PIENET JA KIIREELLISET KATUVALAISTUKSEN SUUNNITTELUKOHTEET

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö 1 (5) PIENET JA KIIREELLISET KATUVALAISTUKSEN SUUNNITTELUKOHTEET Hankinnan yksilöinti Järvenpään kaupunki pyytää tarjoustanne pienten ja kiireellisten katuvalaistuskohteiden suunnittelusta. Tarjousta pyydetään kahdelle (2) vuodelle ja yhdelle (1) erikseen päätettävälle optiovuodelle. Option käytöstä tehdään erillinen päätös ja sopimus ennen varsinaisen sopimusajan päättymistä. Tarjouskilpailu suoritetaan avoimena menettelynä. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-ilmoituspalvelussa osoitteessa ja Järvenpään kaupungin Internet-sivuilla Hallinto ja päätöksenteko Julkiset hankinnat Avoimet tarjouspyynnöt.. Hankinnan kohteena on Järvenpään kaupungin rajojen mukaisella jakelualueella yleisten alueiden pienten ja kiireellisten katuvalaistuksen suunnittelukohteiden puitejärjestely vuosille Toimeksianto sisältää yleisten alueiden kohdekohtaisten valaistus- ja sähköistyssuunnitelma-aineiston laatimista erikseen tilattavista kohteista. Suunnittelussa tulee huomioida kohdekohtaisesti yleisten alueiden rakenteet ja operaattoreiden johdot ja laitteet. Suunnitelma-aineistoon sisältyvät piirustukset tulee laatia dwg-muodossa vähintään AutoCad 2012 versiolla ja muu suunnitelmaaineisto tulee olla laadittuna ja avattavissa yleisesti käytössä olevilla officeohjelmilla. Suunnitelma-aineiston tulee sisältää vähintään seuraavat asiakirjat: 1. suunnitelmaselostus 2. työselitys 3. valaistuksen turvallisuusasiakirja 4. kustannusarvio 5. asemapiirustus 6. poikkileikkaukset 7. määräluettelo 8. pylväs-, jalusta- ja valaisinluettelo 9. ryhmitystaulukko 10. lamppujen lukumäärä-, virta- ja liitäntäteholuettelo Suunnitelmien tulostusmuoto ja toimitus sovitaan erikseen tilaajan kanssa. Toimintaa ohjaavat kaupungin kehitystarpeet, taloudellinen tilanne ja investointiohjelman toteutuminen. Tilaukset tehdään tilaajan tarpeiden mukaan. Hankinta sisältää useiden pienten ja kiireellisten kohteiden katuvalaistuksen suunnittelun, yhteisarvoltaan noin /vuosi, riippuen tilausten sisällöstä. 2 Hinnat ja hintojen voimassaolo Hinta tulee ilmoittaa hintalomakkeen (liite 3) mukaisesti ilman arvonlisäveroa. Tarjottavaan hintaan tulee sisältyä kaikki kustannukset. Hinta on sitovana voimassa koko sopimuskauden ajan.

2 Tarjouspyyntö 2 (5) 3 Puitejärjestely Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus solmia puitejärjestely siten, että palvelulle valitaan kolme (3) toimittajaa, jos kelpoisuusehdot (liitteet 1 ja 2) täyttäviä toimittajia ja hyväksyttäviä tarjouksia on riittävästi. Mikäli kelpoisuusehdot eivät täyty johtaa se tarjouksen hylkäämiseen. Konsulttisopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteenä 4. Tarjoajat asetetaan tarjousvertailun mukaiseen etusijajärjestykseen, jonka mukaan tilaukset tehdään. Ensisijaisesti tilaukset tehdään tarjouskilpailussa 1. sijoittuneelta toimittajalta. Mikäli tämä toimittaja ei pysty tilattuja tuotteita toimittamaan tilaajan antaman aikataulun mukaan, tilataan tuotteet tarjouskilpailussa 2. sijoittuneelta toimittajalta. Mikäli tämäkään ei pysty tilattuja tuotteita toimittamaan tilaajan antaman aikataulun mukaan, tilataan tuotteet tarjouskilpailussa 3. sijoittuneelta toimittajalta. Hankintayksikkö ei sitoudu etukäteen arvioituun hankintamäärään tai arvoon, eikä valitut toimittajat saa yksinoikeutta palvelun tuottamiseen. 4 Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon alittava. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007, jäljempänä hankintalaki) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. 5 Lisätiedot Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen tarjous.tekninen@jarvenpaa.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan "Lisätietopyyntö: Pienet ja kiireellisesti katuvalaistuksen suunnittelukohteet " Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä klo mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Mikäli lisäkysymyksiä tulee, vastaukset julkaistaan klo mennessä osoitteessa Hallinto ja päätöksenteko Julkiset hankinnat Avoimet tarjouspyynnöt.

