotena. Palvelujen ostoihin on käytetty 31,5 milj. euroa, joka on 5,6 % vähemmän kuin edellisenä vuonna. Henkilöstökulut ovat

Espoon kaupunki Pöytäkirja 16 11.02.2015 Sivu 21 / 34 olleet 21,2 milj. euroa, jotka pienenivät 4 % edellisestä vuodesta. Vuokria on maksettu 2,2 milj. euroa, jotka kasvoivat 6,7 % edellisestä vuodesta. 2.3 Tulos Tulos on 2,5 milj. euroa ylijäämäinen. 2.4. Investoinnit Investointimenoja KOKI-tietojärjestelmän kehittämiseen ja tuotannonohjausjärjestelmän käyttöönoton investointikustannuksiin on käytetty noin 79 678 euroa. Investointimenoihin on budjetoitu 135 000 euroa. Investointimenoista säästetään 55 322 euroa. 3. Henkilöstö Henkilöstömäärä (vakituiset ja määräaikaiset) on 607, joka on 39 vähemmän kuin viime vuoden vastaavana ajankohtana. Naisia henkilöstöstä on 319 ja miehiä 288. Vakinaisten miesten keski-ikä on 49,1 vuotta ja naisten 47,1 vuotta. Vakinaisia 60 vuotta täyttäneitä on työntekijöistä 89 eli 15,3 %. Sairauspoissaoloprosentti kuukausipalkkaisilla 6,66 % (ed. vuosi 6,96 %) ja tuntipalkkaisilla 5,72 % (ed. vuosi 3,82 %). Tapaturmia on tapahtunut 37 kpl (ed. vuosi 53 kpl), joista työmatkatapaturmia 5. Kehityskeskustelut ovat käynnissä kaikissa palveluyksiköissä. Johdon osalta kaikki kehityskeskustelut on pidetty. Oppisopimuksella on seitsemän harjoittelijaa, palkattomia harjoittelijoita on 39, palkkatuella on neljä ja maahanmuuttajaharjoittelijoita on kaksi. 4. Tavoitteet 4.1 Sitovat tulostavoitteet 1. Peruspääoman tuottovaatimus 5 %. Tavoite toteutuu 2. Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoite toteutuu 3. Liikelaitoksen investoinnit ovat maksimissaan 135 000 euroa. Tavoite toteutuu 4.2 Vuoden 2014 keskeiset tavoitteet Kohteessa palvelevat henkilöt toimivat yhteisvastuullisesti: Käyttäjät on otettu mukaan yhteistyön kehittämiseen pitämällä kehityskokouksia valituissa kohteissa. Viisi ala-kehitysprojektia on aloitettu. Tuotannonohjausjärjestelmän käyttöönotto kaikissa palveluyksiköissä: General Manager -huoltokirja on otettu käyttöön ja tuotannonohjausjärjestelmää käyttöönottoa on valmisteltu sekä koulutuksia on järjestetty. Henkilöstön osaamisrakenne tukee palvelujen tuottamista: koulutussuunnitelmat ja henkilöstösuunnitelmat tukevat palvelujen tuottamista. Liikelaitoksessa on panostettu ostopalvelujen valvontaan ja

Espoon kaupunki Pöytäkirja 16 11.02.2015 Sivu 22 / 34 rakennuttamista on kehitetty. Urakoiden kilpailutus ja hankinta on siirretty hankintapalveluihin. 5. Riskit Tilakeskus -liikelaitoksen siirtyminen monituottajamalliin, kaksinkertainen resurssointi ja tilaaja-tuottajamallin epäselvyydet huonontavat henkilöstössä työhyvinvointia ja laskevat motivaatiota ja lisäävät sairauspoissaolojen määrää. Riskiin on varauduttu toimiala ja kaupunkitasolla, jossa selvitykset ovat käynnistyneet. Kaupungin omistajatilaaja-tuottajamallin kehittäminen on aloitettu. Liikelaitoksen oma rekrytointi on lähes lopetettu, koska odotetaan päätöksiä omistaja-tilaaja-tuottajamallin linjauksista. Yhteiskunnallinen riski on harmaan talouden tapauksien lisääntyminen, joka vaikuttaa myös liikelaitoksen toimintaan ja erityisesti valvonnan tarpeen lisääntymiseen. Liikelaitoksen toimintaan ja tulokseen vaikuttaa myös ostopalvelujen kilpailutuksessa ja sopimusten valvonnassa mahdollinen epäonnistuminen. Riskiin on varauduttu sopimushallinnalla. Sopimuksiin on määritelty