Tarjouspyyntö: Ruokahuollon kuljetukset

Transkriptio

1 21870 Riihikoski (7) : Ruokahuollon kuljetukset Pöytyän kunta pyytää tarjouksia kuljetuspalveluista koskien Pöytyän kunnan ruokahuollon kuljetuksia. Tarkemmat tiedot hankinnan sisällöstä ja tarjoajille asetetuista vaatimuksista on esitetty jäljempänä tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Hankinnasta tehdään sopimus yhden tai useamman palveluntarjoajan kanssa. Kukin valittava palveluntuottaja vastaa tarjoamastaan palvelusta tässä tarjouspyynnössä tarkoitetulla tavalla. Hankinta on jaettu kolmeen osa-alueeseen ja kustakin osa-alueesta voidaan tehdä osatarjous jäljempänä kuvatulla tavalla. 1. Hankintamenettely Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä sitä täydentävää asetusta (614/2007). Hankinnasta on ilmoitettu Hilma-palvelussa julkaistulla kansallisella hankintailmoituksella osoitteessa: 2. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena ovat ruokahuollon kuljetuspalvelut kolmella eri reittialueella, Kyrö, Riihikoski ja Yläne. Tarkemmat tiedot reittialueista ja tarjouspyynnön kohteena olevat reitit sekä niiden aikataulut ja jakelupisteet on kuvattu tarjouspyynnön liitteinä olevissa jakelupisteluettelossa (Liite 1) reittikartoissa (Liitteet 2-4). Pöytyän kunnalla on tällä hetkellä viisitoista (15) valmistuskeittiöitä, kolme (3) jakelukeittiötä ja kaksi (2) palvelukeittiötä. Palvelukeittiöissä ei työskentele keittiöhenkilökuntaa. Tulevaisuudessa kunnan tavoitteena on keskittää aterioiden valmistus viiteen (5) valmistuskeittiöön. Elokuussa 2012 Yläneellä on yksi (1) valmistuskeittiö, kolme (3) jakelukeittiötä ja kaksi (2) palvelukeittiötä. Loka-marraskuussa 2012 Riihikoskella on kaksi (2) valmistuskeittiötä, joista Riihikosken koululta lähtee ruoka jakelukeittiöihin. Jakelukeittiöitä on Riihikoskella kolme (3) ja yksi (1) palvelukeittiö. Kyrössä Elisenvaarasta tulee lähtemään ruoka neljään (4) jakelukeittiöön ja Kotikarpalosta yhteen (1) jakelukeittiöön ja kahteen (2) palvelukeittiöön. Yksityiskohtaiset tiedot valmistus-, jakelu ja palvelukeittiöistä on esitetty liitteenä olevassa toimipisteluettelossa. Päivittäin kuljetetaan noin annosta jakaantuen siten, että reittialue 1 (Kyrö) noin 360 annosta, reittialue 2 (Riihikoski) noin 160 annosta ja reittialue 3 (Yläne) noin 320 annosta. Esitetyt ateriamäärät ovat arvioita eivätkä sido tilaajaa. Jakelupisteitä on yhteensä 16 joista reittialue yksi (Kyrö) seitsemän (7) jakelupistettä, reittialue kaksi (Riihikoski) neljä (4) jakelupistettä ja reittialue kolme (Yläne) viisi (5) jakelupistettä. Kaikilla reittialueilla sijaitseviin kouluihin ateriat toimitetaan kouluvuoden aikana eli kesäisin kouluaterioita ei kuljeteta koulujen kesäloman aikana. Kesälomat kouluissa alkavat yleensä kesäkuun ensimmäisenä viikonloppuna ja päättyvät elokuun toiseen viikonloppuun. Reittialueella 1 (Kyrö) aterioita ei kuljeteta heinäkuussa päiväkoti Peikonkoloon eikä kunnantalolle. Tyhjien astioiden ja muiden kuljetusvälineiden paluukuljetus tapahtuu seuraavan päivän ruokakuljetuksen yhteydessä. Annokset kuljetetaan tilaajan toimittamissa astioissa tai muissa lämpimien elintarvikkeiden kuljetuksiin soveltuvissa välineissä.

