1 Pöytyän kunta Perusturvapalvelut Turuntie 639 21870 Riihikoski Tarjouspyyntö Tarjouspyyntö: Kotiin kuljetettavien aterioiden kuljetukset Pöytyän kunta pyytää tarjouksia kuljetuspalveluista koskien Pöytyän kunnan ateriapalvelun asiakkaiden kotiin kuljetettavien aterioiden kuljetuksia. Tarkemmat tiedot hankinnan sisällöstä ja tarjoajille asetetuista vaatimuksista on esitetty jäljempänä tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Hankinnasta tehdään sopimus yhden tai useamman palveluntarjoajan kanssa. Kukin valittava palveluntuottaja vastaa tarjoamastaan palvelusta tässä tarjouspyynnössä tarkoitetulla tavalla. 1. Hankintamenettely Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä sitä täydentävää asetusta (614/2007). Hankinnasta on ilmoitettu 10.08.2012 Hilma-palvelussa julkaistulla kansallisella hankintailmoituksella osoitteessa: http://www.hankintailmoitukset.fi 2. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena ovat kotiin kuljetettavien aterioiden kuljetuspalvelut kolmella eri reittialueella, Kyrö, Riihikoski ja Yläne. Tarkemmat tiedot reittialueista ja tarjouspyynnön kohteena olevat reitit sekä niiden aikataulut on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 1. Kotiin kuljetettavat ateriat valmistetaan Kyrön alueella palvelutalo Kotikarpalossa (Talvitie 1, 21800 Kyrö), Riihikosken alueella Riihikoti-palvelukeskuksessa (Koskitie 4-6, 21870 Riihikoski) ja Yläneen alueella Kartanokodissa (Haverintie 27, 21900 Yläne). Maanantaista perjantaihin kuljetetaan asiakkaille lämpimät ateriat ja perjantaisin kuljetetaan lisäksi lauantain ja sunnuntain jäähdytetyt ateriat. Maanantaista perjantaihin kuljetetaan noin 90-105 annosta jakaantuen siten, että reittialue 1 (Kyrö) keskimäärin 30-35 lämmintä annosta, reittialue 2 (Riihikoski) keskimäärin 30-35 lämmintä annosta ja reittialue 3 (Yläne) keskimäärin 30 35 lämmintä annosta. Perjantaisin kuljetettavia jäähdytettyjä aterioita on jokaisella reittialueella noin 20. Reittialueen 1 (Kyrö) viikonlopun ja arkipyhien jäähdytetyt ateriat noudetaan Riihikoti-palvelukeskuksesta (Koskitie 4-6, 21870 Riihikoski). Arkipyhien osalta voi tulla ylimääräisiä kuljetuksia. Jäähdytettyjä aterioita kuljetetaan enintään kolmeksi päiväksi, joten mikäli arkipyhän yhteydessä on viikonloppu, suoritetaan poikkeavia aikataulujärjestelyjä. Esitetyt ateriamäärät ovat arvioita eivätkä sido tilaajaa. Kuljetuslaatikoiden paluukuljetus tapahtuu välittömästi ruokakuljetuksen jälkeen. Annokset kuljetetaan tilaajan toimittamissa astioissa ja kuljetuslaatikoissa.
