TARJOUSPYYNTÖ. TARJOUSPYYNTÖ PUISTO- JA LEIKKIKENTTÄVÄLINEIDEN HANKINNASTA (puitejärjestely)

Transkriptio

1 Hankintapalvelut TARJOUSPYYNTÖ Puisto- ja leikkikenttävälineet 1(5) TARJOUSPYYNTÖ PUISTO- JA LEIKKIKENTTÄVÄLINEIDEN HANKINNASTA (puitejärjestely) 1. Hankinnan kuvaus Nurmijärven kunnan hankintapalvelut pyytää tarjoustanne puisto- ja leikkikenttävälineistä. Tämän tarjouskilpailun perusteella tehtävä hankintasopimus on luonteeltaan puitesopimus. Hankinta koskee Nurmijärven kunnan puisto- ja leikkikenttävälineiden hankintaa sopimuskauden aikana. Puisto- ja leikkikenttävälineitä ovat erilaiset leikki- ja liikuntavälineet sekä puistokalusteet. Hankinnan ennakoitu arvo sopimuskaudella on noin euroa. Kunta hankkii tuotteita sopimuskaudella tarpeittensa mukaan eikä sitoudu mihinkään minimitilausmääriin. Suurimmat volyymituotteet on eritelty tarkemmin osakokonaisuuksittain tarjouspyynnön liitteenä olevilla tarjouslomakkeilla, muista tuotteista pyydetään alennusprosentti ns. hinnastohinnasta. Sopimuskausi alkaa tai kun hankintasopimus on allekirjoitettu ja jatkuu saakka. Hankintapalvelut voi jatkaa sopimusta 1+1 vuoden optiolla ja Optiokaudet otetaan käyttöön automaattisesti sopimuksen alkuperäisin ehdoin, ellei hankintayksikkö ilmoita sen käyttämättä jättämisestä. Ilmoitus option kokonaan tai osittain käyttämättä jättämisestä on tehtävä toimittajalle kirjallisesti ja viimeistään kolme (3) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Tuotteiden tarkempi kuvaus ja vaatimukset liitteellä Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa puitejärjestelyä. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma hankintailmoitusjärjestelmässä, EU:n virallisen lehden TED-tietokannassa sekä Nurmijärven kunnan kotisivuilla Internetissä. Asiakirjajulkisuuden osalta noudatetaan Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999). Tarjoajaa pyydetään esittämään liike- ja ammattisalaisuuksiksi katsomansa kohdat erillisillä liitteillä ja merkitsemään ne selkeästi merkinnällä eijulkinen. 3. Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu

2 2(5) Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto 6. Päätöksen lainvoimaiseksi tulemisen odottaminen 7. Hankintasopimuksen solminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Tarjousten yksityiskohtaiset arviointikriteerit, ratkaisuperusteet ja pisteytys on ilmoitettu tarjouspyynnön liitteissä. 4. Tarjouksen sisältö Tarjoukseen on liitettävä kaikki tarjouspyynnössä vaaditut, tarjoajan kelpoisuuteen sekä tarjouspyynnön mukaisuuteen liittyvät selvitykset ja todistukset. Tarjoukseen liitetään muut tarpeelliset asiakirjat kuten pyydetyt tiedot/asiakirjat. Tarjous ja kaikki liitteet on oltava suomenkielisiä. Tarjoaja voi liittää tarjoukseen muita tarpeelliseksi katsomiaan selvityksiä. Tarjoaja ei saa sisällyttää tarjoukseen mitään omia sopimus-, toimitus- tai muita ehtoja, joita ei ole tarjouspyyntöasiakirjoissa tai jotka ovat ehdoiltaan tarjouspyyntöasiakirjan vastaisia. Tarjoajan kelpoisuuteen liittyvät, tarjoukseen liitettävät selvitykset/todistukset on lueteltu liitteellä 2. Tarjous on tehtävä liitteenä olevalla tarjouslomakkeella (liite 2 6). Excel-muotoiset liitteet pyydetään täyttämään ja palauttamaan myös sähköisessä muodossa cdlevyllä tai muistitikulla tarjouksen liitteenä. Taulukoihin ei saa lisätä tai poistaa rivejä tai tehdä muita muutoksia. Jos paperisessa ja sähköisessä tarjouksessa on ristiriitoja tai muita eroja, sovelletaan sähköisessä muodossa olevaa tarjousta. Muista kuin taulukoiden tuoteryhmätuotteista liitetään tarjoukseen hinnastot ja kuvastot sähköisessä muodossa ja niistä myönnettävät alennukset prosentteina. Eri osakokonaisuuksia koskevat ehdottomat vaatimukset sekä vertailuperusteet on esitetty tarjouspyynnössä. Tarjoaja sitoutuu sopimusluonnoksen keskeisiin ehtoihin tarjouksen jättäessään. 5. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

