ESPOON KAUPUNGIN TYTÄRYHTEISÖIDEN TALOUSTOIMINTOJEN KILPAILUTUS. Kilpailutuksella valitaan yksi sopimustoimittaja ja yksi varatoimittaja.

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1 (5) ESPOON KAUPUNGIN TYTÄRYHTEISÖIDEN TALOUSTOIMINTOJEN KILPAILUTUS 1. Hankinnan kohde ja kuvaus Espoon kaupunki pyytää tarjousta Espoon kaupungin tytäryhteisöiden taloustoimintojen hoito. Tarkempi hankinnan yksilöinti on kuvattu liitteellä 1. Kilpailutuksella valitaan yksi sopimustoimittaja ja yksi varatoimittaja. 2. Tarjouspyynnön liitteet 3. Sopimuskausi 4. Hankintapäätös 5. Hankintasopimus 1 Hankinnan yksilöinti 2. Kelpoisuusehdot ja vertailuperusteet 3. Hintaliite 4. Laatutietolomake 5. Keskeiset sopimusehdot Sopimuskausi on kaksi vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja se on suunniteltu alkavaksi Sopimuskauteen sisältyy lisäksi 1+1 optiovuotta. Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan 3 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus yhden toimittajan kanssa. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi.

2 TARJOUSPYYNTÖ 2 (5) 6. Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. 7. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy klo Kirjallinen suomenkielinen tarjous annetaan ja toimitetaan suljetussa kirjekuoressa kahtena (2) kappaleena osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL Espoon kaupunki Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs, Espoon keskus (kauppakeskus Entresse, kaupungin arkisto). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Espoon kaupungin tytäryhteisöiden taloustoimintojen kilpailutus. Tarjous tulee lisäksi lähettää paperisen tarjouksen ohessa muistitikulla. Sähköisen tarjouksen ei tarvitse sisältää tarjoajan kelpoisuuden osoittavia liitteitä, esimerkiksi verovelkatodistusta. Mikäli sähköisen ja paperimuotoisen tarjouksen välillä on ristiriitaa, on paperimuotoinen tarjous ensisijainen. Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. 8. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa saakka. 9. Tarjouksen hylkääminen Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois.

3 TARJOUSPYYNTÖ 3 (5) 10. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu 11. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä tarjouspyynnön liitteellä 2 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. 12. Tarjottavan tuotteen kelpoisuuden arviointi Tarjottujen palvelun tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. 13. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. 14. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. 15. Tarjouksen hintatiedot Jokainen tytäryhteisö on veloitettava saman yksikköhinnan mukaan liikevaihdosta tai henkilömäärästä riippumatta. Hinnoittelun on perustuttava malliin, jossa jokainen tytäryhtiö voi ottaa toiminnoista halutut osat käyttöön. Veloitus tapahtuu toteutuneiden määrien mukaisesti ja Asiakas ei ole sitoutunut tiettyihin hankintamäärin. Tarjoushinnat on ilmoitettava kiinteinä ilman arvonlisäveroa (ALV 0%) tarjouspyynnön liitteellä 3, jota ei ole sallittu millään tavoin muuttaa. Muita veloituksia ei hyväksytä. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon

4 TARJOUSPYYNTÖ 4 (5) Kaikkiin hintoihin tulee sisältyä kaikki tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisista ehdoista aiheutuvat kustannukset sekä palkat, kulukorvaukset, kilometrikorvaukset, postitus, tulostus ym. maksut ja normaalit kirjanpitoon liittyvät tavanomaiset selvitystyöt. Erillistä veloitusta ei niistä hyväksytä. Kaikkien hintojen on oltava kiinteänä voimassa yhden vuoden sopimuksen allekirjoittamisesta lukien. 16. Tarjousten vertailu 17. Verkkolasku Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteet on esitetty tarkemmin liitteessä 2. Tilitoimistolla tulee olla valmius verkkolaskutukseen. Laskutus tapahtuu yhteisöittäin. Laskutuksesta sovitaan tarkemmin sopimuksentekovaiheessa. 18. Sopimusehdot 19. Maksuehto 20. Muut ehdot Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti tarjouspyynnön liitteen viisi (5) sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Maksuehto on 14 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT (saatavilla ). Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon.

5 TARJOUSPYYNTÖ 5 (5) Tarjouksen pyytäjä voi perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. 21. Asiakirjojen julkisuus 22. Lisätiedot Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.keha@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internetsivuilla osoitteessa: viimeistään Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Espoossa Reijo Tuori rahoitusjohtaja