2 Hankinnasta solmitaan sopimus enintään kolmen (3) palvelutarjoajan kanssa. Palvelut otetaan käyttöön 02.01.2013 lukien. Reittialueiden käyttöönotto on ehdollinen ja toteutuminen vaatii että Pöytyän perusturvalautakunta tekee hankintaa koskevan erillisen päätöksen. Sopimuskausi kaksi (2) vuotta ja se alkaa aikaisintaan sopimuksen allekirjoittamisesta. Sopimuskauden arvioidut alkamisajankohta on 02.01.2013. Tilaaja varaa oikeuden kaksi kertaa yhden (1) vuoden mittaiseen optiokauteen (1+1). 2.1 Osatarjoukset Osatarjoukset hyväksytään reittialueittain siten, että kullekin reittialueelle (reittialueet 1 3) voi jättää yksittäistä reittialuetta koskevan tarjouksen. 2.2 Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 2.3 Alihankkijat Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijoita, on siitä ilmoitettava tarjouksessa. Tarjoaja vastaa alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa ja alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin tarjoajaa. Tilaaja voi perustellusta syystä kieltää toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. 3. Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan tarjoajan toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintamenettelyn yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja merkittävä nämä asiakirjat salainen merkinnällä. Vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. 4. Tarjoukselle asettavat ehdottomat vaatimukset 4.1 Tarjottavan palvelun tulee sisältää seuraavat työt ja toimenpiteet: -kuljetusten lastaaminen valmistuskeittiöillä ruuankuljetus termolaatikoilla -aterioiden kuljettaminen kotona asuville asiakkaille tilaajan osoittamaan paikkaan -kuormaamisen, purkamisen sekä kuorman sijoittamisen ja kiinnittämisen kuormatilaan oikein -ruoka-annoksen nostaminen asiakkaan osoittamaan paikkaan kuljetuslaatikosta ja ruokapakkauksen avaaminen tarvittaessa - kuljetuspakkausten ja lastaaminen ja palautus valmistuskeittiöille jokaisen kuljetusreitin päättyessä -tilaajan ja toimittajan väliset arviointineuvottelut tarpeen mukaan, vähintään kerran vuodessa -sanktiot toteutumattomasta palvelusta on esitetty liitteenä olevassa sopimusluonnoksessa 4.2 Kuljetuskalustoa koskevat vaatimukset: -kuljetuskaluston tulee olla ruuan kuljetukseen soveltuva ja terveystarkastajan hyväksymä
3 -tarjoajalla tulee olla laadittuna kuljetuskalustolle ja omalle toiminnalle terveystarkastajan hyväksymä omavalvontasuunnitelma -kuljetuksen tarjoaja vastaa siitä, että hänellä on käytettävissään ominaisuuksiltaan ja määrältä toiminnan edellyttämä kuljetuskapasiteetti. -tarjoaja on velvollinen tutustumaan kohteiden sijaintiin ja logistisiin olosuhteisiin (valmistuskeittiöt ja toimituspisteet) oikeanlaisen kaluston määrittämiseksi. -kuljetuksen tarjoajalla tulee olla riittävä kapasiteetti satunnaisiin reittien ulkopuolisiin ja yksittäisiin lisäkuljetuksiin -autot on oltava Suomessa katsastettuja ja liikenneturvallisuusmääräykset täyttäviä. 4.3 Palvelua koskevat vaatimukset: -Palvelu on annettava suomenkielellä -kuljetushenkilöstön tulee toiminnassaan ottaa huomioon ruuankuljetuksen hygieniavaatimukset sekä toimia sovitussa aikataulussa. Kotiin kuljetettavat ateriat tulee toimittaa asiakkaille neljän (4) tunnin kuluessa aterian valmistamisesta. -jos kuljetuskalustolla kuljetetaan muuta kuin aterioita ja elintarvikkeita, kuljetustila on tarkastettava ja puhdistettava ennen aterioiden ja elintarvikkeiden lastaamista -kuljetuskalustolla ei saa kuljettaa samanaikaisesti tuotteita, jotka vaarantavat aterioiden ja elintarvikkeiden hygieenisen laadun -aterioita ja elintarvikkeita on kuljetettava siten, että niihin ei siirry vierasta hajua, makua tai haitallisia ominaisuuksia kuljetuskalustosta tai kuljettavista muista tavaroista -kuljetushenkilöstöltä edellytetään asiakaslähtöistä asiakaspalvelutilanteessa -kuljetushenkilöstöllä tulee olla voimassa oleva hygieniapassi -tarjoajalla tulee olla voimassa oleva vastuuvakuutus -tarjoajalla tulee olla voimassa oleva liikennelupa mikäli kuljetukseen käytettävä ajoneuvo ylittää 2000 kilon kokonaismassan -tarjoaja on velvollinen perehdyttämään palvelua suorittavan henkilöstön, mukaan lukien varahenkilöt ja sijaiset -tarjoajalla on oltava varasuunnitelma kuljetuspalvelun toteuttamiseksi erilaisissa poikkeus-/ja häiriötilanteissa -suunnitelma on liitettävä tarjoukseen ja siinä tulee selkeästi esittää toimintatapa seuraavissa poikkeustilanteissa: -kuljettajan vuosiloma, -kuljettajan sairastuminen -kuljetuskaluston rikkoontuminen 5. Tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjoajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Tarjoaja joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen, voidaan sulkea tarjouskilpailusta.