3 Tarjouspyyntö 3 (5) Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Tarjouksesta tulee ilmetä, että tarjoaja on huomioinut mahdolliset lisäkysymykset tarjousta laadittaessaan. 6 Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 7 Tarjouksen laatiminen Tarjoajaa koskevat kelpoisuusehdot on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1, "Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset" ja liitteessä 2 " Hankinnan kohdetta ja tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset". Palvelun hinnoittelu on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 3 "Hintalomake". Liitteet 1, 2 ja 3 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen. Tarjouksen on sisällettävä kaikki pyydetyt tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Tarjoukset, jotka eivät sisällöltään vastaa tarjouspyyntöä tai joita ei ole tehty käyttäen tarjouslomakkeitta, hylätään. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden hylätä kaikki tarjoukset, eikä tarjouksen tekijällä ole oikeutta vaatia tilaajilta korvausta tarjousten tekemisestä. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja.

4 Tarjouspyyntö 4 (5) 8 Tarjouksen voimassaoloaika ja tarjouksen jättäminen Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa kaikilta osin viisi (5) kuukautta ilmoitetusta tarjouksen sisäänjättöpäivästä lukien. Kirjallinen tarjous tulee toimittaa suljetussa kuoressa klo mennessä osoitteeseen: Järvenpään kaupunki / Seutulantalon palvelupiste Kirjaamo PL 41 (käyntiosoite Seutulantie 12) Järvenpää Kuoreen on merkittävä tunnus Tarjous / Pienet ja kiireellisesti katuvalaistuksen suunnittelukohteet sekä tarjouksen jättäjän virallinen nimi. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei huomioida. 9 Tarjousten käsittely Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan kelpoisuusehtojen (liitteet 1 ja 2) tarkistaminen 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjousten hinnan arviointi ja vertailu 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 6. Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 10 Tarjousten valintaperusteet ja vertailu Tarjousten valintaperusteena on halvin hinta. Hintavertailu suoritetaan tarjouspyynnön hintalomakkeen (liite 3) mukaisesti. 11 Hankintapäätös ja hankintasopimus Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. Hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten tarjoajan tulee tarjouksessaan selkeästi ilmoittaa sähköpostiosoite, johon tieto tehdystä hankintapäätöksestä lähetetään. Kirjallinen hankintasopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat.

5 Tarjouspyyntö 5 (5) 12 Sopimuskausi ja -luonnos Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta ja se alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta. Erikseen voidaan päättää yhdestä (1) optiovuodesta sopimuskauden jälkeen. Palveluntuottajan tulee ottaa huomioon tarjousta tehdessään Konsulttisopimus RT 80343, liite 4 ehdot. Sopimusasiakirjat ja niiden keskinäinen etusijajärjestys: 1. Konsulttisopimus RT Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen 3. KSE Tarjousasiakirjat liitteineen 13 Päiväys ja allekirjoitus Liitteet Järvenpäässä Järvenpään kaupunki Liite 1: Tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset Liite 2: Tarjousta koskevat vähimmäisvaatimukset Liite 3: Hintalomake Liite 4: Konsulttisopimusluonnos RT 80343