Tarjouspyyntö 1 (5) TARJOUSPYYNTÖ TIEDOTUSLEHDESTÄ. 1 Hankinnan kohde

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö 1 (5) TARJOUSPYYNTÖ TIEDOTUSLEHDESTÄ 1 Hankinnan kohde Kaarinan kaupunki (tilaaja) pyytää tarjousta kaikkiin Kaarinan kaupungin kotitalouksiin jaettavan tiedotuslehden julkaisemista, taitosta ja jakelusta ajalle: (tavoiteajankohta) optiovuodet 1+1 vuotta Tiedotuslehti sisältää tietoa kaupungin palveluista ja tapahtumista. Sisältöä ovat esimerkiksi tapahtumailmoitukset, kuvat, logot ja erilaiset liikunta-aikataulut. Lehti jaetaan nk. julkisena tiedotteena. Tarjoajalta edellytetään, että se toteuttaa seuraavat palvelut: tiedotuslehden taitto, kuvankäsittely, painokuntoon valmistaminen ja vedosliikenne tilaajalle ja painoon tiedotuslehden painatus tiedotuslehden jakelu kaarinalaisiin talouksiin ulkoasun ja taittopohjan suunnittelu ja toteutus tilaajan visuaalisen ilmeen mukaisesti. Tiedotuslehti julkaistaan ja jaetaan kuukauden alussa, kerran kalenterikuukaudessa; ei kuitenkaan heinäkuussa. Maanantai ei voi olla julkaisu- ja jakelupäivä. Tiedotuslehden tulee olla tabloid-kokoinen (280 x 400 mm). Se tulee julkaista kokonaan 4-väripainatuksella. Tilaaja toimittaa tekstin Word-muotoisina tiedostoina, kuvat ym. materiaali JPG- tai PDF-muodossa. Tilaaja toimittaa aineiston viikkoa ennen jakelupäivää. Vedos on toimitettava sähköisesti tilaajan tarkistettavaksi viimeistään neljä arkipäivää ennen julkaisemista. Tiedotuslehden laajuus on normaalisti 4 sivua. Sivumäärä voi olla poikkeuksellisesti normaalia suurempi. Tällöin tilaaja ilmoittaa siitä viimeistään kahta viikkoa ennen jakelupäivää. Tiedotuslehti voi olla erillinen julkaisu tai se voi ilmestyä liitteenä jonkin muun lehden välissä. Mikäli lehti ilmestyy muun lehden välissä, tulee sen selkeästi erottua lehden muusta osuudesta ja olla sijoitettuna lehden keskiaukeamaksi tai erikseen taiteltuna väliin.

2 Tarjouspyyntö 2 (5) 2 Hankinnan arvo Hankinnan ennakoitu arvo ylittää optiovuodet huomioiden kansallisen kynnysarvon, mutta alittaa EU:n kynnysarvon. 3 Hankintamenettely Hankintamenettelynä on avoin menettely. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus sähköisessä tietokannassa Hilmassa sekä Kaarinan kaupungin kotisivuilla. 4 Tarjouksen sisältö Tarjous tulee tehdä oheisella Tarjouslomakkeella (Liite 1). Lomakkeen jokaiselle riville on vastattava. Lomaketta ei saa muokata, eikä muunlaisia tai vaihtoehtoisia tarjouksia hyväksytä. Puutteellinen tarjous hylätään. Annettujen hintojen tulee olla kiinteitä koko sopimuskauden. Hintatiedot on annettava lomakkeessa pyydetyllä tavalla, kahden (2) desimaalin tarkkuudella (alv 0 %). Merkityt numerot eivät saa olla tulkinnanvaraisia. Hintojen tulee sisältää kaikki tilaajalle aiheutuvat kustannukset. Tarjoukset on tehtävä niin, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Hintavaraumia ei hyväksytä. Maksuehto on 30 päivää netto. Maksuaika lasketaan ilmoituksen ilmestymispäivästä. Laskutus- ym. lisiä ei hyväksytä. Kaarinan kaupungille lähetetyt laskut käsitellään sähköisesti. Lisätiedot verkkolaskutuksesta > Talous ja verotus > Laskujen lähettäminen kaupungille. Tarjouksen tulee sisältää lisäksi suunnitelma taittopohjan ulkoasusta. Ehdotus voi olla sähköisessä muodossa. Tarjoajat saavat pyydettäessä käyttöönsä kaupungin graafiset materiaalit, graafisen ohjeistuksen ja esimerkkiaineistoa. Pyynnöt tulee esittää osoitteeseen: tiedotus@kaarina.fi. Tarjoukseen on myös liitettävä malli aukeaman toteutuksessa käytettävästä paperilaadusta.

