TARJOUSPYYNTÖ HEUREKAN AV-HANKINTA sivu 1(8)

Transkriptio

1 HEUREKAN AV-HANKINTA sivu 1(8) 1 HEUREKAN AV-HANKINTA Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus sähköisessä tietokannassa Tiedekeskussäätiö järjestää tarjouskilpailun Av-laitteiden hankinnasta. Hankintailmoituksen kohteet: AV-tekniset laitteet hankintaohjelman erittelyn mukaan (Liite 1.). Hankinnan tavoite ja kohde Taustaa Tiedekeskussäätiö on käynnistänyt Tiedekeskus Heurekan laajennus- ja uudistushankkeen, jonka osana on Mediasärmiö-niminen tila. Mediasärmiön projisointipinnoille, ulkoseinäpinnoille projisioidaan päivittäin mahdollisesti jopa yhdeksän tunnin ajan vaihtelevaa sisältöä riippumatta siitä, mitä Mediasärmiön sisätilassa esitetään. Mediasisältö voi olla esimerkiksi livekuvaa, animaatio, valokuvia tai tekstitiedosto. Mediasärmiön tekniikan tulee olla korkealaatuista ja mahdollisten ohjelmistomuutosten tekeminen käyttäjien hallittavissa. Mediasärmiön sisällä on noin 110-paikkainen katsomo, joka palvelee pääasiassa rottakoripalloesitysten ja tiedeteatteriesitysten katsojia. Esiintymistilan käyttäjäryhmänä ovat Heurekan omat esiintyjät ja ulkopuoliset yhteistyökumppanit Heidän esityksensä (kuva ja tai ääni) tulee olla vaivattomasti live-projisoitavissa Mediasärmiön ulkopuolelle Heurekan kävijöiden nähtäväksi. Mediasärmiön ulkopuolella olevan yleisön tulee voida nauttia hyvälaatuisesta esityksestä heijastepinnan läheltä tai kaukaa katsottuna katselusuunnasta riippumatta. Katseluetäisyys vaihtelee yhdestä metristä kolmeenkymmeneen metriin. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on tammikuussa 2017 käyttöönotettavan Heurekan mediasärmiön ja tapahtumatorin (Tiedepuisto 1, Vantaa) AV-laitteisto, joka sisältää AV-laitteet toimitettuna, asennettuna ja täyteen toimintakuntoon saatettuna. AV-laitteiden huoltopalvelu sisältyy takuuaikana hankintaan liitteen 1 erittelyn mukaisesti. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti seuraavissa liitteissä: 1. Hankintaohjelma.pdf Liite 1.1_ AVAsiakirjaluettelo Liite 1.2_ pdf

2 HEUREKAN AV-HANKINTA sivu 2(8) 2 Liite 1.3_ pdf Liite 1.4_ pdf Liite 1.5_ pdf Liite 1.6_ pdf Liite 1.7_ pdf Liite 1.8_ pdf Liite 1.9_ pdf Liite 1.10_ pdf Liite 1.11_ pdf Liite 1.12_ pdf Liite 1.13_ pdf Liite 1.14_ pdf 2. AV-Laiteluettelo Tarjotun laitteiston peruskäytön tulee olla selkeää, yksinkertaista ja helposti opittavissa, koska laitteiston käyttäjinä on usein satunnaisia, tekniikkaa taitamattomia henkilöitä. Mediasärmiön ja tapahtumatorin AV-laitteisto on toiminnallinen kokonaisuus, jonka toimitus on tarkoituksenmukaista keskittää yhdelle toimittajalle. Osatarjoukset eivät ole sallittuja. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007), lakia täydentävää asetusta (614/2007) sekä julkisista hankinnoista annettua direktiiviä 2014/24/EU. Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 73 ). Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Tekniset liitteet voivat olla myös englanninkielisiä siltä osin, kuin niitä ei ole suomeksi saatavilla.

3 HEUREKAN AV-HANKINTA sivu 3(8) 3 Tiloihin tutustuminen Tarjoajalla on velvollisuus osallistua esittelytilaisuuteen. Heureka esittelee tilat tiistaina klo Esittelyyn pyydetään ilmoittautumaan sähköpostiosoitteella: hankinnat@heureka.fi Mikäli tarjoaja ei ole osallistunut esittelytilaisuuteen, tarjous tullaan hylkäämään. Tuotteeseen tutustuminen Tiedekeskussäätiö varaa itselleen oikeuden ulkopuolisen asiantuntijan käyttöön ja edellyttää mahdollisuutta tarjottuihin tuotteisiin tutustumiseen tarjoajan osoittamassa vastaavassa käyttöpaikassa ennen hankintapäätöksen tekoa ja sopimuksen allekirjoitusta. Hankintapäätös Hankintapäätöksen tekee Tiedekeskussäätiö. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti tarjoajan tarjouksessa ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Hankintasopimus Hankintasopimuksen allekirjoittaa Tiedekeskussäätiön hankintapäätöksen tekijä. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus Tiedekeskussäätiön ja valitun toimittajan kesken. Valitun toimittajan ja Tilaajan välille syntyy sitova sopimus vasta kun hankintasopimus on allekirjoitettu. Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta ja on voimassa, kunnes sopimusvelvoitteet on suoritettu. Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: tarjoajien kelpoisuuden arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen on vastattava tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia.

