1 16.4.2012 VALKEAKOSKEN KAUPUNGIN KEITTIÖ-, SIIVOUS- JA PÄIVÄKOTIHENKILÖSTÖN SUOJAVAATTEIDEN TARJOUSPYYNTÖ Valkeakosken kaupungin ruoka- ja siivouspalvelut RukSi pyytää tarjouksia suojavaatteista keittiö-, siivous- ja päiväkotihenkilöstölle. Suojavaatteiden käyttäjiä on n. 150. Hankinnan arvo Hankinnan arvoksi on laskettu n 15 000 /vuosi ja n. 75 000 / koko sopimuskausi, mukaan lukien optiovuodet. Yleistä tarjouspyynnöstä Tarjouksen jättäessään tarjoaja sitoutuu tämän tarjouspyynnön ehtoihin. Kaupunki ei sitoudu tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyihin arvioihin hankintamääristä. Toimittajaksi valitaan yksi kokonaisvastuullinen toimittaja. Mikäli sellaista toimittajaa ei löydy, jonka valikoimista löytyy kaikki tarvittavat suojavaatemallit, voidaan hankintakilpailutus keskeyttää. Tarjoajan tulee pystyä toimittamaan ruoka-, siivous- ja päiväkotihenkilökunnan käyttöön tarkoitettuja ja määriteltyjä suojavaatteita. Pyrimme keskitettyyn toimitukseen ja yhteen toimittajaan. Valitsemme myös varatoimittajan. Varatoimittaja tulee kyseeseen, mikäli päätoimittajan kanssa solmittu sopimus purkautuu. Tarjoaja sitoutuu toimittamaan suojavaatteet kahden kuukauden aikana tilauksen saatuaan. Mikäli tuotteen toimitus viivästyy yli kahdella kuukaudella tilauksesta, kirjataan siitä virhe. Viidestä virheestä aiheutuu sanktiomaksu. Tarjousvertailun helpottamiseksi tulee tarjoajan toimittaa lomakkeet sekä paperiversiona että pyydettäessä myös sähköpostin liitetiedostona.
2 Tarjousliitteessä on tuotteiden ominaisuudet yksilöity niin tarkoin ja ehdottomat vaatimukset asetettu niin korkeiksi, että valintaperusteena käytetään pelkästään hintaa. Tarjousasiakirjoihin ei saa lisätä mitään muuta materiaalia kuin tarjouspyynnössä pyydetyt asiakirjat. Sopimuskausi Sopimuskausi on kolme vuotta ajalla 1.9.2012-31.8.2015. Sopimusta voidaan jatkaa ostajan ja toimittajan yhteisellä sopimuksella yksi + yksi vuosi, enintään 31.8.2017 saakka. Hankintamenettely Hankintamenettelynä on avoin menettely. Tarjouskilpailu on avoinna kaikille tarjoajille, joilla on tekniset ja taloudelliset edellytykset hankinnan toteutukseen. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on annettu hankintailmoitus Hilma-ilmoituskanavassa 13.4.2012 ja Valkeakosken kaupungin kotisivuilla osoitteessa www.valkeakoski.fi. 16.4.2012. Valintaperuste Valintaperusteena käytetään halvinta hintaa. Hinnat tulee merkitä oheiseen liitteeseen (liite 1). Yhdelle riville saa laittaa vain yhden hinnan. Lisätietoja voi antaa erillisellä liitteellä. Mikäli hintaliitteisiin on merkitty muuta, kuin pyydetyt asiat, tarjous hylätään. Tarjoaja voi tarjota vain yhden tuotteen kutakin pyydettyä mallia kohti. Osatarjoukset Vaihtoehtoisia ja osatarjouksia ei hyväksytä. Vähimmäisvaatimukset: Tuotteiden tulee olla laadukkaita ja niiden tulee soveltua ammattikäyttöön. Suojavaatteiden laatuvaatimuksina edellytämme myös liitteessä 1 vaadittuja