3 Tarjouspyyntö 3 (5) 5 Valintaperusteet Kokonaistaloudellisesti edullisin, eli eniten pisteitä saanut, tarjous valitaan seuraavien kriteerien mukaan: Hinta 40 % (400 pistettä) Laatu 60 % (600 pistettä) Maksimipisteet Hinta pisteytetään laskukaavalla: halvin hinta / vertailtava hinta x 400 pistettä. Laatua arvioi etukäteen nimetty 3-henkinen valintaryhmä. Laatu arvioidaan tarjouksen yhteydessä toimitettavan ulkoasusuunnitelman perusteella. Ulkoasua arvioidessa otetaan huomioon taiton ja paperin laatu. Ulkoasun pisteytys: paras ulkoasu saa 600 pistettä toiseksi paras ulkoasu saa 400 pistettä kolmanneksi paras ulkoasu saa 200 pistettä tätä heikommat sijoitukset pistettä 6 Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa 3 kk tarjouksen päiväyksestä. Osatarjouksia ei hyväksytä. 7 Tarjousten käsittely ja valinta Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: tarjoajien kelpoisuuden arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu 7 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Vertailun tasapuolisuuden vuoksi vaadimme, että tarjous on tehtävä oheiselle lomakkeelle. Lomaketta ei saa muokata. Jokaiselle riville on vastattava. Puutteellinen tarjous hylätään, samoin tarjous, joka ei täytä tarjouspyynnössä esitettyjä edellytyksiä.

4 Tarjouspyyntö 4 (5) 8 Muut ehdot Kirjallinen tarjous on tehtävä suomen kielellä. Tarjoaja vastaa antamiensa tietojen oikeellisuudesta ja yhteiskunnallisten velvoitteiden hoitamisesta. Allekirjoituksellaan Tarjoaja sitoutuu pyydettäessä toimittamaan hyväksyttävät tilaajavastuulain edellyttämät todistukset lakisääteisten maksujensa suorittamisesta. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä yhtään annetuista tarjouksista perustellusta syystä. 9 Lisätiedot Hankinnasta tehdään sopimus tarjouskilpailun voittaneen palveluntuottajan kanssa. Sopimuksessa noudatetaan tämän tarjouspyynnön ehtoja sekä muilta osin JYSE 2014 Palvelut -yleisiä sopimusehtoja. Tarjouspyyntöä koskevat tiedustelut tulee toimittaa sähköpostilla viimeistään klo 14 mennessä osoitteella tiedotus@kaarina.fi. Sähköpostin otsikoksi: "Lisätietopyyntö tiedotuslehdestä". Kysymykset ja vastaukset julkaistaan klo 14 osoitteessa: 10 Tarjouksen jättäminen Suljettu kirjallinen tarjous tulee olla käytössämme klo 14 mennessä osoitteella: Kaarinan kaupunki / kirjaamo Lautakunnankatu 4, PL Kaarina Kuoreen ehdottomasti merkintä: "Tiedotuslehti / 0412" Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Hankintaa koskeva päätös annetaan tiedoksi kaikille tarjoajille. Kaarinassa

5 Tarjouspyyntö 5 (5) Jonas Nordberg hankinta- ja logistiikkapäällikkö Liitteet Tarjouslomake, Liite 1