Loviisan kaupungin sivistyskeskus pyytää tarjoustanne esi- ja perusopetuksen oppikirjoista lukuvuodelle

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö oppikirjahankinnoista lukuvuodelle Loviisan kaupungin sivistyskeskus pyytää tarjoustanne esi- ja perusopetuksen oppikirjoista lukuvuodelle Hankinnan kuvaus Hankinta käsittää esi- ja perusopetuksen oppikirjat, opettajan materiaalit sekä muun koulujen käyttämän kirjallisuuden. Hankinta on jaettu kahteen osaan: tuote 1: suomenkieliset oppikirjat, hankinnan arvo on noin /v (alv 0 %). tuote 2: ruotsinkieliset oppikirjat, hankinnan arvo on noin /v (alv 0 %) Tilausmäärät ovat arvioita ja riippuvaisia oppilasmääristä eivätkä sido tilaajaa. Tarjouspyynnön kohteina olevissa kouluissa on oppilaita ( ) yhteensä jakautuen seuraavasti: luokat 1-6 luokat 7-9 suomenkieliset ruotsinkieliset Suomenkielisiä alakouluja on yhteensä 7, yläkouluja yksi ja erityiskouluja yksi. Ruotsinkielisiä alakouluja on yhteensä 7, yläkouluja yksi ja erityiskouluja yksi. Esikoululaisia on yhteensä 168, joille kirjoja hankintaan pieniä määriä ja vain osalle oppilaista. Hankinnan pääpaino on suurimpien kustantajien (WSOY, Otava, Tammi, Söderström ja Schildts) perusopetuksen oppikirjoissa. Suomenkielisen koulutuksen hankinnat painottuvat WSOY:n, Otavan ja Tammen oppikirjoihin ja ruotsinkielisen koulutuksen hankinnat Söderströmin ja Schildtsin oppikirjoihin. Tarjoajan tulee pystyä toimittamaan kunkin kustantajan koko valikoima. 2. Hankintamenettely Hankintamenettely on avoin menettely. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA-palvelussa ( 3. Hankintapäätös Hankinnasta tehdään kaksi hankintapäätöstä, erikseen tuotteesta 1 suomenkieliset oppikirjat ja erikseen tuotteesta 2 ruotsinkieliset oppikirjat. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. 4. Hankintasopimus Tarjouskilpailun ratkeamisen jälkeen ostajan ja valitun toimittajan välille tehdään kilpailutusasiakirjoihin perustuva kirjallinen hankintasopimus, joka perustuu tähän tarjouspyyntöön.

2 2 Muilta osin noudatetaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavarahankinnoissa (JYSE 2009 TAVARAT). Mikäli eroavaisuuksia on tarjouspyynnön ja JYSE 2009 TAVARAT ehtojen välillä, noudatetaan tarjouspyyntöä. Sopimus astuu voimaan alkaen edellyttäen, että päätös on saanut lainvoiman ja sopimus on allekirjoitettu. Sopimus päättyy ilman irtisanomista. 5. Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan tulee olla rekisteröitynä ammatti- ja elinkeinorekisteriin. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisen rekisteriin (yritys- ja yhteisötietojärjestelmä, Tarjoajalla ei saa olla maksamattomia veroja tai lakisääteisiä sosiaalimaksuja. Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa seuraavat selvitykset: 1. tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä 2. toimivaltaisen viranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista 3. todistukset maksetuista lakisääteisistä vakuutusmaksuista. Todistukset eivät saa olla kolme (3) kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. 6. Tarjouksen sisältö Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä esitettyjä vaatimuksia. Tarjous hylätään, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä ja sen liitteitä tai on tehty muussa kuin tarjouspyynnön edellyttämässä muodossa. Tarjoukseen tulee sisältyä oheisen liitteen (liite 1) mukainen hinnoitteluliite, johon on ilmoitettava arvonlisäverottomasta kouluohjehinnasta myönnettävä alennusprosentti kustantajittain. 7. Tilaaminen ja toimituskohteet Oppikirjojen tilaus painottuu keväällä tehtäviin perustilauksiin. Myöhemmin sopimuskauden aikana tehdään tarpeen mukaan lisätilauksia. Toimituskohteet on lueteltu liitteessä 2. Edellytämme sähköistä tilausjärjestelmää. 8. Hinnoittelu Tarjouksen hinnoittelu tulee laatia liitteelle 1, johon on ilmoitettava arvonlisäverottomasta kouluohjehinnasta myönnettävä alennusprosentti kustantajittain. Sopimushinta muodostuu kustantajakohtaisista kouluohjehinnoista ja niistä saatavista alennusprosenteista. Tilaaja on oikeutettu käyttämään hyväkseen kampanja- ym. sesonkiluonteiset alennukset siinä tapauksessa, että sopimushinta olisi korkeampi kuin kampanjahinta. Hinnan varaumia ei hyväksytä (tarjoajan ilmoittaman alennusprosentin ja alennusehtojen tulee olla kiinteät koko sopimuskauden) ja tarjottujen sitovien alennusprosenttien tulee olla voimassa tilausmäärästä riippumatta.