4 5.1 Rahoituksellisen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Tarjoajalla tulee olla Y-tunnus. Tarjoajan tulee toimittaa jäljempänä mainitut selvitykset. Vastaavat selvitykset on toimitettava pyydettäessä myös mahdollisten alihankkijoiden osalta. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä lukien. 5.1.1 Vaatimus 1 Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta ja vakuutusyhtiön todistukset eläkevakuutuksen ja muiden lakisääteisten sosiaalivakuutusten ottamisesta ja eläke- ja sosiaalivakuutusmaksujen suorittamisesta. 5.1.2 Vaatimus 2 Tarjoajalla tulee olla tapahtuma-aikana voimassa oleva vastuuvakuutus (enimmäiskorvausmäärä 200.000 ). Tarjoajan tulee esittää sopimuksenteon yhteydessä vakuutusyhtiön todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta ja maksetuista vakuutusmaksuista. 5.1.3 Vaatimus 3 Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen voimassa oleva kaupparekisterinote. Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava edellä esitettyjen vaatimusten mukaiset todistukset ja selvitykset sijoittumismaansa lainsäädännön mukaan. 5.1.4 Vaatimus 4 Tarjoajalla on hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tarjoajan tulee olla luottokelpoinen ja toimittaa luottokelpoisuuden osoittava raportti tarjouksen liitteenä. 5.2 Tekniseen osaamiseen liittyvät vaatimukset Tarjoajalla on riittävä tekninen osaaminen ja tuntemus tarjouspyynnössä määritettyjen palveluiden tuottamisesta. Tarjoukseen tulee liittää referenssilista aterioiden kuljettamisesta. 6. Tarjoushinta Tarjouksen arvonlisäveroton kokonaishinta euroa/kilometri tulee ilmoittaa siten, että se sisältää kaikki tarjottuun palveluun liittyvät kustannukset. Tarjoushinta annetaan reittialueittain tarjouspyynnön liitteenä 2 olevalla hintalomakkeella tai www.tarjouspalvelu.fi palvelun kautta. Tarjoushinta on kiinteä ensimmäisen sopimusvuoden ajan. Sen jälkeen hintoja voidaan tarkistaa perustellusta syystä kustannusten muutosta vastaavaksi. Kutsun hintaneuvotteluun esittää tarjoaja vähintään kaksi (2) kuukautta ennen hinnantarkistuksen voimaan astumista.
5 7. Palveluntuottajan oman alan ehdot Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Tarjoajan tulee huomioida, että omien ehtojen liittäminen voi johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 8. Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus ja tarjousten vertailu 8.1 Tarjousten käsittely Määräajassa saapuneiden tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan tarjousten jättämisen määräajan päätyttyä kolmessa vaiheessa: Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten hintavertailu 8.2 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Ensin selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioidaan edellä esitetyillä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 54 :n mukainen poissulkemisperuste. 8.3 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus tarkistetaan kelpoisuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjousten osalta. Tarjouspyyntöä ja sen ehtoja vastaamattomat tarjoukset hylätään. 8.4 Tarjousten hintavertailu Annetuista tarjouksista valitaan reittialueittain kokonaishinnaltaan halvin. 9. Hankintapäätöksestä ilmoittaminen Hankintapäätös annetaan tiedoksi sähköpostitse tarjoajille tarjoajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. 10. Hankinnassa noudatettavat asiakirjat Hankinnassa noudatettavat asiakirjat noudattamisjärjestyksessä: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. JYSE 2009 Palvelut 4. Tarjous liitteineen
6 11. Sopimus Tilaajaa sitova sopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Sopimukseen kirjataan sopimuksen irtisanomista ja purkamista koskevat ehdot. 12. Hankintaan liittyvät kysymykset Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset tulee toimittaa 24.08.2012 klo 12.00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen eeva-sirkku.poyhonen@poytya.fi Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän sähköpostiosoite ja sähköpostiin otsikko Lisätietopyyntö: Ateriapalvelun kuljetukset. Kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista julkaistaan yhteenveto Pöytyän kunnan internet-sivuilla 28.08.2012 klo 16.00 mennessä. Vain edellä mainitulla tavalla annetut lisätiedot ovat tilaajaa sitovia. 13. Tarjouksen jättäminen Tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä ja siihen tulee liittää vaaditut selvitykset. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä lukien. Sitova tarjous liitteineen on toimitettava suljettuna lähetyksenä ja varustettuna merkinnällä Tarjous ateriapalvelukuljetukset viimeistään 31.08.2012 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: Pöytyän kunta Perusturvapalvelujen keskus Turuntie 639 21870 Riihikoski Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustelluista syistä. Pöytyällä elokuun 09. päivänä 2012 Pöytyän kunta, Perusturvapalvelut Eeva-Sirkku Pöyhönen perusturvajohtaja 14. Liitteet Liite 1 Reittilomake Liite 2 Hintalomake Liite 3 Vaadittavat selvitykset Liite 4 Sopimusluonnos