2 21870 Riihikoski (7) Pienissä toimipisteissä maito- ja maitotuotteet sisältyvät tilattavaan kuljetuspalveluun eli ainoastaan Yhtenäiskoulu Yläneellä ja mahdollisesti Kyrön koulu ovat toimipisteitä joihin tilataan maitotuotteet erikseen ja niiden kuljettaminen ei sisälly tarjottavaan palveluun. Hankinnasta solmitaan sopimus enintään kolmen (3) palvelutarjoajan kanssa. Palvelut otetaan käyttöön vaiheittain siten, että reittialue 3 (Yläne) osalta kuljetukset aloitetaan elokuussa 2012, reittialue 2 (Riihikoski) loka-marraskuussa 2012 ja reittialue 1 (Kyrö) aikaisintaan elokuusta 2013 alkaen. Reittialue 1 (Kyrö) käyttöönotto on ehdollinen ja toteutuminen vaatii että Pöytyän kunnanhallitus tekee sitä koskevan erillisen päätöksen. Sopimuskausi kolme (3) vuotta ja se alkaa aikaisintaan sopimuksen allekirjoittamisesta. Sopimuskauden arvioidut alkamisajankohdat on ilmoitettu edellä tässä tarjouspyynnössä. Tilaaja varaa oikeuden yhden (1) vuoden mittaiseen optiokauteen. 2.1 Osatarjoukset Osatarjoukset hyväksytään reittialueittain siten että kullekin reittialueelle (reittialueet 1 3) voi jättää yksittäistä reittialuetta koskevan tarjouksen. 2.2 Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 2.2 Alihankkijat Mikäli tarjoaja käyttää alihankkijoita, on siitä ilmoitettava tarjouksessa. Tarjoaja vastaa alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa ja alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin tarjoajaa. Tilaaja voi perustellusta syystä kieltää toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. 3. Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan tarjoajan toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintamenettelyn yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja merkittävä nämä asiakirjat salainen merkinnällä. Vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. 4. Tarjoukselle asettavat ehdottomat vaatimukset Tarjoaja vastaa siitä, että lämpimien aterioiden kuljetukset hoidetaan ateria- / elintarvikekuljetuksiin hyväksytyllä ajoneuvokalustolla niitä koskevien säännösten perusteella. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen selvitys tarjouspyynnön vaatimukset täyttävästä ajoneuvokalustosta. Tarjoajalla tulee olla viranomaisten myöntämät ateria- ja elintarvikekuljetusten vaatimat luvat ja ajokaluston sekä henkilöstön on täytettävä ateria- ja elintarvikekuljetuksille ja kalustolle asetetut viranomaisvaatimukset. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen selvitys tarjouspyynnön vaatimukset täyttävästä luvasta ja henkilöstön pätevyydestä.