sanktioita ja kohtia, joilla mahdollistetaan sopimuksen purkuun epäselvissä tapauksissa helpommin. Ostopalvelujen valvontaa on tiukennettu ja uusia toimintamalleja kehitetään. Työsuojeluun liittyvä vakava riski on työntekijöiden työturvallisuusosaamisen pettäminen, työtapaturmien lisääntyminen ja vahingon aiheuttaminen ulkopuolisille. Riskiin on varauduttu liikelaitoksessa. Riskiarvioinnit on tehty palveluyksiköissä ja työturvallisuus on nostettu säännöllisesti käsiteltäväksi asiaksi kaikille työkokousten asialistoille. Henkilöstölle on järjestetty mm. koneajokoulutusta ja työturvallisuusosaamista pidetään ajantasalla. Työntekijöiden osallistaminen on aloitettu ja on painotettu sitä, että jokaisella liikelaitoksen työntekijällä on velvollisuus ilmoittaa havaitsemansa puutteet esimiehelleen. Käyttöönotettiin turvallisuuspoikkeamista ilmoittaminen ja työturvallisuuskävelyt. Lisäksi kaikkiin tehtyihin vuosisopimuksiin on lisätty muistutus siitä, että kohteissa toimitaan henkilöriskialttiilla alueella, joita ovat erityisesti koulut ja päiväkodit. Tiedoksi

Espoon kaupunki Pöytäkirja 17 11.02.2015 Sivu 23 / 34 517/02.02.01/2015 17 Espoo Logistiikka -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös ja tilannekatsaus Valmistelijat / lisätiedot: Jarkko Mikkonen, puh. 046 877 3664 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Toimitusjohtaja Kari Sirviö Johtokunta merkitsee liikelaitoksen ennakkotilinpäätöksen ja kokouksessa saadun tilannekatsauksen tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. - Tuloslaskelma Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Liikelaitosten seurantaraportit sekä ennakkotilinpäätökset yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus 1.1 Yleistä Kuljetus- ja materiaalipalvelujen materiaalilogistiikan uutta toimintamallia valmisteltiin ja testattiin yhdessä toimittajan kanssa ja valmistelu jatkuu edelleen. Yksikön kautta hankittavaksi tulevat uusina tuoteryhminä siivousaineet ja -tarvikkeet, toimistotarvikkeet, jätesäkit, saniteettipaperit sekä kopiopaperit. Vuoden 2014 alussa yksikölle siirtyi kaupungin henkilökuljetusten järjestäminen. Koulukuljetuksissa reklamaatioiden määrää on saatu pienennettyä vuoden takaisesta. Vammaisten ja vanhusten ryhmäkuljetuksissa suoritettiin toimittajan kilpailutus. Hintoja saatiin alennettua noin 15 %.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 17 11.02.2015 Sivu 24 / 34 Auto- ja konepalveluissa otettiin käyttöön renkaiden vaihdon sähköinen ajanvarausjärjestelmä, joka toimi hyvin ja josta tuli hyvää palautetta. Osa korjaamon hallitilasta ja ulkovarasto siirtyivät Espoo Kaupunkitekniikka - liikelaitokselle vuoden 2015 alusta. Vaihdepalveluissa toiminta vakiintui Puhti-uudistuksen jälkeen. Paino- ja postipalveluiden toiminta oli stabiilia. Suurempia haasteita jatkossa aiheuttaa mahdollinen valtuuston esityslistojen muuttuminen sähköiseksi, mikä vähentäisi painotöitä merkittävästi vuositasolla. Liikelaitoksen omistama Orionintie 24:n kiinteistö siirtyi 1.1.2014 Tilakeskus -liikelaitokselle sekä tontti Tonttiyksikölle. 1.2 TATU-ohjelman toimeenpano, tulokset ja vuoden 2015 näkymät TATU -ohjelman valmisteluun liittyen tarkistettiin liikelaitoksen tulostavoitetta + 0,1 milj. euroa. Kuljetus- ja materiaalipalveluissa sekä Vaihdepalveluissa toimintaa kehitettiin TATU -tavoitteiden mukaisesti. Vuoden 2015 keskeiset tavoitteet pohjautuvat TATU -ohjelmaan. 