ominaisuuksia. Pesuohjeet tulee olla kiinnitettynä jokaiseen tuotteeseen. Suojavaatteiden tulee kestää normaali vesipesu. Kankaiden tulee olla kestäviä. Materiaalien tulee olla sellaisia, ettei silitystä tarvita. Kankaat eivät saa nyppyyntyä. Kankaiden värienkestävyyden pesuissa tulee olla hyvä. Kankaat eivät saa sisältää värijäämiä, kemikaaleja eikä myrkyllisiä aineita. Ompeleiden kestävyys, ompelutyön jälki sekä nappien kiinnitys tulee olla erinomainen. Toimittajan, suojavaatteiden valmistajan ja toimittajan mahdollisesti käyttämän alihankkijan on toimittava eettisiä periaatteita noudattaen. Tarjoaja, valmistaja tai alihankkija eivät käytä lapsityövoimaa missään
3 tuotantoketjun vaiheessa, kuten raaka-aineiden tuottamisessa, tuotteiden valmistuksessa, logistiikassa eikä muissakaan osa-alueissa. Kaikkien nappien tms. tulee olla nikkelivapaita. Suojavaatteet toimitetaan suoraa toimipisteisiin ilman erillisiä toimitus- ja pakkauskuluja. Toimipisteitä on n. 40. Kaikista tarjottavista tuotteista on toimitettava, kuvat, kangasnäytteet, tuote- ja materiaalitiedot sekä pesuohjeet liitteen 1 mukaisesti. Lisäksi tarjouksen mukana tulee toimittaa tarjoajan ajantasainen tuotekuvasto hinnastoineen. Tarjoajien tulee toimittaa tarjouksenpyytäjän pyynnöstä tarjoamistaan suojavaatteista mallikappaleet. Mallikappaleet pyydetään vain tarjousten vertailuun päässeiltä tarjoajilta. Toimittajalla tulee olla saatavana suojavaatteita laajasti eri kokoluokissa. Tilaajalle tulee varata mahdollisuus tutustua toimittajan toimintaan ja mallistoon. Mikäli tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, tarjous hylätään. Tarjoajan tulee liittää mukaan tarjoukseen seuraavat asiakirjat: tiedot ennakkoperintärekisteriin, arvonlisäverorekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä todistus maksetuista veroista ja mahdollisista veroveloista vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta vahvistetut tilinpäätöstiedot viimeiseltä tilikaudelta Asiakirjat eivät saa olla 3 kk vanhempia. Tarjouksen liitteenä tulee olla ympäristölainsäädännön toteutumisesta dokumentti täytettynä yritystietolomake, liite 4 Hinnat Tarjoukset pyydetään tekemään tarjouspyynnön suojavaatetaulukkolomakkeelle (liite 1) ja hintatiedot jätetään lomakkeissa pyydetyllä tavalla nettohintoina ilman arvonlisäveroa. Samalla lomakkeella pyydetään ilmoittamaan puuvillan alkuperämaa, vaatteiden valmistusmaa, pesuohjetiedot ja mahdolliset liitetiedot. Yhdelle riville saa laittaa vain yhden hinnan. Tarjoajan on annettava hinta kaikille liitteessä 1 pyydetyille tuotteille. Tarjouksen antaja voi jättää vain yhden tarjouksen. Taulukko tulee laskea valmiiksi. Tarjoajan laskee kunkin tuotteen osalta yhden vuoden kokonaisostohinnan. Tarjoaja kertoo arvioidun vaatemäärän tarjoamansa tuotteen yksikköhinnalla ja merkitsee vuoden ostohinnan numeroituun (1-10) sarakkeeseen. Lisäksi tarjoaja laskee sarakkeiden yhteissumman sivun 2 yhteissummakohtaan.
