Tilintarkastuspalvelut vuosille

Transkriptio

1 1 Tilintarkastuspalvelut vuosille Hankinnan kohde Pyydämme tarjousta Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymän kuntalain 72 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta vuosille tai vuosille , valtuusto vahvistaa toimikauden pituuden valinnan yhteydessä. Tarjous pyydetään tekemään Kuntalain 73 mukaisista tilintarkastukseen kuuluvista ja jäljempänä erikseen mainituista tehtävistä. Tilintarkastusyhteisön tulee olla JHTT-yhteisö ja vastuullinen tilintarkastaja JHTT-tilintarkastaja. Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymässä on 10 peruskuntaa, noin 270 palkansaajaa ja opiskelijoita yhteensä noin 2500 (toisen asteen perustutkinto-opiskelijoita noin 1600, oppisopimusopiskelijoita noin 450 ja loput aikuiskoulutuksessa olevia opiskelijoita). Toimimme kolmella paikkakunnalla, Loimaalla, Liedossa ja Uudessakaupungissa, jossa meillä sijaitsevat Loimaan ammatti- ja aikuisopisto, Liedon ammatti- ja aikuisopisto sekä Uudenkaupungin ammattija aikuisopisto Novida. Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankintailmoitus kansallisen kynnysarvon ylittävästä hankinnasta on julkaistu HILMA-kanavalla osoitteessa Tarkastuksen laajuus Tilintarkastajan tehtäviin kuuluu lakisääteinen JHTT-tilintarkastus ja tarkastuslautakunnan toimintaan liittyvät asiantuntijatehtävät, kuten alustavan arviointikertomuksen laatiminen yhdessä tarkastuslautakunnan kanssa. Tilaajan arvion mukaan koulutuskuntayhtymän lakisääteiseen tilintarkastukseen sekä EU:n, valtion ja Varsinais-Suomen liiton rahoittamien projektien edellyttämään tilintarkastukseen tarvitaan tilivuodessa 12 tarkastuspäivää (á 7,5h). Perustellusta syystä olemme kuitenkin valmiita muuttamaan arviotamme tarvittavien tarkastuspäivien määrästä. Vastuullinen tilintarkastaja osallistuu asiantuntijana tarkastuslautakunnan kokouksiin, joita on keskimäärin 3 kertaa tilivuodessa yhteisesti sovitun työjärjestyksen mukaan. Kokouksiin osallistuminen sisältyy vastuullisen tilintarkastajan tarkastuspäiviin.

2 2 Tilintarkastaja on velvollinen raportoimaan kirjallisesti tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmastaan ja sen toteutumisesta. Tarkastustyön kulusta ja tehdyistä havainnoista on raportoitava tarkastuslautakunnalle vähintään kaksi kertaa vuodessa. Tarkastustyö on tehtävä kohteessa. Tilintarkastuskertomus on luovutettava tarkastuslautakunnalle tilivuotta seuraavan huhtikuun loppuun mennessä. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset JHTT-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa tilintarkastajalla tai tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta ja/tai muulla tavoin hankittua pätevöitymistä EU-hankkeiden tarkastuksessa tilintarkastajalla tai tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta kuntien ja kuntayhtymien hallinnon ja talouden tarkastuksesta nimi ja tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta nimi ja tiedot avustavina toimivien tarkastajien auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta. Hinnat Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina (alv 0 %). Erillisiä toimitusmaksuja tai laskutuslisiä ei hyväksytä. Tarjous tulee tehdä oheiselle tarjouslomakkeelle. Tarkastuspäivän hinta on ilmoitettava erikseen vastuullisen tarkastajan ja avustavan tarkastajan osalta. Ilmoitettava myös tuntihinta, johon tarkastuspäivän hinta perustuu. Tarjotun hinnan tulee sisältää kaikki kulut matka-, majoitus-, päiväraha- yms. kustannuksineen vastuullisen ja avustavan tilintarkastajan osalta. Tarjouksen tulee sisältää vuosittainen kokonaishinta arvonlisäverottomana (sisältäen kaikki tarjoukseen liittyvät kustannukset ml. matkakustannukset). Tarjouksen tulee lisäksi sisältää tarkastuspäivän/-tunnin hinta tarkastuslautakunnan mahdollisesti tilaamista lakisääteiseen tilintarkastukseen kuulumattomista erillisselvityksistä sekä vastuullisen että avustavan tilintarkastajan osalta (alv 0 %). Hintojen on oltava voimassa sitovasti asti. Hintojen tarkistaminen Tarkastuspäivien ja tuntien yksikköhintojen on oltava kiinteät kahden ensimmäisen vuoden ajan. Toimittajalla on sen jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Toimittajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos kustannuskehityksessä on olennainen. Mahdolliset hinnan