2. Talous Liikelaitoksen tuloksen osalta saavutettiin valtuuston 24.3.2014 hyväksymä talouden tasapainotus- ja tuottavuusohjelman tuloksenparannustavoite. Logistiikka -liikelaitoksen osalta tämä tarkoitti sitä, että tuloksen piti olla 0,1 milj. euroa alkuperäistä talousarviota parempi. a. Tuotot Liikevaihdon toteuma jäi 0,6 milj. euroa muutettua talousarviota pienemmäksi. Tämä johtuu uusista koulu- ja varhaiskasvatuksen halvemmista tilauskuljetussopimuksista. Lisäksi siivous- ja puhdistusaineita myytiin arvioitua vähemmän. b. Kulut Aineiden, tarvikkeiden ja tavaroiden toteuma jäi alle muutetun talousarvion. Alkuvuoden leudon sään takia polttoainetta on kulunut alkuperäistä arviota vähemmän (0,2 milj. euroa) ja kaluston tarve on vähentynyt asiakkaiden harkitessa kalustotarvetta entistä tarkemmin (0,2 milj. euroa). Lisäksi puhdistusaineiden ja siivoustarvikkeiden ostot siirtyvät liikelaitoksen kautta hankittavaksi kokonaisuudessaan vasta vuoden 2015 alusta. Vammaispalvelu- ja sosiaalihuoltolain mukaisten kuljetusten ostot kirjataan avustusten tileille. Koko vuoden poistojen määrän arvioidaan olevan 2,7 milj. euroa. Henkilöstökulut alittuivat 0,2 milj. euroa.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 17 11.02.2015 Sivu 25 / 34 c. Tulos Tilikauden tulos on 0,5 milj. euroa muutettua talousarviota parempi. Tuloksen parannus johtuu auto- ja konepalvelujen pienentyneestä polttoaineen kulutuksesta (0,2 milj. euroa) ja vähentyneestä kalustotarpeesta (0,2 milj. euroa) sekä alkuperäistä talousarviota pienemmistä poistoista (0,1 milj. euroa). d. Investoinnit Investointien toteuma oli 2,4 milj. euroa, 0,4 milj. euroa budjetoitua pienempi. Tämä johtui asiakkaiden varovaisuudesta investoida uuteen kalustoon. Kalustotarpeen epävarmuus johtui sekä Teknisen keskuksen linjauksesta siirtää alueurakoita ostopalveluun että Espoo Kaupunkitekniikka -liikelaitokseen ja Espoo Kiinteistöpalvelut - liikelaitokseen kohdistuvista selvitystöistä. Auto- ja konepalvelut -palveluyksikkö on määritellyt hankinnoissa noudatettavat investointiperiaatteet. Hankinnoissa on huomioitu kestävän kehityksen periaatteet. 3. Henkilöstö Henkilöstömäärä 31.12.2014 oli 51 henkilöä. Vuoden 2013 lopussa henkilöstömäärä oli 47 henkilöä. Kuljetus- ja materiaalipalveluissa on yhden työntekijän vaje työmäärään nähden. Liikelaitoksen sisällä on sovittu sisäisestä siirrosta yksikköön helmikuun 2015 alusta. Käyttötarvikelogistiikan uuden toimintamallin käyttöönottoa on jatkettu kolmella kuukaudella, jonka takia kolmen määräaikaisen työntekijän tehtäviä on ollut tarpeen jatkaa. 4. Tavoitteet 4.1 Sitovat tulostavoitteet Peruspääoman tuottovaatimus on 5 prosenttia. Tavoite toteutui. Liikelaitoksen tulos on positiivinen. Tavoite toteutui. Liikelaitoksen investoinnit ovat maksimissaan 2,8 milj. euroa. Tavoite toteutui. 4.2 Vuoden 2014 keskeiset tavoitteet Kuljetusten uuden toimintamallin käyttöönotto. Kuljetukset keskitetty Espoo Logistiikkaan. Vammaisten ja vanhusten ryhmäkuljetuksissa suoritettiin toimittajan kilpailutus. Hintojen alennus noin 15 %. Käyttötarvikelogistiikan uuden toimintamallin käyttöönotto. Projektissa alkujaan testattu järjestelmä ei sovellu liikelaitoksen käyttöön. Uuden järjestelmän käyttöönotto 1.4.2015 alkaen. Puhepalvelujen (PuhTi) muutoksen vaikutuksen huomioiminen vaihdepalvelujen toiminnassa.

