KIRKKONUMMEN KUNTA TARJOUSPYYNTÖ LIITE

Transkriptio

1 VERKKOLASKUJEN VÄLITYSPALVELUT HANKINNAN YKSILÖINTI 1 Hankinnan tausta 1.1 Ostolaskut 1.2 Myyntilaskut Kirkkonummen kunnalla on käytössä ostolaskujen käsittelyssä Rondojärjestelmä. Kunnalla on sopimus verkkolaskujen välityspalveluista Nordean kanssa. Tällä hetkellä kuitenkin vain noin 12 % ostolaskuista saadaan sähköisinä. Loput laskuista tulevat paperimuodossa konsernihallinnon talousyksikköön, jossa ne skannataan järjestelmään. Ostolaskuja oli vuonna 2007 yhteensä Kuvaus ostolaskujen tietoteknisestä ympäristöstä on liitteenä 2. Vuoden 2008 talousarviossa tavoitteenamme on, että vuoden lopussa 90 % ostolaskuista vastaanotetaan sähköisesti. Myyntilaskutusta hoidetaan tällä hetkellä useilla eri järjestelmillä. Laskuja lähetettiin vuonna 2007 yhteensä Yleislaskutusjärjestelmänä on Logican Pro elaskutus. Luettelo käyttämistämme laskutusjärjestelmistä sekä lähetettyjen laskujen määrä järjestelmittäin on kuvattu liitteessä 3. Myyntilaskuja ei ole toistaiseksi lähetetty verkkolaskuina. Asiakkaamme ovat suurimmaksi osaksi yksityishenkilöitä. Vuodessa lähetetään noin maksukehotusta. Vuoden 2008 talousarviossa tavoitteenamme on, että 40 % myyntilaskuista lähetetään sähköisesti. 1.3 Kunnan tietotekninen ympäristö Kunnan tietoteknisen ympäristön ja nykyisen laskutusympäristön kuvaus on liitteessä 2 ja 3.

2 Hankinnan kohde Pyydämme toimittajalta (jäljempänä myös operaattori) tarjousta seuraavista palveluista: a) Kunnan kaikkien ostolaskujen vastaanottaminen ja toimittaminen kuntaan sähköisessä muodossa. Sähköisten ostolaskujen konvertointi tarvittaessa Finvoicemuotoon ja niiden visualisointi Paperimuodossa toimitettavien laskujen skannaus b) Toimittajan työpanos, jonka avulla vähintään 70 % ostolaskuistamme vastaanotetaan verkkolaskuina c) Kunnan lähettämien myyntilaskuaineistojen vastaanottaminen. Operaattori vastaanottaa laskuttajan lähettämän myyntilaskuaineiston, joka lähetetään operaattorille eri laskutusohjelmien tuottamissa muodoissa ilman konvertointia. d) Laskutusaineiston konvertointi verkkolaskujen edellyttämään muotoon e) Myyntilaskujen muokkaaminen ja visualisointi. Laskujen visualisointi tehdään yhdessä kunnan edustajan kanssa kunnan layouttien mukaisesti. f) Esilläolopalvelu laskun liitteille ja muille laskun mukana kulkevalle materiaalille kuten esim. tiedotteille. Operaattorin tulee tarjota koko lähetetyn visualisoidun aineiston säilyttäminen niin, että laskuttajalla on haku-, katselu-, ja tulostusmahdollisuus aineistoon vähintään sopimuksen voimassaoloajan. Palveluun tulee sisältyä verkkolaskuliikenteen valvonta, raportointi ja poikkeamista ilmoittaminen kunnalle sekä korjaavat toimenpiteet. g) Verkkolaskujen toimittaminen seuraavalle käsittelijälle. Operaattori siirtää laskut seuraavalle käsittelijälle ja toimittaa ne asiakkaan verkkolaskuosoitteeseen ilman kunnan ja kolmannen osapuolen kesken tehtävää erillistä sopimusta. Palvelun (hinta/lasku) tulee sisältää tästä aiheutuvat kustannukset. h) Toimittajan työpanos verkkolaskujen vastaanoton edistämiseksi i) Paperilaskujen tulostaminen ja postittaminen j) Maksukehotuksien tulostaminen ja postittaminen k) Optiona tarjoaja voi tarjota palkkatositteiden tulostusta ja postitusta.

3 Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankintamenettely on avoin. Hankinnan arvioidaan ylittävän EU:n kynnysarvon. Hankinnasta on ilmoitettu HILMA-ilmoituskanavassa ja kunnan internetsivuilla Hankintapäätös ja sopimuksen tekeminen Tarjousten käsittelyn jälkeen kunnanhallitus tekee hankintapäätöksen. Sopimus tehdään yhden toimittajan kanssa. Käyttöönoton sopimuskausi on Ylläpitosopimus tehdään kahdeksi vuodeksi määräaikaisena ja sen jälkeen toistaiseksi voimassaolevana puolen vuoden irtisanomisajalla. Myyntilaskujen osalta käyttöönotto suoritetaan vaiheittain laskutusjärjestelmä ja laskulaji kerrallaan riippuen järjestelmän valmiudesta tuottaa verkkolaskuja. Käyttöönotto aloitetaan ostolaskujen sähköistämisprojektilla ja myyntilaskujen osalta Pro elaskutusjärjestelmästä. 5 Osatarjoukset 6 Vaihtoehdot 7 Alihankkijat Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoja ei hyväksytä. Toimittaja voi käyttää alihankkijoita. Alihankkijoiden osalta toimitetaan samat selvitykset, kuin mitä jäljempänä pyydetään toimittajalta. Toimittaja vastaa alihankkijoiden palveluista kuin omistaan. 8 Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus 8.1 Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. 8.2 Tarjoajan kelpoisuuden arviointi