3 3 9. Toimitusehto Perus- ja lisätilaukset vapaasti perillä koulukohtaisesti pakattuina ilman rahti-, kuljetus- tai toimitusmaksua. 10. Toimitusaika, jakelujärjestelmä ja toimitusvarmuus Tarjouksessa tulee olla - selvitys toimitusajoista - toimituskyky kiireellisissä tilauksissa - lyhyt selvitys jakelujärjestelmästä - selvitys toimitusvarmuudesta - selvitys raportoinnista Tarjoajan tulee sitoutua toimitusvarmuuteen. Toimitusten tulee tapahtua sovitun aikataulun mukaisesti ja mahdollisista poikkeamista on ilmoitettava asiakkaalle viipymättä. 11. Laskutus Laskutuksen tulee perustua toteutuneeseen myyntiin. Tilaukset laskutetaan tilauskohtaisesti. Laskutuslisiä ei hyväksytä. Maksuehto 21 pv netto 12. Reklamointi- ja palautuskäsittely Tarjouksessa tulee olla selvitys reklamaatioiden käsittelystä ja virheellisesti toimitettujen/tilattujen tuotteiden palautusjärjestelmästä. 13. Valintaperusteet Tarjousten vertailu tehdään hinnoitteluliitteellä ilmoitettujen alennusprosenttien mukaan erikseen tuotteen 1 suomenkieliset oppikirjat ja tuotteen 2 ruotsinkieliset oppikirjat osalta. Kummastakin tuotteesta valitaan hinnaltaan halvin. Vertailu tehdään tuotteen 1 suomenkieliset oppikirjat osalta painottamalla tarjottuja kustantajakohtaisia alennuksia seuraavasti: WSOY 70 % Otava 15 % Tammi 10 % Schildts 1 % Söderström 1 % Edita 1 % Fontana Media 1 % Kirjapaja 1 %

4 Vertailu tehdään tuotteen 2 ruotsinkieliset oppikirjat osalta painottamalla tarjottuja kustantajakohtaisia alennuksia seuraavasti: Schildts 40 % Söderström 40 % Fontana Media 10 % WSOY 2 % Otava 2 % Tammi 2 % Edita 2 % Kirjapaja 2 % Muut ehdot Osatarjouksia ei hyväksytä muilta osin kuin että tarjoaja jättää tarjouksen vain tuotteesta 1 suomenkieliset oppikirjat tai tuotteesta 2 ruotsinkieliset oppikirjat. Tuotteen 2 ruotsinkieliset oppikirjat osalta edellytetään, että tarjoaja pystyy hoitamaan asiakaspalvelun myös ruotsiksi. Myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. Ostaja voi hylätä kaikki tarjoukset, jos tarjousten hintataso on liian korkea. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, että se ei sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Salaiset tiedot edellytetään liittämään erilliseen liitteeseen. Hinta ei ole salassa pidettävä tieto. 15. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa asti. 16. Tarjouksen jättäminen Kirjalliset tarjoukset liitteineen tulee toimittaa viimeistään klo mennessä suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen PB 68 Karlskronabulevardi Lovisa Kuoressa on oltava merkintä Oppikirjatarjous Lisätiedot Mahdolliset tarjouspyyntöä ja hankintaa koskevat tiedustelut on toimitettava viimeistään klo mennessä sähköpostitse osoitteeseen thomas.gronholm@loviisa.fi tai kirjeellä osoitteeseen,, PB 68, Loviisa. Sähköpostin otsikoksi tai kirjekuoreen merkintä Lisätietopyyntö: oppikirjat Kaikki lisätietopyynnöt ja kysymykset tulee toimittaa edellä mainitulla tavalla. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi esim. puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ja tietopyyntöihin ei vastata. Kaikki lisätietopyynnöt ja niihin annetut vastaukset ovat luettavissa alkaen verkkoosoitteessa

5 5 LOVIISAN KAUPUNKI Thomas Grönholm sivistysjohtaja Liitteet Liite 1 hinnoitteluliite Liite 2 toimituskohteet