Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja.

Transkriptio

1 TILINTARKASTUSPALVELUJEN HANKINTA Helsingin seurakuntayhtymä (jäljempänä tilaaja tai hankintayksikkö ) pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti Helsingin seurakuntayhtymän sekä Helsingin seurakuntayhtymän muodostamaan konserniin kuuluvien tytäryhtiöiden lakisääteisen tilintarkastuksen suorittamisesta (jäljempänä palvelu ). 1. HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE Hankinnan kohteena on Helsingin seurakuntayhtymän sekä Helsingin seurakuntayhtymän muodostamaan konserniin kuuluvien tytäryhtiöiden lakisääteisen tilintarkastuksen suorittaminen yhteisen kirkkovaltuuston vuosien toimikautta vastaavalta ajalta. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti seuraavissa liitteissä: Hankinnan kohde (Liite 1A), Luettelo tytäryhtiöistä (Liite 1B), Taloussääntö (Liite 1C), Sisäisen tarkastuksen johtosääntö (Liite 1D), Kuvaus varmennuslausunnosta (Liite 1E), 2013 Tasekirja (Liite 1F), Hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset (Liite 3) tarjouslomake, palautetaan täytettynä tarjouksen liitteenä), Sopimus (Liite 5A) ja Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (Liite 5B JYSE 2014 Palvelut). Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. 2. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta ja on voimassa määräaikaisena asti, koskien tilikausia 2015, 2016, 2017 ja HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon alittava kansallinen hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 73 ). Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 4. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA 1(5)

2 Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Kysymykset tilintarkastus. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä kello mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Kysymykset ja vastaukset lähetetään samansisältöisinä kaikille, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa em. mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Vastaukset kysymyksiin toimitetaan mennessä. Tarjoaja on velvollinen huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 5. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Merkitse tarjoukseen selkeästi liike- tai ammattisalaisuudet ja erota nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessa. Kirjaa lisäksi liike- ja ammattisalaisuudet tarjouslomakkeeseen, joka on tarjouspyynnön liitteenä: Liite 2 Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus. Tarjouksen vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 6. TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjouksen pitää sisältää seuraavat tarjouspyynnön liitteet, jotka tarjoajan on täydennettävä: Liite 2, Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus Liite 3, Hankinnan kohdetta koskevat vähimmäisvaatimukset Liite 4, Hintalomake Liite 6A ja 6B, Henkilötietolomakkeet Lisäksi tarjoajan on annettava em. liitteissä pyydetyt selvitykset. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset on annettava suomen kielellä. 7. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Tarjous on toimitettava hankintayksikölle viimeistään kello alla olevaan osoitteeseen: Helsingin seurakuntayhtymä / Kirjaamo Kolmas linja Helsinki 2(5)

3 Tarjous on toimitettava paperiversiona suljetussa kirjekuoressa. Lisäksi tarjous on toimitettava sähköisenä versiona USB-muistitikulla tai CD-Rom-levykkeellä, samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Sähköisen version tulee olla tallennettu yleisimmillä toimisto-ohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi.doc/.docx, xls./.xlsx /.pdf,.ppt/.pptx tai.jpeg tiedostoiksi. Tiedostojen tulee olla siirrettävissä tallennusvälineeltä tietokoneen muistiin. Merkitse kirjekuoreen tunniste Tarjous, tilintarkastus sekä tarjoajan nimi. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 8. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: Hankintayksikkö 1. Avaa tarjoukset 2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset 3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden 4. Vertailee tarjoukset 5. Pyytää ja tarkastaa voittajan soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset 6. Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille 7. Solmii hankintasopimuksen voittajan kanssa. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 9. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTEET JA VERTAILU Tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet ja painoarvot ovat alla olevan mukaiset. Pisteet lasketaan kussakin vertailukohdassa kahden desimaalin tarkkuudella. 1. HINTA 60 % Hintavertailussa käytetään liitteellä 4 Hintalomake ilmoitettua hintaa. Vertailussa halvimman vertailuhinnan tarjonnut tarjoaja saa vertailuun 60 (painoarvo muutettuna pisteiksi). Tämän jälkeen hinnat vertaillaan kaavalla: (halvin hinta / vertailtava hinta) x LAATU 40 % (jakautuen seuraavasti): 2.1 Henkilöiden kokemus ja osaaminen 30 % Vertailussa huomioidaan nimetyt päävastuulliset tilintarkastajat (2 kpl: 1 KHTtilintarkastaja ja 1 JHTT-tilintarkastaja). Myös sama henkilö voidaan nimetä sekä KHTettä JHTT-tilintarkastajaksi, mikäli henkilöllä on sekä KHT- että JHTT-auktorisointi. Henkilöiden kokemus ja osaaminen vertaillaan henkilötietolomakkeissa (tarjouspyynnön liite 6A) annettujen tietojen perusteella. Kummallekin henkilölle annetaan pisteet sen mukaan, mihin rooliin henkilö on nimetty, seuraavasti: 3(5)

