PEHMOPAPEREIDEN TARJOUSPYYNTÖ

Transkriptio

1 PEHMOPAPEREIDEN TARJOUSPYYNTÖ Valkeakosken kaupunki ja Akaan kaupunki pyytävät tarjoustanne pehmopapereista oheisen tuotetaulukkoliitteen (liite 1) mukaan. Sopimusaika Sopimuskausi on kolme vuotta ajalla Sopimusta voidaan jatkaa tarjouksen pyytäjien ja tarjoajan yhteisellä sopimuksella vuosi, enintään saakka. Hankintamenettely Hankintamenettelynä on avoin menettely. Tarjouskilpailu on avoinna kaikille tarjoajille, joilla on tekniset ja taloudelliset edellytykset hankinnan toteutukseen. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hilma-ilmoituskanavassa hankinnasta on annettu ennakkoilmoitus Varsinainen hankintailmoitus on annettu Hilma-ilmoituskanavassa sekä Valkeakosken ja Akaan kaupunkien kotisivuilla osoitteessa ja Valintaperusteet Valintaperusteena käytetään halvinta hintaa. Hinnat tulee merkitä oheiseen tuotetaulukkoliitteeseen (liite 1). Yhdelle riville saa laittaa vain yhden hinnan. Lisätietoja voi antaa erillisellä liitteellä. Mikäli hintaliitteisiin on merkitty muuta, kuin asianomainen hintatieto, tarjous hylätään. Valitsemme myös varatoimittajan. Varatoimittaja tulee kyseeseen, mikäli päätoimittajan kanssa solmittu sopimus purkautuu. Vaihtoehtoisia ja osatarjouksia ei hyväksytä. Vähimmäisvaatimukset: Tuotteiden tarkat kuvaukset ja laatuvaatimukset ovat tuotetaulukossa (liite 1). Toimittajan tulee taata toimitusvarmuus ja tuotteiden laatu. Reklamointien käsittely tulee kuvata. Lisäksi tuotteiden valmistuksessa ja logistiikassa huomioitu ympäristönsuojelu tulee kuvata. Mikäli edellä mainittuja kuvauksia ei ole, voidaan tarjous hylätä. Toimitusajan tulee olla pääsääntöisesti arkisin erikseen tilaajan kanssa sovittavaan aikaan. Toimittajalla pitää olla asianmukainen oma jakelukalusto tai ostettu jakelupalvelu. Tuotteet toimitetaan asiakkaan osoittamiin kohteisiin (liite 2).

2 2 Toimittajan pitää pystyä myymään ja toimittamaan myös vajaita myyntieriä, esimerkiksi säkeittäin. Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen. Mikäli tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, tarjous hylätään. Tarjoajan tulee ilmoittaa seuraavat asiakirjat: tiedot ennakkoperintärekisteriin, arvonlisäverorekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä todistus maksetuista veroista ja mahdollisista veroveloista vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta vahvistetut tilinpäätöstiedot viimeiseltä tilikaudelta Todistukset eivät saa olla 3 kk vanhempia Hinnat Tarjoukset pyydetään tekemään tarjouspyynnön liitteen tuotetaulukkolomakkeelle (liite 1) ja hintatiedot jätetään lomakkeessa pyydetyllä tavalla nettohintoina ilman arvonlisäveroa. Tuotteiden toimittajan tulee pystyä antamaan tuotekohtaiset kulutus- ja euromääräraportit pyydettäessä kaikista käytetyistä tuotteista viimeistään kahden viikon aikana pyynnöstä lukien. Hinnat ilmoitetaan muodossa ALV 0 %. Huomaa, että yhdelle riville saa laittaa vain yhden hinnan. Tarjouksen antaja voi jättää vain yhden tarjouksen. Tarjoajan tulee laskea kunkin tuotteen osalta arvioitu käyttömäärä kertaa tarjoamansa yksikköhinta ja merkittävä se numeroituun (1-4) sarakkeeseen tuotetaulukossa. Lisäksi on laskettava sarakkeiden yhteissumma viimeisen sivun ruudukkoon. Tämä tuotetaulukkoliite (liite 1) tulee palauttaa tarjouksen mukana. Vertailuperuste on tuotetaulukkoliitteen (liite 1) yhteissumma. Tarjoaja sitoutuu siihen, että sopimushinnat sopimuskauden aikana eivät ole korkeampia kuin tuotteiden mahdolliset kampanjahinnat. Laskutus-, tilinhoito-, pientoimitus-, kuljetus- tms. lisiä ei hyväksytä. Muille lomakkeille tehtyä tarjoushinnoittelua ei oteta huomioon. Lomaketta ei saa mitenkään muuttaa. Hintojen tulee olla kiinteät asti. Hintojen tulee olla sama myös vajaille myyntierille. Optioajalle tehdään uusi sopimus. Optioajalle tehtävän sopimuksen edellytyksenä on, että hinnat eivät saa nousta 2 % enempää.

