HANKINTAOHJEET Hankintaohjeen pykäläviittaukset viittaavat hankintalakiin.

Transkriptio

1 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO 1 HANKINTAOHJEET Hankintalain soveltaminen Laki julkisista hankinnoista astui voimaan (1397/2016). Lain taustalla on hankintadirektiivin uudistus joka tuli voimaan Hankintalain periaatteina ovat olemassa olevien kilpailuolosuhteiden hyödyntäminen sekä tarjoajien tasapuolinen, syrjimätön kohtelu ja avoimuus. Sen soveltamisalaan kuuluvat kuntien ja muiden julkisyhteisöjen tavara-, palvelu- ja urakkahankinnat, jotka ylittävät kansalliset tai EU:n kynnysarvot. Säätämällä kansalliset kynnysarvot ja jättämällä kansallisten kynnysarvojen alittavat hankinnat hankintalainsäädännön soveltamisalan ulkopuolelle on pyritty yksinkertaistamaan hankintamenettelyjä sekä vähentämään hallinnollisia kustannuksia pienissä hankinnoissa. Hankintaohjeen pykäläviittaukset viittaavat hankintalakiin. Valtion ja kuntien viranomaisten sekä muiden hankintayksiköiden tulee noudattaa lakia kaikissa EY kynnysarvon ja kansalliset kynnysarvot* ylittävissä hankinnoissa: * EU-kynnysarvot, direktiivin mukaiset menettelyt EU-kynnysarvot alkaen (hankintalain 26 ) Hankintalaji Kynnysarvo (euroa) Valtion keskushallintoviranomainen Muut hankinta- viranomaiset Tavarahankinnat ja palvelu hankinnat Rakennusurakat Käyttöoikeusurakat Suunnittelukilpailut Menettelyt on tarkistettava erikseen. Niitä ei käydä läpi tässä ohjeessa. Euroopan komissio tarkistaa kynnysarvot asetuksella kahden vuoden välein. * Kansalliset kynnysarvot Tavarat ja palvelut Sosiaali- ja terveysala Käyttöoikeussopimukset Rakennusurakat * Hankintarajoja on sovellettava myös muun kuin laissa mainitun julkisen hankinnan tekijän silloin, kun se saa hankinnan tekemistä varten tukea yli puolet hankinnan arvosta. Hankinnan arvon laskemisen perustana on koko hankintasopimuksen voimassaoloaikana tehtävien hankintojen arvonlisäveroton kokonaisarvo, mukaan luettuna mahdollinen optio lisätilauksesta. Yhteishankinnoissa otetaan huomioon kaikkien hankintamenettelyyn osallistuvien hankintayksiköiden sopimuskokonaisuuksien arvo.

