4. Toimittajan valinta Tuotteiden toimittajaksi valitaan edullisimman tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen tehnyt toimittaja.

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ RUOANKULJETUKSISTA 1. Hankinnan kuvaus Raahen kaupungin hankintapalvelut pyytää Raahen kaupungin ateria- ja puhtauspalveluille tarjouksia ruoankuljetuksista liitteen mukaisesti. Jokainen hankintayksikkö tekee oman päätöksen sopimukseen liittymisestä. Tarjouspyynnön tekstissä hankintayksiköt = tilaaja. Myöhemmin tekstissä tarjoaja = toimittaja. 2. Hankintamenettely Hankinta suoritetaan avointa hankintamenettelyä käyttäen. Hankintailmoitus julkaistaan HILMA -palvelussa ( sekä Raahen kaupungin internet sivuilla kohdassa Viralliset ilmoitukset. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista 348/ Sopimuskausi Sopimuskausi on ajalle Hankintayksiköt varaavat mahdollisuuden option käyttöön ajalle Optiolla tarkoitetaan tilaajan mahdollisuutta jatkaa sopimusta alkuperäisin ehdoin. Optiokaudesta tehdään erillinen hankintapäätös ennen sopimuskauden päättymistä. 4. Toimittajan valinta Tuotteiden toimittajaksi valitaan edullisimman tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen tehnyt toimittaja. 5. Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan tulee olla rekisteröitynä sijoittumismaansa ammatti- ja elinkeinorekisteriin (kaupparekisteriin). Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin (yritys- ja yhteisötietojärjestelmä, tai vastaaviin sijoittumismaansa rekistereihin. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa: 1. todistus verojen maksamisesta/verovelkatodistus taikka todistus siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty 2. todistus lakisääteisen sosiaalimaksujen (esim. eläkevakuutusmaksujen) suorittamisesta Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksenjättöpäivästä laskettuna.

2 6. Tarjouspyynnön sisältö mukaisuus Tarjouksen hintatiedot on esitettävä liitteenä olevassa taulukossa (liite xx) kuljetusaikataulujen ja ajoreittien mukaisesti (liite xx). Tarjous tulee tehdä kaikilta osin suomen kielellä. Tarjouksen tulee olla muodoltaan ja sisällöltään tarjouspyynnön vaatimusten mukainen. Muussa tapauksessa tarjous suljetaan tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisena Osa- ja vaihtoehtoiset tarjoukset Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 8. Toimitusehto Tarjoukset tulee laatia toimitusehdolla vapaasti tilaajalla osoitteisiin toimitettuna. Kuljetuksesta, vakuutuksesta ja rahdista vastaa tavaran lähettäjä. Toimitusehto koskee koko sopimuskautta. 9. Maksuehdot Maksuehto 21 päivää netto. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittely- yms. lisiä ei hyväksytä. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaan. 11. Laatu- ja ympäristövaatimukset Tarjottavien tuotteiden oltava käyttötarkoitukseensa sopivia. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan siihen, että yrityksen toiminta täyttää Suomessa ja EU-alueella voimassa olevat säädökset ja viranomaismääräykset. Edellytämme tarjoajaa huolehtimaan jätelain 1072/ velvoitteiden täyttymisestä tarjoamiensa tuotteiden osalta. Tarjoajalla on oltava omavalvontasuunnitelma, joka on lisättävä tarjouksen liitteeksi. 12. Vähimmäisvaatimukset Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen kopio voimassaolevasta liikenne- tai taksiluvasta. Tarjoajan tulee liittää terveystarkastajan lausunto auton/autojen sopivuudesta ruoankuljetukseen.

3 3 13. Muut ehdot Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten toimitusehtojen liittäminen tarjoukseen voi johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä esitetyt ehdot. Tarjoaja huolehtii, että kuljetukset toimivat sovittuina aikoina. Kalustorikon sattuessa tarjoaja vastaa kuljetuksen toimimisesta ajallaan. Reitti- ja toimintapäivämuutokset ovat mahdollisia. Tilaaja ilmoittaa asiasta ennakkoon. Kuljetukset suoritetaan tilaajan lämpöastioilla. Tarjoaja huolehtii kalustonsa suojauksesta mahdollisilta roiskeilta. Toimittaja vastaa alihankkijansa soveltuvuutta koskevista vaatimuksista. Hankintayksiköllä on oikeus irtisanoa sopimus, mikäli sopimuskumppani muuttaa kuljetuksen laatua, hintoja tai kaupallisia ehtoja sopimuksen vastaisesti. Kuljetuksen laadun on pysyttävä vähintään sopimuksen tekohetken mukaisena koko sopimuskauden ajan. 14. Tarjoushinta Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Arvonlisäverottomat (alv 0%) hinnat on annettava liitteellä 1. Hinnoitteluliitettä ei saa muuttaa. HUOM! kaikille pyydetyille riveille tieto (sininen kenttä). Muussa muodossa hinnoiteltuja tarjouksia ei käsitellä. Tarjoaja vastaa hinnoitteluliitteellä annettujen tietojen oikeellisuudesta. Hintojen on sisällettävä kaikki palvelun tuottamisesta ja tämän tarjouspyynnön ehdoista tarjoajalle aiheutuvat kustannukset, jotka tarjoaja haluaa ostajalta sopimuskauden aikana veloittaa. Mitään erillisiä maksuja/veloituksia ei hyväksytä. Hintojen tulee olla kiinteät sopimuskaudella kahdentoista (12) kuukauden jaksoissa, ensimmäinen jakso Sen jälkeen toimittaja voi ehdottaa hintojen muuttamista seuraavalle jaksolle. Muutosehdotukset hinnanmuutoksista toimitetaan perusteluineen kirjallisesti vähintään kaksi (2) kuukautta ennen kulumassa olevan jakson päättymistä. Hinnanmuutoksen voimaantulo uuden jakson alusta edellyttää tilaajan hyväksyntää