4 HEUREKAN AV-HANKINTA sivu 4(8) 4 Tarjouksen hintatiedot Ilmoittakaa tarjoamanne laitteet ja hinnat kiinteinä ilman arvonlisäveroa (alv 0 %) tarjouspyynnön liitteenä 2 olevalla av-laiteluettelon hintalomakkeella. Hintalomaketta ei saa muuttaa millään tavoin. Sopimusehdot Tarjoajan on tutustuttava huolellisesti liitteen 4 sopimusluonnokseen. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Tarjoaja ei voi esittää omia sopimusehtoja tarjouksessaan. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa. Hankinnoissa noudatetaan liitteenä olevan sopimusluonnoksen ehtojen lisäksi täydentävin osin liitteessä 5 mainittuja julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja JIT 2015 Laitteet ja JIT 2015 Yleiset ehdot. Tarjoaja hyväksyy liitteenä olevan sopimusluonnoksen ja em. sopimusehdot. Muut ehdot Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta, sen esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta. Tarjous on tehtävä kirjallisesti, suomen kielellä. Tekniset liitteet voivat olla myös englanninkielisiä siltä osin kuin niitä ei ole mahdollista saada suomenkielisinä. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Asiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjouksesta sisältää liikesalaisuuksia, on tarjoajan ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä, jonka ylälaitaan tulee merkitä teksti "SALAINEN". Asianosaisella on kuitenkin aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tarjousten vertailussa käytetystä tekijästä. Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, Tiedekeskussäätiöllä on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudessaan julkisena. Tarjouksen julkiseksi tulemisen ajankohta määräytyy edellä kerrotulla tavalla.

5 HEUREKAN AV-HANKINTA sivu 5(8) 5 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa saakka. Yhteydenpito ja lisätiedot kilpailun aikana Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset on toimitettava maanantaihin mennessä osoitteeseen: hankinnat@heureka.fi Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja sähköpostin aihekenttään merkittävä Kysymykset Heurekan AV-hankinta. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Kysyjän nimeä tai muita tarjoajaa koskevia tietoja ei ilmoiteta kysymysten ja vastausten yhteydessä. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan hankintayksikön internetsivuilla osoitteessa: viimeistään Tarjouspyynnön mahdollisista muutoksista ilmoitetaan edellä mainitussa internetosoitteessa Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Tarjousten laatiminen ja jättäminen Tarjous on toimitettava hankintayksikölle viimeistään tiistaina kello alla olevaan osoitteeseen: Postiosoite: Tiedekeskussäätiö PL 166, Vantaa Käyntiosoite: Tiedekeskussäätiö Tiedepuisto 1, Vantaa

6 HEUREKAN AV-HANKINTA sivu 6(8) 6 Tarjous on toimitettava paperiversiona suljetussa kirjekuoressa. Lisäksi tarjous on toimitettava sähköisenä versiona USB-muistitikulla tai CD-Rom-levykkeellä, samassa kirjekuoressa paperiversion kanssa. Sähköisen version tulee olla tallennettu yleisimmillä toimisto-ohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi.doc/.docx, xls./.xlsx /.pdf,.ppt/.pptx tai.jpeg tiedostoiksi. Tiedostojen tulee olla siirrettävissä tallennusvälineeltä tietokoneen muistiin. Merkitse kirjekuoreen tunniste Tarjous Heurekan AV-hankinta sekä tarjoajan nimi. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Merkitse tarjoukseen selkeästi liike- tai ammattisalaisuudet ja erota nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessa. Kirjaa lisäksi liike- ja ammattisalaisuudet tarjouslomakkeeseen, joka on tarjouspyynnön liitteenä: Liite 3 Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus. Tarjouksen vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjousten käsittely Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: Hankintayksikkö 1. Avaa tarjoukset 2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset ESPD:n tiedoista 3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden 4. Vertailee tarjoukset 5. Valitsee parhaan tarjouksen 6. Pyytää ja tarkastaa parhaan tarjouksen antajalta soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset 7. Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille 8. Solmii hankintasopimuksen voittajan kanssa. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

7 HEUREKAN AV-HANKINTA sivu 7(8) 7 EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi. Tarjousten valintaperuste ja vertailu Tarjousten valintaperuste on halvin hinta. Valintaperusteena on halvin hinta, koska hankintaohjelmassa ja teknisissä erittelyissä esitetyt laitteiden ominaisuudet ovat vähimmäisvaatimuksia, ja ne on asetettu korkealle tasolle. HINTA 100 % Hankintayksikkö vertailee ja pisteyttää hinnat tarjouspyynnön hintalomakkeen (Liite 2) perusteella. Vertailussa halvin tarjous saa 100 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään kaavalla: halvin hinta / vertailtava hinta x 100 Tarjottaville tuotteille on määritelty vähimmäisvaatimukset liitteessä 1 hankintaohjelma sekä liitteissä Hankintayksikkö laskee hintaliitteellä ilmoitetut yksikköhinnat yhteen ja halvimman kokonaishinnan tarjoaja voittaa tarjouskilpailun. Vantaalla Tiedekeskussäätiö Tapio Koivu toiminnanjohtaja Liitteet 1. Hankintaohjelma.pdf Liite 1.2_ pdf Liite 1.3_ pdf Liite 1.4_ pdf Liite 1.5_ pdf Liite 1.6_ pdf Liite 1.7_ pdf Liite 1.8_ pdf

8 HEUREKAN AV-HANKINTA sivu 8(8) 8 Liite 1.9_ pdf Liite 1.10_ pdf Liite 1.11_ pdf Liite 1.12_ pdf Liite 1.13_ pdf Liite 1.14_ pdf 2. AV-laiteluettelo/hintalomake 3. Tarjoustiedot ja tarjoajan soveltuvuus 3.1 Heurekan AV-hankinta ESPD XML-tiedosto 4. Sopimusluonnos Heurekan AV-laitteet 5. Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015 Laitteet ja JIT 2015 Yleiset ehdot :