2 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO 2 2. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat Markkinakartoitus Uudessa hankintalaissa on uutena kohtana markkinakartoitus joka on tehtävä ennen Hankintailmoituksen jättämistä. Markkinakartoituksessa saadaan mahdollisilta toimittajilta tietoa hankinnan kohteen markkinatilanteesta. Kartoitus ei saa kuitenkaan johtaa tulevan kilpailun vääristymiseen eli avoimuus ja syrjimättömyys on pidettävä mielessä. Hankintailmoitus Kaikilla toimittajilla on oltava mahdollisuus saada riittävä tieto hankinnasta ja tarjouskilpailuun osallistumisesta. Hankinnoista on sen vuoksi ilmoitettava valtakunnallisella julkisten hankintojen sähköisellä kanavalla (HILMA), (avoin hankintamenettely). Laadittava tarjouspyyntö on hyvä liittää hankintailmoituksen liitteeksi. Rajoitetussa hankintamenettelyssä hankintailmoituksella ilmoittautuneista halukkaista tavarantoimittajista valitaan erikseen ne, jotka voivat jättää tarjouksen. Suorahankinta on mahdollinen vain, kun lain mainitsemat ehdot täyttyvät. Tarjouspyyntö Tarjouspyyntö on laadittava kirjallisesti ja sen on oltava niin selkeä, että sen perusteella voidaan antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa pyydetään toimittajia esittämään tarjouksensa kirjallisesti ja määräaikaan mennessä. Jos tarjouspyyntö ja hankintailmoitus eroavat toisistaan, noudatetaan hankintailmoituksessa ilmoitettua. Tarjousten valintaperusteet on ilmoitettava tarjouspyynnössä. Tarjousten vertailu tulee perustaa näihin valintaperusteisiin. Tarjoajien kelpoisuus pakottavat hylkäämisperusteet harkinnanvaraiset hylkäämisperusteet todistukset kelpoisuudesta pyydetään vain kilpailun voittajalta, ei siis vielä tarjouspyyntövaiheessa Tarjousten vertailu Tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava tarjouskilpailusta ennen tarjousten vertailua. Tarjoajan soveltuvuuden arviointi on myös suoritettava ennen tarjousten vertailua. Hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan poikkeuksellisen alhainen tarjous voidaan tarjoajan kuulemisen jälkeen hylätä. Kuuleminen on tehtävä kirjallisesti. Jos valintaperusteita ei ole erikseen ilmoitettu, ratkaisee valinnan hinta. Käytettäessä valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus on ilmoitettava tarjouspyynnössä. Tarjouksen vertailuperusteina voidaan käyttää esimerkiksi laatua, hintaa, teknisiä ansioita, esteettisiä ja toiminnallisia ominaisuuksia, ympäristöystävällisyyttä, käyttökustannuksia, kustannustehokkuutta, myynnin jälkeistä palvelua ja teknistä tukea, huoltopalveluja, toimituspäivää tai toimitus- tai toteutusaikaa taikka elinkaarikustannuksia. Älä käytä kuitenkaan sellaisia vertailuperusteita, joita et voi konkreettisesti mitata tai todentaa. Esim. ympäristöystävällisyys ei sellaisenaan kelpaa perusteeksi. Myöskään standardia ei voi vaatia ainoana vaihtoehtona = oltava vaihtoehtoinen tapa osoittaa vaatimusten täyttyminen. Tarjoajan referenssit huomioidaan tarjoajan kelpoisuusehtoina, ei tarjouksen valintaperusteina. Hankintapäätös ja hankintasopimus Hankintapäätöksessä kuvataan hankintamenettely, saadut tarjoukset ja tehty ratkaisu. Hintatieto on julkinen tieto. Hankintapäätös tulee aina perustella. Päätös lähetetään tiedoksi tarjouksen jät-