Espoon kaupunki Pöytäkirja 17 11.02.2015 Sivu 26 / 34 PuhTi muutokset ovat vaikuttaneet kaupungin vaihteeseen tulevien sisäisten puheluiden puhelumääriin vähenevästi. Tästä johtuen eläkkeelle siirtyneiden tilalle ei ole tarvinnut palkata uusia vaihteenhoitajia. Välitysjärjestelmän kehitystyötä ja ongelmien ratkaisua on toteutettu yhdessä TDC:n tietotekniikkapalveluiden kanssa. Puhelinjärjestelmän käyttäjiä on neuvottu uuden järjestelmän käytössä. 5. Riskit Espoo Kaupunkitekniikka - liikelaitoksessa ja Espoo Kiinteistöpalvelut - liikelaitoksessa on käynnissä toimintamallien selvitystyö. Mikäli selvitykset aiheuttavat suuria muutoksia nykyiseen, tulee se vaikuttamaan merkittävästi liikelaitoksen konekalustoon ja korjaamon toimintaan. Lisäksi mahdolliset muutokset vaikuttavat alentavasti kuljetus- ja materiaalipalvelujen siivous- ja puhdistusaineiden myyntiin. Liikelaitoksen painopalveluissa riskiä aiheuttaa valtuuston ja kaupunkisuunnittelulautakunnan esityslistojen mahdollinen muuttuminen sähköiseksi, mikä vähentäisi liikevaihtoa vuositasolla noin 10 %. Painotöiden väheneminen aiheuttaisi henkilöstövaikutuksia, mikä käytännössä tarkoittaisi henkilöstömäärän tarkistamista. Tiedoksi

Espoon kaupunki Pöytäkirja 18 11.02.2015 Sivu 27 / 34 18 Espoo Talouspalvelut -liikelaitoksen ennakkotilinpäätös ja tilannekatsaus Valmistelijat / lisätiedot: Seija Rupponen, puh. 043 825 1527 etunimi.sukunimi@espoo.fi 517/02.02.01/2015 Päätösehdotus Toimitusjohtaja Petteri Mussalo Johtokunta merkitsee liikelaitoksen ennakkotilinpäätöksen ja kokouksessa saadun tilannekatsauksen tiedoksi. Päätös Oheismateriaali Selostus Johtokunta: esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. - Tuloslaskelma Espoon kaupunki seuraa taloudellisen tilanteen kehitystä seurantaraportin, kuukausiraporttien ja ennakkotilinpäätöksen perusteella. Liikelaitosten seurantaraportit sekä ennakkotilinpäätökset yhdistetään palveluliiketoimen toimialan raporttiin, joka viedään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle osana koko kaupungin raportointia. Seurantaraportti annetaan heinäkuun lopun tilanteesta ja ennakkotilinpäätös joulukuun lopun tilanteesta. Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 5 mukaan johtokunnan tehtävänä on huolehtia toiminnan tulosten ja talousarvion toteutumisen seurannasta sekä toiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden edistämisestä. Taloustilanteen kehitystä seurataan tarvittaessa seurantaraportin ja ennakkotilinpäätöksen välillä annettujen talouden tilannekatsausten avulla. Taloudellisten sitovien tulostavoitteiden kehittymistä seurataan liikelaitoksissa kuukausittain. 1. Toimintakatsaus 1.1 Yleistä Espoo Talouspalvelut liikelaitoksen toiminta eteni suunnitellun mukaisesti. Palveluliikelaitoksen hankintojen keskittäminen toteutettiin 1.9.2014 alkaen, jolloin Kaupunkitekniikasta siirtyi yksi henkilö ja Kiinteistöpalveluista kaksi henkilöä Talouspalveluihin. Liikelaitoksen puhelinpalvelut siirrettiin uusiin Contact Center ratkaisuihin toukokuussa. Siirto sujui hyvin, mutta yllätyksen aiheutti Contact Center palveluiden sisällön suppeus. Emme saaneet käyttöömme meille tärkeitä ominaisuuksia (esim. puheluiden luokittelu, puheluiden nauhoittaminen,