3 3 tarkistukset tulevat voimaan tilaajan hyväksymisellä. Perusteettomia hinnankorotuksia sopimuskaudella ei hyväksytä. Lisäksi tarjoukseen tulee sisältyä seuraavaa: 1. luettelo tarjoavan yhtiön kuntayhtymien asiakkaista 2. palveluksessanne olevien päätoimisten JHTT-tilintarkastajien lukumäärä ja tilintarkastuksesta vastaamaan ehdotetun JHTT-tilintarkastajan koulutus ja julkisyhteisöjen tilintarkastuskokemus 3. verovelkatodistus ja todistus maksetuista sosiaalivakuutusmaksuista. Todistukset saavat olla enintään kaksi kuukautta vanhoja. Tarjousten valintaperusteet ja arviointikriteerit Tarjouksen hyväksymisen perusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Tärkeimmät perusteet arvioitaessa kokonaistaloudellisuutta ovat: Kokonaishinta vuodessa (12 pv/v) 70 pistettä Vastuunalaisen JHTT-tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta 15 pistettä yli 70 % = 15 p % = 10 p % = 5 p. alle 20 % = 0 p. Vastuunalaisen JHTT-tarkastajan kokemus kaupunkien/kuntien/ kuntayhtymien tilintarkastuksesta 15 pistettä yli 10 vuoden kokemus = 15 p vuoden kokemus = 10 p. 3-6 vuoden kokemus = 5 p. alle 3 vuoden kokemus = 0 p. Avustavan henkilöstön kokemus kaupunkien/kuntien/ kuntayhtymien tilintarkastuksesta tai toimiminen kuntasektorilla tilintarkastusalaa vastaavissa tehtävissä 15 pistettä. yli 6 vuoden kokemus = 15 p. 4-6 vuoden kokemus = 10 p. 2-4 vuoden kokemus = 5 p. alle 2 vuoden kokemus = 0 p. Osatarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen laatiminen Tarjous on laadittava suomen kielellä ja tarjouksen tulee olla tämän tarjouspyynnön mukainen.

4 4 Hankintapäätös ja sopimus Esityksen tilintarkastusyhteisöstä tekee vuosille valittava tarkastuslautakunta. Tarkastuslautakunta valitaan uuden valtuuston ensimmäisessä kokouksessa. Tämän jälkeen tarkastuslautakunta tekee esityksensä tarkastusyhteisön valinnasta valtuustolle. Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintasopimus valitun toimittajan kanssa. Hankintasopimus allekirjoitetaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja sopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista sopimuskauden päättyessä. Hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 Palvelut). Kumpikaan sopijapuoli ei saa siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen sopijapuolen suostumusta. Asiakirjojen julkisuus Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat päätöksenteon jälkeen julkisia. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike- tai ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Palvelun hinta ei ole liikesalaisuus. Hylkäämisperusteet Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Tarkastuslautakunnalla ja valtuustolla on oikeus hylätä kaikki tämän tarjouspyynnön perusteella annettavat tarjoukset ja määrätä asia uudelleen valmisteltavaksi. Lisätiedot Tarjouskohdetta ja tarjousta koskevista kysymyksistä saa lisätietoa talousjohtaja Leena Suonkannalta, puh tai (02) Tarjouksen voimassaolo, jättöpäivä ja toimitusosoite Tarjouksen tulee olla voimassa asti. Tarjous tulee toimittaa viimeistään klo mennessä osoitteeseen: Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymä Pl Loimaa Kuoreen merkintä: JHTT-tilintarkastus Loimaa

5 5 Tarkastuslautakunnan puolesta Marja Jalli tarkastuslautakunnan puheenjohtaja