10 MYYTTIÄ VIDEO TARJOUSPYYNTÖ Helsingin kaupungin ympäristökeskus järjestää tarjouskilpailun 10 myyttiä videon tuotannosta.

Transkriptio

1 1 (7) 10 MYYTTIÄ VIDEO Helsingin kaupungin ympäristökeskus järjestää tarjouskilpailun 10 myyttiä videon tuotannosta. Pyydämme tarjoustanne oheisten asiakirjojen mukaisesti. 1. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on 10 myyttiä videon toteutus: käsikirjoitus, tuotannonsuunnittelu, tuotanto, piirros-/animointityöt, editointi ja äänityöt. Hankinnan kohteen tarkempi kuvaus (liite 1). Videon tilaajana toimii Helsingin kaupungin ympäristökeskus, HSY:n Ilmastoinfo ja mahdolliset muut kaupungit. Vähintään kaksi lyhyt videota tulee olla valmiina ja ne esitetään Helsingissä järjestettävässä seminaarissa. Hankinnan ennakoitu arvo ei ylitä kansallista kynnysarvoa (30000 euroa). 2. Hankintayksikkö Hankintapäätökset asiasta tekevät Helsingin kaupungin ympäristökeskus, HSY:n Ilmastoinfo ja mahdolliset muut kaupungit. 3. Hankinnasta tehtävä sopimus 3.1 Sopimuksen syntyminen Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus hankintayksiköiden ja valitun toimittajan kesken. Valitun toimittajan ja hankintayksiköiden välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

2 2 (7) 3.2 Sopimusehdot Hankinnasta tehtävä sopimus laaditaan noudattaen tämän tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT) 3.3 Sopimuskausi Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi ja se on voimassa asti. 4. Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjoushinta tulee ilmoittaa kiinteänä ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Mikäli tarjoaja tarjoaa kokonaistarjouksen, on tarjoushinta eroteltava osatarjouksien mukaisesti (jäljempänä kohta 6.3). 5. Tarjoajien soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset 5.1 Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vähimmäisvaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset sekä pyydettäessä toimitettava mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi kunkin vaatimuksen alla mainittu selvitys. Selvitykset tullaan pyytämään tarjoajalta/tarjoajilta, jotka näyttävät tulevan valituiksi. Tarjoaja, joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Vaatimus 1 Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos maksujen laiminlyöntiä voidaan pitää vähäisenä tai laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma.

3 3 (7) Pyydettäessä toimitettavat selvitykset: Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty. Työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Edellä mainittuina todistuksina ja selvityksinä hyväksytään myös muut kuin viranomaisen antamat todistukset ja selvitykset, jos ne on antanut yleisesti luotettavana pidetty muu arvioija tai tietojen ylläpitäjä. Tällainen yhteisö on esimerkiksi rakennusalalla toimivan Rakentamisen Laatu RALA ry. Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava hankintayksikön pyynnöstä ja siinä asetetussa määräajassa vastaavat tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia niiden tilaajalle jättämispäivästä laskettuna. Tarjoaja suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos tämä on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen maksamisen tai jos tämä ei toimita edellä mainittuja selvityksiä pyynnössä esitetyssä määräajassa. Jos maksujen laiminlyöntiä on kuitenkin pidettävä vähäisenä tai jos tarjoaja on toimittanut maksunsaajan hyväksymän maksusuunnitelman, jää tarjoajan sulkeminen tarjouskilpailun ulkopuolelle hankintayksikön harkintaan. Vaatimus 2 Tarjoajalla on hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen. Tätä ominaisuutta arvioidaan tarjoajan vakavaraisuudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoisuudesta saatujen tietojen perusteella. Hankintayksikkö voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä.

4 4 (7) Pyydettäessä toimitettava selvitys: Tarjoajaa koskevat vahvistetut tilinpäätösasiakirjat edelliseltä tilikaudelta. Mikäli tarjoaja ei voi toimittaa tilinpäätöstietoja, koska yritys on vasta aloittanut toimintansa, tarjoajalla on mahdollisuus toimittaa selvitys vakavaraisuudestaan ja maksukyvystään muulla hankintayksikön hyväksymällä tavalla. Vaatimus 3 Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Pyydettäessä toimitettavat selvitykset: Kaupparekisterinote Selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos tarjoaja ei kuulu kauppa-, ennakkoperintä, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Lisäksi sopimuksessa tarjoaja voidaan velvoittaa toimittamaan todistukset erikseen sovittuina aikoina. Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava selvityksissä 1 ja 2 tarkoitetut tiedot sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan edellä mainittuja tietoja, suljetaan tarjouskilpailusta pois.