4 Tarjouskilpailun voittaa yhteissummaltaan halvimman tarjouksen jättäjä. Tarjoaja sitoutuu siihen, että sopimushinnat sopimuskauden aikana eivät ole korkeampia kuin tuotteiden mahdolliset kampanjahinnat. Laskutus-, tilinhoito-, pientoimitus-, toimitus- pakkaus- tms. lisiä ei hyväksytä. Tarjoaja on vastuussa hintaliitteen ja yhteenlaskun tuloksen oikeellisuudesta. Muille lomakkeille tehtyä tarjoushinnoittelua ei oteta huomioon. Lomakkeita ei saa mitenkään muuttaa. Hintojen tulee olla kiinteät 31.8.2014 asti. Hintojen tulee olla sama myös yksittäisten kappaleiden tilauksissa. Hinnat tulee ilmoittaa 2 desimaalin tarkkuudella. Optiot Optioajalle tehdään uusi sopimus. Optioajalle tehtävän sopimuksen edellytyksenä on, että hinnat eivät nouse 2 % enempää optiokauden alkaessa verrattuna annetun tarjouksen hintoihin eivätkä hinnat saa nousta 2 % enempää optiokauden aikana. Maksuehto Sanktio Maksuaika 30 päivää/netto. Viivästyskorko on korkolain 4 :n mukainen.. Mikäli tarjoaja tekee vuoden sisällä viisi virhettä, jotka tarjouksen saaja kirjallisella reklamaatiollaan tarjouksen antajalle ilmoittaa, tulee voimaan sanktiomaksu 500 euroa. Mikäli tilaaja joutuu vuoden sisällä tekemään kuusi kirjallista reklamaatiota, niin seitsemännestä reklamaatiosta sopimus raukeaa ja valitsemme kilpailutuksessa toiseksi tulleen toimittajaksi tai kilpailutamme hankinnan uudelleen. Tässä tapauksessa valittu tarjoaja on velvollinen täysimääräisesti korvaamaan aiheuttamansa vahingon. Virheiksi luetaan tarjouspyynnön mukaisesti tehdyn sopimuksen rikkominen, virheelliset toimitukset ja toimitukset vääriin paikkoihin. Lisäksi virheeksi katsotaan, jos tuote ei vastaa tarjouspyynnössä kuvattua tuotetta tai laatua, tuotetta ei pystytä toimittamaan, toimituksissa on muita virheellisyyksiä tms. toimintaamme haittaavia tekijöitä. Muut tuotteet Muista kuin tarjouspyynnössä mainituista nettohintaisista tuotteista tulee ilmoittaa alennusprosentti. Alennuksen tulee olla vähintään 15 % normaalihintaisista tuotteista. Voimassa olevat hinnastot tulee liittää tarjoukseen. Muiden tuotteiden alennusprosentti ei vaikuta toimittajan valintaan. Toimitukset Toimitukset oheisen listan mukaisiin toimituskohteisiin (liite 2) pääsääntöisesti yhden kerran vuodessa. Lisäksi poikkeustapauksissa pitää pystyä tarvittaessa toimittamaan tuotteita useamminkin.
5 Kaikilla toimipisteillä pitää olla mahdollisuus tilata tuotteita myös kappaleittain. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi: Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoaja, jolla ei ole teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi, tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjouskilpailusta voidaan lisäksi sulkea pois tarjoajat, joita koskee jokin hankintalain 53 59 ja 63 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjoan on oltava rekisteröity ammatti- ja elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkastaminen ja vertailu. Tarjousten käsittely suoritetaan kolmessa eri vaiheessa: 1. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 2. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi 3. Tarjousten hintavertailu Tarjouspyynnön mukaisuus arvioidaan ennen muuta käsittelyä. Jos tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, suljetaan se ulos kilpailusta. Tarjouspyynnönmukaisuuden ilmoittamisesta on allekirjoitettava ja tarjoukseen liitettävä kelpoisuuslomakeliite (liite 3). Tarjoajien soveltuvuuden tarkastamisen tarkoituksena on selvittää tarjoajien edellytykset suoriutua palvelun tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti ja vaikuttaa siten tarjouskilpailussa mukana olemiseen. Tarvittaessa tarjouksen pyytäjä tarkistaa tarjoajan soveltuvuutta lisäkysymyksin. Vain ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset vertaillaan hintojen perusteella. Tarjouspyynnön liitteessä 1 tarjoajan toimesta tehtävät laskentatoimet ja mahdolliset virheet ovat tarjoajan vastuulla. Hankintasopimus Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisella. Hankintasopimus on liitteenä 6. Tarjoajat eivät saa esittää omia sopimusehtojaan.
