Hankintailmoitus Tatu ja Patu elämyskohteen suunnitelma 1 HANKINTAILMOITUS NÄYTTELY- JA SISUSTUSSUUNNITELMAN TUOTTAMINEN TATU & PATU -ELÄMYSKOHTEESEEN Hankinnan kuvaus Hankinnan kohteena on Tatu ja Patu elämyskohteen näyttely- ja arkkitehtisuunnittelu. Pyydämme ilmoittamaan halukkuudestanne osallistua suunnittelutyön tarjouskilpailuun. Lopullinen suunnittelutyö sisältää seuraavat osat: 1) Näyttelysuunnittelu Toimeksiantoon sisältyy seuraavat tilat n. 800 m2 kokoisessa yksitasoisessa väliseinin jaettavissa olevassa tilassa. Näyttelyhuoneet, eteistilat, wc, myymälätila/asiakaspalvelupiste (ei kalustesuunnittelua, paitsi näyttelytuotteiden osalta) Piha-alueen suunnittelu Piha-alue n. 1500 m2 Valmiin näyttelysuunnitelman tulee sisältää Valaistussuunnittelu Kiinto- ja irtokalusteiden suunnittelu Akustiikkasuunnittelu 2) Arkkitehtisuunnittelu Laadittavat asiakirjat: Työ- ja kalusteselitys, maalaustyöselitys ja värityssuunnitelma Työ- ja kalustepiirustusten laadinta Irtokalusteluettelo Asemapiirros 3) Näyttelyn rakentamisen kustannuslaskelma Hankintamenettely Suunnittelutyön toteutus 12/2017 -> Huomioitava esteettömyys suunnitelmissa Hankintamenettely on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta eli ns. pienhankinta, jonka hankintaan ei sovelleta lakia julkisista hankinnoista. Hankintatapana on neuvottelumenettely, jonka perusteena on, että hankintaan kuuluu suunnittelua ja innovatiivisia ratkaisuja, eikä tuotetta ole ostettavissa valmiina ratkaisuna. Tarjouspyyntö on julkaistu Sastamalan kaupungin internetsivulla osoite: www.sastamala.fi -> hankinnat. Hankinta on osa Joutsenten reitin rahoittamaa esiselvityshanketta Tatu ja Patu elämyskohteen toteuttamisesta, jossa suunnitelman ostamiseen varattu enimmäismäärä on 45 000.
Hankintailmoitus Tatu ja Patu elämyskohteen suunnitelma 2 Hankinnan aikataulu: Hankintailmoitus osallistumishakemukset 10.9.2017 mennessä Jatkoon valituille lähetetään neuvottelukutsu, joka sisältää alustavan tarjouspyynnön. Neuvotteluihin kutsutaan vähintään 3 hakijaa osallistumishakemusten perusteella, mikäli vähimmäiskriteerit täyttyvät. Jatkoon valittavilta pyydetään alustavat tarjoukset 10.10.2017 mennessä Neuvottelut käydään alustavien tarjousten perusteella ja täsmennetään vaatimuksia lopullista tarjousta varten. Neuvotteluja voidaan vaiheistaa niin, että vertailuperusteita täsmennetään neuvottelujen edetessä. Lopulliset tarjoukset pyydetään myöhemmin neuvotteluvaiheen lopussa mukana olevilta. Tarjoukset ja neuvottelujen aikana saadut tiedot tulevat julkisiksi hankinnan päätyttyä. Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin hankintasopimuksen tekohetkellä. Toimittajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoajan on osoitettava ammatillinen pätevyytensä vähintään kolmella referenssikohteella. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi, tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoajien kelpoisuuden arvioimiseksi lopullisessa tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan Y-tunnus ja tarjouspyynnön voittajan on esitettävä: - verovelkatodistus - vakuutusyhtiön/yhtiöiden todistukset lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen ja tapaturmavakuutusmaksujen maksamisesta. Vastaavat tiedot ja todistukset on toimitettava myös alihankkijoiden osalta. Todistukset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia hankintapäätöksen päivästä laskettuna. Valinta- ja vertailuperusteet Tarjous tulee tehdä tarjouspyyntöä vastaavassa muodossa sisältäen hankintailmoituksessa vaaditut tiedot. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjouksen tekemisestä ei makseta korvausta. Kokonaistaloudellisuutta arvioidaan seuraavasti: Osallistumisilmoituksen arvioinnin valintaperusteet painoarvot ovat seuraavat: Laatu ja tyyli: - suunnitteluidean innovatiivisuus ja soveltuvuus kohteeseen - työnäytteet ja referenssit - tarjoajan pätevyys