4 4 15. Tarjouksen sisältö Tarjouksen hintatiedot tulee esittää liitteellä 1. Tarjouksen pitää olla tarjouspyynnön mukainen, esitystavaltaan selkeä ja tiedot pitää esittää tarjouspyynnön mukaisessa järjestyksessä. Tarjoukseen on liitettävä palvelun ja palveluorganisaation lyhyt kuvaus. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseen lyhyt kuvaus toimintavarmuudesta ja miten toimintavarmuus määritellään. Tarjouksesta kokonaisuudessaan vastaavan henkilön ja tämän varahenkilön yhteystiedot tulee mainita tarjouksessa. (Liite 2, perustietolomake) 16. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: - Tarjousten avaaminen - Tarjoajien kelpoisuuden arviointi - Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu - Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto - Päätöksen lainvoimaiseksi tulemisen odottaminen - Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella 17. Vertailu Tarjoajille ja tarjouksille yleisesti asetetut ja vähimmäisvaatimukset täyttävien tarjousten kesken suoritetaan hintavertailu osioittain. Edullisimman tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen tehnyt tarjoaja on kyseessä olevan tarjouskilpailun voittaja. 18. Laskutus Laskutus tapahtuu ensisijaisesti verkkolaskutuksella, kuukausittain koontilaskulla toteutuneiden toimitusten mukaisesti toimitusosoitteittain. Pyydämme ilmoittamaan tarjouksessa, mikäli tarjoajalla ei ole verkkolaskutus mahdollisuutta. 19. Raportointi Toimittajalla tulee olla valmius toimittaa pyydettäessä raportit ostoista myös toimitusosoitteittain. 21. Sopimus Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön kun se on saanut lainvoiman. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua, siitä kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoitteen tiedoksi. Valitun toimittajan kanssa laaditaan sopimus, joka päättyy sopimuskauden loppuun ilman erillistä irtisanomista. Sopimus on sitova vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Hankinnassa noudatettavat asiakirjat tulkintajärjestyksessä:

5 1. sopimus 2. hankintapäätös 3. tarjouspyyntö liitteineen 4. julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2009 TAVARAT 5. tarjous liitteineen Asiakirjojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Tarjouskilpailuun osallistuneet voivat halutessaan tutustua asiakirjoihin päätöksenteon jälkeen. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mahdolliset liike- ja ammattisalaisuudet on merkittävä erilliselle liitteelle. Hankintayksikön päätösten jälkeen alkuperäiset tarjousasiakirjat ovat asianosaisten nähtävissä Raahen kaupungin hankintapalveluissa, osoitteessa Brahenkatu 2, Raahe. Asiakirjoihin tutustumisesta on sovittava ennakkoon: toimistonhoitaja Maire Ylisirniö, puhelin tai sähköpostilla osoitteella maire.ylisirnio@raahe.fi. 23. Tarjousten jättäminen ja voimassaoloaika Toimivaltaisen henkilön/-henkilöiden allekirjoituksella vahvistettu tarjous ja tarjousliitteet, joiden tulee olla voimassa saakka, tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa osoitteella: Raahen kaupunki Hankintapalvelut Brahenkatu Raahe Tarjouskuoreen on merkittävä lähettäjän yhteystiedot ja tunnus Ruoankuljetus. Tarjoukset on oltava perillä viimeistään klo Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen tarjousasiakirjat liitteineen muistitikulla. Kirjallinen tarjous liitteineen on ainoa pätevä asiakirja tarjousten käsittelyssä. Myöhästyneet tarjoukset tullaan hylkäämään. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. 24. Lisätiedot Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset tulee esittää ainoastaan sähköpostilla osoitteella hankinta@raahe.fi. Sähköpostin otsikko Ruoankuljetus.

6 6 Kysymykset on esitettävä viimeistään Esitetyt kysymykset ja vastaukset niihin on nähtävillä viimeistään Raahen kaupungin internet-sivuilla ( kohdassa Viralliset ilmoitukset. HUOM! Tarjoajan tulee huomioida tarjousta tehdessään edellä mainitut kysymykset ja niihin annetut vastaukset, koska ne sisältävät viimeisimmän tarjouspyyntöä koskevan tiedon. 25. Päätös Päätös toimitetaan asianosaisille sähköpostilla. Pyydämme ilmoittamaan tarjouksessa sähköpostiosoitteen, johon tarjoaja haluaa päätöksen toimitettavaksi Maire Ylisirniö toimistonhoitaja LIITTEET: Liite 1, hintaliite ajoreitteineen Liite 2, Tarjoajan perustietolomake Liite 3, JYSE 2009 TAVARAT