3 3 Tarjousvertailun helpottamiseksi pyydämme, että toimitatte lomakkeet sekä paperiversiona että pyydettäessä myös sähköpostin liitetiedostona. Hinnat tulee ilmoittaa 4 desimaalin tarkkuudella. Maksuehto Maksuaika 30 päivää/netto Viivästyskorko on korkolain 4 :n mukainen. Kesäaikainen mahdollinen maksupostin viivästyminen ei saa aiheuttaa korkokuluja tilaajalle. Sopimusneuvotteluissa huomioidaan loma-aikainen maksuliikenne. Sanktio Mikäli tilaaja joutuu vuoden aikana tekemään kaksi kirjallista reklamaatiota, niin kolmannesta reklamaatiosta sopimus raukeaa ja valitsemme kilpailutuksessa toiseksi tulleen toimittajaksemme tai kilpailutamme hankinnan uudelleen. Tarjoaja on velvollinen täysimääräisesti korvaamaan aiheuttamansa vahingon. Reklamaatioita ovat seuraavat asiat: tarjouspyynnön pohjalta tehdyn sopimuksen rikkominen, tuotteita ei pystytä toimittamaan, toimitustiheys ei ole riittävä, tuotteet eivät vastaa tarjouspyynnössä kuvattua tuotetta tai toimituksissa on virheellisyyksiä. Muut tuotteet Muista kuin tarjouspyynnössä mainituista nettohintaisista tuotteista tulee antaa 20 %.n alennus toimittajan yleisestä hinnastosta. Näitä ovat esim. kattauksessa käytettävät tuotteet. Muiden tuotteiden hinta ei vaikuta toimittajan valintaan. Tarjouksen antajan hinnastot tulee liittää tarjoukseen. Toimitukset Toimitusajan tulee olla pääsääntöisesti arkisin erikseen tilaajan kanssa sovittavaan aikaan. Toimittajalla pitää olla asianmukainen oma jakelukalusto tai ostettu jakelupalvelu. Tuotteet toimitetaan asiakkaan osoittamiin kohteisiin (liite 2) sisätiloihin tilaajan kanssa sovittuihin paikkoihin. Tarjouksen pyytäjä varaa oikeuden muuttaa ja lisätä toimituspaikkoja hankintakauden aikana. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi: Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoaja, jolla ei ole teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi, tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjouskilpailusta voidaan lisäksi sulkea pois tarjoajat, joita koskee jokin hankintalain ja 63 :n mukainen poissulkemisperuste.

4 4 Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- ja elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjousten kelpoisuuden arviointi: Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkastaminen ja vertailu. Tarjousten käsittely suoritetaan kolmessa eri vaiheessa: 1. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 2. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi 3. Tarjousten hintavertailu Tarjouspyynnön mukaisuus arvioidaan ennen muuta käsittelyä. Jos tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, suljetaan se ulos kilpailusta. Tarjouspyynnönmukaisuuden ilmoittamisesta on allekirjoitettava ja tarjoukseen liitettävä kelpoisuuslomake (liite 3). Tarjoajien soveltuvuuden tarkastamisen tarkoituksena on selvittää tarjoajien edellytykset suoriutua palvelun tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarvittaessa tarjouksen pyytäjä voi vaatia lisäselvityksiä tarjoajalta. Lisäksi tarjoajia arvioidaan niihin vaatimuksiin, joita hankittavilta palveluilta ja tuotteilta edellytetään. Vain ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset vertaillaan hintojen perusteella. Tarjousliitteessä on tuotteiden ominaisuudet yksilöity niin tarkoin ja ehdottomat vaatimukset asetettu niin korkeiksi, että valintaperusteena käytetään pelkästään hintaa. Tarjouspyynnön tuotetaulukoissa (liite 1) tarjoajan toimesta tehtävät laskennat ja mahdolliset virheet ovat tarjoajan vastuulla. Muut ehdot Tarjouksen tulee sisältää selvästi määriteltynä kaikki ne kaupan ehdot (Jyse 2014), joita tavaran toimittamisessa yleisesti noudatetaan esim. toimitusaika, toimitustapa ja laskutustapa. Mikäli kauttalaskutus on mahdollista, tulisi tarjouksen sisältää suoralaskutus- ja kauttalaskutusehdot. Mahdolliset vuosi- ja kauttalaskutusalennukset on mainittava tarjouksessa. Sähköisestä laskutuksesta neuvotellaan erikseen. Osatarjouksia ei hyväksytä. Hankintojen laskutus on suoritettava toimipisteittäin, mieluiten sähköisesti. Tarkemmista laskutusmenettelyistä sovitaan päätöksenteon jälkeen. Tarjoaja sitoutuu siihen, että pystyy toimittamaan tarjoamaansa tai vastaavaa tuotetta koko sopimuskauden ajan.