Muut ehdot 6 Tarjouksen tulee sisältää selvästi määriteltynä kaikki ne kaupan ehdot (Jyse 2009, liite 5), joita tavaran toimittamisessa yleisesti noudatetaan sekä toimitusaikaa, toimitustapaa ja laskutustapaa koskevat ehdot. Mikäli kauttalaskutus on mahdollista, tulisi tarjouksen sisältää suoralaskutus- ja kauttalaskutusehdot. Mahdolliset vuosi- ja kauttalaskutusalennukset on mainittava tarjouksessa. Hankintojen laskutus on suoritettava toimipisteittäin, mieluiten sähköisesti. Tarkemmista laskutusmenettelyistä sovitaan päätöksenteon jälkeen. Tarjoaja sitoutuu siihen, että pystyy toimittamaan tarjoamaansa tai vastaavaa tuotetta koko sopimuskauden ajan. Kaikki yhteydenpito tarjouksen pyytäjään pitää hoitaa suomen kielellä. Tarjous on tehtävä suomen kielellä. Tarjoukseen tulee liittää sähköpostiosoite, johon päätös voidaan antaa tiedoksi. Pidätämme oikeuden olla valitsematta mitään tarjoajaa ja keskeyttää hankinta. Tarjous tulee toimittaa paperiversiona suljetussa kirjekuoressa alla olevaan osoitteeseen. Myöhässä saapuneita tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjouspyynnön liitteessä 1 olevat tilausmäärät on arvioitu vuoden 2011 tilausmäärien perusteella, eivätkä ne sido tarjouksen pyytäjää. Tarjouksen pyytäjä pidättää itsellään oikeuden ostaa tuotteita vähemmän tai enemmän, kuin mitä liitteessä on arvioitu. Kutakin tuotetta saa kukin tarjoaja tarjota vain kerran. Lomaketta ei saa muuttaa tai muokata. Mikäli lomaketta on muutettu tai muokattu tai tarjoaja on tarjonnut useampaa tuotetta yhdessä kohdassa, tarjous hylätään. Tarjousasiakirjat ovat julkisesti tarkastettavissa päätöksenteon jälkeen. Tästä syystä salassa pidettävien asioiden liittämistä tarjousasiakirjoihin tulee välttää. Mikäli tarjouksen jättämisen edellytyksenä kuitenkin on jonkin salassa pidettävän asiakirjan liittäminen tarjousasiakirjoihin, tulee ko. paperi liittää tarjouksen liitteeksi ja merkittävä selkeästi salaiseksi. Hinta ei voi koskaan olla salainen. Tarjouspyyntö ja liitelomakkeet on saatavilla sähköisesti osoitteesta www.valkeakoski.fi/ ajankohdasta 16.4.2012 alkaen. Mahdolliset lisäkysymykset tulee lähettää vain sähköpostilla osoitteeseen raija-leena.makinen@vlk.fi tai anna-kaisa.leppaaho@vlk.fi 30.4.2012 kello 12.00 mennessä. Vastaukset kysymyksiin voi lukea Valkeakosken
7 kaupungin kotisivuilta 4.5.2012 kello 12.00 alkaen. Tämän jälkeen tarjouspyyntöä ei enää tarkisteta. Jokainen tarjoaja on itse vastuussa kaupungin kotisivuilla annettujen tarjouspyyntötarkistusten tietoonsa saattamisesta. Voimassaoloaika Tehdyn tarjouksen tulee olla voimassa 31.10.2012 saakka. Tarjousten jättöaika Tarjousten tulee olla perillä viimeistään 8.6.2012 kello 12.00 mennessä ja toimitetaan osoitteeseen: Valkeakosken kaupunki, Tekninen keskus, RukSi Roineenkatu 24, 37600 Valkeakoski Kuoressa tulee olla merkintä suojavaatteet Valkeakosken kaupunki Raija-Leena Mäkinen Anna-Kaisa Leppäaho Liitteet: Liite 1 Suojavaatetaulukko Liite 2 Toimipisteluettelo Liite 3 Kelpoisuuslomake Liite 4 Yritystietolomake Liite 5 Jyse 2009 Liite 6 Hankintasopimus