Maksujärjestelmä työntekijän omaehtoisen, verovapaan liikunta- ja kulttuuritoiminnan tukemiseksi

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1 / 6 Maksujärjestelmä työntekijän omaehtoisen, verovapaan liikunta- ja kulttuuritoiminnan tukemiseksi Imatran kaupunki Virastokatu 2, Imatra Vaihde: Faksi: Sähköposti: kirjaamo@imatra.fi Internet:

2 2 / 6 1. Tarjouspyynnön kohde... 3 Hankinnan kohde... 3 Toiminnalliset vaatimukset... 3 Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Sopimuskausi Tarjousten vertailu Tarjoajaan liittyvät kelpoisuusvaatimukset... 3 Tiedot palveluntarjoajasta... 3 Tarjoajan taloudelliset, rahoitukselliset sekä muut edellytykset Tarjouksessa huomioitavat hankintaan liittyvät vaatimukset... 4 Palveluiden hinnoittelu ja hintojen antaminen tarjouksessa Tarjouksen tekemiseen liittyvät vaatimukset... 4 Tarjouksen sisältö ja muotovaatimukset... 4 Osatarjoukset, vaihtoehtoiset tai ehdolliset tarjoukset Tarjoukseen ja hankintasopimukseen liittyvät yleiset asiat... 4 Noudatettavat sopimusehdot... 4 Luottamuksellisuus ja tarjousasiakirjan julkisuus... 4 Erimielisyyksien käsittely... 5 Tarjouksen hylkääminen... 5 Sopimuksen tekeminen Tarjouskilpailun aikataulu... 5 Tarjouksen voimassaolo... 5 Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset... 5 Tarjousten jättäminen... 5 Tarjouskilpailun aikataulu Allekirjoitukset... 6

3 3 / 6 1. Tarjouspyynnön kohde Hankinnan kohde Hankinta koskee maksujärjestelmää henkilöstön omaehtoisen, verovapaan liikunta- ja kulttuuritoiminnan tukemiseksi tässä tarjouspyynnössä ja liitteissä määritellyin ehdoin. Hankintayksikkö on Imatran kaupungin henkilöstöhallintopalvelut. Maksujärjestelmän tulee kattaa mahdollisimman monipuolisesti Imatran ja sen lähialueiden verovapaan edun piiriin kuuluvat liikunta- ja kulttuuripalvelut. Edun piirissä on kaupungin koko henkilöstö (yhteensä noin 850 henkilöä). Edun saavat halutessaan kaikki vakituisessa palvelussuhteessa olevat. Määräaikaisten osalta palvelussuhteen pituus ratkaisee oikeuden etuun ja edun määrän. Hankinta ylittää arvoltaan kansallisen kynnysarvon. Toiminnalliset vaatimukset Maksujärjestelmän tulee olla turvallinen, henkilökohtainen ja helppokäyttöinen. Siitä aiheutuvien kustannusten tulee perustua liikunta- ja kulttuuripalveluiden todelliseen, toteutuneeseen käyttöön. Edun suuruus pitää olla määriteltävissä käyttäjäkohtaisesti ja voimassaoloaika rajoitettavissa kalenterivuoteen, jolloin etua ei voi hyödyntää vuodenvaihteen ylitse. Palvelun tulee perustua sähköiseen eri välineillä, esimerkiksi älypuhelimella, käytettävään hallinta- ja maksujärjestelmään. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankinta toteutetaan avoimena hankintamenettelynä. Hankinnasta on ilmoitettu HILMA-kanavalla ja Imatran kaupungin verkkosivustolla osoitteessa 2. Sopimuskausi Hankintasopimuksen kesto on ja siihen liittyy kaksi optiojaksoa (1+1 v). Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta. Imatran kaupunki päättää edun suuruudesta vuosittain. 3. Tarjousten vertailu Valintaperusteena on edullisin tarjous. 4. Tarjoajaan liittyvät kelpoisuusvaatimukset Tiedot palveluntarjoajasta Palveluntarjoajan tulee esitellä tarjouksessaan yleisesti toimintansa ja yrityksensä. Tarjoajan kelpoisuusehdot määritellään liitteessä (liite 1). Hankintapäätöksestä tiedotetaan sähköpostitse. Tätä tarkoitusta varten tarjoajan on ilmoitettava yrityksen yleinen sähköpostiosoite, johon hankintapäätöstieto lähetetään.