Hankintailmoitus Tatu ja Patu elämyskohteen suunnitelma 3 ARVIOINNIN KRITEEREJÄ: Jatkoon valitaan paras suunnittelutyö ja kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto laatukriteerejä painottaen. Laadun arviointikriteerit parhaan idean löytämiseksi tärkeysjärjestyksessä: Pohjautuminen Tatu ja Patu -kirjoihin, suunnitelman innovatiivisuus, esteettiset ja toiminnalliset ominaisuudet, toimivuus elämyskohteena, käytännöllisyys ja käyttökustannukset, sopivuus Sastamalan kirjakortteliin ja tarjoajan ammatillinen pätevyys. Kriteerejä voidaan täsmentää neuvotteluvaiheessa. Neuvotteluvaiheessa suurella painoarvolla ovat lisäksi haastattelut, visiot, näkemys elämyskohteesta ja vuorovaikutustilanne. Tarjouksen hintaerittelytaulukko tulee toimittaa tarjouksessa tai sen liitteenä. Tarjousten arvioimiseksi osallistumisilmoituksen mukaan on liitettävä 1. Ideapaperi kohteen suunnittelusta Kirjallinen idealuonnos elämyskohteesta yhdellä A4-sivulla. 2. Työnäytteet eli referenssikohteet Pyydämme liittämään mukaan 3 kpl vapaavalintaista suunnittelukohdetta. Työnäytteiden avulla arvioidaan toimittajan kykyä ennakkoluulottomiin ja positiivisesti erottuviin, mutta kuitenkin tarkoituksenmukaisiin ratkaisuihin. Tarjoukseen voi liittää myös mahdolliset alan tunnustukset. 3. Tarjoajan kokemus sekä arvio aikataulusta Tarjoajan kokemus soveltuvista vastaavanlaisista ja -kokoisista hankkeista. Suunnitteluun ja toteutukseen osallistuvan henkilöstön työkokemus, erityisosaaminen ja pätevyys. Pyydämme myös arvion suunnitelman toteuttamisen aikataulusta. 4. Tarjouksen hinta Osallistumisilmoituksessa tai sen liitteenä tulee toimittaa hintaerittelytaulukko sekä tuntihinta muille mahdollisille lisätöille. Hinta-arvio, jota voidaan täsmentää myöhemmissä vaiheissa. a. Näyttelysuunnittelulle b. Arkkitehtisuunnittelulle Osallistumisilmoitukset käy läpi hankkeen projektiryhmä, eli Sastamalan kaupungin viestintäpäällikkö, matkailu- ja tapahtumatuottaja sekä elinkeinojohtaja.
Hankintailmoitus Tatu ja Patu elämyskohteen suunnitelma 4 Osallistumisilmoitusten perusteella kutsutaan jatkoon vähintään 3 suunnittelijaa, mikäli alkukriteerit täyttyvät. Neuvotteluihin kutsuttavien tarjoajien alustavat tarjouspyynnöt sekä myöhemmin pyydettävät lopulliset tarjoukset käy läpi projektiryhmä sekä kirjailijat Aino Havukainen ja Sami Toivonen. Neuvotteluissa keskustellaan kohteen suunnittelusta tarkemmin ja pyritään täsmentämään valintakriteereitä lopullista tarjouspyyntöä varten. Hinnat Valinta Osatarjous Muut ehdot Lopulliseen tarjoukseen tulee antaa kustakin osa-alueesta arvioidut kokonaiskustannukset sekä mahdollisia lisätöitä varten tuntihinnoittelu. Tarjousten vertailun ja kokonaistaloudellisen edullisuuden arvioinnin suorittaa työryhmä, johon kuuluvat Sastamalan kaupungin viestintäpäällikkö Johanna Kurkikangas, matkailu- ja tapahtumatuottaja Teresa Vidfelt, elinkeinojohtaja Ursula Lumme sekä kirjailijat Aino Havukainen ja Sami Toivonen. Ei oteta huomioon. Tilaajalle, Sastamalan kaupungille, siirtyy täydelliset omistus- ja käyttöoikeudet tilattuihin tuotteisiin. Sastamalan kaupungilla on kaikki oikeudet toimeksiantojensa perusteella valmistettuun aineistoon, kun työ on kokonaan maksettu. Tilaajalla on tuolloin oikeus muokata toimeksiantotyön tuloksia sekä tehdä niihin haluamiaan muutoksia. Toimittaja vastaa siitä, että toimeksiannon perusteella valmistetun aineiston tekijänoikeuksiin ei kohdistu vaateita kolmansilta osapuolilta. Hylkäämisperusteet Tarjous hylätään, jos tarjous ei täytä esitettyjä vaatimuksia tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Tilaajalla on oikeus olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. Tarjousaika ja tarjousten palautus Asiakirjojen julkisuus Osallistumisilmoitus tarjouskilpailuun on toimitettava viimeistään 10.9.2017 kello 15.00 suljetussa kirjekuoressa Sastamalan kaupungin kirjaamoon osoitteella: Sastamalan kaupunki, PL 23, 38201 Sastamala tai pdf-tiedostoina sähköpostilla sastamala@sastamala.fi Kuoressa / sähköpostin otsikkona on ehdottomasti oltava merkintä Osallistumisilmoitus: Tatu ja Patu elämyskohteen suunnittelu 2017. Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Tarjouskilpailuun osallistuneet saavat halutessaan tarjoukset nähtäväkseen jo päätöksenteon jälkeen. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike- tai ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Tuotteen hinta ja sen erittelyt eivät ole liikesalaisuuksia.
Hankintailmoitus Tatu ja Patu elämyskohteen suunnitelma 5 Lisätiedot Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on tehtävä 18.8.2017 mennessä sähköpostitse osoitteella teresa.vidfelt@sastamala.fi. Sähköpostin otsikkona tulee olla Lisätietopyyntö: Tatu ja Patu elämyskohteen näyttelysuunnittelu 2017. Tilaaja julkaisee yhteisen vastauksen kaikkiin kysymyksiin viimeistään 25.8.2017 kotisivuilla www.sastamala.fi -> hankinnat.