3 21870 Riihikoski (7) 4.1 Tarjottavan palvelun tulee sisältää seuraavat työt ja toimenpiteet: - kuljetusten lastaaminen valmistuskeittiöillä sekä ruuankuljetusvaunulla että ruuankuljetus termolaatikoilla - aterioiden kuljettaminen jakelu- ja palvelukeittiöille tilaajan osoittamaan paikkaan - edellisen päivän kuljetuspakkausten ja vaunujen lastaaminen ja palautus valmistuskeittiöille jokaisen kuljetusreitin noudon yhteydessä - kuormaamisen, purkamisen sekä kuorman sijoittamisen ja kiinnittämisen kuormatilaan oikein - lämpö- ja mahdollisten kylmävaunujen kytkeminen sähköpistorasioihin toimituspisteissä - tilaajan ja toimittajan väliset arviointineuvottelut tarpeen mukaan, vähintään kerran vuodessa 4.2 Kuljetuskalustoa koskevat vaatimukset: - kuljetuskaluston tulee olla ruuan kuljetukseen soveltuva ja terveystarkastajan hyväksymä - tarjoajalla tulee olla laadittuna kuljetuskalustolle ja omalle toiminnalle terveystarkastajan hyväksymä omavalvontasuunnitelma - kuljetuksen suorittaja vastaa siitä, että hänellä on käytettävissään ominaisuuksiltaan ja määrältä toiminnan edellyttämä kuljetuskapasiteetti. - sekä kalusto, jossa pystytään kuljettamaan myös lämpövaunut. ja jotka pakataan lastauslaiturilta (korkeus 1-1,2 m) - Tarjoaja on velvollinen tutustumaan kohteiden sijaintiin ja logistisiin olosuhteisiin (valmistuskeittiöt ja toimituspisteet) oikeanlaisen kaluston määrittämiseksi. - kuljetuksen suorittajalla tulee olla riittävä kapasiteetti satunnaisiin reittien ulkopuolisiin ja yksittäisiin lisäkuljetuksiin - autot on oltava Suomessa katsastettuja ja liikenneturvallisuusmääräykset täyttäviä sekä ruuankuljetustoimintaan hyväksyttäjä niitä valvovien viranomaisten toimesta 4.3 Palvelua koskevat vaatimukset: - Palvelu on annettava suomenkielellä - kuljetushenkilöstön tulee toiminnassaan ottaa huomioon ruuankuljetuksen hygieniavaatimukset sekä toimia sovitussa aikataulussa - jos kuljetuskalustolla kuljetetaan muuta kuin aterioita ja elintarvikkeita, kuljetustila on tarkastettava ja puhdistettava ennen aterioiden ja elintarvikkeiden lastaamista - kuljetuskalustolla ei saa kuljettaa samanaikaisesti tuotteita, jotka vaarantavat elintarvikkeiden hygieenisen laadun - elintarvikkeita on kuljetettava siten, että niihin ei siirry vierasta hajua, makua tai haitallisia ominaisuuksia kuljetuskalustosta tai kuljettavista muista elintarvikkeista tai tavaroista - kuljetushenkilöstöltä edellytetään asiallista toimintaa asiakaspalvelutilanteessa - kuljetushenkilöstöllä tulee olla voimassa oleva hygieniapassi 4.4. Tarjoajaa koskevat vaatimukset: - tarjoajalla tulee olla voimassa oleva vastuuvakuutus - tarjoajalla tulee olla voimassa oleva liikennelupa - tarjoaja on velvollinen perehdyttämään palvelua suorittavan henkilöstön, mukaan lukien varahenkilöt ja sijaiset - tarjoajalla on oltava varasuunnitelma kuljetuspalvelun toteuttamiseksi erilaisissa poikkeus- /ja häiriötilanteissa

4 21870 Riihikoski (7) - suunnitelma on liitettävä tarjoukseen ja siinä tulee selkeästi esittää toimintatapa seuraavissa poikkeustilanteissa: - kuljettajan vuosiloma, - kuljettajan sairastuminen - kuljetuskaluston rikkoontuminen 4.5 Sanktiot: - mikäli toimitus joltakin toimipisteeltä myöhästyy, niin että tilaajalle aiheutuu myöhästymisestä haittaa, toimittajalta peritään viivästyssakkoa 50, (alv 0 %) - mikäli reitti jää koko päivän osalta toteutumatta, toimittajalta peritään sopimussakkoa (alv 0%) - vahingonkorvausvastuu kuljetettavasta tavarasta määräytyy tiekuljetussopimuslain 4 luvun mukaisesti. Muilta osin toimittajan ja tilaajan välinen vahingonkorvausvelvollisuus määräytyy JYSE 2009 Palvelut ehtojen mukaisesti. Toimittaja vastaa kolmannelle osapuolelle aiheuttamistaan vahingoista. Tarjoaja vakuuttaa tarjotun palvelun täyttävän niitä koskevien EU:n direktiivien, Suomen lainsäädännön ja viranomaisvaatimusten asettamat ehdot. Tarjous tulee laatia suomenkielellä ja siihen tulee liittää vaaditut selvitykset. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä lukien. Tarjous hylätään, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. 5. Tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjoajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Tarjoaja joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen, voidaan sulkea tarjouskilpailusta. 5.1 Rahoituksellisen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Tarjoajalla tulee olla Y-tunnus. Tarjoajan tulee toimittaa jäljempänä mainitut selvitykset. Vastaavat selvitykset on toimitettava pyydettäessä myös mahdollisten alihankkijoiden osalta. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä lukien Vaatimus 1 Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta ja vakuutusyhtiön todistukset eläkevakuutuksen ja muiden lakisääteisten sosiaalivakuutusten ottamisesta ja eläke- ja sosiaalivakuutusmaksujen suorittamisesta Vaatimus 2 Tarjoajalla tulee olla tapahtuma-aikana voimassa oleva vastuuvakuutus (enimmäiskorvausmäärä ). Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen vakuutusyhtiön todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta ja maksetuista vakuutusmaksuista.