4 Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti Hankintayksikkö asettaa toimittajalle seuraavat ehdottomat vähimmäisvaatimukset, jotka tulee näyttää todeksi todistuksin: Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin. Verot, sosiaaliturva- ja eläkevakuutusmaksut on suoritettu. Tarvittaessa voidaan esittää verovelkatodistus tai selvitys verojen/eläkevakuutusmaksujen maksusuunnitelmasta. Esitettävät todistukset saavat olla enintään kaksi kuukautta vanhoja laskettuna tarjouksen jättöpäivämäärästä. 8.3 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja palvelua koskevien ehdottomien laatuvaatimusten täyttyminen Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tässä vaiheessa tarjouksia arvioidaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavalta palvelulta edellytetään. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä ja niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjous voidaan hylätä, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä ja sen liitteitä tai se on tehty muussa kuin tarjouspyynnön edellyttämässä muodossa. Liitteessä 4 on kuvattu verkkolaskujen välityspalvelulle asetettavat ehdottomat vaatimukset, jotka tarjoajan tulee täyttää. Samalla liitteellä tarjoaja voi lisäksi esittää palvelunsa ehdottomat vaatimukset ylittävät ominaisuudet. 9 Toimittajan tiedot ja referenssit Tarjouksessa on kuvattava seuraavat asiat: Toimittajan yksityiskohtainen kuvaus tarjoamastaan palvelusta tarjouspyynnön kohdan 2 luettelon mukaan jäsenneltynä Kuvaus verkkolaskujen käyttöönoton mahdollistamista lisäpalveluista (esim. sähköinen palkkatosite) Käyttöönottoprojektin kuvaus alustavine aikatauluineen. Kuvauksesta tulee käydä ilmi kunnalta edellytettävä työpanos. Selvitys SEPA-hankkeen toteutumisen vaikutuksista verkkolaskujen käsittelyyn Kuvaukset tätä toimeksiantoa vastaavista ja soveltuvista referensseistä kuntaympäristössä ja/tai suurissa yrityksissä Toimittajan kokemus rajapinnoista kunnan käytössä oleviin järjestelmiin (liite 3)

5 Toimittajan tuotekehitystä, ylläpitoa, teknistä tukea, asiakastukea ja muita tehtäviä koskevat resurssit Suomessa 10 Tarjoushinnan ilmoittaminen Hintatiedot tulee esittää arvonlisäverottomina liitteessä 5 esitetyllä lomakkeella: a) Käyttöönotto- ja projektikustannukset eriteltyinä Mahdollinen peruskustannus: kiinteä kokonaishinta Kiinteä kokonaishinta/käyttöönotettava laskutusjärjestelmä b) Palvelun hinta: kiinteät hinnat, jotka ovat voimassa vähintään kaksi vuotta sopimuksen alkamisesta eriteltynä Hinta/ostolasku Hinta/myyntilasku Mahdolliset lisäkustannukset eriteltyinä (esim. lisäsivut, liitteet) Laskumäärien ja laskun sivumäärien vaikutus hinnoitteluun on esitettävä Verkkolaskujen osuuden kasvun vaikutus hinnoitteluun on esitettävä c) Mahdolliset ylläpitokustannukset per vuosi: kiinteä hinta, joka on voimassa vähintään kaksi vuotta sopimuksen alkamisesta d) Kiinteä konsulttipäivän kokonaishinta; konsulttipäivän pituutena käytettään 7,5 tuntia. e) Tulostus- ja postituspalvelu: kiinteä hinta, joka on voimassa vähintään kaksi vuotta sopimuksen alkamisesta Hinta/myyntilasku Laskumäärien ja laskun sivumäärien vaikutus hinnoitteluun on esitettävä Hinta/maksukehotus Hinta/palkkatosite Mahdolliset lisäkustannukset eriteltyinä (esim. lisäsivut, liitteet Hintojen tulee sisältää kaikki hankintaan ja palveluun liittyvät kustannukset. Kunta ei esim. maksa erikseen matkoista, matkaajasta, majoituksesta tai muista vastaavista kuluista. 11 Tarjousten vertailu Tarjouspyynnön kaikki ehdot täyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteita ovat:

6 a) Palvelun kokonaishinta, paino-arvo 50 %, Käyttöönotto- ja projektikustannukset (5 %) Palvelun hinta kahdelta vuodelta (40 %) Ylläpitokustannukset kahdelta vuodelta (5 %) Halvin tarjous saa 50 pistettä. Muiden tarjousten hintapisteet lasketaan seuraavasti: halvimman tarjouksen painotettu kokonaishinta / tarjouksen painotettu kokonaishinta x b) Palvelun laatu, painoarvo 50 % Referenssit kuntaympäristössä ja isoissa yrityksissä (enintään 10 pistettä) Operaattorin kokemus rajapinnoista kunnan käytössä oleviin järjestelmiin (enintään 15 pistettä) Operaattorin resurssit Suomessa tuotekehityksen, ylläpidon ja muiden tehtävien suhteen (enintään 5 pistettä) Palvelun kuvauksen vastaaminen kunnan tavoitteita, ks. kohdat 2 ja 9 (enintään 10 pistettä) Ehdottomat vaatimukset ylittävä palvelu (enintään 10 pistettä) Arvioinnissa suurimmat laatupisteet saanut tarjous saa 50 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan kaavalla tarjouksen saamat laatupisteet /eniten laatupisteitä saaneen tarjouksen pisteet x 50.