3 3(5) Osatarjoukset otetaan huomioon osakokonaisuuksittain siten, että tarjoaja voi tarjota yhtä tai useampaa osakokonaisuutta Osakokonaisuudet ovat: 1. Leikkikenttävälineet 2. Liikunnalliset välineet 3. Puistokalusteet 6. Tarjousvertailu ja etusijajärjestys Tarjousvertailu ja hankintapäätökset tehdään osakokonaisuuksittain. Tarjoaja ei saa asettaa ehtoja/varaumia eri osakokonaisuuksien välille. Vertailujen perusteella osakokonaisuudelle valitaan yksi ensisijainen toimittaja, jolta tilataan volyymituotteita sekä osakokonaisuuteen liittyviä hinnastotuotteita. Mikäli voittaneen tarjoajan valikoima ei ole riittävän laaja, valitaan puitejärjestelyyn 3-5 toimittajaa kattavan tarjonnan saamiseksi. Tällöin tarjoajat asetetaan tarjousvertailun pisteiden mukaiseen etusijajärjestykseen, jonka mukaan tilaukset tehdään. Puitejärjestelyn piirissä hankinnat tehdään erillisillä tilauksilla tämän tarjouskilpailun tuloksena syntyvä hinnoittelu ja muut ehdot huomioon ottaen ensisijaisesti kokonaistaloudellisesti edullisimmalta toimittajalta. Toissijaisesti hankinnat voidaan tehdä myös muilta puitesopimuksen piiriin valituilta toimittajilta. Muilta kuin ensisijaiseksi valitulta toimittajalta voidaan hankinnat tehdä siinä tapauksessa, jos kyseinen toimittaja ei kykene toimittamaan vaadittua tuotetta sopimuksessa mainituin ehdoin tai hankittavaan kohteeseen on visuaalisista, toiminnallisista tai aikataulullisista syistä valittava jonkun muun toimittajan tuote. 7. Hinnat ja hintojen voimassaolo Kaikki hinnat ilmoitetaan 0 % alv-hintoina. Hintavaraumia ei hyväksytä. Hinta sisältää kaikki alennukset ja kustannukset (kuljetuskustannukset, lavaveloitukset). Laskutuslisiä yms. ei hyväksytä. Kiinteät hinnat ovat voimassa vähintään yhden vuoden sopimuksen allekirjoittamisesta. Hintaa koskevat tarkemmat tiedot käyvät ilmi sopimusluonnoksesta (liite 7) 8. Hankintapäätökset, -sopimukset, sopimuksen syntyminen Nurmijärven kunnan hankintapalvelut tekee hankinnasta päätöksen. Jos puitejärjestelyyn valitaan useita toimittajia, päätetään toimittajien etusijajärjestys eli missä järjestyksessä ja millä perusteella tilauksia eri toimittajilta tullaan tekemään. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille, tiedoksianto tapahtuu sähköisesti. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan virallinen sähköpostiosoite, johon hankintapäätös voidaan lähettää.

4 4(5) Kirjallinen hankintasopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi ja EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskeva odotusaika on kulunut. Tarjous on tarjoajaa sitova. Kuntaa sitova hankintasopimus syntyy, kun hankintasopimus on allekirjoitettu. 9. Sopimuksen tekeminen Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta seuraavaa tulkintajärjestystä: 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 Tavarat) soveltuvin osin 4. Toimittajan tarjous liitteineen tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessa Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen siten, että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus. 10. Hankinnan muut ehdot Nurmijärven kunnan hankintapalvelut pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 11. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 12. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään saakka. 13. Tarjouksen jättäminen Kirjalliset tarjoukset tulee toimittaa suljetussa kuoressa klo mennessä yhtenä (1) kappaleena. Kuoreen tarjoustunnus: Puisto- ja pihaleikkivälineet. Täydennetyt tarjouslomakkeet (liitteet 2-6) on toimitettava paperiversioiden lisäksi cdlevylle tai muistitikulle tallennettuna Excel-muotoisena, sekä tarjoukseen sisältyvät hinnastot muista kuin vertailutuotteista pdf-muodossa tallennettuna cd-levylle. Toimitusosoite on: käyntiosoite: /hankintapalvelut

5 5(5) 14. Lisätiedot Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja lisätietopyynnöt tulee toimittaa sähköpostina hankintapalvelukeskuksen osoitteeseen: mennessä otsikoituna Puisto- ja pihaleikkivälineet. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset ovat tarjoajien nähtävillä Nurmijärven kunnan kotisivuilla ( viimeistään Tarjoajia pyydetään tarkistamaan kunnan kotisivuilta kysymyksissä ja vastauksissa ilmenneet mahdolliset tarjouspyynnön tarkennukset ennen tarjousten jättämistä. Kysymykset on esitettävä suomenkielellä. 15. Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liitteistä: Tarjouspyyntö liite 1 Hankinnan kuvaus liite 2 Tarjoajan kelpoisuus liite 3 Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus liite 4 Hintalomake liite 5 Alennusprosentit liite 6 Takuu ja varaosien toimitusaika liite 7 Sopimusluonnos liite 8 Hankinnan ratkaisuperusteet liite 9 yhteinen eurooppalaisen hankinta-asiakirja (ESPD) liite 10 ESPD-lomakkeen täyttöohje Liitteet 2-6 ja 9 on liitettävä tarjoukseen Pekka Kivilevo Talousjohtaja