5 21870 Riihikoski (7) Vaatimus 3 Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen voimassa oleva kaupparekisterinote. Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava edellä esitettyjen vaatimusten mukaiset todistukset ja selvitykset sijoittumismaansa lainsäädännön mukaan Vaatimus 4 Tarjoajalla on hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tarjoajan tulee olla luottokelpoinen ja toimittaa luottokelpoisuuden osoittava raportti tarjouksen liitteenä. 5.2 Tekniseen osaamiseen liittyvät vaatimukset Vaatimus 1 Tarjoajalla on riittävä tekninen osaaminen ja tuntemus tarjouspyynnössä määritettyjen palveluiden tuottamisesta. 6. Toimitusaika ja -ehto Tarjoaja sitoutuu tuottamaan tämän tarjouspyynnön mukaiset palvelut ja toimittamaan ateriakuljetukset tarjouksen liitteenä 1 olevassa jakeluluettelossa mainittuihin kohteisiin esitetyn aikataulun puitteissa. 7. Tarjoushinta Tarjouksen arvonlisäveroton kokonaishinta tulee ilmoittaa siten, että se sisältää kaikki tarjottuun palveluun liittyvät kustannukset. Tarjoushinta annetaan reittialueittain tarjouspyynnön liitteenä 5 olevalla hintalomakkeella. Tarjoushinta on kiinteä ensimmäisen sopimusvuoden ajan. Sen jälkeen hintoja voidaan tarkistaa perustellusta syystä kustannusten muutosta vastaavaksi. Kutsun hintaneuvotteluun esittää tarjoaja vähintään kaksi (2) kuukautta ennen hinnantarkistuksen voimaan astumista. 8. Palveluntuottajan oman alan ehdot Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Tarjoajan tulee huomioida, että omien ehtojen liittäminen voi johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 9. Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus ja tarjousten vertailu 9.1 Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten hintavertailu

6 21870 Riihikoski (7) 9.2 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Ensin selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioidaan edellä esitetyillä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 54 :n mukainen poissulkemisperuste. 9.3 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus tarkistetaan kelpoisuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjousten osalta. ä ja sen ehtoja vastaamattomat tarjoukset hylätään. 9.4 Tarjousten hintavertailu Annetuista tarjouksista valitaan kokonaishinnaltaan halvin. 10. Hankintapäätöksestä ilmoittaminen Hankintapäätös annetaan tiedoksi sähköpostitse tarjoajille tarjoajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. 11. Hankinnassa noudatettavat asiakirjat Hankinnassa noudatettavat asiakirjat noudattamisjärjestyksessä: 1. Sopimus 2. liitteineen 3. JYSE 2009 Palvelut 4. Tarjous liitteineen 12. Maksuehto Laskut maksetaan kun toimitus on hyväksyttävästi vastaanotettu. Laskutusjakso on kalenterikuukausi. Maksuaika on 21 pv netto. Laskutus- tai vastaavia lisiä ei huomioida. Viivästyskorko on korkolain mukainen. 13. Sopimus Tilaajaa sitova sopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Sopimuksesta mahdollisesti syntyvät erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopijapuolia tyydyttävään lopputulokseen, ratkaistaan asia Turun seudun käräjäoikeudessa. 14. Hankintaan liittyvät kysymykset Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset tulee toimittaa klo mennessä sähköpostitse osoitteeseen Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän sähköpostiosoite ja sähköpostiin otsikko Lisätietopyyntö: Ruokahuollon kuljetukset. Kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista julkaistaan yhteenveto Pöytyän kunnan internet-sivuilla klo mennessä. Vain edellä mainitulla tavalla annetut lisätiedot ovat tilaajaa sitovia.

7 21870 Riihikoski (7) 15. Tarjouksen jättäminen Tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä. Sitova tarjous liitteineen on toimitettava suljettuna lähetyksenä ja varustettuna merkinnällä Tarjous ruokahuollon kuljetukset viimeistään klo mennessä osoitteeseen: Pöytyän kunta, Riihikoski Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle ja palautetaan avaamattomina lähettäjille. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustelluista syistä. Pöytyällä toukokuun 18 päivänä 2012 Pöytyän kunta, Marika Nurmikko tekninen johtaja 16. Liitteet Liite 1 Jakelupisteet Liite 2 Reittikartta reittialue 1 Liite 3 Reittikartta reittialue 2 Liite 4 Reittikartta reittialue 3 Liite 5 Hintalomake