Espoon kaupungin hankintapalvelut TARJOUSPYYNTÖ nro /2012

Transkriptio

1 VIRVE-PÄÄTELAITTEIDEN HANKINTA 1. Hankinnan kohde ja kuvaus Espoon kaupunki pyytää tarjousta Länsi-Uudenmaan pelastuslaitoksen (Espoo), Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen (Vantaa) ja Itä-Uudenmaan pelastuslaitoksen (Porvoo) käyttöön soveltuvista Virve-päätelaitteista. Tarkemmat vaatimukset on kuvattu tämän tarjouspyynnön liitteellä 1. Yhteinen tarjouspyyntö perustuu Espoon ja Vantaan kaupunkien solmimaan sopimukseen yhteishankinnoista sekä Porvoon kaupungin erilliseen valtakirjaan. Osatarjoukset otetaan huomioon osa-alueittain: A. Ajoneuvoasema B. Johtoradio C. Savuradio Tarjoaja voi tarjota yhtä tai useampaa osa-aluetta. Hankinnassa tullaan valitsemaan osa-alueittain yksi toimittaja sekä yksi varatoimittaja. 2. Tarjouspyynnön liitteet 1. Hankinnan yksilöinti (tekniset vaatimukset) 2. Kelpoisuusehdot (täytettävä lomake, joka palautetaan tarjouksen yhteydessä) 3. Laatutiedot (täytettävä lomake, joka palautetaan tarjouksen yhteydessä) 4. Hintaliite 4A-4C (täytettävä lomake, joka palautetaan tarjouksen yhteydessä) 5. Keskeiset sopimusehdot 3. Sopimuskausi Sopimuskausi on kaksi vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien. Sopimuskauteen sisältyy lisäksi 2 optiovuotta. Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan 3 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä.

2 4. Hankintapäätös 5. Hankintasopimus 6. Hankintamenettely Hankintapäätöksen kaikkien kaupunkien puolesta tekee Espoon kaupungin hankintapalvelujen johtaja. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintasopimuksen allekirjoittaa kaikkien kaupunkien puolesta hankintapäätöksen tekijä. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus kaupunkien ja valitun toimittajan kesken. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi. Valitun toimittajan ja kaupunkien välille syntyy sitova sopimus vasta, kun hankintasopimus on allekirjoitettu. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. 7. Tarjouksen hylkääminen 8. Tarjousten käsittely Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu

3 9. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä tarjouspyynnön liitteellä 2 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. 10. Tarjottavan tuotteen kelpoisuuden arviointi Tarjottujen tuotteiden tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. 11. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. 12. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. 13. Tarjouksen hintatiedot Tarjoushinnat on ilmoitettava tarjouspyynnön liitteillä 4A-4C, joita ei ole sallittu millään tavoin muuttaa. Hinnat on annettava ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteillä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Hintojen on oltava kiinteänä voimassa vähintään asti. Tämän jälkeen hintoihin voidaan tehdä tarkistuksia liitteen 5 mukaisesti. Hintoihin tulee sisältyä kaikki tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisista ehdoista aiheutuvat kustannukset, mikäli tarjouspyynnön hintaliitteellä ei ole annettu mahdollisuutta hinnoitella ko. ehdoista aiheutuvia kustannuksia erikseen. 14. Tarjousten vertailu Vertailu tehdään jokaisen osa-alueen A, B ja C osalta erikseen. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus liitteen 2 mukaisesti.

4 15. Sopimusehdot 16. Maksuehto 17. Muut ehdot Tarjoajan on tutustuttava huolellisesti liitteen 5 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Tarjoaja ei voi esittää omia sopimusehtoja tarjouksessaan. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa. Hankinnoissa noudatetaan liitteenä olevien sopimusehtojen lisäksi täydentävin osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 TAVARAT. Mainitut yleiset hankintaehdot ovat löydettävissä Internetistä osoitteesta: Maksuehto on 21 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen pyytäjä voi perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjous on tehtävä kirjallisesti, suomen kielellä. Tarjous ei saa olla ehdollinen. 18. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2

5 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. 19. Tarjouksen voimassaolo 20. Lisätiedot Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään saakka. Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.tyt@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internetsivuilla osoitteessa: viimeistään Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. 21. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy klo Kirjallinen suomenkielinen tarjous annetaan ja toimitetaan suljetussa kirjekuoressa neljänä (4) kappaleena osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs, Espoon keskus (kauppakeskus Entresse, kaupungin arkisto). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Virve-päätelaitteiden hankinta 3133/ /2012. Tarjous tulee lisäksi lähettää paperisen tarjouksen ohessa muistitikulla. Sähköisen tarjouksen ei tarvitse sisältää tarjoajan kelpoisuuden osoittavia liitteitä, esimerkiksi verovelkatodistusta. Mikäli sähköisen ja paperimuotoisen tarjouksen välillä on ristiriitaa, on paperimuotoinen tarjous ensisijainen.

6 Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Espoossa Marjo Ojala va. hankintapalvelujen johtaja