LIITE 4: TARJOUSPYYNTÖ

Transkriptio

1 Hankinta: Muistiliiton paino- ja jakelupalvelut, tilausjärjestelmä ja logistiikka Muistiliitto ry (jäljempänä tilaaja) pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti Muistiliiton jäsenlehden Muistin ja Hoitotahtoni- ja Oikeusopas-esitteiden paino- ja jakelupalveluista sekä Muistiliiton materiaalikokonaisuudesta huolehtivasta tilausjärjestelmästä sekä näihin liittyvästä logistiikasta. 1) Hankinnan tavoite ja kohde Hankinnan kohteena on Muistiliiton jäsenlehden Muistin ja Hoitotahtoni- ja Oikeusopasesitteiden paino- ja jakelupalvelut, Muistiliiton materiaalikokonaisuudesta huolehtiva tilausjärjestelmä sekä näihin liittyvä logistiikka. Hankintasopimuksen tavoitteena on näiden palvelujen luotettava ja asiantunteva yhteistyökumppanuus vuosille sekä mahdollisesti optiovuodelle Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu seuraavissa liitteissä: Hankintayksikön ja hankinnan kohteen yleiskuvaus (Liite 4A) Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset ja laatuvertailu (Liite 4B, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä) Sopimusluonnos (Liite 4E) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (Liite 4F, JYSE 2014 Palvelut) Osatarjouksia ei hyväksytä, sillä tässä hankinnassa kuvattu palvelu on yhtenäinen kokonaisuus. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan/ryhmittymän, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta tai yksinoikeutta hankintoihin. 2) Sopimuskausi Hankinta koskee vuosia , eli sopimuskausi on kolme (3) vuotta ja se alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta. Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on Lisäksi tilaajalla varaa oikeuden yhden vuoden (v. 2021) mittaiseen optiokauteen. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä viisi (5) kuukautta) ennen sopimuskauden päättymistä. 1(5)

2 3) Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään rajoitettua menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 ). Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 4) Yhteydenpito ja lisätiedot kilpailun aikana Ehdokkaat voivat esittää tarjouspyyntöä koskevia kysymyksiä Muistiliitolle to klo asti sähköpostitse ja niihin vastataan julkisesti Muistiliiton verkkosivuilla ( viimeistään ma klo Kysymyksiä voi esittää ainoastaan suomen kielellä, ja niihin vastataan ainoastaan suomen kielellä. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei ehdokkaiden tasapuolisen kohtelun nimissä vastata. Vastaukset kysymyksiin esitetään ainoastaan Muistiliiton verkkosivuilla. Kysymyksiin ei vastata sähköpostitse. Tarjoajan vastuulla on käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta jättäessään. Kysyjän nimeä tai muita ehdokasta koskevia tietoja ei ilmoiteta kysymysten ja vastausten yhteydessä. 5) Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjoajan on merkittävä tarjoukseen selkeästi liike- tai ammattisalaisuudet ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta. Lisäksi liike- ja ammattisalaisuudet on kirjattava tarjouslomakkeeseen. 2(5)