5 5 (7) 6. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus 6.1 Tarjouksen muoto- ja sisältövaatimukset Tarjouksen on oltava muodoltaan ja sisällöltään tarjouspyynnön mukainen. Muussa tapauksessa tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjous on tehtävä kirjallisesti, suomen kielellä. Tarjouksen tulee sisältää tarjoajien soveltuvuuden arviointiin (edellä kohta 5) ja tarjousten vertailuun (jäljempänä kohta 7) pyydettävät tiedot. Tarjous ei saa olla ehdollinen. 6.2 Tarjousten vertailua varten toimitettavat tiedot Tarjousten vertailuperusteet on määritelty jäljempänä kohdassa 7. Tarjousten vertailua varten tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa alla mainitut selvitykset. - kolme viimeisimpään aiheeseen tai teemaan sopivaa referenssiä 6.3 Osatarjoukset Hankinnassa on mahdollista tarjota kokonaistarjous tai seuraavat osatarjoukset: - Videonpiirros-/animointityöt - Videon käsikirjoitus, tuotannon suunnittelu, tuotanto, editointi ja äänityöt 6.4 Tarjoajan sähköisen yhteystiedon ilmoittaminen Tarjoajan on mahdollisuuksiensa mukaan ilmoitettava tarjouksessaan ensisijaisesti sähköpostiosoitteensa ja toissijaisesti telefaksi numeronsa hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten. Pyydetty yhteystieto on ilmoitettava tarjouksessa omana kohtanaan. 7. Tarjousten vertailu Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset ja selvitykset vertaillaan seuraavilla kriteereillä ja periaatteilla.

6 6 (7) Hankittavan palvelun valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan alla määritellyn mukaisesti tarjoushinnan ja palvelun laatutekijöiden perusteella. Eniten vertailupisteitä saanut tarjous valitaan. Vertailupisteet lasketaan desimaalin tarkkuudella. 1. Hinta, painoarvoltaan 50 % Tarjoushinnaltaan edullisin tarjous saa 50 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = edullisimman tarjouksen tarjoushinta (X) jaettuna asianomaisen tarjouksen tarjoushinnalla (Y) ja kerrottuna 50 pisteellä. Laskukaava: X/Y x 50 pistettä. 2. Palvelun laatutekijät, painoarvoltaan 50 % Palvelun laatua vertaillaan seuraavien tekijöiden perusteella: Toimittajien aiemmat referenssit. Laatupisteet: minimi 1, maksimi 10. Eniten laatupisteitä saanut tarjous saa 50 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = asianomaisen tarjouksen saamat laatupisteet (Y) jaettuna eniten laatupisteitä saaneen tarjouksen laatupisteillä (X) ja kerrottuna 50 pisteellä. Laskukaava: Y/X x 50 pistettä. Edellä kohdassa 6.2 on ilmoitettu, mitä tietoja tarjoajan on toimitettava tarjouksensa liitteenä tarjousten vertailua varten. 8. Tarjouksen tekemiseen liittyvät muut ehdot Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. 9. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Kaupunki

7 7 (7) harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. 10. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa 2 kuukautta tarjouksen päiväyksestä. 11. Tarjousten jättäminen Pyydämme tarjouksenne postitse osoitteeseen: Helsingin kaupungin ympäristökeskus Pirita Kuikka (: Viikinkaari 2 a) TAI Sähköpostilla: pirita.kuikka@hel.fi Tarjousten tulee olla perillä klo mennessä. Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjouksessa tulee ilmoittaa tarjoavan yrityksen yhteyshenkilöt yhteystietoineen (osoite, puhelin, sähköposti). Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon. 12. Tiedottaminen Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toimittaa mennessä osoitteeseen pirita.kuikka@hel.fi. Vastaukset kysymyksiin toimitetaan sähköpostitse kahden (2) työpäivän kuluessa eli viimeistään 1. Liitteet Hankinnan kohteen kuvaus (liite 1)