TARJOUSPYYNTÖ 1 (5) 3510/ / Rotaatio-, suurarkki- ja pienpainotöiden hankinta

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1 (5) Rotaatio-, suurarkki- ja pienpainotöiden hankinta Puitejärjestely Sopimuskausi Hankintapäätös Hankintasopimus Espoon kaupunki pyytää tarjousta rotaatio- ja suurarkkipainotöistä (arkkikoot B1-A2) sekä erikoisformaattisista (B3) pienpainotöistä. Espoon kaupungin Painatuspalvelut tekee painotyöt ensisijaisesti omilla resursseillaan. Mikäli jokin työ ei teknisesti tai ajallisesti Painatuspalveluille sovi, käytetään tämän kilpailutuksen perusteella valittavia puitesopimustoimittajia. Espoon kaupungilla on erikseen sopimustoimittajat lehtipainotöille. Espoon kaupungin konserniyhteisöt voivat halutessaan liittyä tämän tarjouskilpailun perusteella laadittavaan hankintasopimukseen tarjouspyynnön liitteellä 3 olevien keskeisten sopimusehtojen mukaisesti. Espoon kaupunki ei voi sitoutua tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus muodostaa puitejärjestely, niin että jokaiseen osioon valitaan kolme (3) toimittajaa. Hankinnat valituilta toimittajilta tehdään tarjouspyynnön liitteen 4, puitejärjestelyn sisäinen kevennetty kilpailutus, mukaisesti. Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja se on suunniteltu alkavaksi Optioehto on 1 +1 vuotta. Espoon kaupunki tekee päätöksen option käytöstä erikseen. Kaupunki ilmoittaa option käyttämisestä 6 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Espoon kaupunki varaa oikeuden olla ottamatta optiovuotta käyttöön kaikkien toimittajien kanssa. Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskevat kirjalliset sopimukset. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja

2 TARJOUSPYYNTÖ 2 (5) on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi. Hankintamenettely Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen hylkääminen Tarjousten käsittely Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus HILMA-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Hankinta on jaettu kolmeen osioon: A. Rotaatiotyöt B. Suurpainoarkkityöt, lähinnä B1-A2 arkkikoon työt C. Erityispainotyöt, lähinnä B3 arkkikoon ja sitä pienemmät työt. Osatarjoukset otetaan huomioon osioittain. Tarjoaja voi tarjota yhtä tai useampaa osiota. Tarjoajan tulee kuitenkin tarjota osion kaikkia esimerkkitöitä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa saakka. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu. Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 1 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen tuotteiden ja palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia.

3 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen TARJOUSPYYNTÖ 3 (5) Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen hintatiedot Tarjousten vertailu Tilaaminen Verkkolasku Sopimusehdot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle 1. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjoushinnat pyydetään ilmoittamaan tarjouspyynnön liitteellä 2, hinnat. Hintaliite on jaettu välilehdillä hankintaosioihin A, B ja C. Espoon kaupunki saattaa ensimmäisen sopimusvuoden aikana tehdä sisällöltään hinnoitteluesimerkkien mukaisia toimeksiantoja ja tällöin tarjoajan tulee hinnoitella ne nyt tarjotun mukaisesti. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon. Valintaperusteena on halvin hinta. Hinnat vertaillaan osioittain. Vertailtava hinta on osion esimerkkitöiden yhteenlaskettu hinta. Tilaukset tehdään ERP -järjestelmän kautta. Tilaus lähtee Espoon järjestelmästä pdf- muotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Espoon kaupunki vastaanottaa ostolaskut pääsääntöisesti verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 3 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia

4 TARJOUSPYYNTÖ 4 (5) voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisiltaosin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 TAVARAT/ JYSE 2009 PALVELUT ( Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy klo Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena ja sisältäen hintaliitteen muistitikulla tai CD-ROM levyllä on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Kirjaamo PL ESPOON KAUPUNKI

5 TARJOUSPYYNTÖ 5 (5) Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Rotaatio-, suurarkki- ja pienpainotöiden hankinta. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä on ristiriitaa. Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.keha@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: viimeistään Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa Kari Sirviö toimitusjohtaja Espoo Logistiikka -liikelaitos LIITTEET 1. Kelpoisuusehdot 2. Hintaliite 3. Keskeiset sopimusehdot 4. Puitejärjestelyn sisäinen kevennetty kilpailutus