4 Päävastuullinen KHT-tilintarkastaja ja päävastuullinen JHTT-tilintarkastaja, painoarvo 30 % Osaaminen / kokemus Pisteet Tilintarkastuskokemuksen määrä päävastuullisena tilintarkastajana KHT-auktorisoinnin (koskee KHT-tilintarkastajaa) / JHTT-auktorisoinnin alle 5 vuotta = 0 (koskee JHTT-tilintarkastajaa), jälkeen, montako vuotta. Kaikki kokemus lakisääteisen tilintarkastuksen suorittamisesta (vähimmäisvaatimus päävastuullisena tilintarkastajana huomioidaan. 3 vuotta) kerrotaan pisteet Mikäli JHTT-tilintarkastajaksi Tilintarkastuspäivien (htp á 7,5 h) määrä päävastuullisena tilintarkastajana KHT-auktorisoinnin (koskee KHT-tilintarkastajaa) / JHTT-auktorisoinnin (koskee JHTT-tilintarkastajaa) jälkeen lakisääteisissä tilintarkastuksissa viimeisten noin 5 vuoden ajalta yhteenlaskettuna, hyväksytään päivät jotka suoritettu lukien. Kaikki kokemus lakisääteisen tilintarkastuksen suorittamisesta päävastuullisena tilintarkastajana huomioidaan. kerrotaan pisteet Mikäli JHTT-tilintarkastajaksi Tilintarkastuspäivien (htp á 7,5 h) määrä päävastuullisena tilintarkastajana KHT-auktorisoinnin (koskee KHT-tilintarkastajaa) / JHTT-auktorisoinnin (koskee JHTT-tilintarkastajaa) jälkeen vastaavankokoisen julkisen hallinnon organisaation lakisääteisestä tilintarkastuksesta, hyväksytään päivät jotka suoritettu lukien vuotta = 5 yli 10 vuotta = 10 alle 100 päivää = päivää = 4 yli päivää = 7 yli 600 päivää = 10 Kokemus vastaavankokoisesta julkisen hallinnon organisaatiosta. Vastaavankokoisena pidetään julkisen hallinnon organisaatiota, jolla on vähintään kaksi osakeyhtiömuotoista tytäryhtiötä ja jonka tasearvo on vähintään 500 miljoonaa euroa. kerrotaan pisteet Mikäli JHTT-tilintarkastajaksi alle 50 päivää = päivää = 5 yli 100 päivää = 10 Kummallekin henkilölle annetaan pisteet. Henkilöiden saamista pisteistä lasketaan keskiarvo. Keskiarvo kerrotaan kohdan painoarvolla (30). 2.2 Päävastuullisten tilintarkastajien osuus hankinnan kohteena olevan palvelun tuottamisessa 10 % Päävastuullisten KHT- ja JHTT-tilintarkastajien osuus palvelun tuottamisessa, painoarvo 10 % Osallistuminen palvelun suorittamiseen Pisteet 50 % = vähimmäisvaatimus vähintään % = 2 vähintään % = 4 Päävastuullisen KHT-tilintarkastajan ja päävastuullisen JHTTtilintarkastajan osuus yhteensä hankinnan kohteena olevasta suoritettavasta tilintarkastustyöstä, johon tarjoaja sitoutuu. vähintään % = 6 vähintään % = 8 vähintään % = 10 4(5)

5 Henkilöt saavat yhteispisteet. Pisteet kerrotaan kohdan painoarvolla (10). Kohtien 2.1 ja 2.2 painotetut pisteet lasketaan yhteen. Näin saadaan laadun yhteispisteet. Laadun yhteispisteet skaalataan hintapisteiden kanssa samalle asteikolle siten, että eniten painotettuja laatupisteitä saanut tarjoaja saa 40 ja muut suhteessa siihen kaavalla: (vertailtava pistemäärä / korkein pistemäärä) x 40. Hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen. Korkeimmat yhteispisteet saanut tarjoaja voittaa tarjouskilpailun. 10. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Helsingissä Helsingin seurakuntayhtymä Jussi Muhonen Hallintojohtaja LIITTEET Liite 1A Hankinnan kohde Liite 1B Luettelo tytäryhtiöistä Liite 1C Taloussääntö Liite 1D Sisäisen tarkastuksen johtosääntö Liite 1E Kuvaus varmennuslausunnosta Liite 1F 2013 Tasekirja Liite 2 Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus (palautettava) Liite 3 Hankinnan kohdetta koskevat vähimmäisvaatimukset (palautettava) Liite 4 Hintalomake (palautettava) Liite 5A Sopimusluonnos Liite 5B JYSE 2014 Palvelut Julkis/JYSE_2014_palvelut.pdf Liite 6A Henkilötietolomake, päävastuulliset tilintarkastajat (palautettava) Liite 6B Henkilötietolomake, muu henkilöstö (palautettava) Liite 7 Sitoumusmalli 5(5)