5 Kaikki yhteydenpito tarjouksen pyytäjään pitää hoitaa suomenkielellä. Tarjous on tehtävä suomenkielellä. Tarjouksen kaikkien liitteiden tulee olla numerojärjestyksessä niin, että tarjoajan liitteet jatkuvat numerosta 4 eteenpäin. Mukaan on liitettävä liitteiden sisällysluettelo. Tarjoukseen tulee liittää sähköpostiosoite, johon päätös voidaan antaa tiedoksi. Pidätämme oikeuden olla valitsematta mitään tarjoajaa ja keskeyttää hankinta. Tarjous tulee toimittaa paperiversiona suljetussa kirjekuoressa alla olevaan osoitteeseen. Lisäksi tarjous pitää pystyä lähettämään sähköpostin liitteenä niin pyydettäessä. Myöhässä saapuneita tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjouspyynnön tuotetaulukkoliitteessä (liite 1) olevat käyttömäärät on arvioitu vuoden 2015 käyttömäärien perusteella, eivätkä ne sido tarjouksen pyytäjää. Tarjouksen pyytäjä pidättää itsellään oikeuden ostaa tuotteita vähemmän tai enemmän, kuin mitä tuotetaulukkoliitteessä on arvioitu. Kutakin tuotetta saa kukin tarjoaja tarjota vain kerran. Lomaketta ei saa muuttaa tai muokata. Mikäli lomaketta on muutettu tai muokattu tai tarjoaja on tarjonnut useampaa tuotetta yhdessä kohdassa, tarjous hylätään. Tarjousasiakirjat ovat julkisesti tarkastettavissa päätöksenteon jälkeen. Tästä syystä salassa pidettävien asioiden liittämistä tarjousasiakirjoihin tulee välttää. Mikäli tarjouksen jättämisen edellytyksenä kuitenkin on jonkin salassa pidettävän asiakirjan liittäminen tarjousasiakirjoihin, tulee kyseessä oleva asiakirja liittää tarjouksen liitteeksi ja merkitä selkeästi salaiseksi. Hinta ei voi koskaan olla salaisuus. 5 Tarjouspyyntö ja liitelomakkeet on saatavilla sähköisesti osoitteesta ajankohdasta alkaen. Mahdolliset lisäkysymykset tulee lähettää vain sähköpostilla osoitteeseen anna-kaisa.leppaaho@valkeakoski.fi mennessä. Vastaukset kysymyksiin voi lukea Valkeakosken kaupungin kotisivuilta alkaen. Tämän jälkeen tarjouspyyntöä ei enää tarkisteta. Jokainen tarjoaja on itse vastuussa annettujen tarkistusten tietoonsa saattamisesta. Voimassaoloaika Tehdyn tarjouksen tulee olla voimassa kolme kuukautta

6 6 Tarjousten jättöaika Tarjousten tulee olla perillä viimeistään kello mennessä ja ne toimitetaan osoitteeseen: Valkeakosken kaupunki Kirjaamo PL Valkeakoski Kuoressa tulee olla merkintä pehmopaperit Valkeakosken kaupunki Anna-Kaisa Leppäaho Raija-Leena Mäkinen Akaan kaupunki Eira Koskinen

7 7