3 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO 3 täneille. Päätökseen tulee liittää oikaisuvaatimusohje ja kirjallinen ohje asian saattamiseksi markkinaoikeuteen (valitusosoitus). Kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista on hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tehtävä hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintaprosessi voidaan myös keskeyttää, jos hankinta on esim. käynyt tarpeettomaksi, kilpailua ei synny, hankintayksikön varat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen tms. objektiivisin perustein. 3. Kansallisen kynnysarvon alittavat ns. pienhankinnat Pienhankinnoilla tarkoitetaan kansallisen kynnysarvon ( ilman arvonlisäveroa) alittavia tavaroiden ja palvelujen hankintoja. Pienhankintoja tehtäessä ei noudateta hankintalakia, joten niistä ei esimerkiksi ole pakko ilmoittaa HILMAssa. Niissä on kuitenkin huomioitava hyvän hallinnon yleinen periaate, joka takaa tarjoajille tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun. Mikäli kyse on usein toistuvasta saman sisältöisestä pienhankinnasta, on tarkoituksenmukaista tehdä puitesopimuskilpailutus. Maakuntaliitto voi myös hyödyntää esimerkiksi KL- kuntahankintojen kilpailuttamia sopimuksia. Maakuntaliiton pienhankinnoissa noudatetaan seuraavia raja-arvoja: Kaikissa maakuntaliiton hankinnoissa tulee noudattaa hyvän hallintotavan periaatteita. 1) Jos hankinnan arvo on alle , niin tarkistetaan hankinnan kohteen käypähinta esimerkiksi verkkokauppavertailuin. Liiton toteuttamissa EU hankkeissa tätä menettelyä noudatetaan kun hankinnan arvo on alle ) Hankinnan ennakoidun arvon ollessa , pyydetään tarjoukset vähintään kolmelta toimittajalta sähköpostilla tai verkkokauppojen yms. päivähintoja vertailemalla. Hankinta dokumentoidaan esimerkiksi erilliseen muistioon (esimerkki muistiopohjasta liitteenä, liite 1). Hankinnasta tehdään viranhaltijapäätös. Dokumentoinnin tulee sisältää hintatiedot ja perustelut hankinnalle/päätökselle. Jos vertailu tehdään tarjouspyyntömenettelyä käyttäen, toimitetaan hankintapäätös perusteineen kaikille, joilta tarjous on pyydetty. Liiton toteuttamissa EU-hankkeissa tätä menetelmää noudatetaan kun hankinnan ennakoitu arvo on ) Jos hankinnan ennakoitu arvo on , hankinta kilpailutetaan. Tarjoukset pyydetään kirjallisena (sähköpostitse) vähintään kolmelta toimittajalta. Tarjouspyynnössä mainitaan valintakriteerit. Hankinnasta tehdään maakuntahallituksen päätös, josta käy ilmi asian ratkaisu ja päätöksen perustelut. Päätös lähetetään tiedoksi tarjouksen jättäneille. Siihen liitetään oikaisuvaatimusohje. 4. Hankintaprosessin tiivis kuvaus

4 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO 4 Tutustu hankinnan kohteeseen (Markkinakartoitus) ennen tarjouspyynnön ja teknisten vaatimusten kirjoittamista Selvitä, onko kyseessä kynnysarvon ylittävä hankinta, jolloin toimenpiteet määräytyvät sen mukaan Aseta mahdollisille tarjoajille kelpoisuusvaatimukset (tarjoajien referenssit) Tee selkeä tarjouspyyntö, jossa järkevät/mitattavat valintaperusteet Kynnysarvon ylittävässä hankinnassa tee ilmoitus HILMAan Kynnysarvon alittava hankinta - kts. maakuntaliiton ns. pienhankintaohje Tarjousten avaus kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa keskitetysti ja myös dokumentoidusti, myös pienemmissä hankinnoissa dokumentointia suositellaan. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten kelpoisuuden arviointi Tarjousten keskinäinen vertailu Hankintapäätös: Viranhaltijapäätös Dynastyssä (aina yli euron hankinnoista, muista harkinnan mukaan, mukaan liitteiksi kaikki olennaiset asiakirjat): talousarvion toimeenpanopäätöksessä vuosittain vahvistetaan euromääräiset hankintarajat hankinoista, joista yksikön päälliköt ja maakuntajohtaja voivat tehdä viranhaltijapäätöksen ja yli euron rajan ylittävistä hankinnoista päätöksen tekee maakuntahallitus. Päätöksen tiedoksianto tarjoajille, hankintapäätös on asianosaisjulkinen eli tieto kaikesta, mikä on vaikuttanut päätökseen. Hankintasopimus vasta, kun muutoksenhakuaika on kulunut Kaikki hankinta-asiakirjat tulevat julkisiksi kun hankintasopimus on tehty (yleisöjulkisuus) liikesalaisuuksia lukuun ottamatta. 5. Ohjeita uusi hankintalaki Kilpailu ja kuluttajat, Julkiset hankinnat Liite 1

5 ETELÄ-SAVON MAAKUNTALIITTO 5 Hankintamuistio HANKINNAN KOHDE Kuinka tarjous pyydetty / hintataso selvitetty Tarjottu hinta Tarjouksen pyytäjä /hintatason selvittäjä Päivämäärä Valinta ja valintaperusteet: Valitaan toimittajaksi: NN Mikkelissä xx.xx.xxxx Etelä-Savon maakuntaliitto Mikonkatu Mikkeli Y-tunnus: