Rajanylitykseen liittyvän dokumentoinnin ohjelmistokehitys ml. rajanylitysdokumentaation

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1 / 5 Rajanylitykseen liittyvän dokumentoinnin ohjelmistokehitys ml. rajanylitysdokumentaation käsittelyn digitalisointi 05/ Tarjouspyynnön kohde Tarjouspyynnön kohde Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Sopimuskausi Tarjousten valinta ja vertailu Tarjoajaan liittyvät kelpoisuusvaatimukset Tiedot tarjoajayrityksestä Tarjoajan taloudelliset, rahoitukselliset sekä muut edellytykset Tarjouksessa huomioitavat hankintaan liittyvät vaatimukset Palveluiden hinnoittelu ja hintojen antaminen tarjouksessa Toimitus, hinta- ja maksuehdot Toimitusaika Tarjouksen tekemiseen liittyvät vaatimukset Tarjouksen sisältö ja muotovaatimukset Osatarjoukset, vaihtoehtoiset tai ehdolliset tarjoukset Ryhmittymänä tarjoaminen tai alihankintasuhteet Tarjoukseen ja hankintasopimukseen liittyvät yleiset asiat Noudatettavat sopimusehdot Luottamuksellisuus ja tarjousasiakirjan julkisuus Erimielisyyksien käsittely Tarjouksen hylkääminen Sopimuksen tekeminen Tarjouskilpailun aikataulu Tarjouksen voimassaolo Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset Tarjousten jättäminen Tarjouskilpailun aikataulu Allekirjoitukset... 5

2 2 / 5 1. Tarjouspyynnön kohde 1.1 Tarjouspyynnön kohde Hankintayksikkö on Imatran kaupunki. Tarjouspyynnön kohteena on rajanylitykseen liittyvän dokumentoinnin ohjelmistokehitys ml. rajanylitysdokumentaation käsittelyn digitointi Tilaajille tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyillä ehdoilla. Imatran kaupunki hallinnoi Rajaliikenteen sujuvoittaminen vaihe 2 hanketta, jota rahoittavat Euroopan Alukekehitysrahasto (EAKR) Etelä-Karjalan maakuntaliiton kautta sekä Imatran kaupunki. Hankkeen verollinen kokonaiskustannusarvio on n Hanke toteutetaan ja se on jatkoa alueellisten innovaatioiden kehittämisrahoitusta (AIKO) saaneelle Rajaliikenteen sujuvoittaminen hankkeelle, jossa kehitettiin rajanylitysaikoja mittaava applikaatio laitteistoineen. Rajaliikenteen sujuvoittaminen vaihe 2 toimenpiteitä ovat: rajanylitykseen liittyvän dokumentoinnin ohjelmistokehitys ml. rajanylitysdokumentaation käsittelyn digitointi, luotettavien liikennevakuutustoimijoiden tietokannan kehittämistyö, rajaliikenteen (bussi- ja henkilöautoliikenne) seurantajärjestelmän käyttöönotto ja rajanylitysdokumentaation digitaalisen ratkaisun käyttöönotto, digitaalisen alustan kehittäminen ja tarjoaminen maakunnan yrittäjille heidän tarjoamista palveluista rajan ylittäjille sekä rajaliikenteen kehittämisestä aukeavien liiketoimintamahdollisuuksien informointi maakunnan yrittäjille. Tässä kilpailutuksessa hankitaan rajanylitykseen liittyvän dokumentoinnin ohjelmistokehitys ml. rajanylitysdokumentaation käsittelyn digitointi. Hankinnan tarkempi kuvaus on esitetty liitteessä 3. Hankinta ylittää arvoltaan kansallisen kynnysarvon. 1.2 Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankinta toteutetaan avoimena hankintamenettelynä. Hankinnasta on ilmoitettu HILMAkanavalla sekä Imatran kaupungin internetsivuilla osoitteessa 2. Sopimuskausi Sopimuksen arvioitu ajanjakso on Tarjousten valinta ja vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin hinta. 4. Tarjoajaan liittyvät kelpoisuusvaatimukset 4.1 Tiedot tarjoajayrityksestä Tarjoajan tulee esitellä tarjouksensa johdantona toimintaansa ja yritystään. Tarjouksessa on mainittava: - Tarjoajan Y-tunnus - Tarjoajan yhteyshenkilöt sekä heidän yhteystietonsa (osoite, puhelin, faksi, sähköposti)

3 3 / 5 - Hankintapäätöksen lähettämistä varten toimittajan on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon päätös voidaan lähettää. Hankintapäätöksestä tiedotetaan sähköpostitse, joten käytettävän sähköpostiosoitteen suositellaan olevan yrityksen yleinen. 4.2 Tarjoajan taloudelliset, rahoitukselliset sekä muut edellytykset Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoajia koskevat ehdottomat kelpoisuusvaatimukset ja tarjousta koskevat ehdottomat vähimmäisvaatimukset ovat: - täytetty hyväksyttävästi vähimmäisvaatimukset määrittelevä liite, liite 1 - tarjous on laadittu tarjouslomakkeelle, liite 2 Todistuksia ei liitetä tarjoukseen mukaan. Tarjoajan on varauduttava toimittamaan tilaajalle ennen sopimusten allekirjoittamista tarvittavat lisäselvitykset. 5. Tarjouksessa huomioitavat hankintaan liittyvät vaatimukset 5.1 Palveluiden hinnoittelu ja hintojen antaminen tarjouksessa Hinta on ilmoitettava kiinteänä, (alv 0%)arvonlisäverottomana nettohintana, joka sisältää toiminnan kokonaiskustannukset, ja on voimassa koko sopimuskauden. Erillisiä toimenpidepalkkioita ei makseta. 5.2 Toimitus, hinta- ja maksuehdot JYSE 2014 Palvelut 5.3 Toimitusaika Työn tulee olla valmis mennessä. 6. Tarjouksen tekemiseen liittyvät vaatimukset 6.1 Tarjouksen sisältö ja muotovaatimukset Tarjouksen ja sen liitteiden tulee olla suomenkielisiä. Tarjouksen tulee sisältää tässä tarjouspyynnössä mainitut asiat. Pyydettyjen selvitysten taikka tietojen antamatta jättäminen voi johtaa tarjouksen sulkemiseen tarjouskilpailun ulkopuolelle. 6.2 Osatarjoukset, vaihtoehtoiset tai ehdolliset tarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjotun palvelun on täytettävä tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitellyt hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset. Ehdollisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouksessa ei näin ollen voi esittää tarjouksen sitovuuteen liittyviä ehtoja tai varaumia. 6.3 Ryhmittymänä tarjoaminen tai alihankintasuhteet Sopimus tehdään sen toimittajan kanssa, jonka nimissä tarjous on tehty. Kyseinen toimittaja on vastuussa kaikista palvelusopimuksen mukaisista velvoitteista myös silloin kun se käyttää alihankkijoita.

4 4 / 5 Ryhmittymänä tarjoaminen on sallittua. Tällöin palvelusopimuksen tekeminen edellyttää ryhmittymään kuuluvien yritysten yhteisvastuullista sitoutumista sopimukseen ja sen palvelun tuottamista koskevien asiakaskohtaisten sopimusten velvoitteisiin ja vastuisiin. 7. Tarjoukseen ja hankintasopimukseen liittyvät yleiset asiat 7.1 Noudatettavat sopimusehdot Tarjouspyynnössä mainittujen ehtojen lisäksi hankinnassa noudatetaan muilta osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Palvelut). Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen vuoksi. 7.2 Luottamuksellisuus ja tarjousasiakirjan julkisuus Kaikki tarjousasiakirjat ovat julkisia sopimuksen syntymisen jälkeen hankintalain 84 :n mukaisesti. Mikäli tarjoaja katsoo, että jokin osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena pidettävä salaisena, tulee tällainen tieto merkitä luottamukselliseksi ja toimittaa erillisellä liitteellä. Mikäli liikesalaisuuksia ei toimiteta erillisellä liitteellä, käsitellään tarjous julkisena tietona. Hinta, alennusprosentti eivätkä vertailussa käytettävät tiedot voi olla liikesalaisuuksia. 7.3 Erimielisyyksien käsittely Hankintasopimusta koskevat asiat ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli yksimielisyyteen ei päästä, erimielisyydet jätetään ratkaistavaksi tilaajan kotipaikan alioikeuteen. 7.4 Tarjouksen hylkääminen Tarjous voidaan hylätä, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä mm. silloin kun siihen ei sisälly vaadittuja tietoja ja liitteitä. Tarjoaja, joka ei täytä vaadittuja teknisiä ja taloudellisia edellytyksiä voidaan sulkea tarjouskilpailusta pois. 7.5 Sopimuksen tekeminen Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Tarjousten arviointi ja vertailu suoritetaan kolmessa vaiheessa: Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten vertailu Valitun toimittajan ja hankintayksikön välille tehdään sitova sopimus vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. 8. Tarjouskilpailun aikataulu 8.1 Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa neljä (4) kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. 8.2 Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset pyydetään toimittamaan sähköpostitse osoitteeseen kysymykset@imatra.fi viimeistään klo 12. Sähköpostiviestin aihekenttään tulee kirjoittaa Raja2. Kysymyksiin tehdään vastaukset, jotka julkaistaan osoitteessa tarjouspyynnön yhteydessä Tarjoajan on pidettävä itse huoli, että käy lukemassa mahdolliset vastaukset ennen tarjouksensa jättämistä.

5 5 / Tarjousten jättäminen Tarjous on toimitettava klo mennessä sähköpostitse osoitteeseen tarjoukset@imatra.fi ja aiheeksi merkitään Raja2. Myöhässä saapuneita tarjouksia ei käsitellä. 8.4 Tarjouskilpailun aikataulu Tavoitteena on, että hankintapäätös tehdään viikolla 22 ja päätöksen saatua lainvoiman allekirjoitetaan hankintasopimus. 9. Allekirjoitukset Kari Perälä Tietojohtaja Imatran kaupunki LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Tarjoajan kelpoisuusehdot Tarjouslomake Hankinnan kuvaus Sopimusluonnos JYSE 2014 Palvelut