Yleistä - Tarjouksen tekeminen ja lähettäminen
Tarjouksen tekeminen - valmistautuminen LUE tarjouspyyntö huolellisesti läpi Merkitse huomiokynällä Mitä todistuksia pyydetään? Mitä selvityksiä kysytään? Mieti, miksi jotakin esimerkiksi henkilöstön osaaminen ja kokemus kysytään. Mitä asioita ko.kohdassa pidetään tärkeänä. Miten teidän yrityksenne täyttää ko. kohdan?
Tarjouspyyntö yrittäjän näkökulmasta? Löytyykö tarjouspyynnöstä kaikki se tieto, jota tarvitsen menestyvän tarjouksen laatimiseen? Nykytilanteen kuvaus, tavoiteltu vaikuttavuus Miten tarjouspyynnössä esitetyt tiedot ja ehdot vaikuttavat hinnoitteluun? Sisältävätkö ehdot liiketoimintariskejä? Voinko vaikuttaa jo ennalta siihen miten tarjouspyyntö laaditaan? Jos on epäselvää KYSY!
Useimmin tarjouspyynnöissä edellytetyt dokumentit yhdestä paikasta
Tarjoajan muistilista! kaikkiin kysymyksiin on vastattava itsestään selviinkin kaikki selvitykset on annettava Hyväksytäänkö osatarjoukset? Hyväksytäänkö vaihtoehdot? toimitusvalmius pitää olla aloituspäivänä salassa pidettävät tiedot tulee merkitä salaisiksi tai luottamuksellisiksi hinta aina julkinen vastaukset kannattaa tehdä huolella korjaamismahdollisuutta ei ole!
Seikkoja, joihin tarjoajan kannattaa panostaa! Kelpoisuuden arviointi, hyväksyttävien tarjoajien valinta korostuu entisestään koska se on käytettävissä sekä avoimessa että rajoitetussa menettelyssä Rahoituksellinen ja taloudellinen tilanne: tarjouspyynnössä edellytetään selvityksiä talousasiat kuntoon Tekninen suorituskyky, ammatillinen pätevyys, laatuvaatimukset, tarjouspyynnössä voidaan edellyttää selvityksiä Onko sopivia dokumentteja jo kootusti käytössä yrityksissä? Referenssit, tilinpäätöstiedot, todistukset (dokumenttipaketti valmiiksi lähtöön )
Tarjouksen tarkistaminen ennen lähetystä Käytä tarjouksessa mahdollisuuksien mukaan samoja termejä kuin tarjouspyynnössä Onko kaikkiin tarjouspyynnön kohtiin vastattu tarjouksessa? Onko kaikki liitteet mukana? Pyydetäänkö näytteitä tmv.? Pyydä jotakuta ulkopuolista lukemaan tarjous Onko teksti ymmärrettävää? Kun valmista Lähetä tarjous tarjouspyynnön edellyttämällä tavalla Tampereen Aterian tapauksessa: Tampereen kaupungin KIRJAAMOON, ei siis Tampereen Logistiikan toimipisteeseen Paperinen, allekirjoituksineen ja kaikkine liitteineen Sähköinen (em. Dokumentit esim. PDF:nä) muistitikulle/cd:lle tallennettuna
Tarjoajan yleisiä virheitä hankintakilpailussa ei vastata niin kuin on kysytty omat sovellukset tarjotaan eri tuotetta puutteelliset tarjoukset ei vastata kaikkiin kysyttyihin asioihin liitteitä puuttuu tarjous myöhästyy tarjouksen voimassaoloaikaa ei ole ilmoitettu Tarjoajan soveltuvuuskriteerit eivät täyty (tarjouspyynnön virheistä ei reklamoida heti)
Tarjoajien soveltuvuuden arviointi ja tarjousten vertailu
Tarjoajan soveltuvuus kelpoisuus Case: Tampereen Aterian elintarvikehankinnat Tarjoajan tulee täyttää soveltuvuutta koskevat vaatimukset ja edellytykset toteuttaa hankinta Taloudelliset ja toiminnalliset edellytykset hankinnan suorittamiseen Vakavaraisuus Maksukykyisyys Kannattavuus Luottokelpoisuus Mahdollinen auditointi ennen hankintapäätöstä Rahoitukseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Verot ja sosiaaliturva- ja eläkevakuutusmaksujen maksaminen Voimassa oleva toiminnan vastuuvakuutus Muita vaatimuksia mm.: Tilausten vastaanottaminen Aromi järjestelmästä (Tarjoajan järjestelmäkuvaus ja varajärjestelmä) Tuotetietojen toimittaminen Tre Aterialle Laadunhallintajärjestelmä ja omalaadunvalvonta Sähköinen toimitusraportointi (excel) Verkkolaskutus
Tarjoajan soveltuvuus kelpoisuus Tarjoajan tulee täyttää soveltuvuutta koskevat vaatimukset ja edellytykset toteuttaa hankinta Muita mahdollisia tarjoajan soveltuvuutta koskevia vaatimuksia: tekninen suorituskyky ammatillinen pätevyys ( Laatu (esim. laatujärjestelmä tmv.) Vaatimukset on mainittava aina hankintailmoituksessa Vaatimusten on liityttävä hankinnan toteuttamiseen ja ne on suhteutettava hankinnan luonteeseen, käyttötarkoitukseen ja laajuuteen Tarjoaja on hylättävä ellei täytä vaatimuksia
Tarjoajan poissulkemisperusteet - PAKOLLISET: eräät törkeät rikokset - Harkinnanvaraiset: konkurssi, ammattitoimintaan liittyvät virheet ja lainvastaisuudet KELPOISUUS / SOVELTUVUUS ON KUITENKIN ARVIOITAVA ENNEN TARJOUSTEN ARVIOINTIA!
Tarjoajan hylkääminen Hylkäysperusteita: ei täytä annettuja vähimmäisedellytyksiä Konkurssi, akordi, yrityssaneeraus, tai sitä koskeva hakemus, selvitystila ei välttämättä hylätä, hankkija päättää! Ammattiinsa liittyen syyllistynyt vakavaan virheeseen tai tuomittu lainvastaisesta teosta Laiminlyönyt verot tai sotu -maksut Antanut olennaisesti virheellisiä tietoja hankintayksikölle Vastuuhenkilön rikosrekisteri Laiminlyönyt toimittaa pyydetyt selvitykset yrityksestä
Tarjouksen hylkääminen Hylkäysperusteita: Tarjous myöhästynyt Tarjoushinta ei yksiselitteinen Tarjoushinta liian alhainen / ei todellinen Tarjouksentekijän vilpillisyys ruksi väärässä paikassa
Valinta- ja arviointiperusteena voi olla Hinta Laatu (laatu tulee AINA selventää tarjouspyynnössä, mitä sillä tarkoitetaan) Tekniset ansiot Kokemus ja osaaminen vrt. referenssilista Esteettiset ja toiminnalliset ominaisuudet Ympäristöystävällisyys Käyttökustannukset Tekninen tuki Huoltopalvelut Toimituspäivä Elinkaarikustannukset Suhteelliset painoarvot esim. % osuuksin Perusteena ei saa olla: tarjoajan ammattipätevyys Referenssit (listana, pisimmän listan esittänyt saa eniten pisteitä )
Tarjousten vertailu Vertailun on AINA tapahduttava niillä perusteilla, jotka on esitetty tarjouspyynnössä Tasapuolisuus, syrjimättömyys ja objektiivisuus pitää säilyttää