Espoon kaupunki Pöytäkirja 18 11.02.2015 Sivu 28 / 34 raportointi), sillä Espoon kaupunki ei ollut tehnyt niistä sopimusta palveluympäristön toimittajan kanssa. Nämä ominaisuudet oli kuitenkin meille esitelty olemassa olevina ominaisuuksina. Tämä tulee aiheuttamaan isoja haasteita vuoden 2015 hinnoitteluun pohjadatan puuttumisen vuoksi. Projekti puuttuvien ominaisuuksien saamiseksi käyttöön on aloitettu. Ostamisen siirtämistä sähköiseen järjestelmään on jatkettu testaamalla ja kehittämällä konserniesikunnan hankinnan ohjausyksiön hankkimaa TILDA tietojärjestelmää. Järjestelmä osoittautui merkittävästi keskeneräisemmäksi, kuin mitä Konsernihallinnon Hankinnan ohjaus yksikkö antoi ymmärtää luovuttaessaan järjestelmän Hankintapalveluille käyttöönotettavaksi. Länsi-Uudenmaan Pelastuslaitos on aloittanut pienimuotoisesti järjestelmän ensimmäisenä pilottikäyttäjänä. Järjestelmän keskeneräisyys on aiheuttanut Talouspalveluille merkittäviä, talousarvioon sisältymättömiä, kustannuksia. OSKU Ostot kuntoon Espoon kaupungilla -projekti esiteltiin kaupungin johtoryhmälle 21.10.2014. Projektin tavoitteena on muuttaa kaupungin ostokäyttäytymistä ja saada ostosta maksuun (order to pay) -prosessi hallintaan. Projektissa kuvataan ostosta maksuun prosessi, roolit ja resursoidaan prosessiin liittyvät tehtävät yksiköittäin, sekä varmistetaan sähköiset työvälineet tämän toteuttamiseen. Tavoitteena on nostaa Espoon kaupungin sähköisten ostotilausten taso n. 3 % lähtötasosta kattamaan yli 75 % Espoon kaupungin yhteisten ja eri toimialojen tavaroiden ja palveluiden hankinnoista. Espoon kaupungin kentän moninaisuuden johdosta prosessi ja sähköiset tilausjärjestelmät ajetaan sisään vaiheittain, ja tarpeen mukaan räätälöiden eri yksiköiden ja toimialojen vaatimusten mukaan. Projektiin kuuluvan koko kaupungille laadittavan osto-ohjeen kulmakivet on laadittu. Hankintapalveluiden johtaja irtisanoutui virastaan heinäkuussa. Hän lopetti työt Espoon kaupungilla 10.8.2014. Sijaisuus hoidetaan normaalin viransijaisuuspäätöksen mukaisesti kunnes koko kaupungin hankinnan mahdollinen uusi organisointi on saatu valmiiksi. 1.2 TATU-ohjelman toimeenpano, tulokset ja vuoden 2015 näkymät TATU-ohjelmaan liittyen otimme käyttöön useita sähköisiä työvälineitä joilla korvattiin aiemmin manuaalisesti tehtyjä työvaiheita. Näitä olivat esimerkiksi esara jolla hoidetaan ilmoitukset Kelalle, sähköinen palkkaajon tarkistus joka poisti samalla palkka-ajojen paperisen arkistoinnin sekä TILDA ostotilausjärjestelmä joka otettiin pilottikäyttöön Länsi-Uudenmaan Pelastuslaitoksessa ja sillä korvataan mm. paperiset tilauslomakkeet sekä parannetaan tilaustoiminnan seurattavuutta. Rakensimme vuoden aikana myös pohjaa henkilöstön poissaolojen sähköiseen ilmoittamiseen sekä käsittelyyn (eilo). Vuonna 2015 jatkamme suurivolyymisten manuaaliprosessien sähköistämistä ja automatisointia. Painopiste on pitkien prosessien alkupäässä (ostaminen ja asiakasmaksujen kerääminen laskutusdataksi) ja työtä tehdään tiiviisti sisäisten asiakkaittemme kanssa yhdessä.