3 Tarjouksen vertailuhinta ei voi olla liike- tai ammattisalaisuus ja tieto tarjousten vertailussa käytetystä kokonaishinnasta on aina annettava. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 6) Tarjousten laatiminen ja jättäminen Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset on tarkastettu tarjoajien valintaprosessin yhteydessä. Tilaaja pidättää oikeuden tarkastaa tarjoajaa koskevien soveltuvuusvaatimusten täyttymisen todentavat asiakirjat uudelleen tarjousten jättövaiheessa. Hankinnan kohdetta koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 4B Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset ja laatuvertailu. Tarjoajan on palautettava lomake tarjouksen yhteydessä. Tarjous on laadittava sekä pyydetyt selvitykset toimitettava suomen kielellä. Tarjous on toimitettava paperilla JA USB-muistitikulla hankintayksikölle viimeistään ma klo alla olevaan osoitteeseen: Muistiliitto ry Pasilanraitio 9 B Helsinki USB-muistitikulla toimitettavien liitteiden tulee olla tallennettu yleisimmillä toimisto-ohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi.doc/.docx, xls./.xlsx /.pdf,.ppt/.pptx tai.jpeg tiedostoiksi. Kuoreen aihekenttään merkintä KILPAILUTUS/PAINOPALVELUT. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjoaja huolehtii siitä, että tarjous on perillä määräaikaan mennessä. Muistiliitto ei vastaa postin toimitusviiveistä tai muista syistä johtuvista myöhästymisistä. Tarjoaja voi tarkistaa tarjouksen perille saapumisen sähköpostitse (tiedotus@muistiliitto.fi) tai puhelimitse (p ). 7) Tarjouksen sisältö Tarjoukseen tulee liittää täytettyinä: liite 4B Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset ja laatuvertailu liite 4C Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus liite 4D Hintalomake edellä mainituissa dokumenteissa vaaditut lisäselvitykset ja liitteet kaksi (2) mallikappaletta kustakin kolmesta (3) tarjouspyynnön tuotteesta (painetusta Muistilehdestä, Hoitotahdosta ja Oikeusoppaasta), jotka vastaavat sopimusluonnoksessa (liite 4E) esitettyjä vaatimuksia Muisti-lehti Muistiliiton verkkosivuilla: muistiliitto.fi/fi/muistiliitto/tietoa-muistiliitosta/muisti-jasenlehti Hoitotahtoni-lomake sähköisenä: muistiliitto.fi/index.php/download_file/view/583/321 Oikeusopas-esite sähköisenä: muistiliitto.fi/index.php/download_file/view/526/321 Painokelpoiset tiedostot kaikista kolmesta: 3(5)

4 Tarjouksen perusteella arvioidaan yrityksen valmiuksia suoriutua tarjouspyynnön mukaisista tehtävistä tilaajaorganisaation toivomalla tavalla. 8) Tarjousten käsittely Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: Hankintayksikkö 1) Avaa tarjoukset 2) Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset 3) Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden 4) Vertailee tarjoukset 5) Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille 6) Solmii hankintasopimuksen voittajan kanssa. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi. Jos tarjouksen ja liitteiden paperi- ja sähköinen versio eroavat toisistaan, tehdään vertailu paperisen version pohjalta. 9) Tarjousten valintaperustelu ja vertailu Tarjousten valintaperuste on hinta-laatu-suhde, jonka vertailuperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: Hinta 40 % Hankintayksikkö vertailee ja pisteyttää hinnat tarjouspyynnön hintalomakkeen (Liite 4D) perusteella. Vertailussa halvin tarjous saa 40 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään kaavalla: halvin hinta / vertailtava hinta x 40. Laatu 60 % Hankintayksikkö vertailee laatua tarjouspyynnön liitteen 4B (Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset ja laatuvertailu) sekä painettujen mallikappaleiden (ks. tämän lomakkeen kohta 7 Tarjouksen sisältö) perusteella. Laatutekijät (yht. 60%) ovat seuraavat: painotarkkuus 40 % palveluprosessi 20 % Painotarkkuus arvostellaan asteikolla 0-40 pistettä. Palveluprosessi arvioidaan asteikolla 0-20 pistettä. 4(5)

5 Mikäli tarjous ei saa laadusta vähintään 30 pistettä (maksimi 60 pistettä), tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta, eikä sitä huomioida hintavertailussa. Lopuksi lasketaan yhteen hinnan sekä laadun vertailupisteet. Korkeimmat yhteenlasketut pisteet saanut tarjoaja voittaa tarjouskilpailun. Helsingissä xx.xx.2017 Eila Okkonen toiminnanjohtaja Muistiliitto ry LIITTEET Liite 4A Hankintayksikön ja hankinnan kohteen yleiskuvaus Liite 4B Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset ja laatuvertailu (palautettava) Liite 4C Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus (palautettava) Liite 4D Hintalomake (palautettava) Liite 4E Sopimusluonnos Liite 4F Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (Jyse 2014 Palvelut): vm.fi/documents/10623/307565/jyse+palvelut/564be8e8-8ed1-4b44-a e54f6348e 5(5)