4 4 / 6 Tarjoajan taloudelliset, rahoitukselliset sekä muut edellytykset Tarjoaja on kelpoinen mukaan tarjouskilpailuun, jos sillä voidaan katsoa olevan tekniset, taloudelliset tai muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi ja joka ei ole laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamista. 5. Tarjouksessa huomioitavat hankintaan liittyvät vaatimukset Palveluiden hinnoittelu ja hintojen antaminen tarjouksessa Hinnat on ilmoitettava kiinteinä, arvonlisäverottomina (alv 0 %) nettohintoina, jotka sisältävät toiminnan kokonaiskustannukset ja ovat voimassa sopimuskauden kaksi ensimmäistä vuotta. Tiedot annetaan hintalomakkeella (liite 3). Laskutus toteutetaan verkkolaskuna. Laskussa on oltava viitetietona Tilaajan erikseen ilmoittamat tiedot. 6. Tarjouksen tekemiseen liittyvät vaatimukset Tarjouksen sisältö ja muotovaatimukset Tarjouksen liitteineen tulee olla suomenkielisiä ja sisältää kaikki tässä tarjouspyynnössä mainitut asiat sekä seuraavat liitteet: kelpoisuusehdot, liite 1 tarjouslomake, liite 2 hintalomake, liite 3 Osatarjoukset, vaihtoehtoiset tai ehdolliset tarjoukset Osatarjouksia, vaihtoehtoisia tai ehdollisia tarjouksia ei hyväksytä. 7. Tarjoukseen ja hankintasopimukseen liittyvät yleiset asiat Noudatettavat sopimusehdot Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä mainittujen ehtojen lisäksi hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Palvelut). Luottamuksellisuus ja tarjousasiakirjan julkisuus Kaikki tarjousasiakirjat ovat julkisia sopimuksen syntymisen jälkeen hankintalain 84 :n mukaisesti. Mikäli tarjoaja katsoo, että jokin osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena pidettävä salaisena, tulee tällainen tieto merkitä luottamukselliseksi ja toimittaa erillisellä liitteellä. Mikäli liikesalaisuuksia ei toimiteta erillisellä liitteellä, käsitellään tarjous julkisena tietona. Hinta, alennusprosentti ja vertailussa käytettävät tiedot eivät voi olla liikesalaisuuksia.

5 5 / 6 Erimielisyyksien käsittely Erimielisyydet pyritään ratkaisemaan neuvottelemalla. Ellei näin päästä tulokseen, viedään asia Tilaajan kotipaikkakunnan alioikeuteen ratkaistavaksi. Tarjouksen hylkääminen Tarjous voidaan hylätä, mikäli tarjous saapuu myöhästyneenä, tarjouspyynnön vaatimukset eivät täyty tai tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä. Tarjous, joka ei täytä teknisiä ja taloudellisia vaatimuksia, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Myös pyydettyjen selvitysten, tietojen ja liitteiden antamatta jättäminen voi johtaa tarjouksen sulkemiseen tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen vuoksi. Sopimuksen tekeminen Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan kolmessa vaiheessa: Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten vertailu Valitun palveluntarjoajan ja hankintayksikön välille tehdään sitova sopimus vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. 8. Tarjouskilpailun aikataulu Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa neljä (4) kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset toimitetaan klo mennessä sähköpostiosoitteeseen kysymykset@imatra.fi. Viestin aihekenttään tulee kirjoittaa Maksujärjestelmä. Vastaukset julkaistaan osoitteessa tarjouspyynnön yhteydessä Tarjoajan on pidettävä itse huoli siitä, että käy lukemassa mahdolliset kysymykset ja vastaukset ennen tarjouksensa jättämistä. Tarjousten jättäminen Tarjous on toimitettava klo mennessä sähköpostitse osoitteeseen tarjoukset@imatra.fi ja aiheeksi merkitään Maksujärjestelmä. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei käsitellä. Tarjouskilpailun aikataulu Tavoitteena on, että hankintapäätös tehdään ja päätöksen saatua lainvoiman allekirjoitetaan hankintasopimus.

6 6 / 6 9. Allekirjoitukset Imatran kaupunki Jouni Urpalainen Henkilöstöpalvelupäällikkö LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Kelpoisuusehdot Tarjouslomake Hintalomake Sopimusluonnos JYSE 2014 Palvelut (palveluntarjoaja lataa itse esim.